張曉飛

中國電建集團華東勘測設(shè)計研究院有限公司

1 引言

企業(yè)檔案是企業(yè)生存發(fā)展的核心資源和重要資產(chǎn)，是企業(yè)管理不可缺少的證據(jù)基礎(chǔ)，能為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟與社會效益。新《檔案法》要求企事業(yè)單位及其他組織加強檔案信息化建設(shè)，并明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”?；陔娮訖n案的重要性，且傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足日益增長的電子檔案管理需求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型下的企業(yè)檔案管理流程再造迫在眉睫。本文以某大型企業(yè)為例，對企業(yè)檔案管理流程再造提出思考。

2 數(shù)字化轉(zhuǎn)型下企業(yè)檔案管理問題

2.1 管理部門與業(yè)務(wù)部門互不銜接

該企業(yè)建立了數(shù)字檔案館，通過OA公文系統(tǒng)、設(shè)計流程系統(tǒng)、工程項目管理系統(tǒng)收集、整理電子檔案，通過實行“三檢”制度全面把控數(shù)字化工作質(zhì)量，確保了電子檔案的真實性、可靠性，但局限于可收集范圍內(nèi)的電子檔案。因管理部門與業(yè)務(wù)部門互不銜接，依靠業(yè)務(wù)部門主動歸檔，對系統(tǒng)之外的項目缺乏管控路徑，難以掌握全部項目信息，導(dǎo)致完整性缺失。同時，數(shù)字檔案館建設(shè)從管理部門意志出發(fā)，缺少業(yè)務(wù)部門的參與，其功能性與適用性不完全匹配。

2.2 項目管控流程與電子檔案管理系統(tǒng)互不銜接

《檔案法》第五章第三十六條指出：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！鞭k公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)無電子文件歸檔功能，系統(tǒng)間不能“互聯(lián)互通”，電子文件無法歸檔（沒有歸檔路徑），導(dǎo)致失去管理功能，該企業(yè)同樣有此問題。基于設(shè)計流程系統(tǒng)及工程項目管理系統(tǒng)的項目文件在流程結(jié)束后，自動歸至電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫?；谠O(shè)計流程系統(tǒng)及工程項目管理系統(tǒng)之外的項目在流程結(jié)束后，由設(shè)計人員上傳至預(yù)歸檔庫，部門文書補錄檔案信息后，再提交至電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫。預(yù)歸檔庫依賴設(shè)計人員的主動性，部門文書未介入項目流程審批，項目管控流程與電子檔案管理系統(tǒng)互不銜接，導(dǎo)致檔案完整性缺失。

2.3 業(yè)務(wù)部門檔案管理水平與數(shù)字化轉(zhuǎn)型互不銜接

該企業(yè)從整體上建立健全了數(shù)字檔案館管理體系，但業(yè)務(wù)部門缺乏與之匹配的電子檔案管理制度。同時，檔案管理人員由部門文書兼任，承擔(dān)著多項崗位職責(zé)，弱化了檔案工作。他們?nèi)狈n案專業(yè)知識，缺少專業(yè)技能培訓(xùn)，并存在一定的流動性，對檔案的重視程度也因人而異。另外，設(shè)計人員對數(shù)字檔案館的建設(shè)及檔案的重要性缺乏認知，將歸檔視為一種負擔(dān)，直接影響著檔案的完整性與準確性。

3 企業(yè)檔案管理流程再造思考

3.1 管理再造：跨部門構(gòu)建流程再造小組，實行統(tǒng)籌管理、分級管控

該企業(yè)設(shè)立了企業(yè)流程再造辦公室，對企業(yè)、干部、部門、項目實行流程再造。筆者認為應(yīng)同步實現(xiàn)檔案管理流程再造。建議跨部門構(gòu)建流程再造工作小組，部門文書共同參與，從業(yè)務(wù)部門管理實際出發(fā)，優(yōu)化檔案管理流程，以此加強部門文書的參與度，實現(xiàn)由圖檔中心統(tǒng)籌管理、部門文書分級管控，打破管理部門單一管理格局。

3.2 系統(tǒng)再造：優(yōu)化項目管控流程，與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接

近期該企業(yè)建立了勘測設(shè)計系統(tǒng)，該系統(tǒng)為業(yè)務(wù)部門項目管控平臺，對項目從立項到策劃、設(shè)校審流程等實現(xiàn)全過程管控，全面掌握項目信息。基于目前檔案管理問題，筆者建議可有效利用該平臺并予以優(yōu)化：

一是增加歸檔功能。項目完成后，發(fā)起人須在平臺上上傳歸檔電子文件，該平臺與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接。由原先在項目結(jié)束后設(shè)計人員將歸檔電子文件上傳至預(yù)歸檔庫，轉(zhuǎn)為項目流程過程中歸檔，歸檔從被動轉(zhuǎn)為主動。

二是增加部門文書審批權(quán)限。發(fā)起人上傳歸檔電子文件后，須經(jīng)部門文書審批后才能印制，以便于對項目歸檔進行監(jiān)督。該優(yōu)化措施將原先的預(yù)歸檔庫植入項目管控流程，對設(shè)計流程系統(tǒng)及工程項目管理系統(tǒng)之外的項目歸檔進行把控，從而確保檔案的完整性。

3.3 人員再造：轉(zhuǎn)變思維理念，強化歸檔意識，提高人員綜合素質(zhì)

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型下，要做好檔案管理工作，需要部門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)檔案管理人員、部門文書及設(shè)計人員的通力協(xié)作。

部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變思維理念，強化檔案工作的重要性，提高檔案管理崗位的地位；

專業(yè)檔案管理人員，應(yīng)深入學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，掌握數(shù)字化技能，提升專業(yè)素養(yǎng)，同時對部門文書加強數(shù)字檔案建設(shè)的宣貫與指導(dǎo)；

對于部門文書，應(yīng)提高其檔案管理工作地位，鼓勵其參加檔案培訓(xùn)及專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，提高管理水平；

設(shè)計人員掌握著歸檔文件的一手資料，對檔案的完整性與準確性起著決定作用，對其可結(jié)合績效考核體系，強化歸檔意識。

4 結(jié)語

流程再造，除收獲了流程及模板之外，更多的還在于思維方式、工作方法的轉(zhuǎn)變，以及項目管理理念的提升。企業(yè)檔案流程再造是適應(yīng)數(shù)字化快速發(fā)展的工作機制改革，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、全員參與，從而推動企業(yè)檔案管理穩(wěn)步發(fā)展。