李陽(yáng)

（新疆眾和股份有限公司 烏魯木齊 830000）

新疆眾和股份有限公司每年隨著新的科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的不斷開(kāi)拓，為實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)工藝升級(jí)、提高公司產(chǎn)品質(zhì)量，陸續(xù)立項(xiàng)并實(shí)施了許多技術(shù)轉(zhuǎn)能升級(jí)、科技研發(fā)及大型基本建設(shè)等建設(shè)項(xiàng)目，有效提高了生產(chǎn)效率，改善了工藝流程。而建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理也逐漸成為新疆眾和股份有限公司檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，經(jīng)過(guò)幾年的不斷探索和實(shí)踐，逐漸摸索出了一套切實(shí)可行的管理方法，但在工作開(kāi)展過(guò)程中還面臨一些問(wèn)題，本文結(jié)合近期所學(xué)、所思，就新疆眾和股份有限公司技術(shù)轉(zhuǎn)能升級(jí)、科技研發(fā)及大型基本建設(shè)等建設(shè)項(xiàng)目如何提高檔案管理效率、如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化談幾點(diǎn)建議。

1 企業(yè)檔案管理工作目前面臨的問(wèn)題

⑴科技研發(fā)項(xiàng)目、基建項(xiàng)目檔案內(nèi)容覆蓋范圍廣，涉及項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、施工文件、設(shè)備調(diào)試報(bào)告、隨機(jī)資料、驗(yàn)收等方方面面的內(nèi)容，單靠檔案部門單方面管理無(wú)法確保建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的齊全性和真實(shí)性。

⑵建設(shè)單位存在重建設(shè)、輕檔案的思想，沒(méi)有配置專職檔案管理人員，管理人員的檔案意識(shí)不到位，增大了重大建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的難度，管理人員在驗(yàn)收項(xiàng)目實(shí)體的同時(shí)檔案的驗(yàn)收往往被忽視，造成項(xiàng)目檔案歸檔不齊全、不規(guī)范。

⑶建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確。建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)沒(méi)有一個(gè)明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有及時(shí)與當(dāng)?shù)貦n案部門溝通最新驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件，往往根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收，給項(xiàng)目驗(yàn)收帶來(lái)不必要的弊端。驗(yàn)收時(shí)使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有一個(gè)根據(jù)項(xiàng)目不同，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)差異化。

2 檔案高效管理的幾點(diǎn)思路

2.1 提前介入，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理

2.1.1 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作“三納入”

即將建設(shè)項(xiàng)目檔案納入到項(xiàng)目計(jì)劃中，要求基建部門在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)必須及時(shí)通知檔案部門，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的及時(shí)收集；將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入合同管理，基建部門要求施工單位在簽訂施工或設(shè)備合同的同時(shí)簽訂檔案歸檔協(xié)議，明確規(guī)定項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前必須移交齊全完整、準(zhǔn)確規(guī)范的項(xiàng)目檔案；將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入專業(yè)部門和專業(yè)人員的崗位責(zé)任制，有效確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的監(jiān)督檢查。通過(guò)這些措施，從源頭上保證了建設(shè)項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理。

2.1.2 制定完善的管理制度

切實(shí)可行的管理制度，有效規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理。按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際和建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容和規(guī)律，制定《企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》，包括管理職責(zé)、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過(guò)程控制以及項(xiàng)目檔案的收集范圍和移交要求等內(nèi)容，使項(xiàng)目檔案的管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。其中，結(jié)合建設(shè)實(shí)施項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定詳細(xì)的歸檔范圍，檔案管理部門定期進(jìn)行指導(dǎo)建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集工作；針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理混亂、標(biāo)準(zhǔn)不一致的問(wèn)題，建立全面的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的項(xiàng)目驗(yàn)收表，改善原來(lái)項(xiàng)目驗(yàn)收表格式不一致的情況等。

2.1.3 建立建設(shè)項(xiàng)目管理體系

重大建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中涉及到工程、財(cái)務(wù)、設(shè)備、物資及檔案管理等多部門，每個(gè)職能部門都會(huì)或多或少地參與項(xiàng)目建設(shè)，也都會(huì)產(chǎn)生相關(guān)文件資料，檔案部門要想確保建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的齊全，必須建立有效的項(xiàng)目管理網(wǎng)絡(luò)，成立項(xiàng)目檔案管理組織機(jī)構(gòu)。針對(duì)作業(yè)部無(wú)基建專業(yè)土建工程師問(wèn)題，通過(guò)與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的溝通協(xié)商，取得了部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，各部門確定1～2名基建專業(yè)土建工程師等專業(yè)人員，明確土建工程師的監(jiān)督和審核職責(zé)。建設(shè)項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，及時(shí)推動(dòng)項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理。

2.1.4 理順管理流程

建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收分為：項(xiàng)目實(shí)體驗(yàn)收和項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。但是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收往往被專業(yè)人員所忽視。要想規(guī)范好建設(shè)項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理，必須找準(zhǔn)根源，嚴(yán)抓驗(yàn)收這個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)行改善。因此，有必要建立職能部門、建設(shè)單位專業(yè)工程師對(duì)資料的審核和驗(yàn)收，檔案人員歸檔、指導(dǎo)檢查等環(huán)節(jié)。

2.2 注重過(guò)程管理

⑴建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，檔案人員要參與到項(xiàng)目中，一是參加項(xiàng)目例會(huì)，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，掌握項(xiàng)目檔案的去向、形成過(guò)程等，隨時(shí)指導(dǎo)、督促施工單位收集日常產(chǎn)生的各類文件；二是加大檢查力度，建立《工程項(xiàng)目檔案跟蹤臺(tái)賬》，檔案人員在參與施工時(shí)，將指導(dǎo)內(nèi)容填寫在臺(tái)賬上，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)跟蹤解決；三是主動(dòng)與專業(yè)部門做好溝通，及時(shí)掌握工程項(xiàng)目數(shù)量及最新動(dòng)態(tài)；四是加大檔案宣傳力度，提高專業(yè)人員的檔案意識(shí)，強(qiáng)化管理職責(zé)，檔案人員主動(dòng)上門收集專業(yè)員手中檔案。

⑵在驗(yàn)收建設(shè)項(xiàng)目檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)施工中的設(shè)備隨機(jī)資料等缺失或不夠完整、規(guī)范的現(xiàn)象，因此，必須在項(xiàng)目過(guò)程中側(cè)重抓文件資料的積累和收集。在收集方法上，要求施工單位隨時(shí)收集，檔案部門做好監(jiān)督檢查。尤其是設(shè)備合格證、說(shuō)明書(shū)等資料要在開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行收集，防止遺失；在收集內(nèi)容上，注重重點(diǎn)內(nèi)容的收集，例如設(shè)備隨機(jī)資料、安裝圖紙、管線資料、基建圖紙、隱蔽工程等資料的準(zhǔn)確、系統(tǒng)，都對(duì)以后設(shè)備維護(hù)和改擴(kuò)建起著至關(guān)重要的作用。

⑶開(kāi)展檔案培訓(xùn)，提高全員檔案意識(shí)。檔案人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，直接關(guān)系到建設(shè)項(xiàng)目檔案水平。由于各部門專業(yè)員檔案認(rèn)識(shí)程度不一，施工單位資料員水平參差不齊，掌握的建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理知識(shí)不夠，往往直接影響工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理。要想提高人員檔案意識(shí)，必須加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳和項(xiàng)目檔案管理辦法的宣貫，而且要不定期對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工員、資料員進(jìn)行指導(dǎo)，才能提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。

3 檔案現(xiàn)代化管理的建議

檔案管理現(xiàn)代化已成為目前時(shí)代發(fā)展的需求，作為一個(gè)大型電子新材料加工企業(yè)，是企業(yè)檔案管理必經(jīng)之路，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，是目前新疆眾和股份有限公司檔案管理面臨的重大問(wèn)題：

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代,檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范,如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等,都需要通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn),形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系,只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn),遵循標(biāo)準(zhǔn),推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性,管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力,不但涉及數(shù)據(jù)格式,還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素,本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題,更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中力量,鍥而不舍,不斷推進(jìn)。

3.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí),管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒(méi)有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí),就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中,檔案管理工作人員要樹(shù)立科學(xué)實(shí)踐觀,依靠先進(jìn)的科技手段,前沿的管理方法,切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念,實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法,使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

3.3 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí),還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì),大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn),把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn),采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn),優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中,檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì),還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開(kāi)展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn),加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐,促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化管理意識(shí),加大投入力度

⑴關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作,投入大量資金和精力配置設(shè)備,培養(yǎng)人才,把檔案現(xiàn)代化管理納入企業(yè)的工作計(jì)劃,作為企業(yè)工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。

⑵各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào),了解檔案工作現(xiàn)狀,幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題,從而指導(dǎo)檔案部門更好地開(kāi)展下一步的工作。

⑶領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作,發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì),彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異,從而提高檔案的現(xiàn)代化管理工作。

⑷檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排,特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障,要有專項(xiàng)預(yù)算。

⑸企業(yè)要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室,購(gòu)置必備的檔案柜,搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施,有條件的企業(yè)還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備,進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平,確保檔案利用安全,保證檔案資料不丟失、不損壞,又保證檔案信息不失密、不泄密。

[1]李莉.淺談檔案管理現(xiàn)代化措施.辦公室業(yè)務(wù).2014,2.

[2]宗輝.淺析現(xiàn)代信息化檔案管理.辦公室業(yè)務(wù).2013,9.