代宏

[摘要] 信息化時代已經(jīng)到來，信息化、數(shù)字化也成為了圖書館發(fā)展的主要方向，檔案管理作為圖書館重要的工作內(nèi)容之一，也需要對其加強(qiáng)信息化、數(shù)字化建設(shè)。該文主要以高校圖書館的角度出發(fā)，分析檔案管理工作信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其主要內(nèi)容，最重要的是要分析出如何才能夠做好檔案管理工作，在此基礎(chǔ)之上為加強(qiáng)其信息化建設(shè)提出一些建議，希望能夠為圖書館檔案管理工作的發(fā)展帶來有效的幫助，使得圖書館檔案能夠發(fā)揮出最大的用處。

[關(guān)鍵詞] 信息化；圖書館；檔案管理

[中圖分類號] R1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）04（c）-0155-02

檔案中記錄著圖書館的實(shí)際運(yùn)營情況以及多年的發(fā)展?fàn)顩r，是圖書館最為重要的一部分內(nèi)容，因此加強(qiáng)圖書館檔案管理工作也是具有非常重要的意義的。尤其是信息化時代的到來，該項工作需要切實(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)才能夠滿足時代發(fā)展的要求，發(fā)揮其應(yīng)當(dāng)具有的作用。為此該文對信息化時代下的高校圖書館檔案管理工作進(jìn)行思考，分析其發(fā)展現(xiàn)狀以及加強(qiáng)信息化建設(shè)的一些方法，為相關(guān)人員開展工作提供參考意見。

1 高校圖書館檔案管理工作的簡單介紹

1.1 高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容

高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容主要包括對檔案進(jìn)行收集和整理、歸類和保存以及使用3個方面，看似非常簡單的工作，但是實(shí)際做起來卻是非常復(fù)雜的，需要檔案管理人員付出很大的精力并且具備足夠的細(xì)心和耐心程度。接下來詳細(xì)介紹一下各項工作內(nèi)容，首先是對檔案進(jìn)行收集和整理，檔案管理人員需要對圖書館內(nèi)工作的所有工作人員的身份情況以及職位狀況等多方面內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，整理成檔案，除此之外還包括各種書籍的購買、借出以及放置位置等多項內(nèi)容進(jìn)行收集和整理，總而言之，檔案中需包括與圖書館有關(guān)的全部情況。歸類和保存是指將所有的檔案按照一定的類型進(jìn)行分類，這樣有利于在使用時能夠快速查找，保存是為了保證檔案的完整性，這項工作是至關(guān)重要的，在保存過程中檔案管理人員需要注意的問題比較多。對于電子版的檔案來說需要加強(qiáng)安全性管理，盡量使用加密軟件，而對于紙質(zhì)版的檔案來說，就需要注意防潮防火，應(yīng)當(dāng)放到專門的存放柜中。以上所做的所有工作實(shí)際上都是為了能夠更好地使用，所以使用才是最關(guān)鍵的工作內(nèi)容，完整的檔案能夠體現(xiàn)出高校圖書館的現(xiàn)狀及發(fā)展?fàn)顩r，為圖書館的繼續(xù)發(fā)展提供相應(yīng)的參考依據(jù)，具有非常重要的意義。

1.2 高校圖書館檔案管理工作的重要意義

現(xiàn)如今之所以十分重視信息化時代下高校圖書館檔案管理工作，就是因為該項工作具有非常重要的意義，對于高校圖書館的建設(shè)及發(fā)展來說都是至關(guān)重要的，而圖書館又是高校的重要組成部分，為學(xué)生提供各種學(xué)習(xí)資料以及自主學(xué)習(xí)的環(huán)境，所以接下來將對信息化時代下高校圖書館檔案管理工作的重要意義進(jìn)行相應(yīng)的分析及介紹。圖書館檔案管理工作非常復(fù)雜，任務(wù)量很重，之前一直是靠檔案管理人員進(jìn)行人工整理、歸類，所以很容易出現(xiàn)失誤，稍有不慎就可能導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯誤。而信息化時代下的高校圖書館采用各種先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，基本上所有的工作內(nèi)容都能夠由計算機(jī)完成，這樣能夠大大提高工作的準(zhǔn)確率，而且工作效率有很大程度上的提升，減輕了檔案管理人員的工作壓力。而且建立電子檔案能夠方便實(shí)現(xiàn)信息共享，只需要通過遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸就能夠彼此之間共享消息，而不是像紙質(zhì)版檔案那樣耗時耗力。建立電子檔案還有利于使用者快速查找所需要的檔案內(nèi)容，只需要輸入相關(guān)的詞匯進(jìn)行搜索即可得到想要的檔案，極大地方便了檔案的使用。檔案管理工作的主要作用就是為使用者開展相關(guān)工作提供一定的參考意見，所以快速找到所需檔案資料是非常重要的，無疑信息化發(fā)展達(dá)到了這一目的。

1.3 圖書館檔案管理信息化建設(shè)的必要性

現(xiàn)如今各高校圖書館都十分重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，是因為這是具有必要性的，而且在很多方面都能夠顯示出信息化建設(shè)的必要性。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案大多都是以紙質(zhì)版形式存在的，所以在放置和保存上都比較麻煩，需要占用大量的空間，尤其是隨著圖書館的運(yùn)營時間的延長，檔案資料的數(shù)量也在急劇增多，也就需要有更多的空間來存放這些資料，所以為圖書館內(nèi)各房間的分配使用造成了巨大的壓力。而進(jìn)行信息化建設(shè)就能夠有效改善這一狀況，檔案以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存檔，只需要一臺電腦就能夠輕松儲存所有的檔案資料，無需占用巨大的空間。而且紙質(zhì)版檔案還存在一個嚴(yán)重的弊病，那就是查找起來不方便，在使用過程中容易被損壞，基于各種不利原因，大部分檔案都是被收藏起來，很少使用，這就使檔案管理工作失去了意義。對其進(jìn)行信息化建設(shè)就不需要考慮檔案在使用過程中是否會被損壞，而且查找起來也非常方便，正是因為便于使用，才會有更多的人想去使用它，因此能夠創(chuàng)造便捷的使用條件也是圖書館檔案管理信息化建設(shè)的必要性之一。綜合來看，信息化建設(shè)在檔案管理工作上確實(shí)是起到了非常重要的作用，這是信息化時代給人們帶來的巨大福音，人們還需抓住這次機(jī)會，努力完善檔案管理的建設(shè)工作。

2 加強(qiáng)高校圖書館檔案管理工作信息化建設(shè)的有關(guān)內(nèi)容

2.1 加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

信息化時代下需要加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，因此應(yīng)當(dāng)主要從以下幾個方面做起。首先需要更新檔案管理理念，檔案管理員不能局限于傳統(tǒng)的管理方式，而是應(yīng)當(dāng)時刻關(guān)注社會的發(fā)展?fàn)顩r，不斷學(xué)習(xí)新形勢下的管理理念，在管理理念、管理方式、管理內(nèi)容上做到與時俱進(jìn)，這樣才有利于加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，使其符合信息化時代下的發(fā)展要求。更新檔案管理理念可以通過多種方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，圖書館就是一個有利于學(xué)習(xí)新知識的大環(huán)境，各種書籍能夠方便圖書管理員及時掌握各種先進(jìn)的管理經(jīng)驗，了解檔案管理工作的發(fā)展?fàn)顩r。還可以通過發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境學(xué)習(xí)檔案管理知識，網(wǎng)絡(luò)上有很多與此相關(guān)的視頻和文字資料都能夠為檔案管理員學(xué)習(xí)管理知識帶來一定的幫助。另外，圖書館自身也可以通過舉辦講座、培訓(xùn)等方式宣傳新的管理理念，整體做到與時俱進(jìn)。除了更新管理理念之外，在管理方式以及管理內(nèi)容上也需要做出相應(yīng)的改變，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)無疑需要依靠先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，這也是信息化時代的顯著特征及優(yōu)勢，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中能夠創(chuàng)造更加便捷的工作條件，為用戶提供多種使用方式，接下來將詳細(xì)介紹這部分內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案多是以紙質(zhì)版文字、錄音、視頻資料等方式進(jìn)行存檔，當(dāng)使用時需要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行查找，而且也在很大程度上阻礙了資源共享，所以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)n案以電子版文字、圖像等方式記錄下來，將其壓縮后分享到平臺上，以供用戶下載和查閱，極大地方便了用戶的使用過程，具有非常顯著的作用。

2.2 明確分配檔案管理人員的工作任務(wù)

圖書館檔案信息化管理是一種需要檔案管理人員和信息化設(shè)備相關(guān)結(jié)合的管理方式，對于檔案管理人員的要求是非常高的，因為檔案管理人員在此過程中具有非常重要的作用和不同的工作內(nèi)容，所以需要為其明確分配工作任務(wù)，以確保整體的工作質(zhì)量。主要工作內(nèi)容分為3個部分，分別是數(shù)據(jù)錄入、信息處理和使用以及對信息化設(shè)備進(jìn)行維修3個方面，對于工作人員也有不同的要求，以下內(nèi)容將分別對這3個部分內(nèi)容進(jìn)行介紹。①數(shù)據(jù)錄入，這一工作任務(wù)對于工作人員的專業(yè)水平有一定的要求，因為漢字具有其獨(dú)特的性質(zhì)，在理解方面存在一定的難度，而進(jìn)行信息化管理又要求部分檔案以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行錄入，這就要求工作人員具備很強(qiáng)的理解能力和錄入數(shù)據(jù)的基本操作技能。②信息處理和使用，這部分工作內(nèi)容是最為重要的，是工作人員與信息化設(shè)備直接結(jié)合的一部分，工作人員需要對所有信息化設(shè)備具有充分的了解，包括其工作原理、工作性能和使用方式，具備熟練的操作技能，這樣才能夠確保該過程的準(zhǔn)確性。③對設(shè)備進(jìn)行維修，這項工作內(nèi)容看上去不是檔案管理工作的重要任務(wù)，但是實(shí)際上卻會對檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成非常嚴(yán)重的影響，為了確保工作效率，必須保障各種信息化設(shè)備的運(yùn)行，對其出現(xiàn)的故障及時進(jìn)行維修并更換落后的和不能使用的設(shè)備，這是設(shè)備維修人員的主要工作任務(wù)。所以除了要求維修人員具備專業(yè)的維修技能之外，還需要其具備認(rèn)真的工作態(tài)度和高度的責(zé)任心，定期對各種信息化設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)檢查，及時發(fā)現(xiàn)故障，能夠在有效延長設(shè)備的使用壽命，降低檔案管理工作所投入的運(yùn)行成本，所以這項工作內(nèi)容也是不容忽視的。通過以上內(nèi)容的介紹，可以了解到檔案管理工作的信息化建設(shè)還需要對工作人員提出更高的要求，明確分配工作任務(wù)，這是整體工作質(zhì)量得到保障的前提條件。

2.3 加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)安全問題的重視

信息化建設(shè)為圖書館檔案管理工作的發(fā)展帶來了巨大的幫助，所以現(xiàn)如今相關(guān)部門都在高度重視這項工作，但是有個問題是絕對不能夠忽視的，那就是網(wǎng)絡(luò)安全問題。檔案的數(shù)字化使其在使用過程中出現(xiàn)了比較大的安全隱患，因為現(xiàn)如今依然存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不夠安全這一情況，檔案資料容易遭到破壞和盜取，所以加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)還需要提高對其安全問題的重視程度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，可以通過加訪問密碼、進(jìn)行實(shí)名制訪問、數(shù)字簽名等方式來提高訪問的安全性，這是圖書館方面需要做到的。然而網(wǎng)絡(luò)這個大環(huán)境要想進(jìn)行有效的安全保證，還是需要整個社會重視，僅靠一部分人是無法做到的，所以還需提高全民素質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)安全意識，大家共同營造一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3 結(jié)語

綜上所述，信息化時代的到來為高校圖書館檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造了非常便捷的工作條件，對其向前發(fā)展起到了有效的促進(jìn)作用，所以加強(qiáng)信息化建設(shè)成為了該項工作一個主要的發(fā)展方向和工作內(nèi)容，需要相關(guān)人員及部門共同努力進(jìn)而達(dá)到這一目的。為此該文主要介紹了檔案管理工作的一些基本內(nèi)容及其加強(qiáng)信息化建設(shè)需要注意的一些問題，希望能夠為相關(guān)人員開展此方面的研究工作帶來有效的幫助，使得圖書館檔案管理發(fā)揮其巨大的作用。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 劉彥.信息化時代下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新[J].中國管理信息化，2013（12）：85-86.

[2] 趙振武.信息化時代下圖書館檔案管理工作問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（12S）：136.

（收稿日期：2018-01-23）