鄒杰

編者按：國家檔案局于2015年10月25日批準發(fā)布檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式實施。為使各地檔案工作者準確了解掌握標準規(guī)范的內(nèi)涵，本刊分八期刊登國家檔案局專業(yè)人員的系列解讀。

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）規(guī)定，電子文件整理除組件、分類、排列、編號、編目等與紙質(zhì)文件類似的整理環(huán)節(jié)外，還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等特有的整理環(huán)節(jié)。

格式轉(zhuǎn)換

1.電子文件的歸檔格式要求

現(xiàn)階段常用的文書類電子文件格式包括WPS、DOC（X）、RTF、OFD、PDF、PDF/A和TIFF等。為確保歸檔后電子文件長期可用，在電子文件整理工作中，各單位必須充分考慮電子文件對于軟硬件系統(tǒng)的依賴性，對電子文件的格式提出要求。

在電子文件歸檔格式選擇上，最關(guān)鍵的衡量指標就是“通用”和“開放”。“通用”是指電子文件歸檔格式要能夠在絕大多數(shù)計算機上正常的顯示和瀏覽。“開放”是指任何人都可以按照公開的文件標準對電子文件進行正常的解析和瀏覽。只有這樣，電子文件才能真正實現(xiàn)電子文件長期保存的目標。

2014年，國家檔案局印發(fā)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，對文書類電子文件（電子公文）的歸檔格式做出規(guī)定：

電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以O(shè)FD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應(yīng)符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47 - 2009），并支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉(zhuǎn)換。

集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認可的格式歸檔保存。

2.電子文件格式轉(zhuǎn)換

電子文件格式轉(zhuǎn)換就是為了長期保存和長久可用，將不符合歸檔要求的電子文件格式轉(zhuǎn)換為符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求的歸檔文件格式。實行文檔一體化的單位，可以在辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔接口中集成文件格式轉(zhuǎn)換服務(wù)，對不符合歸檔格式要求的電子文件自動進行格式轉(zhuǎn)換。未實行文檔一體化的單位，可在電子文件整理歸檔時，由有關(guān)檔案整理人員手工完成格式轉(zhuǎn)換工作。無論自動格式轉(zhuǎn)換還是手工格式轉(zhuǎn)換，電子文件格式轉(zhuǎn)換完成后，應(yīng)進行計算機自動檢查與人工抽查相結(jié)合的手段，確保電子文件格式轉(zhuǎn)換后文檔內(nèi)容和表現(xiàn)形式與轉(zhuǎn)換前沒有明顯區(qū)別。

電子文件格式轉(zhuǎn)換時，要符合以下要求：

一是歸檔時，不符合歸檔文件格式要求的電子文件原則上都應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換；

二是轉(zhuǎn)換后電子文件內(nèi)容和表現(xiàn)形式與轉(zhuǎn)換前沒有明顯區(qū)別；

三是在條件允許的情況下，格式轉(zhuǎn)換前后的電子文件均應(yīng)歸檔；

四是電子文件格式轉(zhuǎn)換時，應(yīng)同時去除源文件中的全部加密措施；

五是有條件的單位，可以采取雙層PDF等技術(shù)，使轉(zhuǎn)換后的電子文件同時具備全文檢索能力。

元數(shù)據(jù)收集

1.元數(shù)據(jù)收集要求

各單位在開展電子文件元數(shù)據(jù)收集時，應(yīng)按照前端控制和全程管理的要求，從電子文件形成階段即開展鑒定工作，對于應(yīng)歸檔的電子文件，應(yīng)立即將其納入“全程管理”的范疇，監(jiān)督其元數(shù)據(jù)的形成與管理，并及時予以捕獲。

在實際工作中，各單位一般應(yīng)制定切實可行的電子文件元數(shù)據(jù)方案，明確電子文件元數(shù)據(jù)項目，明確標注元數(shù)據(jù)項目是必填項還是選填項，標注元數(shù)據(jù)項目的填寫內(nèi)容和要求等，便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子文件元數(shù)據(jù)的形成和捕獲。通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在電子文件形成、辦理或收集過程中自動捕獲有關(guān)電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理過程的元數(shù)據(jù)。

對于不能通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔的電子文件，各單位應(yīng)按照元數(shù)據(jù)捕獲的有關(guān)要求，結(jié)合單位電子文件管理實際，采用WPS表格等工具盡量齊全地手工著錄有關(guān)電子文件內(nèi)容方面的元數(shù)據(jù)。

2.元數(shù)據(jù)收集范圍

2009年，《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46 - 2009）》發(fā)布施行，提出文書類電子文件元數(shù)據(jù)收集積累的有關(guān)要求。文書類電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍參見表1。

文書類電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍僅規(guī)定了文書類電子文件在歸檔時需要收集捕獲的最基本的元數(shù)據(jù)（元數(shù)據(jù)名稱前加“*”的為必選項），并不包括歸檔后為電子文件賦予的其他類型的元數(shù)據(jù)項目，各單位可根據(jù)自身實際添加適合本單位文件、檔案管理的元數(shù)據(jù)項目。業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)（M226）應(yīng)包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、用印、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等業(yè)務(wù)行為，以及行為時間、機構(gòu)人員名稱等描述信息。

歸檔數(shù)據(jù)包組織

電子文件通過數(shù)據(jù)接口形式歸檔時，各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)要以一定的格式組織和存儲電子文件和元數(shù)據(jù)。常用的歸檔數(shù)據(jù)包組織形式包括文件包和封裝包兩種形式。

1.文件包形式

文件包形式是將電子文件和元數(shù)據(jù)分別保存為格式文件，然后將這些文件按照一定的關(guān)系組織在一起，形成一個“包”形式的文件組合（如圖1），文件包包括以下內(nèi)容：

說明文件（命名為“說明文件.TXT”）。說明文件存放數(shù)據(jù)包有關(guān)信息，包括數(shù)據(jù)包參數(shù)（如數(shù)據(jù)包容量、數(shù)據(jù)包基本內(nèi)容等）、數(shù)據(jù)包編號、數(shù)據(jù)包歸檔單位、數(shù)據(jù)包檢查單位、讀取本數(shù)據(jù)包內(nèi)電子文件和元數(shù)據(jù)所需要的軟硬件環(huán)境等信息。

目錄文件（命名為“目錄文件.XML”）。存放電子文件的目錄信息，目錄文件中的每條記錄與每份電子文件相對應(yīng)，每條記錄中包括數(shù)據(jù)包內(nèi)電子文件順序號、檔號、責(zé)任者、題名、日期、密級、電子文件名稱、備注等內(nèi)容。

其他文件夾（命名為“其他”）。存放各種其他存入載體的文件，包括元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類編號規(guī)則、文件命名規(guī)則及電子文件歸檔交接信息等，這些文件應(yīng)采用文本、XML和其他符合長期保存要求的文件格式。

電子文件文件夾（圖1中的“全宗文件夾”及其內(nèi)部包含的全部內(nèi)容）。一般按照檔案管理的慣例以全宗號命名（沒有全宗號的單位可以使用其他代碼代替，只要能區(qū)分開不同的立檔單位即可），用于存放電子文件及其元數(shù)據(jù)。電子文件文件夾一般按年度-類別-文件的層次設(shè)置最底一層文件夾。根據(jù)檔案整理和分類方案以及實際情況，可對存儲結(jié)構(gòu)中的類別、文件等層級進行取舍。

最底一層文件夾（圖1中的“文件1文件夾”等）。一般以文書處理號、件號、流水號命名，其中存放電子文件的元數(shù)據(jù)和電子文檔。

2.封裝包形式

封裝包形式是按照檔案行業(yè)標準《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48 - 2009）要求生成的文件數(shù)據(jù)包，包括電子文件各種元數(shù)據(jù)和電子文件內(nèi)容。按照標準形成的電子文件封裝包，除了保存電子文件和元數(shù)據(jù)外，還具有電子簽名驗證功能和封裝包修改功能。因此，歸檔時捕獲的電子文件封裝包在完成電子文件歸檔工作后應(yīng)進行長久保存，只要電子文件沒有銷毀，其封裝包應(yīng)一直保存下去。封裝包管理中應(yīng)注意以下問題：

歸檔時的電子文件封裝包一般情況下沒有檔號，只有電子文件在原業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件號，無法與歸檔后的封裝包一并管理，因此應(yīng)按照歸檔時間和批次建立文件夾，原樣保存。

在檔案管理系統(tǒng)中整理完畢的電子文件，在通過相應(yīng)的檔案檢查后應(yīng)重新封裝，參照OAIS中電子文件長期保存的要求制作AIP包。

3.兩種數(shù)據(jù)包形式異同

文件包和封裝包這兩種歸檔數(shù)據(jù)包形式相同點是都采取XML格式組織電子文件元數(shù)據(jù)，體現(xiàn)了歸檔數(shù)據(jù)包與軟硬件系統(tǒng)無關(guān)的特性。不同點是文件包格式的數(shù)據(jù)采取分類保存的原則，不便于查看某一份電子文件及其元數(shù)據(jù)情況；封裝包格式的數(shù)據(jù)采取逐個電子文件和對應(yīng)元數(shù)據(jù)組合保存的方式，單獨看一份電子文件比較方便，但是全方位的瀏覽一次歸檔的電子文件情況則比較麻煩。

存儲

如同紙質(zhì)檔案排架工作一樣，如何分門別類、集中有序地存儲電子文件，以便規(guī)范管理和高效利用電子文件，是電子文件管理的基本要求。一般情況下電子文件內(nèi)容存儲在計算機硬盤或磁盤陣列中，電子文件元數(shù)據(jù)保存在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。

1.電子文件內(nèi)容存儲

電子文件整理完畢后，應(yīng)依據(jù)檔號等標識符構(gòu)成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子文件及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子文件在線存儲路徑（如圖2）。

圖2左側(cè)的層級文件夾分別代表全宗號、檔案門類、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）和件號，六層文件夾組合在一起即指向唯一的一件電子文件，在此“件號”文件夾內(nèi)存儲的就是該件電子文件包含的全部計算機文件。注意：層級文件夾命名時，保管期限和機構(gòu)（問題）文件夾應(yīng)使用字母和數(shù)字組成的代碼命名；如果直接采取年度—保管期限分類方案進行電子文件整理，則應(yīng)略去機構(gòu)（問題）層級文件夾。

2.元數(shù)據(jù)存儲

在檔案管理系統(tǒng)中，電子文件元數(shù)據(jù)一般使用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫進行管理。元數(shù)據(jù)存儲時，因不同類型的元數(shù)據(jù)項目與電子文件的對應(yīng)關(guān)系不同，需要區(qū)分幾個數(shù)據(jù)表存儲和管理電子文件元數(shù)據(jù)。

電子文件元數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)可分成文件實體信息、文檔信息、業(yè)務(wù)實體信息等數(shù)據(jù)表進行管理。

文件實體數(shù)據(jù)表。該表保存與電子文件存在“一對一”關(guān)系的文件實體元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)表中的每一條記錄對應(yīng)一件電子文件實體信息。

文檔信息數(shù)據(jù)表。該表保存與電子文件存在“一對多”關(guān)系的，與電子文件所包含的文檔有關(guān)的元數(shù)據(jù)項目，如文檔序號、稿本、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序等。數(shù)據(jù)表中的每一條記錄對應(yīng)一份電子文件包含的一個電子文檔信息。

業(yè)務(wù)實體信息數(shù)據(jù)表。與“文檔信息數(shù)據(jù)表”相似，業(yè)務(wù)實體信息數(shù)據(jù)表保存與電子文件存在“一對多”關(guān)系的，與電子文件業(yè)務(wù)實體有關(guān)的元數(shù)據(jù)項目，如業(yè)務(wù)行為、行為時間、機構(gòu)人員名稱等。數(shù)據(jù)表中的每一條記錄對應(yīng)一份電子文件的一項業(yè)務(wù)記錄，如一件電子文件可能包含擬稿、審核、簽發(fā)等業(yè)務(wù)記錄，一項業(yè)務(wù)記錄在該數(shù)據(jù)表中就是一條記錄。

（作者單位： 青島市檔案局）