路 璐

（山東省濟(jì)寧市駕駛員職業(yè)認(rèn)證所，山東 濟(jì)寧 272000）

1 檔案安全管理工作的重要性

1.1 安全管理工作的時(shí)代需求

信息技術(shù)的發(fā)展和普及，為檔案的管理和利用提供了更加廣闊的平臺(tái)，但信息技術(shù)的滲透和普及也給檔案管理工作帶來了安全壓力，提出了更高的要求。一直以來，我國檔案管理工作相對(duì)于其他行業(yè)和部門始終處于半封閉的狀態(tài)，工作手段落后，工作技術(shù)伐陳，安全管理更談不上創(chuàng)新，這對(duì)我國檔案工作的健康發(fā)展造成了一定的制約。新時(shí)代，新發(fā)展，檔案管理工作者必須緊跟時(shí)代發(fā)展前沿，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分利用現(xiàn)代技術(shù)提高檔案的安全管理工作水平。居安思危，防患未然，不斷學(xué)習(xí)充沛安全管理素養(yǎng)和技能，為檔案的安全提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的工作。

1.2 安全管理工作的內(nèi)涵

檔案安全管理工作的內(nèi)涵包括檔案安全管理職責(zé)、檔案實(shí)體安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理等。主要工作就是對(duì)存放檔案的實(shí)體做到避免受到自然、人為的災(zāi)害，同時(shí)杜絕泄密事件的發(fā)生，并使其始終處于安全狀態(tài)的管理工作。當(dāng)前電子檔案的涌現(xiàn)和信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案安全管理工作形勢(shì)出現(xiàn)了新的變化，工作中既要預(yù)防傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的損壞，還要預(yù)防電子檔案的存儲(chǔ)、泄密風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 安全是檔案管理工作的前提

安全是檔案工作的“壓艙石”，發(fā)展和繁榮檔案工作，突出檔案的安全是檔案工作的重要內(nèi)容，它為檔案加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的聯(lián)系，為其他工作的發(fā)展提供參考和信息依據(jù)起到了重要的基礎(chǔ)作用。因此在檔案工作中，檔案管理工作者需要用發(fā)展的眼光，更加重視檔案的安全性，萬無一失地做好檔案管理工作。

2 當(dāng)前檔案安全工作存在的問題

當(dāng)前檔案安全工作中主要存在的問題為：

（1）重視程度不足。檔案工作在當(dāng)前一些企事業(yè)單位，無論是工作管理還是從業(yè)人員管理一直未成為單位日常工作的重要組成部分。同時(shí)，檔案工作者也不認(rèn)為本身和從事的工作是多么的重要，更不要談安全管理。普遍存在著思想不重視，檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)差，安全應(yīng)急能力不足，保密意識(shí)不強(qiáng)，使得許多具體的安全管理工作距離規(guī)范要求和時(shí)代發(fā)展存在一定差距。

（2）硬件的安全基礎(chǔ)薄弱。因?yàn)楣ぷ鞯闹匾暢潭炔蛔悖瑢?dǎo)致單位不能對(duì)檔案安全設(shè)施設(shè)備投入足夠的資金。硬件上還不能完全達(dá)到分門別類滿足不同檔案屬性的安全管理要求。如，紙質(zhì)檔案和電子類檔案兩種，面臨不同的安全管理風(fēng)險(xiǎn)，需要不同的安全需求。紙質(zhì)檔案主要包括存放場所的安全隱患，特別是“八防”的需求。而電子類檔案面臨的安全管理威脅主要包括計(jì)算機(jī)本身的存儲(chǔ)設(shè)備的加密處理、強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊的防范措施等。

（3）安全管理存在制度和模式缺陷。根據(jù)了解到的情況，大部門單位管理模式不規(guī)范，沒有設(shè)置專門的檔案安全管理工作部門，普遍掛靠單位辦公室或某個(gè)部門負(fù)責(zé)，指定責(zé)任人兼管的模式。管理制度也沒有與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)實(shí)際，有的相互抄襲導(dǎo)致“面目雷同”；有的制度不健全，缺少《檔案庫房管理制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等必要的管理制度；有的制度工作規(guī)定不明確，如崗位職責(zé)不具體明確、安全管理責(zé)任人不明確、工作監(jiān)督內(nèi)容不全面等等，導(dǎo)致管理制度使用效果差。

（4）安全管理人員工作素養(yǎng)不高。主要表現(xiàn)在檔案安全管理知識(shí)掌握的不夠全面，在涉及諸如安全設(shè)備管理，安全系統(tǒng)維護(hù)、使用，信息化技術(shù)安全保障等方面，專業(yè)知識(shí)和深度不夠。尤其在突發(fā)事件演習(xí)時(shí)，重要檔案資料的有效搶救保護(hù)和處置方面更是顯得捉襟見肘。同時(shí)工作素質(zhì)有待提高，日常工作積極性不高，安全防范意識(shí)差，得過且過，不能全身心投入檔案的日常檢查、維護(hù)，有的檔案資料損壞或丟失了也沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

3 提高檔案安全管理工作的對(duì)策

檔案安全管理工作水平的提高必須從制度體系、保障體系等方面入手，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，建立適應(yīng)單位實(shí)際的檔案安全管理工作新格局。

（1）進(jìn)一步強(qiáng)化管理，堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)。各單位要明確主管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門和具體責(zé)任人，加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督檢查、技能培訓(xùn)等，并且要定期或不定期組織開展專項(xiàng)工作檢查，推動(dòng)建立分工明確、協(xié)調(diào)有序的檔案工作機(jī)制。堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理本單位檔案。各單位要設(shè)置與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理工作部門，加強(qiáng)檔案工作業(yè)務(wù)管理，指導(dǎo)本單位其他部門做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作，特別是電子文件的歸檔工作。并對(duì)不同載體形式的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一存放、管理，安全保管檔案資料。

（2）進(jìn)一步健全安全管理制度。檔案的安全管理制度的建立要遵循安全第一、預(yù)防為主、防治結(jié)合、保證安全的原則，立足于強(qiáng)化和提高從業(yè)人員的安全意識(shí)、防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。主要是根據(jù)單位的工作實(shí)際，依據(jù)《檔案法》、《檔案工作制度》以及有關(guān)保密制度等，建立健全《檔案保管保密制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》等管理制度和責(zé)任追究制度，使檔案安全管理工作有章可循、責(zé)任到人、措施到位，檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等規(guī)范有序。

（3）進(jìn)一步加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。檔案存放的硬件設(shè)施是做好安全管理工作的基礎(chǔ)，單位要不斷加大資金投入，建設(shè)更好的硬件設(shè)施，夯實(shí)檔案安全管理的硬件基礎(chǔ)。要建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的庫房，并完善自動(dòng)監(jiān)控報(bào)警、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警、溫度自動(dòng)監(jiān)控等設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫、防光、防霉等“八防”的要求，并做到定期檢測(cè)維護(hù)，保證設(shè)備設(shè)施的安全可靠。要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，增添計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息設(shè)備，利用科技手段，提高檔案管理工作的信息化水平。

（4）進(jìn)一步提高檔案的信息安全管理水平。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息安全是新時(shí)代檔案安全管理工作必須著重考慮和加強(qiáng)的一項(xiàng)工作。首先單位的計(jì)算機(jī)檔案信息管理工作要保證做到專人專機(jī)，計(jì)算機(jī)設(shè)立系統(tǒng)防火墻、訪問密碼，安裝必要的防病毒軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并與外網(wǎng)做到物理隔絕。要組織技術(shù)人員不定期對(duì)使用的計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全檢查，保證計(jì)算機(jī)始終處于安全狀態(tài)，防止硬件損壞和泄密事件的發(fā)生。另外，保存的電子檔案資料，要制作紙質(zhì)文件進(jìn)行安全備份，確保存儲(chǔ)安全。

（5）建立完善安全應(yīng)急預(yù)案。為提高防范突發(fā)事件的應(yīng)急能力，各單位要依據(jù)工作實(shí)際，按照“預(yù)防為主、檔案優(yōu)先、響應(yīng)及時(shí)”的原則制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。主要內(nèi)容包括組織保障、適應(yīng)范圍、保障措施、處置程序、善后處置等，保證在各種突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，都能做到應(yīng)對(duì)有方，保障有力，檔案安全。每年依據(jù)應(yīng)急預(yù)案不定期組織應(yīng)急演練，根據(jù)演練的結(jié)果，不斷完善和豐富應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容，提高應(yīng)急防范效果。

4 結(jié)語

檔案的安全管理工作是一項(xiàng)管理性和服務(wù)性相結(jié)合的工作，做好這項(xiàng)工作，不僅要有完善的措施，合格的硬件，更要求從業(yè)者始終保持較高的思想素質(zhì)。并且，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，給檔案的安全管理工作提出了更高的要求，數(shù)字化的管理模式最終會(huì)取代檔案的傳統(tǒng)管理模式，不斷研究檔案安全管理工作，及時(shí)提出有效的安全管理手段，對(duì)提高檔案安全管理工作水平，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。