何思源/中國人民大學信息資源管理學院

與傳統(tǒng)文件檔案管理相比，社交媒體文件管理的范圍不再局限于形成機構與檔案部門，而是廣泛涉及參與社交媒體管理實踐的多元主體。因此社交媒體文件管理需要構建多元主體協同參與框架，既有以開展業(yè)務活動為核心的文件形成機構和以傳承文化為己任的檔案館、圖書館，也有以經濟利益為導向的社交媒體服務提供商和第三方技術公司，還有要求實現特定利益的社會組織如高校、科研院所等。囿于利益訴求各不相同，上述主體在合作過程中極有可能產生沖突，影響合作的順利進行。筆者分析了社交媒體文件管理存在的風險，探討了如何構建社交媒體文件管理保障體系，旨在最大限度地降低合作風險、提高協同參與效率。

1 社交媒體文件管理存在的風險

一是合作框架尚未建立，各類主體無法有序、高效地參與合作。對于社交媒體服務提供商、第三方技術公司等主體來說，它們既缺乏參與社交媒體文件管理的外在強制力，也沒有充分參與的內在動機。對于檔案部門而言，檔案部門理應在社交媒體文件管理中有所作為，但遺憾的是檔案部門處于“缺位”狀態(tài)，沒有與社交媒體服務提供商進行密切合作，也沒有有效參與圖書情報領域主導的網絡資源（含社交媒體文件）保存工作。

二是存在問責困境。在協同參與過程中，多元主體相互滲透、相互影響，這導致了公共責任與私人責任之間的界限漸趨模糊，責任歸屬往往難以判定。目前無論是法律法規(guī)還是政策、制度和標準，都沒有對社交媒體文件管理領域相關主體的權利、責任與義務予以明確。在沒有責任歸屬的強制性制度保障的前提下強調公共部門與私人部門責任共擔，實質上增大了責任推卸的空間，增加了多元主體之間相互推諉、轉嫁責任的可能性[1]。

三是存在技術鎖定的問題?！凹夹g鎖定具有路徑依賴性，其一旦形成，就表現為一定時間內的相對穩(wěn)定性，且對潛在更優(yōu)技術的開發(fā)和采用具有一定的抑制作用，導致轉向其他替代性技術的障礙增大”[2]。社交媒體服務提供商或第三方技術公司可能會使用專有技術或特定軟硬件產品，從而將用戶“鎖定”在該產品上，使得社交媒體文件管理實施主體逐漸形成技術依賴，阻礙新技術的開發(fā)與應用。

四是受合作方服務能力的制約，進而存在合作方違約風險?，F階段作為合作方的商業(yè)企業(yè)和社會組織可能因能力有限、動力不足等因素無法成為有效的參與者和服務提供者，能力有限表現為服務關系變更后服務質量不可控、合作方自行降低服務質量、合作方技術升級后導致信息受損或技術不可用；囿于社會治理結構的內部失調、合同存在不完備性、合同條款存在模糊性以及監(jiān)管缺位，協同參與過程中的合作方很可能出現違約行為。

五是存在權力尋租風險。權力尋租指“權力人憑借一定的權力或制度進行的尋求財富轉移而造成的浪費資源的活動”[3]。在社交媒體文件管理的實踐中，政府部門與企業(yè)或社會組織進行合作的模式較為常見，在這樣的模式下政府部門往往較為強勢，主導了工作開展的全部過程，因而存在權力尋租風險，一旦發(fā)生權力尋租，社交媒體文件管理質量將無法得到保障，公共利益將會受損。

2 構建多維保障體系的舉措

2.1 完善法律法規(guī)

首先，將社交媒體文件管理納入電子文件管理范疇，在有關電子文件的法律、行政法規(guī)中體現其基本的管理原則，同時持續(xù)制定和更新有關條款。其次，在檔案法及檔案法實施辦法等法律法規(guī)中明確肯定社交媒體文件的檔案屬性和合法地位，承認它是國家檔案資源體系的有機組成。再次，在法律層面明確社交媒體文件的權限（尤其是所有權）歸屬和管理職責。大數據環(huán)境中，數據的平臺依賴性、流動性逐漸增強，以社交媒體文件為代表的數據所有權歸屬問題日益復雜，權限歸屬的模糊會導致管理主體和管理職責的混亂，進而造成多元主體各自為政、資源重復建設的局面，影響社交媒體文件管理質量和效率。因此，需要以法律的形式明確規(guī)定社交媒體文件權限歸屬、相關管理主體的權利、責任和義務及其相互之間的關系。

2.2 加強頂層設計

保障多元主體協同參與社交媒體文件管理，亟需頂層設計與宏觀指導，統(tǒng)籌涉及的諸多主體、各類要素，在更高層次尋求“合作難題”的破解之道。截至目前，美國、澳大利亞、英國等國家均已頒布國家層面的管理政策，以政策引領實踐發(fā)展。如，美國國家檔案與文件管理署（NARA）頒布了《社交媒體文件管理指南》，明確了社交媒體及其文件的內涵、社交媒體對文件管理的挑戰(zhàn)、應對挑戰(zhàn)的措施、制定保管期限表的考量因素、實施捕獲的方法以及機構的文件管理職責等；《社交媒體文件捕獲最佳實踐白皮書》，明確了聯邦機構使用的社交媒體類型、當前聯邦機構社交媒體使用案例、社交媒體捕獲工具和方法、聯邦文件委員會研究結論、文件管理最佳實踐、移交格式指南與最佳實踐；《聯邦Web 2.0使用和文件價值報告》，聚焦聯邦機構如何借助Web 2.0工具創(chuàng)造和分享信息，以及與文件管理有關的關鍵事宜（但并未具體指出如何開展）。澳大利亞國家檔案館（NAA）頒布了《管理社交媒體》，規(guī)定了社交媒體與信息管理相關事宜（含社交媒體文件保管范圍、社交媒體與第三方網站、社交媒體與“真實文件”、管理職責等）。英國國家檔案館（TNA）頒布了《文件收集政策》《業(yè)務選擇政策：英國中央政府的網絡資產》，規(guī)定了國家檔案館的檔案收集范圍（即收集誰的文件以及哪些文件將得以永久保存）、保管場所和移交時間，詳細介紹了英國國家檔案館的政府網絡檔案館項目（UKGWA）（該項目將社交媒體文件納入網絡信息資源范疇）。

帶來的啟示是：首先，制定社交媒體文件管理行動計劃，明確目標實施路徑，基于目標設定分目標，在每個分目標下分配所需行動及行動時間，并提供相應的實施性指南與最佳實踐規(guī)范[4]。其次，在制度建設方面充分借鑒國際經驗，完善制度體系建設：在“戰(zhàn)略”層面，將社交媒體文件管理納入檔案信息化建設總體規(guī)劃；在“戰(zhàn)術”層面，針對實際情況制定《社交媒體文件管理指南》，對社交媒體文件概念、特點、性質、分類、捕獲、歸檔、移交、鑒定、整合、處置、保存和利用等問題進行界定和說明[5]。

還要理順管理機制，明確參與管理的主體構成及權責關系。在國家治理體系和治理能力現代化的時代背景下，國家治理體系的構建就是要使政府、市場與公民社會三者形成一種共生與互補的關系形態(tài)，并在相互耦合中形成一種整體性的制度結構模式[6]。因此，筆者借鑒國家治理體系的結構，提出社交媒體文件管理主體協同框架，主要包括以下五種角色類型：一是文件管理者，具體承擔社交媒體文件管理職能，主要涉及文件形成者、檔案館和圖書館等文化機構、社交媒體服務提供商、非營利性社會組織等；二是技術支持者，包括社交媒體服務提供商、技術服務商和專業(yè)社會組織，負責設計開發(fā)對社交媒體文件進行捕獲采集與開發(fā)利用的工具以及管理平臺等；三是智力支持者，包括學術科研機構與普通社會公眾，提供有關的方法、策略、制度等；四是政策支持者，即其他政府機構（非形成者），負責營造良好的工作環(huán)境；五是職能監(jiān)督者，負責對相關主體履行社交媒體文件管理職能的具體情況進行監(jiān)督、檢查、評價、反饋。

2.3 建立監(jiān)督機制

要充分發(fā)揮政府相關部門的外部監(jiān)督職能，對形成機構和文化記憶機構履職情況進行考核，特別要對社交媒體服務提供商的文件管理能力提出明確要求并對其工作情況進行重點監(jiān)督。此外還要暢通監(jiān)督渠道，積極調動普通民眾參與監(jiān)督的積極性。

2.4 簽訂合作協議

簽訂權責明確的合作協議是多元主體協同參與社交媒體文件管理的重要基礎，是有效避免風險的有力措施。書面協議既可以保護協議雙方的正當權利，又能規(guī)范雙方的承諾和行為[7]。美國國會圖書館與Twitter公司簽訂的《捐贈協議》[8]就是比較典型的合作協議，該協議涉及捐贈、版權、訪問利用、處置、授權和管轄權的選擇等。在簽訂協議之前，首先要明確各方利益訴求；其次要協調合作主體的多元訴求，實現互利共贏；最后要在合作協議中明確合作目的、協議制定依據、參與主體、各主體的權利與承擔的義務、違約責任、保密條款以及合同的規(guī)范性條款等?？紤]到社交媒體服務提供商的自發(fā)性及其經濟利益的導向性，與相關主體簽訂協議時要明確提出其需要遵循的事項，對其行為進行規(guī)范和約束。就我國而言，政府部門在創(chuàng)建社交媒體賬戶時應與新浪、騰訊等社交媒體服務提供商簽訂協議，明確社交媒體文件管理需求，確保形成于社交媒體平臺的文件資源真實、完整、可用、安全。

2.5 開展風險管理

社交媒體文件風險管理包括風險管理規(guī)劃、風險識別、風險評估、風險應對和風險監(jiān)控等，最為核心的就是風險評估，需要在風險發(fā)生之前或之后（危害尚未出現），對可能出現的隱患及影響進行識別、分析和評價，包括對風險本身、風險作用方式以及風險結果的界定。在評估過程中不僅要明確可能出現的利益沖突，也要明確風險出現的可能性、持續(xù)時間、危害大小、作用形式以及規(guī)避風險的合理措施等。

2.6 強化資金保障

要加大宣傳力度，就形成部門而言，需要在項目可行性論證過程中突出社交媒體文件的憑證與證據屬性及在業(yè)務活動中的支撐性作用；就文化機構和非營利社會組織而言，需要突出社交媒體文件的文化記憶屬性和學術研究價值。通過宣傳樹立良好口碑，吸引多元主體參與其中，從而獲取更多資金。此外，文化記憶機構也可以對社交媒體文件資源進行深加工，形成具有經濟附加值的文化創(chuàng)意產品，通過銷售等方式獲取一定經濟利益；也可以通過推行社交媒體文件付費使用的方式獲取適度經濟利益，如，在線社交媒體檔案庫對來訪者設置不同權限，劃分游客和付費會員。

2.7 提升人員的意識與能力

目前，多數形成機構特別是檔案部門的工作人員尚未意識到社交媒體對文件檔案管理的沖擊與挑戰(zhàn)，沒有意識到社交媒體環(huán)境中生成的信息具有文件檔案屬性，自然也就沒有聯結其他主體共同進行歸檔保存或檔案化管理的意識。因此，當務之急是要使相關工作人員充分認識社交媒體文件的性質、價值和特點，有針對性地開展管理活動。同時考慮到社交媒體文件管理本身的復雜性，需要借助多種繼續(xù)教育形式不斷提高工作人員的文件管理水平和跨領域、跨部門的合作溝通能力。