林 真

杭州市房地產(chǎn)開發(fā)集團有限公司

1 公司檔案管理現(xiàn)狀

HF集團為HZ市國資系統(tǒng)下屬二級控股單位，下設(shè)10個職能部室，下轄6家全資公司、7家控股公司，實行集團化管控與項目管控相結(jié)合的矩陣式管控模式。

從檔案管理組織架構(gòu)看，形成“集團辦公室統(tǒng)一管理，各部室、項目公司落實協(xié)調(diào)”的垂直組織架構(gòu)。集團辦公室作為檔案工作的主管部門，全面負(fù)責(zé)實體檔案的整理、歸檔、保存、借閱服務(wù)等工作，并對各分公司的檔案業(yè)務(wù)工作開展監(jiān)督、指導(dǎo)及檢查。各部室、項目公司專門落實內(nèi)勤人員做好原始資料的傳閱、收集、整理、移交等工作。目前，集團上下均未獨立設(shè)置檔案部門，相關(guān)業(yè)務(wù)工作被納入行政管理部門的管理職責(zé)，這樣便于將檔案工作與信息化檔案管理建設(shè)的職能歸口到一處。截至2020年底，集團共有專職檔案人員1名、兼職檔案人員7名，共計8名。從職稱結(jié)構(gòu)來看，具備中級以上專業(yè)技術(shù)職稱的有2名，占25%；本科及以上學(xué)歷的有8名，占100%；從事檔案工作5年以上的有2名，占25%?？傮w來看，學(xué)歷、專業(yè)和職稱構(gòu)成不合理，專業(yè)化程度不夠高。

目前，HF集團存檔的材料種類繁多，包括文書檔案、工程建設(shè)檔案、會計檔案、特種載體檔案等4大類，涵蓋反映集團生產(chǎn)、經(jīng)營、文化、活動中形成的具有查考、利用價值的文案記錄。日常收發(fā)的上級部門的通知、制度、意見、辦法等文件，均通過OA辦公系統(tǒng)統(tǒng)一平臺進(jìn)行接收、記錄和發(fā)布，有效提高了行政管理效能和運作流轉(zhuǎn)效率，減少重復(fù)工作的可能性。

2 檔案協(xié)同治理存在的問題

2.1 協(xié)同治理的合作意識較為薄弱

HF集團檔案管理工作以“圍繞中心服務(wù)生產(chǎn)”的原則開展，不同職能部室、項目公司主要圍繞當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營管理重點來保存、管理和使用檔案。從當(dāng)前的管理使用來看，以被動收發(fā)檔案為主，各部室、各項目公司的檔案信息資源協(xié)調(diào)性較差，缺乏整體合作意識和協(xié)同意識。從管理機制來看，當(dāng)前集團實行“統(tǒng)一管理、分級管控”的檔案管理機制，但從檔案管理的實際層面來看，文書檔案、工程建設(shè)檔案、特種載體檔案由集團辦公室統(tǒng)一管理，會計檔案由財務(wù)管理部自行管理。從檔案資源的服務(wù)對象來看，主要以職能部室的利用為主，受部門責(zé)任、管理機制、資源信息安全等因素的制約，檔案資源的協(xié)同治理意識較為薄弱，不同部室和項目之間的共同參與意識較弱。

2.2 檔案工作信息化建設(shè)相對滯后

HF集團檔案工作歸口辦公室，檔案信息資源的管理、開發(fā)利用仍然處于基礎(chǔ)的翻查階段，檔案業(yè)務(wù)工作執(zhí)行還不能適應(yīng)數(shù)字化條件下對檔案工作的要求。隨著檔案工作信息化、智能化水平的大幅提升，HF集團的檔案工作已經(jīng)由原先簡單的收集、管理、利用檔案向收集有質(zhì)量、保管有實效、利用有速度的方向轉(zhuǎn)變。但是，當(dāng)前檔案借閱、移交仍處于線下紙質(zhì)流轉(zhuǎn)狀態(tài)，未開展線上審核審批及資料的可視化歸檔。

2.3 檔案管理工作人員專業(yè)化程度相對低

集團檔案管理工作面臨著人員配比不足的問題，專職人員僅有1人，且負(fù)責(zé)日常工程技術(shù)端文件收發(fā)，日常的檔案業(yè)務(wù)處理仍以兼職為主，對于信息化水平和管理水平要求更高的檔案協(xié)同治理則無暇顧及。

3 對策與建議

3.1 完善協(xié)同治理機制，實現(xiàn)檔案信息資源共建共享的便捷化

從頂層建立有效的檔案工作運行機制，不斷完善規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，加大對各部室、各項目公司檔案工作的考核力度。建立檔案信息資源共建與共享主體協(xié)同機制，能夠有效地解決參與主體單一、共建意愿低的問題，為檔案管理共建與共享提供豐富的資源支撐。一方面，在保障參與主體地位、作用和職能平等的基礎(chǔ)上，確定檔案共建與共享的組織者和協(xié)調(diào)者，對于集團來說，應(yīng)建立由領(lǐng)導(dǎo)班子牽頭組建的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，共同制定共建共享的規(guī)章制度和管理辦法，對檔案信息資源共享平臺進(jìn)行維護、更新和優(yōu)化，組織參與單位成員定期參加培訓(xùn)、講座等，進(jìn)而確保每個參與主體的價值，享受到共建與共享的利益。另一方面，完善檔案共建與共享實效性評估工作，包括制度績效、資金績效和人員績效，通過外部的促進(jìn)作用推動組織內(nèi)部的機制創(chuàng)新，同時促進(jìn)整個主體系統(tǒng)機制可持續(xù)發(fā)展。

3.2 完善制度規(guī)范保障，實現(xiàn)檔案信息資源錄入管理的規(guī)范化

隨著公司檔案信息資源數(shù)量和種類的不斷豐富，一些細(xì)分領(lǐng)域的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化還不完善，不同部室、領(lǐng)域的檔案，專業(yè)歸檔規(guī)范有待進(jìn)一步細(xì)化。對此，首先應(yīng)由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，對所有部室、項目檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)研和整合，制定總的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行框架，做好兜底設(shè)計，并對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。其次，完善應(yīng)用層面的標(biāo)準(zhǔn)化，如對信息資源共享方面的信息收集、整理、交換等應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，使得各部室、項目在數(shù)據(jù)描述和著錄上能夠互相操作，大大提高信息處理效率。

3.3 突出信息開發(fā)利用，提升檔案信息資源的使用效能

檔案工作本身就是以“圍繞中心、服務(wù)大局”為原則，HF集團的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)圍繞企業(yè)項目生產(chǎn)和經(jīng)營管理重點來謀劃。檔案信息資源的管理不能局限于被動接收檔案，必要時也應(yīng)當(dāng)主動出擊。在集團推進(jìn)經(jīng)營管理信息化提升的建設(shè)中，不同項目部室要積極參與融入，尤其是在當(dāng)前國有企業(yè)審計形勢越來越嚴(yán)峻的形勢下，應(yīng)當(dāng)從檔案管理向文件管控轉(zhuǎn)型，從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)型；隨著檔案信息化建設(shè)的加快，檔案信息資源的服務(wù)模式也應(yīng)從傳統(tǒng)檔案資源服務(wù)向信息化檔案資源服務(wù)轉(zhuǎn)型，通過運用大數(shù)據(jù)、知識管理、數(shù)據(jù)管理等理念和技術(shù)，打破傳統(tǒng)的檔案借閱服務(wù)、檔案展覽、檔案編研等工作對時間和空間的限制，提高服務(wù)效率；通過采用音、影、圖、文等多種形態(tài)呈現(xiàn)檔案資源，提供主動推送、個性化定制等差異化的服務(wù)，拓寬檔案用戶范圍，提升用戶體驗。

3.4 建立專業(yè)人才隊伍，提升檔案信息資源管理的專業(yè)化水平

HF集團檔案工作基礎(chǔ)薄弱，急需提升檔案工作職能履行能力，補充配備與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作崗位和專職檔案人員。