張歡

對于大型企業(yè)來說，差旅費(fèi)管理一直是一個(gè)備受重視的項(xiàng)目。大體上，對于企業(yè)而言有兩類基本費(fèi)用是可控的，第一類是人力資源成本，第二類是差旅費(fèi)用。一半以上的企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員認(rèn)為最大的挑戰(zhàn)是“缺乏員工花費(fèi)的可見度”和“難以執(zhí)行的差旅報(bào)銷制度”。為何有制度卻無法執(zhí)行？現(xiàn)今科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，對于企業(yè)管理再也不是靠人，也不是靠制度，而是要依靠科技手段。

科技改變了我們的生活，也改變了我們的工作方式。當(dāng)Bentley軟件公司的財(cái)務(wù)人員在2010年用電子表格來統(tǒng)計(jì)和管理企業(yè)的差旅費(fèi)用狀況時(shí)，恐怕很難會(huì)想到，僅僅幾年之后，一套基于云端的、智能化的差旅和費(fèi)用管理系統(tǒng)能夠?qū)⑺麄儚姆彪s的手工統(tǒng)計(jì)過程中解放出來，速度更快，效率更高，細(xì)節(jié)把控更清晰，曾經(jīng)需要苦熬多個(gè)晚上才能整理出來的差旅和費(fèi)用管理報(bào)告，現(xiàn)在不用花太多功夫就能從系統(tǒng)中自動(dòng)生成。

其實(shí)，秘訣很簡單。在過去幾年中，Bentley逐步應(yīng)用了SAP + Concur的整體解決方案，真正將企業(yè)的差旅和費(fèi)用管理工作放到了云端，在財(cái)務(wù)管理效率得到跨越式提升的同時(shí)，能更靈活、快速地應(yīng)對企業(yè)業(yè)務(wù)變化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)成長。

傳統(tǒng)差旅費(fèi)管理的困境

作為一家領(lǐng)先的跨國科技公司，Bentley在全球 50 多個(gè)國家及地區(qū)擁有 3000 余名員工。其中大部分員工需要到各地出差，為全球的工程、建筑和施工類企業(yè)進(jìn)行咨詢服務(wù)，并為其提供可加快基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目交付并提升資產(chǎn)性能的解決方案。公司財(cái)報(bào)顯示，由此產(chǎn)生的差旅費(fèi)用是Bentley公司最大的可控年度費(fèi)用之一，數(shù)額僅次于員工薪酬福利。因此，如何高效管理差旅費(fèi)用支出是Bentley始終面臨的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

像許多傳統(tǒng)的企業(yè)一樣，最初Bentley公司的差旅和費(fèi)用“自動(dòng)化”開始于電子表格和電子郵件。需要出差的員工使用 Outlook 中的模板進(jìn)行差旅申請，一旦其請求被批準(zhǔn)，該申請將轉(zhuǎn)入一家商旅管理公司進(jìn)行預(yù)訂。與此同時(shí)，員工也需要填寫Excel表格，用來記錄并詳述其費(fèi)用開銷，并一層一層上報(bào)給經(jīng)理審批。

可想而知，這一流程不可避免地帶來了許多挑戰(zhàn)，比如易出錯(cuò)的數(shù)據(jù)輸入，低效的紙質(zhì)文件處理，以及缺乏對消費(fèi)細(xì)節(jié)的了解，等等。因此，為了獲取更好的管理差旅費(fèi)用的方法，Bentley公司在2010年開始轉(zhuǎn)向其長期技術(shù)合作伙伴 SAP尋求幫助。

從SAP差旅費(fèi)控方案開始

作為已經(jīng)使用SAP ERP 和 CRM 的企業(yè)用戶，Bentley發(fā)現(xiàn)SAP的內(nèi)部差旅和費(fèi)用管理解決方案能在一定程度上滿足他們的需求，并為其整個(gè)差旅和費(fèi)控流程帶來顯著的改進(jìn)。

借助該解決方案，Bentley將差旅申請和費(fèi)用報(bào)告進(jìn)行了整合并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化生成，從而使得差旅和費(fèi)用管理人員的整個(gè)流程處理過程更加自助和便捷。對于員工來說，他們能夠自動(dòng)計(jì)算匯率，并創(chuàng)建符合他們業(yè)務(wù)運(yùn)作方式的工作流程，尤其是當(dāng)他們的差旅費(fèi)用由客戶支付時(shí)，他們能個(gè)性化地實(shí)現(xiàn)這一步驟。無論對于財(cái)務(wù)管理人員，還是差旅員工來說，他們得以從始至終在SAP 系統(tǒng)中完成費(fèi)用的處理、發(fā)布、支付等流程，從而顯著提高了差旅和費(fèi)用管理的效率、可見性和控制力。

借助 Concur更進(jìn)一步

盡管采用了SAP的內(nèi)部解決方案，Bentley的差旅和費(fèi)用管理取得了較大的改進(jìn)，但仍有更多的工作有待完成。特別是對其內(nèi)部不同部門進(jìn)行調(diào)查之后，Bentley從內(nèi)部發(fā)掘了許多需求。差旅員工希望用流暢而簡單的應(yīng)用程序一站式地完成從差旅預(yù)定到費(fèi)用報(bào)銷的一切事物；財(cái)務(wù)應(yīng)付賬人員想要縮減每個(gè)月可能消耗長達(dá)一個(gè)星期的過賬和處理時(shí)間；法務(wù)人員希望擁有一套統(tǒng)一的政策適配不同國家和地區(qū)；每個(gè)人都希望整個(gè)流程能夠更加移動(dòng)化、數(shù)字化。因此，在2013年，Bentley開始尋找其他解決方案并最終選擇了全球差旅與費(fèi)用管理市場領(lǐng)導(dǎo)者Concur，其數(shù)字化的差旅和費(fèi)用管理解決方案讓Bentley曾經(jīng)遇到的問題迎刃而解：

基于云的自動(dòng)化解決方案，能夠快速更新和升級，可以處理申請和對公支付的獨(dú)特邏輯的多級審批工作流程。航空公司、酒店和汽車供應(yīng)商的電子收據(jù)可直接錄入 Concur應(yīng)用平臺，自動(dòng)填寫費(fèi)用報(bào)告并附有逐項(xiàng)費(fèi)用細(xì)分，自動(dòng)計(jì)算貨幣兌換率，自動(dòng)計(jì)算特種稅，比如英國的增值稅、澳大利亞的附加福利稅等。通過 Concur 的應(yīng)用，在智能手機(jī)上進(jìn)行簡單的照片拍攝以取代繁瑣的收據(jù)掃描，自動(dòng)填充費(fèi)用并將收據(jù)附在費(fèi)用報(bào)告中，對違反政策的費(fèi)用報(bào)告進(jìn)行 100% 復(fù)核的審計(jì)服務(wù)、互動(dòng)的儀表盤、報(bào)告和提醒，提供支出的實(shí)時(shí)分析。

SAP + Concur：1+1>2

除了上述Concur解決方案帶來的優(yōu)勢，Concur與SAP的合并，幫助Bentley公司實(shí)現(xiàn)了Concur與其原有SAP 系統(tǒng)的無縫集成。由此，SAP SuccessFactors 中的人力資源信息和 SAP ERP 中的成本對象被直接自動(dòng)接入到 Concur，自動(dòng)創(chuàng)建和更新員工資料。這些配置文件將自動(dòng)發(fā)送給 Bentley 的差旅管理公司和其他合作伙伴，始終保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和即時(shí)性。

差旅人員在出差之前不必再填寫表格，他們的申請信息已錄入系統(tǒng)中。當(dāng)組織結(jié)構(gòu)改變時(shí)，信息會(huì)自動(dòng)更新，管理者或者審批者關(guān)系也隨之更新。當(dāng)然，信息也同樣能夠反向流動(dòng)。Concur中的差旅費(fèi)用和支出細(xì)節(jié)也會(huì)在其SAP ERP 系統(tǒng)中被更新，企業(yè)能夠?qū)︻A(yù)算狀況和費(fèi)用計(jì)劃進(jìn)行隨時(shí)隨地、精確的查看。

正是有了這樣“三步走”的發(fā)展，今天的Bentley公司差旅及費(fèi)用管理團(tuán)隊(duì)已經(jīng)看到了他們所期待的結(jié)果：員工得以花費(fèi)更少的時(shí)間處理報(bào)告，并擁有更多的時(shí)間來管理支出；企業(yè)用于支付差旅費(fèi)用的現(xiàn)金流得以優(yōu)化與管控；財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)獲取了更多差旅費(fèi)用的細(xì)節(jié)，據(jù)此能夠進(jìn)行深入分析并給出更詳盡的差旅和費(fèi)用管理分析報(bào)告。

更為重要的是，SAP + Concur的整體解決方案使Bentley能夠更加快速適應(yīng)業(yè)務(wù)需求變化，并相應(yīng)調(diào)整企業(yè)政策。今天，無論Bentley在何處開展業(yè)務(wù)，SAP + Concur的差旅和費(fèi)用管理解決方案都能夠與其一同成長，幫助Bentley有效管控差旅成本的同時(shí)，讓員工免去后顧之憂，享受“完美差旅”。endprint