文·郭學(xué)芹

一、檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在管理﹑發(fā)展﹑改革等活動(dòng)過(guò)程中形成的各項(xiàng)有保存價(jià)值的文字﹑圖表﹑圖像﹑音頻等資料的總和，是醫(yī)院發(fā)展變遷的記錄者和見證者，在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的地位，其作用也逐步滲透于醫(yī)院的管理決策﹑文化積淀﹑科學(xué)研究等方面，在醫(yī)院的管理中發(fā)揮著不可或缺的獨(dú)特價(jià)值。

（一）醫(yī)院檔案具有信息參考﹑數(shù)據(jù)支撐的作用

醫(yī)院檔案為醫(yī)院的改革和發(fā)展積累了最真實(shí)﹑可靠的第一手資料，也為醫(yī)院決策者提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)和文字支撐，有效地促進(jìn)了業(yè)務(wù)管理﹑技術(shù)水平﹑服務(wù)質(zhì)量的逐步提升，也有效增強(qiáng)了醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿?。根?jù)醫(yī)療活動(dòng)中載體﹑性質(zhì)不同，逐步形成了以科技檔案﹑病歷檔案﹑文書檔案﹑設(shè)備檔案﹑基建檔案﹑照片檔案等為主休的綜合檔案資料，并且每類檔案也在醫(yī)院管理中充分發(fā)揮著其各自的獨(dú)特作用，如利用文書檔案為醫(yī)院管理層提供管理決策的信息參考。檔案管理人員查找﹑調(diào)閱有關(guān)文書檔案，在充分熟悉醫(yī)院過(guò)去情況和現(xiàn)在狀況的基礎(chǔ)上，再對(duì)這些檔案資料進(jìn)行分析﹑提煉﹑總結(jié)，形成對(duì)醫(yī)院發(fā)展有價(jià)值的參考信息，為醫(yī)院管理層制定出臺(tái)符合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際的改革方案和管理措施提供資料；科技檔案是醫(yī)院開展科研工作的關(guān)鍵所在，為醫(yī)院醫(yī)﹑教﹑研工作提供真實(shí)﹑可靠﹑準(zhǔn)確的資料，在科研成果的開發(fā)﹑推廣和利用中發(fā)揮不可替代的作用。

（二）醫(yī)院檔案具有提供依據(jù)和憑證的作用

檔案是最原始的第一手資料，檔案的本質(zhì)屬性就在于其原始記錄性，其憑證作用是由檔案在形成過(guò)程及本質(zhì)屬性所決定。比如，病歷檔案﹑出生醫(yī)學(xué)證明檔案﹑財(cái)務(wù)檔案﹑醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)合同等等均可為解決糾紛﹑爭(zhēng)議﹑證明真實(shí)性等提供憑證作用；在制定《醫(yī)院十三五發(fā)展規(guī)劃》過(guò)程中，對(duì)五年規(guī)劃大指標(biāo)的預(yù)測(cè)，以及年度小指標(biāo)的確立，都必須借助歷年檔案基礎(chǔ)信息﹑運(yùn)用檔案的參考作用來(lái)幫助完成。正是這種不可替代的原始憑證作用，奠定了檔案在醫(yī)院管理中越來(lái)越重要的地位和作用。

（三）醫(yī)院檔案具有提升醫(yī)療工作質(zhì)量的作用

病歷檔案是醫(yī)院醫(yī)療過(guò)程的原始記錄，也是醫(yī)院檔案的重要組成，它是臨床工作真實(shí)﹑系統(tǒng)的記錄，是評(píng)價(jià)和衡量醫(yī)院管理﹑醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的重要依據(jù)。加強(qiáng)病案管理﹑病案資源的積累和開發(fā)利用，可為臨床醫(yī)學(xué)研究奠定基礎(chǔ)，增強(qiáng)所獲結(jié)論的準(zhǔn)確性，應(yīng)在完成日?；A(chǔ)工作的同時(shí)，注重編制多種形式﹑多種途徑﹑方便利用的病案日?qǐng)?bào)﹑階段性病案分類統(tǒng)計(jì)匯總以及特殊疑難病案匯編等資料信息，積極開發(fā)病案信息資源，真正為醫(yī)院的教學(xué)﹑科研和臨床工作的發(fā)展提供服，不斷提升醫(yī)院的管理質(zhì)量。

（四）醫(yī)院檔案具有傳承醫(yī)院悠久歷史和深厚文化積淀的作用

積極向上的醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是醫(yī)院幾代人共同理想信念﹑道德準(zhǔn)則﹑行為規(guī)范的歷史積淀，院訓(xùn)﹑醫(yī)院精神﹑服務(wù)理念和服務(wù)宗旨，也成為全體醫(yī)務(wù)人員的思想境界所應(yīng)遵守﹑遵從的守則，也真正讓醫(yī)院文化在醫(yī)院發(fā)展中不斷深化和傳承。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理作用的有效途徑

通過(guò)對(duì)檔案在醫(yī)院管理中地位與作用的分析，筆者認(rèn)為，為有效實(shí)現(xiàn)﹑更大發(fā)揮其作用，需從以下四方面加強(qiáng)改進(jìn)。

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)

只有在意識(shí)上注重，才能在行動(dòng)上體現(xiàn)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)必須跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作不但是醫(yī)院整個(gè)管理的重要組成部分，而且對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策有不可忽視的啟發(fā)和指導(dǎo)作用，應(yīng)該把檔案管理不容置疑地納入重要議事日程；其次形成院科兩級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加大檔案作用的宣傳，深化檔案工作的督導(dǎo)，逐步強(qiáng)化全員的檔案意識(shí)，使檔案工作開展的更順利﹑更規(guī)范。

（二）發(fā)揮服務(wù)作用

檔案管理的最終目的是更好地利用檔案，最大限度發(fā)揮檔案的參考作用和價(jià)值。作為檔案管理者，決不能滿足于將檔案分門別類收集好，更不能束之高閣一鎖了之。要切實(shí)增強(qiáng)檔案服務(wù)全局﹑服務(wù)醫(yī)療的意識(shí)，不斷豐富和提高專業(yè)能力。要多途徑﹑多渠道地開發(fā)檔案信息，使醫(yī)院的檔案為于臨床﹑醫(yī)學(xué)﹑教學(xué)和科研工作服務(wù)。通過(guò)撰寫各種專題匯編，為醫(yī)務(wù)人員提供多層次﹑多方位﹑有效的信息。同時(shí)要加強(qiáng)檔案信息的利用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部資源共享，有效促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員對(duì)信息掌握的全面性﹑全局性，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍培訓(xùn)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理水平。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案人員的知識(shí)更新和技能提高，把檔案人員培訓(xùn)列為上崗前的必須要求，通過(guò)參加市區(qū)檔案局組織的專業(yè)培訓(xùn)﹑繼續(xù)教育，以及學(xué)習(xí)訂閱檔案期刊雜志，不斷學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，更新管理方法，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。另一方面是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療﹑教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

（四）加大設(shè)施投入

檔案管理信息化離不開現(xiàn)代化設(shè)備的投入，要購(gòu)置必要的檔案設(shè)施，要確保專項(xiàng)資金支持和保障。例如，為提高檔案保存期限，加強(qiáng)檔案保護(hù)，要購(gòu)置除濕﹑病蟲害防治設(shè)備﹑空調(diào)設(shè)備﹑消防設(shè)備。還有，隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，檔案管理必須要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理。對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)使用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和管理，醫(yī)護(hù)人員很容易查找，可以節(jié)省大量的時(shí)間和人力﹑物力﹑財(cái)力，提高工作效率。同時(shí)，利用信息化軟件管理檔案資料，可有效節(jié)約存放空間，提升檔案資料檢索速度，可以為借閱者提供更加便捷﹑高效的服務(wù)。所以說(shuō)，我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，不斷完善計(jì)算機(jī)管理檔案水平，利用的應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)計(jì)規(guī)范的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化﹑科學(xué)化﹑自動(dòng)化和現(xiàn)代化水平。