張新艷

Excel有著相當強大的功能，其在信息處理與保管上能夠發(fā)揮出巨大的作用。在文中主要就醫(yī)院體檢工作中Excel的幾個應(yīng)用小技巧進行介紹，以期可以為醫(yī)院體檢工作的開展以及相關(guān)信息的處理和保存提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】Excel 醫(yī)院體檢工作 技巧

1 概述

隨著社會的發(fā)展和科技的進步，計算機技術(shù)的應(yīng)用在社會各領(lǐng)域中都得到了普及，越來越多的人感受到計算機進行各類工作的科學性和便捷性，體檢工作也不斷地向科學化、信息化邁進。Excel的廣泛使用，既有利于信息的保管，又加快了工作效率。

體檢軟件應(yīng)用在體檢工作中，可以實現(xiàn)體檢數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，此類統(tǒng)計可以查詢到體檢單位的詳細信息，比如體檢號、體檢日期、姓名、年齡、體檢完成狀態(tài)、結(jié)果領(lǐng)取情況、陽性體征等，并且可以導出，生成Excel表格。但每個單位在體檢的不同階段需要的報表不同，比如體檢中期報表需要統(tǒng)計各年齡段體檢完畢人數(shù)、未體檢人數(shù)，體檢后需要體檢人員的完成率、體檢結(jié)果等，這些就需要運用Excel對導出的體檢基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行匯總處理，才能完成數(shù)據(jù)填報工作，符合不同體檢單位的要求。

2 Excel的小技巧在體檢工作中的應(yīng)用

2.1 在向體檢軟件導入體檢名單時，需要注意以下問題

（1）體檢名單以Excel格式上傳，Excel中的身份證號需以文本格式才能正確顯示。身份證號直接輸入Excel表格時，會顯示成3.20811E+17，這樣就看不到詳細的身份證號，此時需要設(shè)置單元格格式，選中單元格，右擊選擇設(shè)置單元格格式，將單元格設(shè)置成文本，但仍舊顯示成3.20811E+17，此時再雙擊單元格，就顯示成320811198604231000，仍舊不符合要求。如果是手工輸入時，需先將錄入身份證號的列選中，右擊選擇設(shè)置單元格格式，將單元格設(shè)置成文本，然后再進行錄入，這樣能正確顯示，符合要求。如果是從Word中復制表格，全選復制，然后到Excel中選一單元格，右鍵粘貼，此時身份證號不能正確顯示，其他文字信息能正確顯示。此時選中身份證號列—數(shù)據(jù)—分列—分隔符號—分號—文本—完成，選擇Word中身份證號所在列，復制，然后選擇Excel中身份證號列的單元格，右鍵-選擇性粘貼-文本，這樣身份證號能正確顯示。

（2）體檢名單中的年齡有的是數(shù)字，有的是數(shù)字后帶“歲”字，需要去掉年齡列中的“歲”字，一個一個刪除不僅工作量很大，而且還易發(fā)生多刪、錯刪、漏刪的情況。要想一次性準確無誤地把它們都刪除掉，首先要選擇姓名所在列，菜單開始—替換—“查找內(nèi)容”填歲，“替換為”不填—全部替換，搜索選擇“按列”，點擊“全部替換”，即可去掉所有“歲”字。同樣的方法可應(yīng)用于其他情況，比如去掉兩字姓名中間的空格。

（3）有時單位提供的名單中有身份證號而沒有年齡，這時可以通過函數(shù)算出年齡。如果身份證號在D列，先插入一列，在第一個單元格中輸入“=2017-mid（d1，7，4）”，回車即可顯示年齡，選中此單元格，鼠標放在單元格右下角，當鼠標變?yōu)椤?”字，雙擊，則函數(shù)被復制（需要注意的是前一列單元格不能為空），所有年齡都顯示了。此時的年齡是由函數(shù)計算得來，如果對應(yīng)的身份證號改變，則年齡自動改變。如果引用此年齡列，比如上傳至體檢軟件系統(tǒng)，則可能出錯，因為不是單純的數(shù)值，包含函數(shù)。要想將年齡列表示為單純的數(shù)值，可按下面的方法進行：選中此年齡列，復制，然后選中要填入年齡列的第一個單元格，右鍵—選擇性粘貼—數(shù)值。此時再刪除由函數(shù)計算得來的年齡所在列，沒有影響。

（4）有時單位提供的名單中有出生年月而沒有年齡，這時也可以通過函數(shù)算出年齡。如果出生日期在D列，先插入一列，在第一個單元格中輸入“=2017-D1”，回車即可顯示年齡，此時帶有小數(shù)位數(shù)，選中此單元格，右擊選擇設(shè)置單元格格式—數(shù)值—小數(shù)位數(shù)選0，可正確顯示年齡，鼠標放在單元格右下角，當鼠標變?yōu)椤?”字，雙擊，則函數(shù)被復制（需要注意的是前一列單元格不能為空），所有年齡都顯示了。此時的年齡是由函數(shù)計算得來，需將年齡列表示為單純的數(shù)值，可按下面的方法進行：選中此年齡列，復制，然后選中要填入年齡列的第一個單元格，右鍵—選擇性粘貼—數(shù)值。此時再刪除由函數(shù)計算得來的年齡所在列，沒有影響。

2.2 由體檢軟件導出體檢信息時，信息繁雜，按需要進行整理

（1）刪除不需要的列：將鼠標移到列上方，當鼠標變?yōu)楹诩^，右鍵選擇刪除或左鍵選中然后按下ctrl-。刪除不需要的行：將鼠標移到行左側(cè)，當鼠標變?yōu)楹诩^，右鍵選擇刪除或左鍵選中按下ctrl-。

（2）將表格中的數(shù)據(jù)按姓名首字母排列：全選—數(shù)據(jù)—篩選，點中姓名列旁邊的下拉箭頭—升序，則表格所有數(shù)據(jù)按姓名首字母排列。將表格中的數(shù)據(jù)按部門排列：全選—數(shù)據(jù)—篩選，點中部門列旁邊的下拉箭頭—升序，則表格所有數(shù)據(jù)按部門排列。如果需要表格中的部分內(nèi)容排序，比如將其中一個部門的人員按年齡排序：選中這個部門人員的年齡，右鍵—排序—升序—擴展選中區(qū)域—排序，則此部門人員的所有信息按年齡排序。

（3）當進行了行刪除后，序號列中的序號可能缺號，排序不正確，此時要重新排序：在序號列前兩個單元格錄入1、2，同時選中兩個單元格，鼠標放在單元格右下角，當鼠標變?yōu)椤?”字，雙擊，則所有序號重新依次排序。

（4）當表格中的字體改變，顯示有可能變得擁擠，需要調(diào)整行高，可以按如下步驟一次性設(shè)置所有行高：將鼠標移到行左側(cè)，當鼠標變?yōu)楹诩^，按左鍵并下滑選中所有行，然后右鍵—行高—輸入數(shù)值即可。

3 結(jié)語

運用好Excel的功能，使其在實際工作中更好地發(fā)揮作用。體檢檔案信息化，也對體檢機構(gòu)和檔案管理工作者提出了更高的要求，不僅要掌握一定的醫(yī)學常識，更要具備網(wǎng)絡(luò)檔案管理的技能和借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)統(tǒng)計分析相關(guān)數(shù)據(jù)的能力，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

參考文獻

[1]戴維佳，常靚.Excel的幾種小技巧在醫(yī)院統(tǒng)計中的應(yīng)用[J].信息與電腦，2017，10：147-148.

[2]許小玲.體檢檔案的電子信息化管理探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012，10（20）：46.

作者單位

鄭州市第三人民醫(yī)院 河南省鄭州市 450000