陸迎春

海鹽縣港航管理服務(wù)中心

為貫徹落實(shí)黨的十九大關(guān)于深化機(jī)構(gòu)改革的決策部署，轉(zhuǎn)變政府職能，優(yōu)化政府機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能配置，近年來，許多部門都進(jìn)行了機(jī)構(gòu)改革。2020年初，筆者所在的交通系統(tǒng)也完成了機(jī)構(gòu)改革，因單位的性質(zhì)、職能、人員都發(fā)生了變化，單位全宗也隨之改變。

1 機(jī)構(gòu)改革后單位全宗的現(xiàn)狀

根據(jù)縣委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)對(duì)縣交通運(yùn)輸局“三定”方案的批復(fù)，交通運(yùn)輸局原下轄的5個(gè)事業(yè)單位改革為4個(gè)（簡(jiǎn)稱“一隊(duì)三中心”）：

將海鹽縣公路管理段、海鹽縣公路運(yùn)輸管理所、海鹽縣交通工程質(zhì)量安全監(jiān)督站的機(jī)構(gòu)和相關(guān)職責(zé)整合，組建海鹽縣公路與運(yùn)輸管理中心；

將海鹽縣交通工程建設(shè)管理處、海鹽縣公路養(yǎng)護(hù)管理中心的機(jī)構(gòu)和相關(guān)職責(zé)整合，組建海鹽縣交通工程建設(shè)管理服務(wù)中心；

將海鹽縣港航管理處的機(jī)構(gòu)和相關(guān)職責(zé)整合，組建海鹽縣港航管理服務(wù)中心；

整合海鹽縣交通運(yùn)輸局所屬單位的行政執(zhí)法職責(zé)，組建海鹽縣交通運(yùn)輸綜合行政執(zhí)法隊(duì)。

同時(shí)，辦公地點(diǎn)也進(jìn)行了調(diào)整，所有單位全部搬遷至交通運(yùn)輸大樓合署辦公。改革后的事業(yè)單位，也都是獨(dú)立行使職權(quán)的全宗立檔單位。

2 機(jī)構(gòu)改革后單位全宗管理存在的問題

機(jī)構(gòu)改革后因單位的性質(zhì)、職能、人員發(fā)生了變化，原單位的立檔全宗也會(huì)隨之變化，這個(gè)過程中出現(xiàn)的問題是不可忽視的。

2.1 職能的拆分造成單位全宗檔案的不完整

機(jī)構(gòu)改革后，原事業(yè)單位中的行政執(zhí)法職能被分離，集中于新成立的綜合行政執(zhí)法隊(duì)。被分離行政執(zhí)法職能后的單位有的合并了，未合并的也變更了單位名稱和工作職能，且因原先職能工作的延續(xù)性和連貫性，單位全宗檔案中的執(zhí)法檔案也要隨著單位職能的變化而發(fā)生轉(zhuǎn)移。同時(shí)，職能的重新劃分所涉及的業(yè)務(wù)檔案也要進(jìn)行分割、移交。這使得檔案被拆分，造成了單位全宗檔案的不完整。

2.2 辦公場(chǎng)所的變遷帶來全宗檔案保管的隱患

機(jī)構(gòu)改革前各單位都有自己的檔案室，有的單位擁有達(dá)到省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的綜合檔案室。機(jī)構(gòu)改革后所有單位全部搬遷至交通運(yùn)輸大樓合署辦公，原辦公場(chǎng)所全部由縣國資辦收回。因上級(jí)要求機(jī)構(gòu)改革后單位及人員快速到位，辦公場(chǎng)所的搬遷非常倉促，新的辦公地點(diǎn)來不及配備符合各單位綜合檔案室要求的檔案庫房，造成大部分檔案只能裝箱堆放在臨時(shí)借用的倉庫里，檔案存放環(huán)境、保管條件都無法達(dá)標(biāo)，可能造成檔案的缺失、損毀等安全隱患。

2.3 人事變動(dòng)、設(shè)備歸屬等引起全宗檔案的變動(dòng)

機(jī)構(gòu)改革中的崗位變動(dòng)、人事變動(dòng)造成人員的重新配備，隨之而來的是人事檔案的隨員變動(dòng)。同時(shí)，工作中使用的一些設(shè)施設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等也要跟隨人員一起去新的崗位，一些大型的資產(chǎn)也要重新分配，這就使單位資產(chǎn)因發(fā)生變動(dòng)需要重新核實(shí)，設(shè)備檔案產(chǎn)生了新的歸屬問題。

3 解決問題的思路及對(duì)策

3.1 采用匯集全宗形式，統(tǒng)一管理，各自負(fù)責(zé)

作為全宗補(bǔ)充形式的匯集全宗，是指由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。機(jī)構(gòu)改革后，職能調(diào)整使原有的工作分工及業(yè)務(wù)范圍也要做相應(yīng)的調(diào)整。而此前產(chǎn)生的檔案、資料有著相互關(guān)聯(lián)、無法分割的關(guān)系。為此，可將一隊(duì)三中心的全宗匯集起來，由行政主管部門——海鹽縣交通運(yùn)輸局統(tǒng)一管理，一隊(duì)三中心分別負(fù)責(zé)。一隊(duì)三中心的全宗檔案統(tǒng)一存放在一處，可視作一個(gè)大全宗，檔案以各單位（小全宗）為整體放置，機(jī)構(gòu)改革前的全宗可以不必拆分，并按要求向縣綜合檔案館移交必要的檔案；機(jī)構(gòu)改革后各單位重新形成新的全宗檔案，避免了檔案歸屬不明確的問題，也方便平時(shí)工作中的調(diào)閱、查詢、利用。

3.2 以機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，成立部門檔案館（室）

機(jī)構(gòu)改革帶來單位職能、人員的變動(dòng)和重置，隨之而來的設(shè)施、場(chǎng)地的重新歸置和變遷，為檔案的存放、保管增加了難度。因此，成立部門檔案館（室）是解決這一難題的最好辦法。前面所說的采用匯集全宗形式后，與之匹配的便是成立交通部門檔案館（室），收集并永久管理本部門及其直屬單位形成的檔案。要以此次改革為契機(jī)，從選址、規(guī)劃發(fā)展、庫房、保管設(shè)施、信息化建設(shè)等方面達(dá)到國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度，配備專職人員，確保檔案永久存儲(chǔ)和安全保管。

3.3 對(duì)上級(jí)部門集中保管或歸屬有爭(zhēng)議的檔案使用雙套制

雙套制是指同樣內(nèi)容的文件，同時(shí)存在電子文件和實(shí)體文件2套文件形式。機(jī)構(gòu)改革后，主管局將一隊(duì)三中心的財(cái)務(wù)、人事權(quán)進(jìn)行了集中收攏，統(tǒng)一調(diào)配。機(jī)構(gòu)改革后存在移交爭(zhēng)議或幾個(gè)單位均需使用的檔案，如執(zhí)法檔案、設(shè)備檔案等可采用雙套制形式，將這部分檔案進(jìn)行掃描，原檔案仍保存在原單位，保證全宗的完整，掃描后的電子檔案可拷貝一份移交給新單位在工作中查閱、利用；由上級(jí)主管部門集中保管的檔案，如人事檔案，也可采用雙套制形式，原始檔案由主管部門保管，掃描的電子檔案由所屬單位保管，便于隨時(shí)查閱利用。這樣，既解決了職能拆分造成的單位全宗的不完整性，也保證了單位工作的順利開展。

機(jī)構(gòu)改革順應(yīng)了新時(shí)代的要求，但要發(fā)揮其新的作用，還需要一個(gè)磨合期，單位的檔案工作也只是其中的一項(xiàng)，以上幾點(diǎn)建議，僅做參考。