周惠英/杭州市城市建設檔案館

編者按：杭州市城建檔案館建立于1986年，是一家專注于杭州城建檔案保管與利用的專業(yè)檔案館。多年來，杭州市城建檔案館立足專業(yè)特色、謀求智慧轉型、積極探索實踐，努力讓專業(yè)檔案館更智能、讓智能檔案館更專業(yè)。2017年2月，杭州市城建檔案館通過國家檔案局專家組測試，率先成為全國專業(yè)檔案館中唯一一家“全國示范數(shù)字檔案館”，為進一步打造新時代智慧城建檔案館奠定了堅實的基礎。

大膽謀劃：走上更大的舞臺

利用信息化手段規(guī)范檔案管理，將紙質檔案數(shù)字化保存并實現(xiàn)智能便捷利用，是檔案工作順應信息化社會發(fā)展的必然要求。為加快實現(xiàn)城建檔案工作智慧轉型，杭州市城建檔案館做出了大膽探索與積極實踐。2011年，杭州市城建檔案館立足工作實際，制定了杭州市城建檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃，提出五年內基本完成數(shù)字城建檔案館建設的目標。目標明確后，檔案數(shù)字化掃描隨即啟動，相關信息系統(tǒng)建設等工作也同步緊鑼密鼓地展開。至2014年，杭州市城建檔案館館藏檔案數(shù)字化率已超過50%，檔案業(yè)務系統(tǒng)、地下管線信息系統(tǒng)等也已建成并在使用中不斷完善。就在這一年末，杭州市城建檔案館參加中國人民大學組織的“第五屆中國電子文件管理論壇”時，獲知國家檔案局將在全國范圍開展國家級數(shù)字檔案館測評工作的消息，經(jīng)對照相應的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，發(fā)現(xiàn)基本符合基礎設施、系統(tǒng)功能、檔案資源、保障體系、服務績效等五個部分的測試要求。2015年初，杭州市城建檔案館大膽提出了爭創(chuàng)國家級示范數(shù)字檔案館的工作目標，并堅持以測評為驅動，全方位完善數(shù)字檔案館建設工作。

周密籌備：讓檔案穿上數(shù)字外衣

要成功建立智慧型數(shù)字檔案館的首要前提是，完成館藏紙質檔案的數(shù)字化掃描工作。2012年，面對當時館藏存量紙質檔案達56萬卷和年均增量紙質檔案約5萬卷的天文數(shù)字，掃描工作面臨的首要問題是：外包好還是自主掃描好？為準確選擇操作性強又能確保成效的掃描方式，杭州市城建檔案館專門組建了調研小組對外部市場進行充分調研，發(fā)現(xiàn)數(shù)字化掃描外包存在費用高、速度慢、安全風險高等弊端，而自主掃描在檔案安全、掃描質量和費用上有更明顯的優(yōu)勢。

為確保電子檔案的質量，杭州市城建檔案館工作團隊首先解決的是掃描工作的標準化和流程化問題。通過調動館內所有科室的力量，編制了《杭州市城建檔案館檔案整理與掃描手冊》，從前端對整理、掃描、抽檢等流程及細節(jié)進行了詳細規(guī)定，以便固化流程、規(guī)范管理。其次，由檔案管理科工作人員在后端利用時做好登記、反饋工作，以便質量管控和統(tǒng)計。最后，由信息科工作人員做好數(shù)據(jù)保管工作。信息科還自主開發(fā)了檔案掃描系統(tǒng)，通過掃描、檢查和修圖等環(huán)節(jié)對掃描工作質量和數(shù)量進行管控，并與業(yè)務系統(tǒng)掛接。杭州市城建檔案館利用多臺服務器對掃描數(shù)據(jù)進行存儲備份，每天新增數(shù)據(jù)備份至磁盤陣列，每周新增數(shù)據(jù)離線備份至移動硬盤，每月新增數(shù)據(jù)離線同城異地備份至杭州市檔案局，每年新增數(shù)據(jù)備份至藍光光盤，并送至西部城市城建檔案館異地備份，筑牢了城建檔案數(shù)據(jù)信息的安全防線。

通過近四年的努力，杭州市城建檔案館以平均每個工作日5萬頁、每月100萬頁、每年1200萬頁的掃描速度，完成了所有館藏檔案的掃描工作，并實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)掛接，可快速便捷查詢利用。此外，還完成了館藏音頻視頻文件數(shù)字化及1.4萬張航攝膠片檔案數(shù)字化掃描工作，接收了包括文本、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等形式的各種數(shù)字檔案資源，建立了各種專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。

創(chuàng)新開拓：使檔案數(shù)據(jù)活起來

把紙質檔案通過掃描轉化為數(shù)據(jù)，這只是檔案信息化管理的一項基礎性工作，根本目的是要讓檔案數(shù)據(jù)跑起來、活起來，使利用更準確、更高效、更便捷。針對建筑物建設立項時的名稱與實際使用名稱不統(tǒng)一導致查檔不準確的遺留問題，杭州市城建檔案館專門開發(fā)建設了GIS查檔系統(tǒng)，利用WEBGIS技術標記建筑物信息，發(fā)動全體干部職工集體動手標注建筑物坐標信息，對已完成數(shù)字化掃描的上萬個館藏工程項目檔案在地圖上進行標注掛接，使用戶在地圖上直觀準確查檔變?yōu)楝F(xiàn)實。

接待大廳

館藏檔案數(shù)字化也為實現(xiàn)遠程查閱利用檔案創(chuàng)造了條件。為滿足用戶在杭州地區(qū)某一城建檔案館查詢到杭州地區(qū)所有城建檔案的需求，杭州市城建檔案館建設了城建檔案跨館查詢利用系統(tǒng)，通過每季度召開縣（市、區(qū)）工作例會，按照浙江省“最多跑一次”改革工作中“八統(tǒng)一”的標準要求，率先在杭州地區(qū)統(tǒng)一工程檔案接收和利用標準。2015年底，該系統(tǒng)已順利開通并得以有效運行。對于喜歡自助查檔的用戶，杭州市城建檔案館以館藏檔案數(shù)字化成果為基礎，還專門建設了數(shù)字檔案自助查詢系統(tǒng)。

近五年來，杭州市城建檔案館共接待了查檔人員近3萬人次，電子檔案利用率為99.32%，并提供管線信息數(shù)據(jù)1.4萬公里，提供聲像檔案查詢利用183次，多種類型數(shù)字檔案資源在查詢利用上滿足了不同用戶的需求。

“最多跑一次”：為檔案插上互聯(lián)網(wǎng)翅膀

在浙江省“最多跑一次”改革理念尚未正式提出時，杭州市城建檔案館已主動在簡化查檔手續(xù)、節(jié)約查檔時間上做出了許多創(chuàng)新舉措。為實現(xiàn)市民查檔“最多跑一次”，2010年，杭州市城建檔案館在租借庫房寄存檔案尚未數(shù)字化的時期，開通了網(wǎng)上預約查檔服務，以彌補到租借庫房統(tǒng)一調檔占用的用戶等待時間。為使大杭州市域老百姓查詢城建檔案少跑路，在全杭州市域范圍統(tǒng)一工程檔案接收和查詢利用標準的基礎上，杭州市城建檔案館于2015年實現(xiàn)了杭州地區(qū)城建檔案遠程跨館查詢服務。2017年底，又推出了網(wǎng)上查檔，通過浙江政務服務網(wǎng)平臺，實現(xiàn)市民查詢城建檔案一次都不用跑。

檔案庫房

2017年初，杭州市城建檔案館緊扣省、市“最多跑一次”改革任務要求，前瞻思考、提早謀劃，部署建設杭州市建設工程電子文件在線接收系統(tǒng)，并于6月份完成了開發(fā)工作，為實現(xiàn)工程檔案移交“最多跑一次”提供了強有力的技術支持，工程檔案移交這一數(shù)量大、專業(yè)性強、時間跨度長的難辦事項實現(xiàn)了“最多跑一次”。

水到渠成：展望智慧專業(yè)檔案館

2017年2月，杭州市城建檔案館數(shù)字檔案館系統(tǒng)經(jīng)國家檔案局現(xiàn)場測試，獲得了國家示范數(shù)字檔案館稱號。從檔案數(shù)字化掃描到全國專業(yè)檔案館中首家國家級示范數(shù)字檔案館，這是一個“積跬步以致千里”、積小勝為大勝的過程，這是基于以先進務實的服務理念占得“十二五”城建檔案事業(yè)發(fā)展先機，由周密務實、步步為營的智慧型數(shù)字檔案館建設工作逐步發(fā)展而來的。

2017年12月，杭州市城建檔案館攜自主研究完成的《“互聯(lián)網(wǎng)+”在城建檔案公共服務中的應用研究》項目成果，赴京接受國家檔案局專家組評審，項目獲專家組一致同意，順利通過驗收。該項目集成建設工程在線電子文件接收系統(tǒng)、物聯(lián)網(wǎng)檔案庫房管理系統(tǒng)、GIS查檔系統(tǒng)、網(wǎng)上查檔系統(tǒng)、遠程跨館查檔系統(tǒng)、城建檔案公共服務移動端及門戶網(wǎng)站等，建立了“互聯(lián)網(wǎng)+”城建檔案公共服務平臺，實現(xiàn)了檔案服務傳統(tǒng)模式向“互聯(lián)網(wǎng)+”服務新模式轉變，為展望新時代智慧檔案館打開了新局面。

由曾經(jīng)的城建檔案故紙堆到如今浩大的工程檔案信息庫，杭州市城建檔案館通過革故鼎新、破難攻堅，實現(xiàn)著智慧型華麗轉身。踏上新征程，整裝再出發(fā)。杭州市城建檔案館正朝著建設新時代更加智能專業(yè)的城建檔案館大步邁進。