劉江紅

摘要：檔案作為記錄社會重要信息的資料，在使用價值有著較大的體現(xiàn)，通過檔案管理工作的進(jìn)行是檔案能夠合理的分類和保護(hù)，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低，任務(wù)量大，通過網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)合，檔案管理有了較大的改變，在管理上效率得到提高，同時使檔案的使用價值增強(qiáng)，檔案管理工作能夠發(fā)揮出更好的作用。文章對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和保護(hù)進(jìn)行了詳細(xì)分析，并提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；保護(hù)

一、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化概述

網(wǎng)絡(luò)化的概念是通過數(shù)據(jù)傳輸?shù)木€路使位于不同位置的多計算機(jī)終端設(shè)備得到連接，這樣能夠使網(wǎng)絡(luò)的信息共享和傳輸有更加快捷的平臺。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化指的是在檔案管理的規(guī)定和原則下，使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來將檔案的管理進(jìn)行提高，借助先進(jìn)的技術(shù)手段增強(qiáng)檔案管理的效率，使網(wǎng)絡(luò)能夠和檔案方面融合，并且起到促進(jìn)的作用。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化涵蓋了多種技術(shù)的應(yīng)用，包括多個部分，并且能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)的發(fā)展產(chǎn)生推動作用。

二、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的意義

（一）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠保護(hù)檔案資料。檔案管理根據(jù)國家規(guī)定的法律來對檔案資料進(jìn)行收集和整理，并且對其進(jìn)行保護(hù)和使用，這是社會發(fā)展的重要內(nèi)容，對人們有著很大的意義。檔案管理部門的檔資料數(shù)量較多，對檔案進(jìn)行整理和分類等需要花費大量時間，工作量也很大，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理可以使效率提高，簡化管理的復(fù)雜環(huán)節(jié)，還能使準(zhǔn)確性有所提升，對檔案的使用也有著一定的作用，能夠有效的促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化符合時代發(fā)展特點。隨著世界范圍內(nèi)計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與普及，各檔案管理部門建立檔案網(wǎng)上服務(wù)功能是順應(yīng)時代發(fā)展步伐的必要舉措。檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，依托本單位的網(wǎng)站組織檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與信息，實現(xiàn)電子檔案信息資源的及時檢索與調(diào)閱，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化與法制化。

（三）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化具有技術(shù)支持基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國各大檔案管理部門基本上都實現(xiàn)了部門領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員一人一臺計算機(jī)的配置，這樣就為實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ)；此外，各機(jī)構(gòu)、各部門之間也都建立了局域網(wǎng)，為檔案信息資源的共享鋪設(shè)了一條信息高速公路，為檔案使用人員利用電子檔案信息共享功能提供了方便，為實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)路化提供了前提條件。

三、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的主要功能

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)應(yīng)該具備的基本功能主要有以下幾個方面：

一是實現(xiàn)檔案歸檔方式的轉(zhuǎn)變。通過此功能可以自動生成檔案歸檔的目錄，為實現(xiàn)檔案歸檔的日常整理與年終整理提供方便；二是實現(xiàn)檔案信息的瀏覽與保護(hù)。通過此功能可以設(shè)置檔案信息目錄與目錄查閱卷，保證檔案信息資源在處于其他部門終端機(jī)的共享狀態(tài)下時，不會被任意篡改或刪除；三是保證檔案信息的申請查閱記錄真實。通過此功能可以為各級部門各類檔案文件信息的查閱設(shè)置安全包密碼，在出現(xiàn)密碼輸入3次錯誤后能夠自動拒絕再次查閱并返回主菜單；四是保證檔案信息的查閱記錄可靠。通過此功能，可以實現(xiàn)對每時每刻檔案信息查閱人員、調(diào)閱次數(shù)、歸檔與否等的如實錄入；五是實現(xiàn)對檔案管理的級別保護(hù)。檔案信息資源的個人使用權(quán)限只能用于修改自身的管理口令，只有終端機(jī)的使用者才具有使用本部門檔案信息管理的權(quán)限；六是實現(xiàn)對檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的正常維護(hù)。譬如對檔案信息資源數(shù)據(jù)的備份、下載、打印等功能的管理與維護(hù)等。

四、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的問題

（一）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建立觀念薄弱。由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，當(dāng)前我國很多檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意識還比較薄弱，沒有充分認(rèn)識到電子檔案管理工作在檔案管理機(jī)構(gòu)中的重要地位，導(dǎo)致當(dāng)前相當(dāng)一部分檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，也未設(shè)置專職電子檔案信息資源的管理人員，造成很多檔案文件資料遭到損壞甚至丟失。

（二）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建立制度不合理。在很多檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)時，缺乏科學(xué)合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化規(guī)章制度、實施標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)模式，這直接影響了電子檔案信息資源的正常管理工作，導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)檔案信息資源的有效利用率低下，失去了檔案文件資料本身所具有的使用價值。

（三）網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人員缺乏素質(zhì)。目前，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對運用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案信息資源管理的手段不甚不了解，導(dǎo)致其檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，日常電子檔案信息資源的管理工作處于一種被動狀態(tài)，無法實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，無法達(dá)到現(xiàn)代化電子檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化與自動化目標(biāo)。

五、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的保護(hù)對策

（一）保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的完整性。在各大檔案管理機(jī)構(gòu)中，各種檔案信息資源都存在著一致性的邏輯關(guān)系，其在錄入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會成為數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段與運行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)序，其關(guān)系到整個檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整性與安全性。因此，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的管理人員應(yīng)該熟悉檔案信息數(shù)據(jù)庫之間的邏輯關(guān)系，能夠在使用和維護(hù)過程中出現(xiàn)完整性錯誤時及時啟動檢查、維護(hù)等相關(guān)程序，消除數(shù)據(jù)庫所面臨的各種有意或者無意的破壞與威脅。

（二）保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全性。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全性是保證檔案信息資源安全的關(guān)鍵，一般包括檔案管理網(wǎng)絡(luò)運行安全與網(wǎng)上檔案信息安全兩個基本方面。所謂檔案管理網(wǎng)絡(luò)運行的安全性就是指檔案管理信息資源通過網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)的合理設(shè)計以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理人員的規(guī)范操作等實現(xiàn)整個檔案信息資源管理系統(tǒng)的正常運行，發(fā)揮其應(yīng)有的預(yù)定功能。所謂網(wǎng)上檔案信息安全則是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在利用、管理與保護(hù)網(wǎng)上檔案信息資源的過程中保證檔案信息資源的存儲與傳輸安全。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實際操作過程中，我們可以通過加強(qiáng)健全內(nèi)部管理體制、防范計算機(jī)病毒新變化、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子檔案范圍權(quán)限管理以及完善電子檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器審計制度等措施來維護(hù)電子檔案信息的真實完整與安全有效。

六、結(jié)語

檔案對我國的發(fā)展有著重要的作用，提高檔案工作的效率和作用能夠使檔案的價值得到提升，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理能夠擺脫傳統(tǒng)方式的繁瑣和復(fù)雜，提高工作的效率，減少檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，同時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的傳輸和共享，建立相應(yīng)的適應(yīng)平臺，使檔案的利用率提高，加強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性，這能夠使檔案管理發(fā)揮出更好的作用，促進(jìn)我國的檔案建設(shè)發(fā)展。

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