摘 要： 21世紀(jì)是信息技術(shù)高速發(fā)展的全新時(shí)代，隨著物聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)、智慧檔案館等新型信息技術(shù)在社會(huì)中的深入應(yīng)用與全面推廣，傳統(tǒng)檔案館運(yùn)行模式正面臨著巨大沖擊，為了提高檔案實(shí)體管理水平，運(yùn)用新型信息技術(shù)推動(dòng)檔案館管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)，向著智慧化方向邁進(jìn)就成為了檔案館管理的未來(lái)發(fā)展方向。本文主要對(duì)基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理模式進(jìn)行了探究，旨在提高檔案館日常管理水平，為檔案館智能化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞： 物聯(lián)網(wǎng)；智慧檔案館；檔案實(shí)體管理

前言

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中明確指出“要以持續(xù)推進(jìn)國(guó)家數(shù)字檔案館建設(shè)為工作目標(biāo)”。在國(guó)家檔案局和各檔案管理部門(mén)的積極努力下，智慧檔案館進(jìn)入了人們的視野。智慧檔案館是建立在物聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，集海量檔案資源、檔案信息高效感知、處理和泛服務(wù)于一體的全新虛擬檔案館。智慧檔案館的建立解決了傳統(tǒng)檔案館管理模式下存在的數(shù)據(jù)鴻溝和圍欄問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了館與館和各部門(mén)之間的有機(jī)結(jié)合，提供了全民檔案共享的新時(shí)代檔案管理服務(wù)。

1 傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理模式

1980s前，檔案實(shí)體管理和維護(hù)技術(shù)相對(duì)簡(jiǎn)單，主要采用手工方式進(jìn)行檔案整理、利用、查閱等工作，而檔案保護(hù)則多采用化學(xué)和物理技術(shù)，包括利用生石灰對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行濕度控制等內(nèi)容。隨著我國(guó)檔案信息管理技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)多針對(duì)虛擬信息實(shí)施信息傳遞，而檔案實(shí)體本身難以完成指令接受和發(fā)送工作，致使虛擬信息無(wú)法通過(guò)有效路徑及時(shí)反饋給相對(duì)應(yīng)的檔案實(shí)體，一旦出現(xiàn)檔案丟失情況，檔案館信息管理系統(tǒng)通常無(wú)法及時(shí)獲知。同時(shí)在當(dāng)前檔案借閱管理中多依賴于檔案分類(lèi)擺放完成實(shí)體定位借閱操作，然而經(jīng)過(guò)頻繁的查詢和歸還環(huán)節(jié)后，極易發(fā)生檔案擺放錯(cuò)位問(wèn)題，從而給檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

2 基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理模式

2.1設(shè)置電子標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)檔案鏈接

引入物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)后，可對(duì)全部檔案實(shí)體進(jìn)行電子標(biāo)簽設(shè)置，促使其具備傳感能力，從而改善傳統(tǒng)檔案信息管理各個(gè)系統(tǒng)之間缺乏有效溝通渠道的困境。同時(shí)物聯(lián)網(wǎng)體系中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)均具備獨(dú)立查詢地址的功能，因此工作人員利用預(yù)設(shè)程序，經(jīng)過(guò)傳感節(jié)點(diǎn)植入等方式即可實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)檔案實(shí)體的高效感知，實(shí)現(xiàn)各檔案館檔案信息之間的無(wú)縫對(duì)接，有助于構(gòu)建檔案資源共享體系，收獲檔案實(shí)體準(zhǔn)確定位、快速查閱、導(dǎo)航索取的最佳管理效果。例如，杭州市近年來(lái)致力于打造以“杭州市電子文件中心”為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)全市電子文件系統(tǒng)統(tǒng)一和規(guī)范管理的智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目。該項(xiàng)目立足于物聯(lián)網(wǎng)、電子計(jì)算機(jī)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，通過(guò)檔案管理與信息技術(shù)的高效結(jié)合，為全城民眾提供個(gè)性化檔案管理服務(wù)。截至目前為止，杭州市智慧檔案館項(xiàng)目基本已完成全市電子文件系統(tǒng)統(tǒng)一管理與長(zhǎng)久保存的兩項(xiàng)基本不標(biāo)，在后續(xù)建設(shè)中將啟動(dòng)以杭州市全部檔案信息資源為核心，通過(guò)各政務(wù)信息平臺(tái)與各連接區(qū)、縣等市級(jí)機(jī)關(guān)單位，構(gòu)建橫向交互式綜合檔案館項(xiàng)目，為社會(huì)民眾提供跨管查詢檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全市各類(lèi)檔案信息資源的集中整合與分享利用。

2.2利用讀寫(xiě)設(shè)備完成檔案監(jiān)管

在為每一份實(shí)體檔案設(shè)置電子標(biāo)簽時(shí)，標(biāo)簽上包含有該檔案題名、內(nèi)容、存儲(chǔ)位置等相關(guān)信息，檔案管理者可借助讀寫(xiě)設(shè)備對(duì)檔案館內(nèi)各存儲(chǔ)架上密集排列的檔案進(jìn)行系統(tǒng)性盤(pán)查和掃描工作，高效檢測(cè)各檔案狀態(tài)，并將經(jīng)掃描后獲取到的信息內(nèi)容與信息管理系統(tǒng)中預(yù)存的內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)比和更新，一旦發(fā)現(xiàn)檔案錯(cuò)位或丟失情況可立即予以糾正，從而提高檔案館檔案管理工作效率和信息監(jiān)管準(zhǔn)確性。以廣東移動(dòng)公司為例，其充分接住了廣東無(wú)線城市發(fā)展優(yōu)勢(shì)，在經(jīng)歷了集中管理、價(jià)值管理、信息管理和知識(shí)管理等管理階段后，提出全面實(shí)行企業(yè)智慧管理，要求不斷建立健全智能化檔案管理信息系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和實(shí)體檔案的高效統(tǒng)計(jì)、分析、整理、保管、鑒別、檢索等多功能自主程序化管理效果，完成對(duì)檔案信息內(nèi)容的全面安全管控，確保檔案信息的完整性、真實(shí)性和有效性。

2.3通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)體借閱

物聯(lián)網(wǎng)背景下，用戶可直接通過(guò)信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案目錄進(jìn)行檢索，再經(jīng)嵌入式傳感器節(jié)點(diǎn)直接導(dǎo)航索取與之相對(duì)應(yīng)的檔案實(shí)體，獲取檔案物理方位即可達(dá)成實(shí)體借閱目標(biāo)。同時(shí)由于基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的每一份檔案都附有專(zhuān)門(mén)的電子標(biāo)簽，促使用戶在進(jìn)行檔案實(shí)體借閱時(shí)也可通過(guò)檔案實(shí)體的檔案號(hào)、題名等信息快速檢索到檔案方位，并且該電子標(biāo)簽會(huì)將借閱人和借閱次數(shù)等檔案相關(guān)信息自動(dòng)錄入到信息管理系統(tǒng)當(dāng)中來(lái)，有助于后續(xù)檔案統(tǒng)計(jì)工作的快捷完成。比如，廣東移動(dòng)公司為手機(jī)用戶提供了便捷式“一站查詢”服務(wù)，在廣州無(wú)線城市建立基礎(chǔ)上，采用Silverlight等先進(jìn)信息技術(shù)，提高檔案信息傳輸速率和共享程度，同時(shí)構(gòu)建手機(jī)門(mén)戶客戶端體驗(yàn)平臺(tái)，為檔案管理者和檔案用戶提供手機(jī)查詢檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用效果。

2.4借助安防系統(tǒng)實(shí)施安全管理

在檔案實(shí)體管理工作中，受困于檔案資源無(wú)法再生特性的干擾，傳統(tǒng)檔案管理工作要求檔案存儲(chǔ)庫(kù)房必須符合相關(guān)的環(huán)境安全要求，而在物聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上構(gòu)建的信息智慧檔案館可將館內(nèi)所含有的全部檔案資源，均納入至安全防護(hù)體系當(dāng)中來(lái)，形成統(tǒng)一、高效的安全管理平臺(tái)。這是因?yàn)殡S著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，管理人員可在電子標(biāo)簽的傳感器節(jié)點(diǎn)上增設(shè)更加強(qiáng)大的感知功能，提高檔案實(shí)體對(duì)周?chē)饩€、濕度、溫度等環(huán)境信息的感知力，促使安全管理平臺(tái)根據(jù)預(yù)設(shè)程序?qū)n案實(shí)體發(fā)出的傳感信息進(jìn)行庫(kù)房溫度、濕度等環(huán)境條件的智能化實(shí)時(shí)調(diào)控。譬如，當(dāng)檔案實(shí)體位于濕度和溫度不適宜環(huán)境時(shí)，電子標(biāo)簽上附帶的傳感節(jié)點(diǎn)可自動(dòng)向系統(tǒng)管理節(jié)點(diǎn)傳遞提醒信號(hào)，安全管理系統(tǒng)根據(jù)信號(hào)內(nèi)容可采取相應(yīng)的措施及時(shí)消除檔案安全隱患，減少檔案實(shí)體脆化、霉變風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)管理平臺(tái)還可通過(guò)視頻監(jiān)控和傳感器節(jié)點(diǎn)等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的全方位安管監(jiān)控，一旦檔案未經(jīng)授權(quán)發(fā)生出庫(kù)情況，庫(kù)房傳感探測(cè)器即可及時(shí)向檔案管理人員發(fā)出電子郵件、手機(jī)短信等警報(bào)信息，提高檔案庫(kù)房安全管理水平。

3 總結(jié)

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今的檔案信息收集、整理、借閱和管理需求，為了探索更加高效的檔案實(shí)體管理方法，本文對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理模式進(jìn)行了解析，重點(diǎn)探索了基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理模式，從而為檔案實(shí)體智能化、高效化、安全化管理工作提供借鑒。

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作者簡(jiǎn)介：李迎紅，女，1971年出生，山東棲霞人，助理館員，研究方向：檔案管理。