康 煒/寧波市奉化區(qū)檔案局

近日，寧波市奉化區(qū)檔案局針對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作存在的問題，創(chuàng)新工作舉措，建立檔案日常管理臺(tái)賬體系。即指在日常檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中建立系列工作臺(tái)賬，把各個(gè)單位檔案工作以臺(tái)賬形式記錄在案，并把網(wǎng)絡(luò)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)平臺(tái)和虛擬檔案室系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，從而把節(jié)點(diǎn)性指導(dǎo)與全時(shí)段考核結(jié)合起來。建立檔案日常管理臺(tái)賬體系，首先是區(qū)檔案局全面落實(shí)“最多跑一次”改革、有效提升服務(wù)效能的重要舉措。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員針對(duì)每次檔案指導(dǎo)情況認(rèn)真做好記錄，建立業(yè)務(wù)指導(dǎo)日志，及時(shí)掌握各單位檔案工作動(dòng)態(tài)，有針對(duì)性地開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其次能更好地發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)黨委政府中心工作。合理利用檔案日常管理臺(tái)賬，分析檔案管理中存在問題，適時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重點(diǎn)，確保檔案工作緊貼黨委政府中心工作，使檔案部門成為黨委政府領(lǐng)導(dǎo)信得過、用得上、離不開的得力助手。再次可以有效解決當(dāng)前業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中存在的問題。借助信息化渠道，把檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)平臺(tái)搭建在虛擬檔案室系統(tǒng)上，把雙方的有效信息立體式地呈現(xiàn)出來，使出現(xiàn)的問題能得到及時(shí)反饋，解決了業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人手不足、工作機(jī)制不夠精細(xì)化等問題，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的效率得到很大提升。

1 業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中存在的問題

一是檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員人手不足。隨著檔案工作不斷深化，縣級(jí)檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)的范圍越來越廣，已由原來的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位擴(kuò)展到社區(qū)、農(nóng)村和企業(yè)等領(lǐng)域，且隨著社會(huì)保障制度不斷完善，有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、就業(yè)培訓(xùn)等方面的檔案也相繼產(chǎn)生，這些檔案亟需進(jìn)行有效管理。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，勢必需要更多的業(yè)務(wù)人員提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但囿于機(jī)制體制原因，區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員始終只有2—3人，人手十分緊張，面對(duì)繁重的工作任務(wù)往往力不從心。

二是缺乏精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化的工作機(jī)制。區(qū)檔案局業(yè)務(wù)年檢年審一般采取上門實(shí)地檢查的方式，通過聽取匯報(bào)、查看現(xiàn)場、反饋情況對(duì)各單位進(jìn)行全面核查。我區(qū)現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位和鎮(zhèn)街道有108家（個(gè)），每年都要進(jìn)行年審年檢，由于缺乏精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化的工作機(jī)制，我們往往憑借經(jīng)驗(yàn)、感覺、判斷進(jìn)行評(píng)判，因此檢查無法做到全面細(xì)致，也無法做到相對(duì)的客觀公正，存在發(fā)現(xiàn)問題不準(zhǔn)、不實(shí)的現(xiàn)象，指導(dǎo)達(dá)不到預(yù)期效果。

三是業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案管理不規(guī)范。我們?cè)谄綍r(shí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中會(huì)要求各單位填報(bào)各種檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，也會(huì)有各種書面的檔案檢查反饋信息，這些業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案資料管理并不規(guī)范，如檔案分散保存在不同部門里，沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，無法保證其整體性、安全性、延續(xù)性和可追溯性，不能掌握各單位檔案工作的綜合信息。

2 建立檔案日常管理臺(tái)賬體系的實(shí)踐

為有效解決這些問題，我們開始了建立檔案日常管理臺(tái)賬體系的實(shí)踐，把指導(dǎo)關(guān)口前移、將指導(dǎo)內(nèi)容細(xì)化、實(shí)現(xiàn)指導(dǎo)方式多樣化、做到指導(dǎo)過程日?；?，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的全方位、立體式、近距離、日?；?。

2.1 具體架構(gòu)

通過對(duì)以往檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，2017年，我們對(duì)檔案日常管理臺(tái)賬體系的基本構(gòu)成和運(yùn)行方式提出初步設(shè)想，針對(duì)每個(gè)檔案協(xié)作組制定了詳細(xì)的情況匯總表，并且編印成冊(cè)。檔案日常管理臺(tái)賬分為檔案人員基本信息、檔案臺(tái)賬和全宗卷情況、檔案收集整理情況、室藏檔案數(shù)量情況、檔案室硬件條件、檔案室創(chuàng)建情況、合理化建議7個(gè)部分：（1）檔案人員基本信息。主要包括檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員基本情況，這一內(nèi)容由各單位先進(jìn)行上報(bào)，根據(jù)上報(bào)的信息進(jìn)行核實(shí)。（2）檔案臺(tái)賬和全宗卷情況。主要包括檔案臺(tái)賬和全宗卷建立情況，這部分內(nèi)容需要到各單位檔案室進(jìn)行實(shí)地了解，通過查看各單位臺(tái)賬、全宗卷材料齊全程度和整理情況，最終確定臺(tái)賬和全宗卷質(zhì)量情況。（3）檔案收集整理情況。主要包括各類檔案的收集情況和整理情況，都需要通過實(shí)地檢查來掌握，其中收集情況先查看各單位各類檔案的目錄情況，然后跟檔案員進(jìn)行溝通，最終確定；整理情況需要到檔案室實(shí)地進(jìn)行查看、抽查各類檔案，最終確定。（4）室藏檔案數(shù)量情況。主要包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案五大類檔案的數(shù)量，這部分內(nèi)容需要各單位上報(bào)，然后根據(jù)上報(bào)的信息進(jìn)行核實(shí)。（5）檔案室硬件條件。主要包括檔案裝具、庫房設(shè)施設(shè)備、檔案室三室分開情況、檔案室面積。這部分內(nèi)容需要到各單位檔案室實(shí)地進(jìn)行了解和掌握，通過查看各單位檔案室設(shè)置以及硬件配備情況，最終確定檔案室硬件是否達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（6）檔案室創(chuàng)建情況。主要包括目標(biāo)管理認(rèn)定情況、數(shù)字檔案室創(chuàng)建情況以及區(qū)規(guī)范化綜合檔案室認(rèn)定情況。通過查閱歷史臺(tái)賬以及統(tǒng)計(jì)報(bào)表，最終確定各單位檔案室的創(chuàng)建情況。（7）合理化建議。主要針對(duì)各個(gè)單位檔案管理情況提出意見建議和整改措施，這就需要對(duì)各單位檔案室基本情況進(jìn)行全面細(xì)致的了解。對(duì)上述6個(gè)組成部分的各種數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行掌握，再根據(jù)每個(gè)單位具體情況，通過綜合研判提出合理化建議；同時(shí)借助信息化的工具，把檔案數(shù)量變化情況、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中提出的意見建議、檔案工作整改情況及時(shí)傳遞到檔案信息化管理平臺(tái)上，使檔案行政管理部門和各單位之間實(shí)現(xiàn)互動(dòng)。

2.2 保障措施

一是分類管理，逐步推進(jìn)。2017年區(qū)檔案局開始實(shí)行機(jī)關(guān)干部分片包干聯(lián)系基層檔案工作制度，要求每位機(jī)關(guān)干部每年到聯(lián)系單位開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)工作檢查督促不少于1次、提出合理化建議或意見不少于2條。將每位干部聯(lián)系基層以后所做的記錄進(jìn)行整理和提煉，充實(shí)了檔案日常管理臺(tái)賬。二是明確信息填報(bào)責(zé)任，確保采集及時(shí)準(zhǔn)確。要明確檔案基本情況信息的上報(bào)責(zé)任，確保臺(tái)賬內(nèi)容完整準(zhǔn)確、更新及時(shí)。三是建立檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)日志。要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員針對(duì)每次檔案指導(dǎo)認(rèn)真做好記錄，建立業(yè)務(wù)指導(dǎo)日志，及時(shí)掌握各單位檔案工作動(dòng)態(tài)，有針對(duì)性地開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3 建立檔案日常管理臺(tái)賬體系的成效

一是提高檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作效率。由于原先檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作往往注重指導(dǎo)本身，沒有把工作當(dāng)中形成的各種記錄完整記錄下來，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠精細(xì)，影響了工作效能。近年來我們先后出臺(tái)了鎮(zhèn)街道量化考核制度、機(jī)關(guān)干部分片包干聯(lián)系基層檔案工作制度、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案提醒函制度等，同時(shí)狠抓各項(xiàng)制度的落實(shí)并不斷修改和完善，豐富完善了檔案日常管理臺(tái)賬體系，改變了過去的監(jiān)管模式，即將事后監(jiān)管變?yōu)槭虑氨O(jiān)管、將事中和事后監(jiān)管變?yōu)槿^程監(jiān)管，有效提高了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的水平。

二是增強(qiáng)檔案管理水平。原先各單位并不清楚本單位的檔案管理水平，與其他單位也沒有比對(duì)或參照。建立檔案日常管理臺(tái)賬體系，把臺(tái)賬所反映的動(dòng)態(tài)情況結(jié)合業(yè)務(wù)臺(tái)賬中各單位存在的共性問題進(jìn)行分析，讓各單位清楚地知道自身優(yōu)勢所在及存在問題，并督促相關(guān)單位及時(shí)整改問題，并最終形成一份綜合評(píng)定，作為年度考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)的客觀依據(jù)，并明確下一年檔案指導(dǎo)工作的方向。

三是提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。針對(duì)各單位檔案人員數(shù)量少、專職少、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的問題，通過建立檔案日常管理臺(tái)賬體系，要求檔案員對(duì)檔案中相關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行分析、分類，挖掘檔案資料中蘊(yùn)涵的知識(shí)資源，便于及時(shí)獲取信息；同時(shí)充分發(fā)揮基層檔案科室的作用，實(shí)行檔案動(dòng)態(tài)化管理，創(chuàng)新檔案管理的方式方法。此外，區(qū)檔案局檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員通過變“看攤守業(yè)，等‘客’上門”被動(dòng)式服務(wù)為“走出去，招‘客’上門”主動(dòng)式服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)本領(lǐng)、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，真正使檔案工作服務(wù)全區(qū)發(fā)展大局。