胡琪琦

中國人民武裝警察部隊海警總隊醫(yī)院

隨著現(xiàn)代社會辦公自動化的快速發(fā)展，以及電子文件的大量產(chǎn)生和歸檔，檔案信息化建設面臨的任務更加繁重?？蒲袑嶓w檔案電子化，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高科研檔案利用率和服務水平的必由之路。

醫(yī)院科研檔案是在醫(yī)學科研活動中形成的具有保存價值的文件資料，是科學活動的真實記錄和反映?？蒲袡n案是醫(yī)院創(chuàng)新技術、科技專利、前沿思想的集合，是非常寶貴的信息資源。傳統(tǒng)的管理方式一直存在成本高、利用率低、原件損毀大等問題。因此，如何安全、有效地管理日益龐大的科研檔案并滿足快速查詢的需求，建立一套完整的、系統(tǒng)化的管理機制，是亟待解決的問題。利用信息化手段管理與利用好科研檔案，對提高醫(yī)院的科研管理水平和促進科研成果轉化，具有重要的意義。

1 醫(yī)院科研檔案傳統(tǒng)管理方式的難題

1.1 存儲難

我院科研檔案仍然是以紙張為主要的存儲介質，只有部分電子文檔資料。紙質文件很容易出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損等問題，所以難以永久保存和備份。另外，紙質檔案要占用大量空間，隨著數(shù)量的不斷增加，這給本來就很緊張的存儲空間帶來壓力，同時增加管理成本。

1.2 管理難

目前我院科研檔案仍沿用傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理模式，需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失現(xiàn)象，給檔案的利用帶來管理上的諸多弊端。

1.3 查詢難

傳統(tǒng)的檔案資料查詢的流程是：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后到庫房調卷，辦理相關手續(xù)。既耗時又耗力。

2 醫(yī)院科研檔案電子化管理的思路

2.1 歷史檔案電子化

對于歷史科研檔案，要準備必要的硬件、軟件，組織人手進行集中掃描轉化，即將紙質信息轉化為電子文件，目前普遍采用的是PDF格式。硬件條件方面，除必要的電腦外，離不開高速掃描儀、平速掃描儀、數(shù)碼照相機等設備。平速掃描儀只能掃描單頁紙張，且速度慢；高速掃描儀可以掃描多頁紙張，并且速度較快；數(shù)碼照相機可以在不拆紙質檔案的情況下進行掃描，比較方便，但有陰影的圖片需要后期利用軟件進行處理。3種設備配合，功能互補，可以實現(xiàn)對所有紙質檔案的有效掃描。軟件條件方面，我院目前沒有檔案管理軟件系統(tǒng)，掃描后的電子文檔實行本地存儲，利用excel表格超鏈接功能實現(xiàn)目錄與電子文檔的鏈接。

2.2 新增檔案電子化

歸檔過程中，在做好傳統(tǒng)載體檔案接收的同時，及時做好電子文檔或掃描件的收集整理，實現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案同步歸檔。

2.3 檔案電子化查詢應用

科研檔案實現(xiàn)電子化轉化后，即可以對電子檔案信息進行存儲、整合，實現(xiàn)資源共享和遠程查詢、調取。對不涉密的、利用率較高的檔案，利用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)進行掛接，通過遠程就可以直接查詢需要的檔案，真正實現(xiàn)方便、高效、快捷的目的。對于涉密的歸檔文件，需履行相關審批手續(xù)，然后到科教部門辦理借閱，借閱的此類文件是對電子文件的檢索和打印，借閱完畢需在一定的時間內(nèi)主動歸還。這在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，是歸檔的重點。

3 成果與經(jīng)驗

3.1 避免紙質科研檔案的丟失

在檔案管理過程中，因科研檔案的利用率較高，在科研項目申報、運行、結題、驗收、職稱晉升、績效考核等環(huán)節(jié)都需要反復利用，以往出現(xiàn)過整份檔案丟失，或個別缺頁等情況，造成無法挽回的損失?？蒲袡n案電子化后，從根本上解決了這個問題。

3.2 保護紙質科研檔案不受損壞

紙質檔案易潮、易損、易蟲蛀，本身保存與維護成本較高，再加上大量調閱，勢必會加速損毀。實行電子化之后，紙質檔案仍按傳統(tǒng)方式歸檔，電子檔案用于查詢利用。

3.3 提高科研檔案的利用率

傳統(tǒng)手工借閱檔案，手續(xù)煩瑣，造成科研檔案利用率低下。實現(xiàn)電子化后，可以通過電腦查詢，在本地或遠程都能實現(xiàn)實時調閱，滿足了醫(yī)務人員對科研檔案的利用的需求，極大地提高了科研檔案的利用率。

總之，科研檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是一項長期而又復雜的系統(tǒng)工程。要樹立現(xiàn)代管理理念，轉變管理模式，充分利用現(xiàn)代信息技術和設備，加大投入，創(chuàng)建平臺，進一步完善硬件和軟件設施，提高檔案人員素質，不斷拓展服務領域，真正實現(xiàn)醫(yī)院科研檔案電子化管理，提升檔案事業(yè)發(fā)展質量和水平，從而推動醫(yī)療事業(yè)長遠發(fā)展。