楊樂江

目的：在無編程人員技術(shù)支持情況下，探索應用通用軟件自主搭建和完善計算機管理系統(tǒng)的實用方法。方法：對無編程基礎(chǔ)但熟悉計算機及Excel使用人員進行為期一周的勤哲Excel服務(wù)器使用培訓，經(jīng)考核達到勤哲Excel服務(wù)器軟件工程師認證要求。根據(jù)用戶需求，用Excel服務(wù)器自主搭建并完善醫(yī)學信息編輯系統(tǒng)。結(jié)果：系統(tǒng)于2015年10月7日正式上線。之后隨著業(yè)務(wù)從2家擴展到7家，不斷在原模板上修改、調(diào)整、增減數(shù)據(jù)項和表間公式，產(chǎn)生新模板，滿足新的需求。并逐步完善了文章的審核發(fā)布體系和跟蹤監(jiān)控糾正體系。截止至2017年8月30日，系統(tǒng)已持續(xù)在線運行1年零327天，使用人次累計超過10萬次，編輯文件累計7萬余篇。用戶經(jīng)簡單使用培訓后可自行完善和解決系統(tǒng)的管理和更新。結(jié)論：使用勤哲Excel服務(wù)器實現(xiàn)用戶自主搭建和完善計算機管理系統(tǒng)是一種方便、可行的實用方法，本醫(yī)學信息編輯管理系統(tǒng)能有效提高管理水平和工作效率。

【關(guān)鍵詞】編輯系統(tǒng) Excel服務(wù)器 無編程

計算機管理系統(tǒng)如ERP、CRM、OA等廣泛應用。然而，搭建這些管理系統(tǒng)通常需要由專業(yè)計算機編程人員開發(fā)，成本較高。且一旦管理或流程發(fā)生改變，使用者很難在無編程人員的情況下自主進行改造和升級。近年來研究表明，未來計算機管理系統(tǒng)將向著網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向發(fā)展。其中智能化非常重要，將枯燥、專業(yè)的計算機編程指令變?yōu)槠胀ㄈ艘子谡莆盏牟僮饕彩怯嬎銠C語言智能化的一種表現(xiàn)形式，對計算機管理系統(tǒng)的普及和發(fā)展具有深遠的意義。本文將通過使用Excel服務(wù)器的各種簡易操作，搭建醫(yī)學信息編輯管理系統(tǒng)的成功實例，總結(jié)自主搭建計算機管理系統(tǒng)的實踐經(jīng)驗。

1 研究思路

實施計算機系統(tǒng)管理是企業(yè)重要的戰(zhàn)略決策之一。其成功與否很大程度上取決于對企業(yè)內(nèi)部情況的評估、方案的選擇、系統(tǒng)實施、維護和改進情況等。本研究從企業(yè)核心競爭力評估入手，綜合分析實施的意義、可行性方案、需求等，詳細制定出以下五個項目實施和效果評估、改進的階段：

第一階段：企業(yè)核心競爭力分析及項目可行性評估；

第二階段：企業(yè)編輯系統(tǒng)管理需求分析；

第三階段：醫(yī)學信息編輯系統(tǒng)搭建、實施詳細方案；

第四階段：編輯系統(tǒng)實施及效果評估；

第五階段：編輯系統(tǒng)持續(xù)改進跟蹤；

2 企業(yè)核心競爭力分析及項目可行性評估

項目開展前企業(yè)首先對自身在醫(yī)學資訊方面的核心競爭力作了優(yōu)勢、弱勢、機會、威脅（SWOT）分析。結(jié)果顯示：建立計算機編輯管理系統(tǒng)可以抓住市場需求日益增大等機會；充分發(fā)揮公司決策快，貫徹、執(zhí)行力強等優(yōu)勢，將專業(yè)服務(wù)經(jīng)驗標準化、流程化。有效地利用系統(tǒng)管理的優(yōu)勢彌補質(zhì)量管理人為因素較多，組稿過程效率較低、行為表現(xiàn)評估及質(zhì)量追蹤體系不完善等弱勢，盡快建立良好的品牌形象。減少目標客戶自建編輯團隊和競爭對手效仿等威脅。而且符合國家對醫(yī)學資訊信息稿源真實性、可靠性管理要求的大趨勢。

Excel服務(wù)器是一個面向最終用戶的管理軟件系統(tǒng)設(shè)計工具與運行平臺，可將電子表格軟件Microsoft Excel，WPS和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)MS SQL Server集成為一個網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境。用戶在這個平臺上通過簡易直觀的操作，可自主構(gòu)建系統(tǒng)實現(xiàn)管理意圖。使Excel的易用性、普及性、計算能力與大型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理能力有機結(jié)合，將Excel表格轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)化應用的模式。這種模式下，每一個員工從服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中獲取信息，進行編輯等各種操作，再將操作結(jié)果保存到數(shù)據(jù)庫中。這樣不僅可以引導編輯行為標準化、固化已有的優(yōu)勢、監(jiān)控日常行為，而且通過信息共享和及時、準確的傳遞，使各項工作有了方便的量化依據(jù)。大量耗時耗力的匯總統(tǒng)計由系統(tǒng)自動生成，又極大地解放了人工操作。熟悉的Excel表依然熟悉，卻已不再分散孤立，變成了開放、互動和規(guī)范的知識積累平臺。最重要的是：在這個平臺之上員工以現(xiàn)有的“最佳實踐”為基線構(gòu)建規(guī)范，并可以不斷地自主改進這種規(guī)范而不再需要編程。這種管理精確性的無限遞增和對業(yè)務(wù)發(fā)展束縛的突破，是任何定制模塊軟件都無法與之相比的。最后，勤哲Excel服務(wù)器的自主開發(fā)、維護成本較低，也是需求的一個重要考量。

3 編輯系統(tǒng)需求

3.1 信息采集

能滿足多名編輯同時從海量的醫(yī)學信息中迅速采集有用的稿源信息；對查詢稿源進行合理有效地分配；避免不同編輯可能從不同稿源同時采集到同一條信息；采集過程及關(guān)鍵信息要素可留存，以備調(diào)取、查詢。

3.2 編輯管理

統(tǒng)一稿件編輯格式、字體、字號等；記錄稿件完成時間；統(tǒng)一并留存參考文獻稿源要素；建立關(guān)鍵詞及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)項；對文章按關(guān)鍵詞及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)項分類。

3.3 審核流程

需設(shè)計稿件撰寫、審核的工作流程；終稿至少需要三審定稿，部分稿件還需要Peer-Review等流程；需記錄每一步稿件編輯、審核過程，完成人、完成時間；留存每一步原始稿件備查。

3.4 行為表現(xiàn)評估

系統(tǒng)可記錄工作流任務(wù)的完成人、完成時間、原始稿件內(nèi)容等，評估編輯的一般行為表現(xiàn)。還需要單獨設(shè)計稿件質(zhì)量評估系統(tǒng)，參與完成工作的每個人都能按照統(tǒng)一的標準對工作流程中上一步進行評估打分，并可針對稿件或個人統(tǒng)計出行為表現(xiàn)評估得分表。

3.5 稿件內(nèi)容分布統(tǒng)計

稿件可按照關(guān)鍵詞及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)項分類（如科室、專業(yè)），查詢不同領(lǐng)域的稿件分布情況，隨時調(diào)取稿件內(nèi)容分布統(tǒng)計表，以便及時調(diào)整內(nèi)容對各醫(yī)學領(lǐng)域的覆蓋比例。

3.6 編輯權(quán)限設(shè)定

對不同級別的使用者設(shè)定不同的填報權(quán)、瀏覽權(quán)及下載打印權(quán)等。

3.7 內(nèi)容查詢

方便對已存入系統(tǒng)的歷史文件查詢。

4 編輯系統(tǒng)實施與搭建

4.1 信息采集

該公司常用信息采集源包括國內(nèi)外權(quán)威政府衛(wèi)生機構(gòu)、組織和研究機構(gòu)網(wǎng)站、醫(yī)藥專業(yè)網(wǎng)站和綜合門戶網(wǎng)站健康頻道數(shù)百家，分為主選網(wǎng)站127家，備選200余家；各學科SCI稿源雜志約450家，其中主選稿源雜志126家；中外文獻數(shù)據(jù)庫（如Pubmed、NICE、Cochrane、中國知網(wǎng)等）123個，其中英文數(shù)據(jù)庫95個。

在各欄目下建立“XX欄目標題索引”表單，在“標題索引”表單中設(shè)置“瀏覽器”數(shù)據(jù)項，將其填報規(guī)范設(shè)為“列表選擇”，將所有欄目的稿源地址鏈接分別分配給不同的編輯。同時，所有在線編輯人員可以從“我的工作臺”中看到所有其他人已建立的“標題索引”表單的主要信息，避免從不同來源重復篩選到同一篇稿源。在“標題索引”表單中設(shè)置多個關(guān)鍵要素必填數(shù)據(jù)項，如：標題、分科、原文附件等，以備后續(xù)調(diào)用和統(tǒng)計、查詢。同時，除必須根據(jù)所選內(nèi)容才能確定的數(shù)據(jù)項需要手工填報外，所有可以由系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)項如：創(chuàng)建人、完成時間、ID號等均無需手工填寫，由系統(tǒng)根據(jù)登錄身份等信息自動填報。極大地節(jié)省了時間并提高了填報準確率。

4.2 編輯管理

在各欄目下創(chuàng)建“XX欄目撰寫流程”表單，建立ID號數(shù)據(jù)項，填報方式定為“列表選擇”，該“列表選擇”的內(nèi)容來源于本人已建立的“標題索引”。以該ID號數(shù)據(jù)項為篩選條件，用“表間公式”功能，將“標題索引”表單中已填寫的該稿源信息自動提取過來。建立“標準格式”數(shù)據(jù)項，以“附件”形式加入統(tǒng)一稿件的編輯格式模板，統(tǒng)一格式、字體、字號等；系統(tǒng)自動記錄稿件完成上傳時間。根據(jù)文章內(nèi)容填寫關(guān)鍵詞，對文章進行分類，以便后續(xù)內(nèi)容調(diào)用、查詢和統(tǒng)計。

4.3 審核流程

在“撰寫流程”表單上創(chuàng)建“編輯附件”、“審核附件”、“終審附件”、“四審附件”、“校對附件”以及各流程對應的完成人、完成時間數(shù)據(jù)項，用“定義工作流”功能，設(shè)定每一流程的“有效區(qū)域”，實現(xiàn)流程管理。使稿件的撰寫、審核包括同行評議的所有過程均在同一“撰寫流程”表單上完成。系統(tǒng)可以自動記錄每一流程的完成人和任務(wù)完成的上傳時間。

4.4 行為表現(xiàn)評估

一般行為表現(xiàn)評估可從“撰寫流程”表單信息中直接獲得，主要包括：各工作流任務(wù)完成人、完成時間、原始稿件撰寫、校改等一般情況。對稿件質(zhì)量的定量評分是由在“撰寫流程”表單上建立相關(guān)數(shù)據(jù)項，由每一流程完成人分別根據(jù)上一流程稿件的完成質(zhì)量進行評分。單獨設(shè)計文章績效考核匯總表單，用表間公式以“姓名”、“評估時段”為篩選條件，將每張“撰寫流程”表單上的評分匯總到某位編輯、某時間段的文章績效考核匯總表上。

4.5 稿件內(nèi)容分布統(tǒng)計

建立“分布查詢”表單，應用表間提數(shù)公式，以起始日期為篩選條件，將相應時間段內(nèi)“撰寫流程”表單上的分類信息，以計數(shù)的方式匯總到“分布查詢”表單上，見圖1。

4.6 編輯權(quán)限設(shè)定

設(shè)計每張表單模板時，用“模板權(quán)限”功能，將相應的權(quán)限和“有效區(qū)域”分配給不同角色的用戶。

4.7 內(nèi)容查詢

在“我的工作臺”上選定表單后可通過數(shù)據(jù)項字段篩選查詢。同時，可以按需要自建查詢表單功，如本系統(tǒng)的“分布查詢”表單（見圖1）。

5 討論

5.1 系統(tǒng)實施后的效果

5.1.1 組稿效率明顯提高

主要通過稿源搜索和稿件審核兩個環(huán)節(jié)改善和提高了效率。系統(tǒng)統(tǒng)一將稿源網(wǎng)址信息分配給不同的編輯，從系統(tǒng)搜索到的內(nèi)容不會出現(xiàn)不同編輯同時搜索同一網(wǎng)址的“撞車”現(xiàn)象。從編輯到三審定稿的組稿過程全部統(tǒng)一到同一編輯平臺上進行流程管理，省去郵件或其他傳送過程也極大地提高了效率。

5.1.2 稿源真實性、可靠性得到嚴格管理

錄入系統(tǒng)分配的稿源需經(jīng)編委會討論，確認后由系統(tǒng)管理員輸入。編輯個人無法添加或刪除系統(tǒng)稿源地址，有效地避免了編輯選稿的隨意性，提高了稿源的真實性、可靠性。

5.1.3 稿件追蹤更方便

系統(tǒng)對每一稿的原稿、修改稿、完成人、完成時間及所有工作項均如實記錄并留存，可隨時查看每一步的工作情況。

5.1.4 行為表現(xiàn)評估更客觀、更及時

系統(tǒng)上線前員工的行為表現(xiàn)評估僅以文章刊出后的點擊量為主要評估指標，是典型的結(jié)果驅(qū)動型管理。系統(tǒng)實施后通過對采集、編輯、審稿等每一過程的評分和統(tǒng)計，非常方便、及時準確地反映出編輯的行為表現(xiàn)，真正實現(xiàn)了過程管理，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。同時，過程的行為表現(xiàn)評估與點擊量結(jié)果相結(jié)合作為考核員工綜合表現(xiàn)的指標更客觀，更能調(diào)動員工努力工作的積極性。

5.1.5 掌握稿件專業(yè)覆蓋情況更便捷、更及時

醫(yī)學資訊信息專業(yè)分科較細，目前系統(tǒng)專業(yè)設(shè)有60余個分科。由于客戶需求不同，各專業(yè)需要更新的篇數(shù)也不同。必須隨時掌握所撰稿內(nèi)容的專業(yè)分布。以往編輯靠手工統(tǒng)計既費力費時又容易出錯。系統(tǒng)實施后可通過“分布查詢”表單隨時查詢統(tǒng)計分布情況，缺什么補什么。

5.1.6 稿件質(zhì)量明顯提高

系統(tǒng)的科學管理和員工行為表現(xiàn)的提升，使得稿件質(zhì)量明顯提高，各種錯誤率減少了92%，稿件平均點擊量增加37%。

5.2 系統(tǒng)的持續(xù)改進

5.2.1 業(yè)務(wù)擴展和增加

本系統(tǒng)初建時僅針對兩家主要客戶的約稿，分別建立了各自的表單系統(tǒng)。隨著業(yè)務(wù)的擴展，目前已增加到了7家用戶表單系統(tǒng)。在擴展的過程中，可以根據(jù)客戶的不同需求，方便地在原來的模板基層上進行調(diào)整，增減數(shù)據(jù)項和表間公式等，形成新模板以滿足新的需求。這些過程完全不需要編程人員，既方便又經(jīng)濟。

5.2.2 業(yè)務(wù)流程改進

在實現(xiàn)以上管理功能的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)還逐步建立并完善了文章的審核發(fā)布體系，包括：統(tǒng)一信息采集、中英文內(nèi)容組稿、交叉審核、頁面設(shè)定、集中發(fā)布；以及跟蹤監(jiān)控糾正體系，包括：錯誤確認、內(nèi)容下線、修改、審核、重新發(fā)布或刪除、公開聲明等。經(jīng)過近兩年的不斷完善，該編輯系統(tǒng)已經(jīng)成為提高工作效率和工作質(zhì)量，保障準確率，減少誤差和錯誤，評估員工行為表現(xiàn)等的有效手段。其方便客戶不斷改進的特點也成為該系統(tǒng)實施能夠取得成功的關(guān)鍵。

6 小結(jié)

勤哲Excel服務(wù)器于2003年發(fā)明，為世界首創(chuàng)的電子表格網(wǎng)絡(luò)服務(wù)軟件，結(jié)束了電子表格誕生20年以來局限于單機應用的局面。該軟件經(jīng)過十多年的用戶使用和不斷開發(fā)、升級，特別是其ESWEB、工作流的加入，以及多層架構(gòu)、云結(jié)構(gòu)等功能的完善，目前用戶已遍布國民經(jīng)濟的各個領(lǐng)域。不少用戶通過對多款軟件適用性、學習維護難度、穩(wěn)定性、服務(wù)水平、可定制性等多方面的對比，最終選擇了 勤哲Excel服務(wù)器作為系統(tǒng)的開發(fā)平臺。我們在本次系統(tǒng)搭建和使用的兩年時間里，也充分體會到該軟件客戶導向的優(yōu)勢。許多欄目的模板都是隨著業(yè)務(wù)發(fā)展而不斷完善的。因此，在無編程的情況下自主設(shè)計和完善系統(tǒng)功能的特點確實極大地方便了用戶使用。

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能時代的發(fā)展，人類獲取和管理信息的手段以及應用知識的能力必將在新理論、新技術(shù)的支撐下取得跨越式的提升。當前，人工智能領(lǐng)域研究的一個熱點就是如何能讓智能計算機進行“深度學習”，即計算機深度學習技術(shù)的研究。其核心就是如何從大數(shù)據(jù)中自動地提取多層特征，通過數(shù)據(jù)驅(qū)動的方式，采用一系列的非線性變換，從原始數(shù)據(jù)中提取由低層到高層、由具體到抽象、由一般到特定語義的特征。我們有理由相信，未來在計算機管理系統(tǒng)應用軟件領(lǐng)域的發(fā)展也必將迎來更智能、更方便、更高效的新局面。

（指導老師：閆瑩瑩）

參考文獻

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[3]張軍陽等.深度學習相關(guān)研究綜述[J].計算機應用研究，預排，2018，35（07）.

作者單位

1.北京市第八中學高三（3班） 北京市 100033

2.北京市西城區(qū)青少年科技館 北京市 100037