文/趙文玉

隨著城市化進程的不斷加快，科學(xué)建設(shè)和管理城市對城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理提出了更新、更高的要求。如何豐富城市環(huán)境衛(wèi)生檔案內(nèi)容，促進城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理邁上新臺階，成為檔案工作者面臨的新課題。本文結(jié)合檔案管理經(jīng)驗，對城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理存在的主要問題進行剖析，并提出相關(guān)管理及利用策略

一、加強城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作是適應(yīng)城鎮(zhèn)化發(fā)展的迫切需要

城市環(huán)境衛(wèi)生檔案是城市環(huán)境衛(wèi)生管理部門在履行管理職能期間形成的文字資料，如城市環(huán)境衛(wèi)生管理中的審批、財務(wù)、人事等行政資料，以及城市公共環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施規(guī)劃布局和建設(shè)資料，城市環(huán)衛(wèi)設(shè)施安裝使用資料，垃圾填埋場設(shè)計及基建資料等技術(shù)資料。城市環(huán)境衛(wèi)生檔案對促進城鎮(zhèn)大都化具有基礎(chǔ)作用，對提升城市管理水平、有效節(jié)約社會資源具有重要作用。城市環(huán)境衛(wèi)生檔案不僅能真實反映城市經(jīng)濟發(fā)展狀況，而且還能夠體現(xiàn)城市管理者的經(jīng)營城市水平。在人民生活水準不斷提升，生態(tài)文明理念不斷深入人心的氛圍下，城市環(huán)境衛(wèi)生工作愈來愈受到各級黨委、政府的重視和廣大社會公眾的關(guān)注，城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理方式也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，改革管理模式和方法，強化服務(wù)理念，提升管理水平。

二、當(dāng)前城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理及利用存在的主要問題

1.檔案管理方式和管理水平與城市發(fā)展速度不相適應(yīng)

隨著城鎮(zhèn)建設(shè)速度的不斷加快，城市都市化客觀上要求城市規(guī)劃、建設(shè)、管理必須科學(xué)化、專業(yè)化，并應(yīng)當(dāng)具有高度廣泛的社會性和統(tǒng)一性。這就要求檔案管理要與時俱進，趁勢發(fā)展，不僅真實記錄城市發(fā)展歷史，還要為城市管理提供服務(wù)，為城市專業(yè)化、特色化改造提供參考依據(jù)。但是，當(dāng)前城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理方式改進速度和水平提升速度遠遠低于城市發(fā)展速度。諸多涉及城市環(huán)境衛(wèi)生的建設(shè)項目，如生活廢水和雨水分流排泄系統(tǒng)，生活和工業(yè)廢水的無害化處理，城市生活垃圾填埋，以及通信、電力網(wǎng)絡(luò)布設(shè)等等，從規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)到施工，都分屬不同的部門和單位負責(zé)，建設(shè)和管理等內(nèi)容被人為分割成多個碎塊，建設(shè)檔案等技術(shù)資料自然也由多個部門和單位分散管理。部門塊狀管理雖然簡捷省事，但缺乏橫向、縱向聯(lián)系，難以形成系統(tǒng)化、集約化檔案管理格局。保管城市環(huán)衛(wèi)技術(shù)檔案的許多單位中，有國有單位，更多的是民營企業(yè)。很多單位不僅缺乏專業(yè)檔案保管場所，而且缺乏統(tǒng)一的管理標準。筆者在所屬各單位檢查時發(fā)現(xiàn)，不按要求分類立卷，專業(yè)技術(shù)檔案與行政檔案合卷混裝等現(xiàn)象較為普遍。甚至有的怕麻煩，只歸檔文件正文，不歸檔作為附件的技術(shù)圖紙、表格和說明書，嚴重背離了檔案初衷。不規(guī)范的管理，造成檔案資料發(fā)霉氧化變色，或被蟲蛀，造成城市環(huán)境衛(wèi)生技術(shù)檔案損壞和缺失。收集和歸檔尚且如此，更難做到專卷專管。這些落后的管理手段，難以適應(yīng)城市大都化發(fā)展需求，如遇突發(fā)事件，很難為應(yīng)急處置提供技術(shù)支撐。在近年開展的環(huán)保督察中，筆者鄰縣十多年前建設(shè)的一個垃圾填埋場出現(xiàn)較為嚴重的漏液問題，污染了地下水源而被當(dāng)?shù)厝罕娕e報。由于主管部門和建設(shè)單位存檔的技術(shù)檔案資料不全，給制定后續(xù)搶救、維護方案帶來了極大困難。

2.檔案資料失真

筆者曾經(jīng)撰文分析研究過人事檔案的失真現(xiàn)象。城市環(huán)境衛(wèi)生檔案與人事檔案類似，也存在失真問題。由于城市環(huán)境衛(wèi)生檔案沒有直接產(chǎn)生經(jīng)濟價值，只有遠期價值，其管理重要性往往受到忽視，甚至存在應(yīng)付過關(guān)等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案失真程度甚于人事檔案。

3.檔案利用率不高

制約檔案利用的主要原因是城市環(huán)境衛(wèi)生檔案沒有電子化和檔案條塊分割管理模式難以得到有效解決。承擔(dān)城市環(huán)衛(wèi)建設(shè)的部門和施工單位之間缺乏聯(lián)系，各自為政。政府部門管理和服務(wù)方式滯后，沒有建成可供社會查詢和使用的電子化網(wǎng)絡(luò)，致使城市環(huán)境衛(wèi)生檔案利用尚處在初級階段，利用率較低。如環(huán)境衛(wèi)生基礎(chǔ)設(shè)施、城市各類管線布設(shè)“挖了建，建了再挖，再挖了再建”等現(xiàn)象反復(fù)出現(xiàn)，甚至施工方往往在不知情的情況下將其他部門的設(shè)施在己方施工時損壞，引發(fā)矛盾和資源浪費。

三、提升城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理及利用水平的相關(guān)策略

1.強化依法治檔意識

首先，政府領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的重要性，推進依法治檔進程?？h級檔案管理部門、城市環(huán)境衛(wèi)生檔案主管部門要發(fā)揮引領(lǐng)作用，將檔案管理社會化、電子化、專業(yè)化理念傳導(dǎo)至其他各部門。相關(guān)部門和單位也應(yīng)當(dāng)以嚴謹、積極的態(tài)度支持和配合城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作；其次，城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理人員要樹立良好的服務(wù)意識，務(wù)必嚴謹務(wù)實，在檔案材料收集、歸檔等方面嚴格規(guī)章制度，保存保管好歷史資料。

2.健全檔案管理制度

一方面，要健全城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制及工作機制。應(yīng)當(dāng)成立由縣級政府分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、涉及城市環(huán)境衛(wèi)生建設(shè)的部門為成員的城市環(huán)境衛(wèi)生管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由綜合部門領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任辦公室主任，全面協(xié)調(diào)城市環(huán)境衛(wèi)生建設(shè)等事項。通過強有力的協(xié)調(diào)，解決城市環(huán)境衛(wèi)生管理領(lǐng)導(dǎo)體制及工作機制，順次理順城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理，并使之與其他工作同部署、同檢查、同考核；另一方面，要建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度。以市或縣區(qū)為單位，制定統(tǒng)一規(guī)范的《城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理辦法》。嚴格執(zhí)行技術(shù)檔案和行政檔案分別立檔等規(guī)定，建立健全城市環(huán)境衛(wèi)生檔案收集、歸檔、查閱、借閱等一系列規(guī)章制度。對于城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作中遇到的典型問題，要重點研究，及時解決，并改進和完善規(guī)章制度。

3.建立共享機制，實現(xiàn)檔案便捷利用

城市環(huán)境衛(wèi)生檔案利用的目的是將“死檔案”變成“活信息”，實現(xiàn)資源共享，途徑是以政務(wù)公開為契機，實現(xiàn)城市環(huán)境衛(wèi)生檔案的電子化管理。要實現(xiàn)這個目標，應(yīng)當(dāng)把握好三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：一是要嚴把檔案收集關(guān)。應(yīng)當(dāng)由專門的檔案管理部門將城市垃圾處理、城市雨污管線布設(shè)、城市污水處理、城市電力及通信管網(wǎng)布設(shè)等涉及城市基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境衛(wèi)生管理工作的檔案信息收集齊全，建立專業(yè)的技術(shù)檔案室，專人負責(zé)管理。二是逐步建立健全城市環(huán)境衛(wèi)生檔案電子數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮計算機存儲檔案信息的優(yōu)勢。將紙質(zhì)文檔進行掃描，建立PDF格式數(shù)據(jù)庫。有條件的可以建立包含地下管網(wǎng)、電力通訊網(wǎng)線、公共衛(wèi)生設(shè)施布設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施信息的城市環(huán)境衛(wèi)生矢量地圖，供政府領(lǐng)導(dǎo)和管理部門決策時參閱。在縣級政府城市管理和環(huán)境衛(wèi)生管理部門門戶網(wǎng)上設(shè)立專欄，將適宜公開的檔案信息在網(wǎng)絡(luò)公開，方便相關(guān)部門、單位和社會公眾查詢。不適宜公開的技術(shù)資料按照保密規(guī)定管理。以完善城市環(huán)境衛(wèi)生檔案信息為基礎(chǔ)，逐步實現(xiàn)檔案管理電子化，為城市建設(shè)者和社會公眾提供高效快捷的查詢服務(wù)。三是加強城市環(huán)境衛(wèi)生檔案信息需求調(diào)研。城市環(huán)境衛(wèi)生管理部門應(yīng)當(dāng)定期統(tǒng)計、分析檔案查詢和利用情況，聽取服務(wù)對象的訴求，調(diào)整工作重點，改進服務(wù)方式，解決突出問題，滿足社會需求。

城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理是一項綜合性強、涉及面廣的工作，具有廣泛的社會性。檔案管理部門要認真研究新問題，探索新思路，破解新難題。不斷采用新技術(shù)，提高管理效能，推進便捷查詢和利用，最大限度地發(fā)揮城市環(huán)境衛(wèi)生檔案的作用，為城市建設(shè)和發(fā)展提供強有力支撐。