李 玲，蔣學(xué)軍

（中國建筑東北設(shè)計研究院有限公司,沈陽 110006）

0 引言

現(xiàn)階段我國人事檔案管理模式是在計劃經(jīng)濟體制下建立起來的，面對人才頻繁流動現(xiàn)狀，人事檔案管理的單一性嚴(yán)重束縛了人才的發(fā)展。國家于1996年頒布了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，通過相關(guān)文件精神進一步規(guī)范了我國流動人員人事檔案管理工作，這對于我國流動人員人事檔案管理工作的研究，具有重要的指導(dǎo)意義。

本文主要采用跨學(xué)科研究方法、案例分析法及網(wǎng)絡(luò)調(diào)查與文獻法對人才流動環(huán)境下人事檔案管理進行研究。研究重點是通過對人才資源在我國當(dāng)前發(fā)展中的重要地位的認(rèn)識出發(fā)，對人才流動引起的人事檔案管理問題進行剖析。針對當(dāng)前人才頻繁流動的現(xiàn)狀，積極探索適應(yīng)人才流動的人事檔案管理的新方法，使人事檔案管理工作逐步跟上人才流動的腳步，充分發(fā)揮人事檔案的社會價值，更好的服務(wù)于社會。

1 人才流動環(huán)境下我國人事檔案特點及管理工作現(xiàn)狀

1.1 人才流動環(huán)境下我國人事檔案特點

隨著我國市場經(jīng)濟對人才的需要，人才在社會范圍內(nèi)進行流動的同時產(chǎn)生了大量人事檔案。人才流動是人力資源的優(yōu)化配置，人事檔案是以人為中心的專門檔案，因此人才流動環(huán)境下產(chǎn)生的人事檔案除了具有人事檔案的專指性、真實性、全面性、動態(tài)性和保密性的特點外，還具有自己的屬性和特點。

1.1.1 流動性大

流動性是人才流動環(huán)境下人事檔案的基本特點。隨著人才流動頻率的增加，“檔隨人走”作為人事檔案管理的一貫制度在市場經(jīng)濟體制下得到了應(yīng)有的體現(xiàn)，與其他實行“屬地管理原則”的一般檔案不同，人事檔案必然隨著檔案所有人的流動而頻繁流動，“檔隨人走”是人事檔案的獨特性質(zhì)，是由其形成目的的特殊性和服務(wù)對象的相對性決定的。

1.1.2 保管分散

由于人才流動隊伍復(fù)雜，保管流動人才人事檔案的機構(gòu)眾多，造成人事檔案保管分散。盡管頒布了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定相關(guān)法律條規(guī)[2]，但是仍有大量人事檔案保管在私人企業(yè)、股份制企業(yè)及各個院校的檔案館（室）中，有的組織為了自身的利益擅自保管他人人事檔案，甚至部分沒有保管流動人員人事檔案權(quán)利的人才中介機構(gòu)也保管著人事檔案，還有一部分人事檔案存放在私人手中，人事檔案處于分散保管狀態(tài)。

1.1.3 來源廣泛

流動人才來自于不同階層、不同職業(yè)，因此其產(chǎn)生的人事檔案來源也相當(dāng)廣泛。根據(jù)中央組織部和人事部有關(guān)文件的精神，將流動人員人事檔案的范圍界定在以下幾個方面：“辭職或被辭退的機關(guān)工作人員及企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自費出國留學(xué)人員的人事檔案；外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員以及無人事主管部門的全民企事業(yè)單位聘用的人事檔案；外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)中方雇員的人事檔案；其他流動人員的人事檔案。[3]”

1.1.4 形式多樣

“雙向選擇、自由擇業(yè)”的市場經(jīng)濟環(huán)境下，人才的發(fā)展方向選擇增多，由此產(chǎn)生的流動人才人事檔案信息內(nèi)容豐富，形式多樣。另一方面，與個人生活和工作密切相關(guān)的人事檔案能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及其他信息化技術(shù)等不同的載體形式被人們所查找利用，在市場經(jīng)濟體制多樣化的形勢下，人事檔案的表現(xiàn)形式也逐漸多樣化。

1.2 人才流動環(huán)境下我國人事檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著知識經(jīng)濟社會的發(fā)展，人才競爭日益激烈，許多單位和組織都把人才看作是發(fā)展的“第一資源”，正是在這種條件下，人才的頻繁流動使得流動人員人事檔案大量增加。面對當(dāng)前人才頻繁流動的現(xiàn)狀，我國人事檔案管理工作在收集途徑、管理對象、服務(wù)方式及轉(zhuǎn)遞工作等方面都取得了較大成績。

1.2.1 收集方式多樣化

隨著人才的頻繁流動及人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展，我國人事檔案材料的收集工作根據(jù)人事檔案的形成方式、補充特點及來源渠道，對人事檔案材料采取了多渠道收集方式，包括定向收集、隨時收集、追蹤收集等，從人事檔案管理和利用的實際出發(fā)，尊重人事檔案材料形成規(guī)律，收集人事檔案材料。我國人事檔案材料的收集工作通過多種收集方法的相互補充、相互配合，保障了人事檔案材料收集的及時有效，這為我國人事檔案管理工作的進一步開展起到了積極的推進作用。

1.2.2 管理對象社會化

隨著市場經(jīng)濟體制的建立，人員流動的增加，人事管理逐漸變成一種社會化管理活動，而人事檔案作為人事管理的工具必然也具有社會化屬性，其管理機構(gòu)也應(yīng)適應(yīng)時代的發(fā)展對社會開放。與傳統(tǒng)封閉式管理機構(gòu)相比較，市場經(jīng)濟體制下我國已建立了具有較強社會性人事檔案管理機構(gòu)，這種管理機構(gòu)的建立，滿足人才流動環(huán)境下對人事檔案管理工作的需要，適應(yīng)了我國當(dāng)前人才流動現(xiàn)狀，積極有效的為社會提供了人事檔案服務(wù)。

1.2.3 服務(wù)工作信息化

隨著人們民主意識的提升和對知情權(quán)渴望的提高，人們的檔案意識越來越強，對檔案的需求也越來越大，人事檔案的服務(wù)方式也隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展而有所轉(zhuǎn)變。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步，我國人事檔案管理部門通過互聯(lián)網(wǎng)及電子信息等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將不屬于個人隱私部分的人事檔案內(nèi)容上傳到網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)人事檔案管理部門之間的信息交流及人才資源的共享，由單一的人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式的信息服務(wù)交流，實現(xiàn)了真正意義上的開放式服務(wù)。

1.2.4 轉(zhuǎn)遞工作規(guī)范化

隨著人才流動的加速，人事檔案轉(zhuǎn)遞次數(shù)的逐漸增多，人事檔案轉(zhuǎn)遞工作難度加大，我國各地區(qū)人才流動服務(wù)機構(gòu)根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況對流動人才人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作采取了積極的規(guī)范措施，以適應(yīng)人才流動環(huán)境下對人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的要求。

1.2.5 法規(guī)政策嚴(yán)肅化

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，人員的流動已經(jīng)成為個人與社會發(fā)展的必然，只有實現(xiàn)個人價值的最大化才能實現(xiàn)社會效益的最大化，檔案不能成為個人流動與自由全面發(fā)展的障礙，因此人才流動過程中產(chǎn)生的各種人事檔案管理問題已引起了我國相關(guān)部門的重視，并通過相應(yīng)法律法規(guī)的頒布進一步規(guī)范了我國流動人員人事檔案工作。1996年12月2日，中共中央組織部及人事部頒布了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，并從收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞幾個環(huán)節(jié)有效規(guī)范了我國人事檔案管理工作，這對指導(dǎo)完善當(dāng)前人才流動形勢下我國人事檔案管理工作，維護人才流動環(huán)境下人事檔案的真實性與嚴(yán)肅性，完善人才流動社會化服務(wù)體系，具有重要意義。

2 完善我國人事檔案管理的對策

2.1 實現(xiàn)人才流動環(huán)境下人事檔案社會化管理

在傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，人事檔案歸地區(qū)、單位所有，人事檔案管理機構(gòu)對人事檔案實行嚴(yán)格的保密制度。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，人員的社會屬性發(fā)生了變化，人員一旦與原單位解除勞動關(guān)系，人就回到了社會。因此，人事檔案的管理應(yīng)該實現(xiàn)社會化，改變傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)向型封閉式管理模式，實現(xiàn)人事檔案信息資源共享，這樣才能與人的社會化屬性相一致，才能適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的要求，符合人才流動環(huán)境下對人事檔案管理工作改革的需要。

2.1.1 建立社會化人事檔案管理機構(gòu)

所謂社會化人事檔案管理機構(gòu)，就是通過為社會組織、單位及個人提供人事代理服務(wù)，對人事檔案及其信息資源進行整合，實現(xiàn)人事檔案的社會化管理。社會化人事檔案管理機構(gòu)對社會外界開放，任何合法的社會組織、單位及個人都可到社會化人事檔案管理機構(gòu)進行人事檔案的委托管理與查詢利用。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，建立社會化人事檔案管理機構(gòu)有利于適應(yīng)當(dāng)前我國人才流動現(xiàn)狀。一方面，通過社會化人事檔案管理機構(gòu)提供的規(guī)范化、專業(yè)化服務(wù)，消除了用人單位的麻煩；另一方面，解除暫未就業(yè)人員人事檔案、人事行政關(guān)系無人管理的后顧之憂。

2.1.2 建立全國性人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺

通過先進的計算機技術(shù)、信息存儲技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立全國性人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，對人事檔案實行開放式的“社會化”管理，實現(xiàn)人事檔案信息資源共享。各人事檔案管理機構(gòu)以網(wǎng)站的形式通過廣域網(wǎng)連接于社會各個終端，實現(xiàn)全國各個人才服務(wù)機構(gòu)的互通，對人才信息資源進行一體化的管理與利用，進一步提高人事檔案的管理和服務(wù)水平。同時社會群體通過全國性人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺能夠及時方便的對人事檔案進行查詢與利用，有效地解決人才流動環(huán)境下人事檔案利用難的問題?！爸袊戏饺瞬攀袌鲇?997年就連接了互聯(lián)網(wǎng)，已經(jīng)向1 500個單位提供了人才信息網(wǎng)絡(luò)的終端，可以網(wǎng)絡(luò)搜尋到2.5萬條人事檔案信息，并開發(fā)了人才測評軟件系統(tǒng)，為7 000多人進行了評估。[5]”

2.2 完善人才流動環(huán)境下人事檔案管理服務(wù)

人事檔案建立的根本目的之一是為了更好地保障其相對人依法享受國家法律法規(guī)賦予他們的各種社會權(quán)利，而不是用來限制人才合理流動、控制人才就業(yè)的一種管理手段。因此對于傳統(tǒng)人事檔案管理服務(wù)機制而言，要適應(yīng)新時代的發(fā)展，應(yīng)采取一切切實可行的措施，從關(guān)注人才發(fā)展的角度出發(fā)，進一步提高人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量，切實保障人事檔案在人才流動過程中憑證作用的發(fā)揮。

2.2.1 樹立人事檔案管理服務(wù)新理念

面對人才“綠色通道”的沖擊，傳統(tǒng)人事檔案管理服務(wù)理念顯然不符合市場經(jīng)濟社會的時代要求。人才一旦流出原單位，保存其人事檔案便缺乏了應(yīng)有的現(xiàn)實意義。鑒于此，就需要從“以人為本”這一角度出發(fā)，更新人事檔案管理服務(wù)理念，使人事檔案不僅服務(wù)于人事管理，更服務(wù)于人才的發(fā)展，使人事檔案管理工作由單純的材料整理、保管，轉(zhuǎn)向關(guān)注人才的擇業(yè)、創(chuàng)業(yè)經(jīng)歷、人才資本增值等人才成長的各種信息，充分保障人才的各項權(quán)益。

2.2.2 建立人事檔案管理服務(wù)規(guī)范

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，在人才流動中起著重要的憑證、依據(jù)和參考的作用。通過人事檔案，流動人才得到的權(quán)益保障越充分，發(fā)展的空間越廣闊，黨和國家越能夠充分實施“人才興國”戰(zhàn)略。因此要通過立法、執(zhí)法手段建立流動人才人事檔案管理服務(wù)規(guī)范，通過制定有關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度，明確人事檔案管理人員的基本權(quán)利和義務(wù)，指導(dǎo)、規(guī)范用人單位人事檔案管理工作，絕不允許任何組織或個人通過人事檔案達到控制人才自由流動與發(fā)展的目的。

2.3 提高人才流動環(huán)境下社會人事檔案意識

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的確立和人事管理制度改革的深入，人事檔案的社會價值逐漸弱化，人員的檔案管理意識越來越模糊，對流動人才人事檔案進行管理的意識更為薄弱。因此，有效合理地提升社會人事檔案意識，能夠減少社會“棄檔”現(xiàn)象發(fā)生，同時也是促使人事檔案充分發(fā)揮其社會效益的重要途徑。同時提高貫徹國家相關(guān)檔案法律規(guī)章條例的自覺性，堅持“依法治檔”的方針政策，并按照國家相關(guān)檔案法律法規(guī)的規(guī)定，進行有效的指導(dǎo)監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)處理在管理工作中存在的問題。

2.4 加強人才流動環(huán)境下人事檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員是人事檔案管理工作的主體，是檔案事業(yè)中最重要的決定因素，在人事檔案管理工作中起著主導(dǎo)作用。檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的強弱直接決定著人才流動環(huán)境下人事檔案管理工作的好壞。因此，加強檔案人才隊伍建設(shè)，不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，對于完善檔案管理工作，促使檔案事業(yè)合理化發(fā)展具有關(guān)鍵意義。

首先，要注重檔案管理人員的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)及工作能力的提高。檔案人員要忠誠于檔案事業(yè)，遵紀(jì)守法，恪守本職，嚴(yán)禁擅自修改、涂抹人事檔案，并嚴(yán)格履行人事檔案轉(zhuǎn)遞及借閱手續(xù)，對收集上來的人事檔案材料要進行認(rèn)真的鑒定，慎防檔案內(nèi)容存在“失真”。在認(rèn)真做好人事檔案的管理工作的同時，不斷充實自己多方面能力，并具備一定的綜合分析和正確判斷能力。其次，檔案人員除了具備能夠?qū)n案內(nèi)容進行正確的揭示并用簡練準(zhǔn)確的文字加以表達的能力外，還應(yīng)具備一定的檔案專業(yè)知識。一方面，用檔案專業(yè)知識指導(dǎo)檔案工作實踐，另一方面總結(jié)檔案工作中的經(jīng)驗進而提升到理論高度，補充完善檔案專業(yè)理論。此外檔案人員要勝任檔案工作，還應(yīng)了解和掌握一些相關(guān)學(xué)科知識，如圖書館學(xué)、情報學(xué)、方志學(xué)等，并能融會貫通，應(yīng)用于檔案工作之中。

2.5 規(guī)范人才流動環(huán)境下人事檔案保管工作

2.5.1 集中統(tǒng)一保管人事檔案

集中統(tǒng)一地管理人事檔案，是人才流動環(huán)境下防止人事檔案分散保管的有效形式，這就要“打破各級各部門條條塊塊都管人事檔案”[6]的舊管理體制，建立部門合作機制。可以將在一個單位內(nèi)部，原來由組織和人事部門分管的人事檔案集中起來管理；將不具備人事檔案管理條件的下級單位的人事檔案集中到上級單位統(tǒng)一管理；辦公地點集中的政府機構(gòu)和黨的機構(gòu)的人事檔案，可以成立人事檔案中心來集中管理。這樣的改革措施，既可節(jié)省人力物力，提高管理水平，防止單位部門之間互相推諉，而且也方便于社會利用，有利于實現(xiàn)人事檔案的集中統(tǒng)一和管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化。2.5.2 規(guī)范人事檔案保管機構(gòu)

由于一些中介機構(gòu)及不具備人事檔案管理資格的單位和個人擅自接收管理人事檔案，導(dǎo)致人事檔案缺乏嚴(yán)肅性，且真實性和完整性也無法得到應(yīng)有的保障。我國《干部檔案工作條例》的第三十條規(guī)定：“嚴(yán)禁任何個人私自保管他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。對違法《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理?！币虼?，應(yīng)健全和規(guī)范檔案管理機構(gòu)，對于流動人才人事檔案的管理必須由國家認(rèn)定的各級組織、人事部門及社會有關(guān)檔案管理機構(gòu)進行管理；加強對檔案服務(wù)機構(gòu)的規(guī)范管理，反對任何組織、機構(gòu)或人員擅自接收或管理人事檔案；盡快制定出檔案服務(wù)機構(gòu)活動的專項法規(guī)或規(guī)章，保障檔案服務(wù)機構(gòu)對流動人才人事檔案的管理有法可依，規(guī)范運行。同時，加大行政執(zhí)法檢查和處罰力度，對于沒有法律、法規(guī)依據(jù)以及設(shè)置不合理、管理混亂的檔案服務(wù)機構(gòu)堅決予以撤銷，杜絕檔案中介服務(wù)領(lǐng)域中的不規(guī)范行為，保證檔案中介服務(wù)機構(gòu)能夠在人才流動環(huán)境下提供更好的人事檔案管理服務(wù)。

3 結(jié)語

隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，人員流動的加速，人事檔案管理面臨諸多問題。面對人才流動環(huán)境下人事檔案管理失范現(xiàn)象的大量出現(xiàn)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)人才流動環(huán)境對人事檔案管理工作的要求。社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇，同時也提出了新的挑戰(zhàn)。因此，我們要適時變革人事檔案管理體制，探索人事檔案管理新途徑，以適應(yīng)人才流動發(fā)展現(xiàn)狀。一方面，通過人事檔案更好的為社會提供人事檔案信息資源，對流動人才進行規(guī)范化管理，另一方面，便于為流動人才提供人事檔案的信息利用。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，人事管理總的發(fā)展取向是以人為本，把人看成是一種資源來進行管理和開發(fā)利用，面對人才頻繁流動的環(huán)境，人事檔案管理更應(yīng)注重人才的發(fā)展，充分體現(xiàn)“以人為本”“立檔為民”的管理思想，通過改善傳統(tǒng)人事檔案管理模式，創(chuàng)新人事檔案管理機制，使人事檔案真正做到“為民所用”，以適應(yīng)國家人才強國的戰(zhàn)略發(fā)展需要，符合人才流動環(huán)境下對我國人事檔案管理的要求。

然而，盡管近年來隨著人才流動頻率的增長，對人事檔案管理工作進行改革的必要性、改革方向乃至改革具體辦法都曾被不斷提及，但多屬“即興而發(fā)”，沒有實質(zhì)性進展。因此，要加強人事部門、組織部門、勞動部門、教育部門和綜合檔案部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，充分調(diào)動他們的主觀能動性，以確保這項涉及民生利益的改革得到順利開啟。

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