孫白玉

（山東誠信工程建設監(jiān)理有限公司， 山東 濟南 250101）

0 引 言

工程監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位在履行監(jiān)理合同過程中開展監(jiān)理工作的真實記錄，是工程建設及竣工驗收的必要條件，也是評價監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責任的重要依據(jù)。因此，做好檔案管理工作，保證檔案資料的完整性、成套性、原始性和安全性，尤為必要。

1 工程監(jiān)理檔案的重要性

在工程建設中，檔案資料管理并不是一項額外的工作。作為工程建設的原始記錄，每一項工作的完成都有對應資料的生成。要形成一套完整、符合規(guī)范的工程檔案，并非一朝一夕即可做到的。它取決于前期完備的工作策劃、切實可行的管理制度、標準統(tǒng)一的日常操作，以及各參建單位、各級工程管理人員對制度的充分執(zhí)行和相互配合。它是從工程開工直至竣工，在不斷的形成、收集、整理、檢查和修正的過程中日積月累的結(jié)果。

基于檔案的憑證及參考價值，從工程建設的角度來看，工程項目檔案記錄了工程建設的全過程，是全面考核工程建設成果、檢驗工程質(zhì)量的見證和依據(jù)，更是竣工驗收、達標投產(chǎn)、工程創(chuàng)優(yōu)的重點檢查環(huán)節(jié)。監(jiān)理檔案更是其中不可缺少的組成部分。

從監(jiān)理企業(yè)的角度來看，完整有效的檔案資料有利于界定企業(yè)在工程糾紛中的法律責任，維護企業(yè)的合法權(quán)益；為技術(shù)管理工作提供詳實的參考資料，便于借鑒經(jīng)驗、提煉技術(shù)、提升核心競爭力；為企業(yè)的資質(zhì)提升、市場開發(fā)提供業(yè)績證明；也為員工個人資質(zhì)的提升，提供個人履歷支撐文件。

因此，做好檔案管理工作無論是對工程項目建設，還是監(jiān)理企業(yè)自身運營都有著非常重要的意義。

2 工程監(jiān)理檔案工作中存在的問題

2.1 文件無原件

部分歸檔文件形成的份數(shù)不足，在向建設單位歸檔后，無原件向本單位歸檔。GB/T 50328—2014《建設工程文件歸檔規(guī)范》中要求“歸檔的工程文件應為原件”?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第 69 條規(guī)定“無法與原件、原物核對的復印件、復制品”不能單獨作為認定案件事實的依據(jù)。

在工程初期，未對歸檔份數(shù)要求做好充分的預估，造成了后期歸檔文件原件的份數(shù)不足。

2.2 文件簽字、蓋章不規(guī)范

在歸檔驗收時出現(xiàn)的問題包含：印章漏蓋或用章不正確；審批意見、簽字漏簽；筆跡過于潦草無法辨認簽署內(nèi)容；簽字人職責與文件規(guī)定的簽署權(quán)限不對應；簽字方式不正確，未對應文件條款逐行簽字；文件代簽字，同一簽字人在多份文件的簽署筆跡不一致等。此類問題會大大降低文件真實性，從而影響其法律效力，降低檔案的查考、憑證價值。GB/T 50328—2014《建設工程文件歸檔規(guī)范》中要求“工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備”。此項要求，不僅是文件質(zhì)量的基本要求，也是各類考核、檢查的基本審查項。

簽字、蓋章的不規(guī)范，一般是因為對文件質(zhì)量的審核不到位，文件簽署人對檔案的重視程度不足，對文件質(zhì)量要求的了解不到位造成的。文件代簽是因為文件形成進度滯后，工程人員調(diào)離前未能將職責范圍內(nèi)的文件處理完畢造成的。

2.3 歸檔文件不齊全

(1) 缺少閉環(huán)文件。如監(jiān)理工程師通知單、設計變更通知單、檢查通報等文件，關(guān)系到工程質(zhì)量，需要施工單位整改關(guān)閉問題，形成回復閉環(huán)文件。而缺少閉環(huán)的文件是由于未及時對需要閉環(huán)的文件進行盤點、關(guān)閉；待工程結(jié)束時，部分參建單位已離場或相關(guān)人員已調(diào)離，難以彌補缺失文件。

(2) 文件或文件的附件有缺失。產(chǎn)生這問題，一是由于對文件收集、歸檔制度的執(zhí)行不夠嚴格，文件管理人員不熟悉業(yè)務知識，未保留文件；二是由于交接工作的不到位造成文件遺失，項目部人員調(diào)動頻繁，新、舊管理員的工作交接不清，或原文件管理人員調(diào)離時暫無人接替，形成工作空檔。

2.4 歸檔文件分類、組卷系統(tǒng)性不強

此類問題體現(xiàn)在文件的排列未按施工工序或文件形成規(guī)律排列，破壞文件成套性，文件內(nèi)容無法相互支撐、相互對應。如工程質(zhì)量報驗，單位工程質(zhì)量驗收文件的卷內(nèi)排序與項目劃分表中單位、分部、分項、檢驗批的劃分層次不一致；報審文件與監(jiān)理過程審查記錄、需閉環(huán)文件與其閉環(huán)回復未對應保存。

產(chǎn)生此問題，一是由于資料的管理未能做到全員參與，文件管理人員得不到專業(yè)技術(shù)人員支持，無法針對文件的專業(yè)特點進行整理；二是文件管理人員缺乏業(yè)務知識，沒有成套性、系統(tǒng)性的管理意識，只注重單份文件的收集。

3 存在問題的原因分析

3.1 對檔案資料管理的重視不足

(1) 將檔案資料管理作為事務性工作對待，繁忙時甚至忽略，造成資料問題積壓。

(2) 沒有全員參與的理念和機制，資料人員處于“單打獨斗”的工作狀態(tài)，得不到專業(yè)技術(shù)層面的支持配合。

3.2 資料管理人員業(yè)務能力不足

(1) 資料人員一般為兼職或臨時招聘，上崗條件寬松，人員流動頻繁。新上崗的資料員處于邊干邊學的狀態(tài)，不能及時發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的問題，或發(fā)現(xiàn)問題時找不到有效的解決措施，造成資料質(zhì)量缺陷。

(2) 資料工作呈現(xiàn)“事附于人”的狀態(tài)，資料管理水平取決于資料員的工作經(jīng)驗，新上崗人員的業(yè)務知識也只是通過老資料管理員的幫帶培養(yǎng)。長此以往，容易造成工作方法陳舊，管理水平低層次循環(huán)。一旦有經(jīng)驗的資料員離崗，管理水準就得不到保障。

3.3 資料管理不重視前期策劃

(1) 工程開工前對文件質(zhì)量、形成份數(shù)、典表格式、文件編碼規(guī)則等未做詳盡考慮，未與各參建單位就統(tǒng)一的文件標準進行交底，造成各參建方的文件質(zhì)量不統(tǒng)一，后期難以協(xié)調(diào)、修正。

(2) 制定的工作制度和工作標準不能指導具體工作。項目監(jiān)理部雖制定了管理制度，但內(nèi)容大多照搬規(guī)程條款或其他項目制度條款，缺少具有針對性的流程設計和問題處理措施。

(3) 對于技術(shù)人員與資料員管理責任的界定不清晰，導致出現(xiàn)工作相互推諉、議而不決的現(xiàn)象。

3.4 過程控制不到位

(1) 考核機制難以落實，制定的考核標準與實際工作環(huán)節(jié)不能對應銜接，造成考核制度成為一紙空文，缺乏考核約束機制。

(2) 資料管理運行的關(guān)鍵性節(jié)點不明確，造成文件質(zhì)量審查、內(nèi)容關(guān)閉和歸檔整理等責任不清晰，工作狀態(tài)含混不清、效率低下，工作問題難以及時解決。

4 解決問題的對策及建議

4.1 提高對檔案工作的重視程度

檔案資料是監(jiān)理工作的實時記錄，是界定工作責任的法律憑證。根據(jù)監(jiān)理責任終身制原則，檔案資料的管理是各級監(jiān)理人員實施監(jiān)理工作的基礎(chǔ)。因此，應加強檔案工作法制性、重要性的日常宣傳教育，制定相應考核措施，以便提高各級監(jiān)理人員的檔案意識，提高對檔案工作的重視程度，形成全員參與、全過程管控的工作思想。

4.2 提高檔案人員的素質(zhì)能力

檔案管理人員是檔案管理的主體，是工作運行的核心力量。隨著國家、行業(yè)對檔案要求的提高，檔案人員發(fā)揮的作用也在不斷提升。這對檔案人員的管理意識、從業(yè)條件、業(yè)務能力有了更高要求。

對于提高業(yè)務素質(zhì)有以下四點要求。

(1) 定期對檔案人員進行專項業(yè)務培訓，包含新入職員工培訓與項目部在職員工培訓。培訓內(nèi)容包含職業(yè)道德、法律法規(guī)、業(yè)務標準、學科理論及與實際工作問題的結(jié)合。

(2) 對于檔案人員需要掌握的業(yè)務技能，不只限于文件收發(fā)，而應深入工程建設第一線，了解工程進度及各專業(yè)的工作內(nèi)容，掌握各類文件形成的規(guī)律和特點，明確文件意義所在，并在此基礎(chǔ)上不斷探索精細化、規(guī)范化的管理方法。

(3) 不斷提升工作的協(xié)調(diào)能力和個人的語言表達能力。對于需要多部門、多專業(yè)配合的工作必須能夠講清楚、會歸納。

(4) 熟練掌握和應用各類信息管理軟件，適應現(xiàn)代化的管理手段。

4.3 重視前期工作策劃

在實際工作中，對前期工作的策劃應做好充分的考慮，將檔案資料管理納入工程項目管理程序中，確立工作目標，統(tǒng)一工作要求，規(guī)范操作流程，與工程項目的實施同步管理。

稱取一定量的純化后的玫瑰茄花色苷凍干粉，配制成1 g/L的花色苷溶液，用0.2 mol/L Na2HPO4和0.1 mol/L檸檬酸緩沖液配制成pH=2.2的花色苷溶液，分裝5個帶帽試管中，每個試管中的花色苷溶液體積均為20 mL，其中海藻酸鈉、CMC和β-環(huán)糊精均按濃度比取 1.0%，分別放置在 80 ℃、90 ℃恒溫水浴鍋和100 ℃的恒溫油浴鍋中，避光加熱150 min，每隔30 min測定5組花色苷含量的變化。為避免溶液在加熱過程中水分蒸發(fā)而引起濃度變化，每次取樣后，標記好水位線，下次取樣測量前用相同溫度的蒸餾水將花色苷溶液補充至前一次取樣后的水位線。

4.3.1 統(tǒng)一文件標準要求

DL/T 5434—2009《電力建設工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定：“為保證監(jiān)理文件的完整、分類有序，工程開工前項目監(jiān)理機構(gòu)應與建設單位、承包單位對文件的分類、格式、份數(shù)達成一致意見。”實際工作中，由于各參建單位對標準的理解不同及工作習慣等原因，造成了文件在分類方式、典型用表、編號規(guī)則、形成份數(shù)等方面執(zhí)行標準的不一致。在開工前作出統(tǒng)一規(guī)定，可避免文件編制不規(guī)范的現(xiàn)象，有利于日后工作的開展，更為創(chuàng)優(yōu)迎檢、整理歸檔工作打下良好的基礎(chǔ)。

4.3.2 制定文檔管理制度

DL/T 5434—2009《電力建設工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定：“項目監(jiān)理機構(gòu)應制定文件資料簽收、送閱與歸檔及起草格式、打印、校核、簽發(fā)、傳遞等內(nèi)容的文檔管理程序?！北O(jiān)理部建立文檔管理制度，結(jié)合過往工程經(jīng)驗和現(xiàn)場工作特點，對各項工作內(nèi)容進行流程設計，可以細化、明確管理標準和規(guī)范日常操作，對實際工作起到有針對性的指導作用。另外，根據(jù)現(xiàn)場工作的變化，應適時升版，確保制度與實際工作的良好銜接。

4.3.3 明確檔案資料管理職責

DL/T 5434—2009《電力建設工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定：“項目監(jiān)理機構(gòu)應在工程項目開工前建立監(jiān)理檔案資料管理制度，指定專門人員隨工程施工和監(jiān)理工作進展進行監(jiān)理文件的收集整理和管理工作”；“總監(jiān)理工程師職責：主持整理工程項目的監(jiān)理文件”；“專業(yè)監(jiān)理工程師職責：負責本專業(yè)監(jiān)理文件的收集、匯總及整理”。在工程建設各項活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和各項流程中，應建立全員參與的思想，做到“明確責任、專人負責”；總監(jiān)理工程師應指定專門人員管理檔案資料，主持建立檔案管理網(wǎng)絡體系，并監(jiān)督運行；監(jiān)理工程師對自身職責范圍內(nèi)的文件資料，應與工程進度同步形成并及時收集，注意對文件內(nèi)容合規(guī)性審查；鑒于工程資料的專業(yè)性較強，在資料交予資料管理員后，監(jiān)理工程師要予以配合與支持；資料員要掌握工程信息資料的交流方式和文件收發(fā)、傳閱的方法，建立文件管理臺賬，做好文件資料的收發(fā)登記、跟蹤閉環(huán)、整理保存，并掌握文件格式用表、編號規(guī)則、簽字蓋章手續(xù)等基本質(zhì)量要求，做好文件質(zhì)量合規(guī)性審查。

4.4 加強過程管控

4.4.1 重視檔案工作交底

對于檔案工作交底，一方面，檔案管理人員參與開工前交底，了解工程建設程序及文件形成內(nèi)容，便于建立管理框架，做到主動管理；另一方面，檔案資料管理人員對各級監(jiān)理人員進行資料管理的交底，明確文件的歸檔范圍、質(zhì)量要求、編制要求以及日常傳遞流程。通過工作交底，使各級監(jiān)理人員了解文件在形成、流轉(zhuǎn)過程中需要注意的問題，建立檔案人員與技術(shù)人員的溝通渠道，便于工作配合。

4.4.2 建立檔案資料管理網(wǎng)絡體系

項目監(jiān)理部人員流動頻繁是常態(tài)，但也給檔案資料管理帶來了難度。建立檔案資料管理網(wǎng)絡體系，一方面便于對文件資料的形成和流向?qū)嵭懈櫣芾?；另一方面能夠明確管理職責，強化分級管理，逐級落實管理措施，便于對檔案管理工作的監(jiān)督檢查。

4.4.3 嚴把質(zhì)量審查

對于文件的審查分兩個部分，一是文件形成過程中的質(zhì)量審查，二是檔案移交前的質(zhì)量審查。

在文件的接收、簽審、發(fā)送、保存等各環(huán)節(jié)，資料管理人員和各級監(jiān)理人員要在職責范圍內(nèi)履行對文件完整性、真實性、有效性的審查義務。

檔案歸檔移交前，對檔案編制及案卷質(zhì)量進行審查。監(jiān)理工程師進行技術(shù)審查，對應工程管理程序、施工工序?qū)彶槲募纬傻耐暾裕桓鶕?jù)現(xiàn)場施工情況審查文件記錄的內(nèi)容真實性；依據(jù)國家、行業(yè)標準審查文件簽署程序的規(guī)范性。檔案人員進行檔案審查，對應歸檔范圍審查檔案完整性及文件質(zhì)量；按歸檔整理要求，審查文件分類的合理性、組卷排列的系統(tǒng)性、編目的規(guī)范性。

4.5 實施考核制度

建立考核制度，一方面可以檢驗工作效果，便于發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗；另一方面能促進相關(guān)管理人員對各自的職責的履行。此外，考核標準應量化，應統(tǒng)一制度要求、考核內(nèi)容及工作流程，避免考核流于形式。

5 結(jié) 語

電力工程監(jiān)理檔案管理是一項涉及到多部門、多專業(yè)、多個參建單位配合的復合性、系統(tǒng)性的工作。要保證歸檔文件的質(zhì)量合格，就要注重全過程的管理及全員參與配合，不斷提升檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，并且在工程竣工后形成一套有價值的監(jiān)理工作成果記錄。