吳亞玲

杭州良渚新城城建投資有限公司

一項建筑工程竣工后，建筑承包單位是否擁有完備且合規(guī)的竣工材料十分重要，其中包括各類合同、監(jiān)理資料、工程質(zhì)量評估報告、竣工圖和施工管理資料等一系列從建筑工程籌備初期到工程竣工的重要資料文件，這些資料文件能夠清晰地反映一項建筑工程從始至終的行動軌跡和行為方案。如果在竣工材料歸檔時出現(xiàn)問題或紕漏，導(dǎo)致重要資料丟失，就會對后續(xù)的工程竣工驗收程序產(chǎn)生影響，例如，延緩工程驗收進(jìn)度或中斷工程竣工進(jìn)程等。

1 建筑工程竣工材料歸檔過程中存在的問題

1.1 缺乏專業(yè)的材料管理人員

在建筑工程籌備前期，建筑團(tuán)隊對建筑工程或其他相關(guān)技術(shù)人才的專業(yè)素質(zhì)要求更高，從而忽視了工程材料管理和歸檔的重要性。在選擇資料管理人員時，建筑團(tuán)隊往往讓其他專業(yè)領(lǐng)域的人來“兼職”管理材料，材料管理人員對工程材料的歸檔方式?jīng)]有系統(tǒng)性的認(rèn)識，這就導(dǎo)致在收集和管理文件的過程中出現(xiàn)信息填寫不規(guī)范或材料缺乏完整性的問題。同時，未接受過專業(yè)培訓(xùn)的材料管理人員缺少工程材料管理意識，在規(guī)范和管理材料時不夠重視，最終就有可能導(dǎo)致在工程項目竣工前因材料歸檔出現(xiàn)問題而拖延工程竣工進(jìn)度。

1.2 捏造虛假材料信息

一項建筑工程不僅耗時久，而且所包含的項目環(huán)節(jié)和操作細(xì)節(jié)繁多，這就使它具備了長期性和復(fù)雜性。建筑工程建設(shè)過程中所需的工程材料更加復(fù)雜和多樣，類目繁多且難于管理。有時，工程建設(shè)單位忙于其他項目而忽視了項目材料信息的實時記錄，就在項目結(jié)束后捏造虛假材料信息，隨意填寫相關(guān)信息，上報虛假數(shù)據(jù)。這就導(dǎo)致項目實施過程中所記錄的信息與驗收結(jié)果不符，使項目驗收出現(xiàn)問題，最終導(dǎo)致竣工審查不能繼續(xù)進(jìn)行，延誤工程竣工期限。

1.3 延期移交工程竣工檔案

在建筑工程收尾階段，相關(guān)建筑工程專業(yè)人員已經(jīng)相繼撤離，留下繼續(xù)工作的人要負(fù)責(zé)的收尾工作也非常復(fù)雜，他們同時還要接手竣工材料的歸檔工作。在這個階段，接手材料歸檔的工作人員往往會忽視材料歸檔的重要性，繼而引發(fā)材料檔案滯留太久或接手人員不熟悉檔案歸檔方式所造成的材料尋找不到、材料尋找不及時、材料缺失和材料信息錯誤等一系列問題。這不僅會影響工程交付和審查的進(jìn)程，還會影響到建筑工程相關(guān)單位的工作效率和信譽(yù)。

2 工程竣工材料歸檔的管理對策

2.1 樹立正確的材料整理歸檔意識

建筑工程竣工材料的完整性關(guān)乎整個工程的竣工進(jìn)展和結(jié)果，是十分關(guān)鍵的一項工作。在項目工程開工前，首先就要在思想上重視這項工作，樹立正確的材料整理歸檔意識，再將思想和工作行動結(jié)合起來，這樣才能更好地做好材料歸檔工作。在前期準(zhǔn)備工作上，工作人員要充分了解和掌握項目進(jìn)行過程中所需要的相關(guān)文書資料，了解建筑行業(yè)內(nèi)材料歸檔和存放的規(guī)則。對自身的工作內(nèi)容進(jìn)行充分了解后，要對未來的工作內(nèi)容做一個整體的規(guī)劃，按照規(guī)劃時間有條不紊地進(jìn)行材料整理和歸檔，這樣才能將材料管理工作做得有規(guī)則、有條理。

2.2 建立健全的材料歸檔機(jī)制

第一，在人員配備上要做到合理分配，確保每項工作分工明確。例如，一人負(fù)責(zé)項目的實時監(jiān)測記錄，一人負(fù)責(zé)資料的確認(rèn)和收集工作，兩個人可以互相監(jiān)督做好其本職工作，以達(dá)到工作效率的最大化。

第二，要制定科學(xué)有效的材料歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)工作人員管理標(biāo)準(zhǔn)，確保工作人員在工作過程中符合管理標(biāo)準(zhǔn)，并且能夠?qū)①Y料按照規(guī)范來進(jìn)行收集歸檔。在監(jiān)管過程中，材料管理人員既要做到自我監(jiān)管，也要做到對他人的監(jiān)管。

第三，在資料收集初期就要做好材料歸檔匯總表，每收集一份資料就記錄一次，還要配備兩名工作人員每周對照匯總表和已完成的材料文件進(jìn)行專門審查，最后按照規(guī)定歸檔并妥善保管封存。

第四，要制定工作的獎罰措施，讓員工在工作中能更加專注認(rèn)真，持續(xù)保持工作熱情。

2.3 培養(yǎng)具備專業(yè)素質(zhì)的材料歸檔人員

首先，在人員選拔時就要考慮其是否具備文件歸檔的專業(yè)素養(yǎng)，是否對建筑工程材料有全面的認(rèn)識，是否有文件歸檔的相關(guān)經(jīng)歷。同時，還要了解清楚行業(yè)內(nèi)部的相關(guān)法律規(guī)定，確保文件在填報、收集、整理和歸檔過程中合規(guī)合法。

其次，對材料管理工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，一方面是為了提高材料歸檔工作人員的專業(yè)性和工作質(zhì)量，另一方面是為了讓其在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)材料格式的規(guī)范性以及材料的專業(yè)性。

最后，要鼓勵工作人員合理地借助信息化設(shè)備來推進(jìn)材料管理和歸檔工作。信息化的材料管理，不僅能節(jié)省工作時間和精力，還能提高工作效率，加強(qiáng)材料歸檔的有效性。

建筑工程的材料歸檔工作種類繁多且復(fù)雜，在工作中難免會出現(xiàn)一些問題。為了應(yīng)對和解決材料歸檔中可能會出現(xiàn)的問題，本文從3個方面提出管理建議。

第一是意識層面，要樹立正確的材料歸檔意識，清楚地認(rèn)識到材料歸檔工作對整個建筑工程的重要性。在正確意識的帶動下，后續(xù)的工作能做得更加完善。

第二是運(yùn)行機(jī)制方面，工程負(fù)責(zé)方要制定科學(xué)有效的資料歸檔管理準(zhǔn)則，做好工作人員的合理分配，制定嚴(yán)格的文件審查方案以及合理的獎懲措施。

第三是人員方面，不僅要選拔優(yōu)秀的高素質(zhì)人才，還要定時進(jìn)行培訓(xùn)。要有對工程材料歸檔現(xiàn)存問題的合理認(rèn)識，通過科學(xué)的解決方案，有效提升材料歸檔工作的效率。