俞木發(fā)

排列更合理 自定義菜單排序

Word默認菜單是按照“開始”、“插入”、“設計”等布局排列的，不過每個人使用這些菜單的頻率不同。比如我在寫報告的時候就經(jīng)常需要點擊“審閱→字數(shù)統(tǒng)計”，查看文章的字數(shù)。此外，開發(fā)菜單也經(jīng)常需要調(diào)用。

對于這類需求，我們可以通過自定義排序的方法，對Word原來的菜單進行排序。點擊“開始→選項”進入設置后，在自定義功能區(qū)下，將自己常用的審閱和開發(fā)菜單上移排序即可。同樣還可以展開每個菜單，對其中的子菜單進行重新排序（圖1）。

點擊確定生效后返回Word窗口，現(xiàn)在就可以更方便地使用這些菜單了。當然大家可以根據(jù)自己的實際需要對其他菜單進行更多自定義的排序（圖2）。

使用更順手 歸集常用功能

上述方法是將自己使用頻率較高的菜單進行排序，如果你平時經(jīng)常使用幾個菜單里的某幾個子菜單，現(xiàn)在就可以將這些常用的子菜單歸集在一個新的菜單里。比如可以將審閱里的“字數(shù)統(tǒng)計”、開始中的“選擇性粘貼”子菜單移動到一個名為“MY”的新菜單中。

同上先進入選項設置，點擊“自定義功能區(qū)”，點擊對話框右側(cè)“自定義功能區(qū)”下方的“新建選項卡”，按提示選中新建選項卡，點擊“重命名”將其命名為“MY”新菜單項目，同上將其位置排序到開始后面（圖3）。

展開MY→新建組，然后展開“開始→剪貼板”，將其移動到MY選項卡下方，同上將“審閱→校對”菜單也移動到同樣位置（圖4）。

當然對于其他自己需要的菜單，也可以在左側(cè)常用命令下選中需要添加的菜單，點擊“添加”，將其加到自定義選項卡中。比如可以不要移動整個“剪貼板”帶單，而是在右側(cè)將“剪貼板”菜單列表展開后，僅僅將其中的“選擇性粘貼”添加到MY選項卡下方。只要先在MY選項卡下方新建一個名為“常用功能”的組，接著將自己需要的子菜單移動到新組中即可（圖5）。

完成上述操作后，返回Word窗口，可以看到在上方新增了一個名為“MY”的新選項卡，展開后里面就有上述添加的剪貼板和校對子菜單，以后這些功能在“MY”的新選項卡可以直接調(diào)用（圖6）。

提高速度——自定義快速訪問欄

為了提高大家的操作速度，Word左上角有個快捷訪問菜單，默認狀態(tài)下只有保存、撤銷、恢復這三個按鈕。對于自己使用頻率最高的菜單，現(xiàn)在也可以自行將其添加到快速訪問欄。點擊快速訪問欄最右側(cè)的按鈕展開“自定義快速訪問欄→其他命令”，接著在打開的窗口將需要增加的命令添加進來即可。以后我們在快速訪問欄就可以隨時快捷調(diào)用新增的菜單了。當然我們還可以根據(jù)需要將快速訪問工具欄的位置移動至功能區(qū)的下方。點擊快速訪問工具欄右側(cè)的下拉箭頭按鈕，從下拉菜單中選擇點擊“在功能區(qū)下方顯示”即可，這樣使用起來更順手（圖7）。

此外在Word的底部則默認顯示狀態(tài)欄，這里會顯示頁面、字數(shù)等詳細信息，同樣可以對其進行自定義設置。只要右擊狀態(tài)欄，在彈出的菜單中勾選需要顯示的菜單項目即可。

重裝更貼心 保存自定義菜單設置

上述我們對Word進行了很多的自定義設置，而且每個用戶還可以自行自定義多種設置的方案，完成方案的設置后可以將其導出保存。這樣可在重裝系統(tǒng)或者需要時將方案移動到其他電腦（如將公司的設置移動到家里電腦）。Word支持方案的導出和導入。

同上點擊“文件→選項→自定義功能區(qū)”，點擊下方的“導入/導出”，導出自定義設置文件，這樣配置文件會以“Word 自定義.exportedUI”文件導出。以后需要導入時，同上選擇導入上述文件即可（圖8）。

本文只是以Word 2016為例，實際上Excel、PowerPoint的操作是一樣的（只是具體菜單不同），大家也可以參考上述設置，對Office其他組件進行自定義設置。endprint