文/王小亞

大型煤化工建設(shè)項(xiàng)目是集石油化工、電力、鐵路等行業(yè)的綜合性大型建設(shè)項(xiàng)目，涉及行業(yè)、專(zhuān)業(yè)及人員多而復(fù)雜。只有從項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收的全方位、全過(guò)程進(jìn)行文件控制及檔案管理，才能確保項(xiàng)目檔案通過(guò)行政管理部門(mén)的驗(yàn)收，保證工程建設(shè)項(xiàng)目順利移交生產(chǎn)

建設(shè)工程項(xiàng)目文檔控制是項(xiàng)目從申報(bào)到實(shí)施，通過(guò)文檔控制人員建立并實(shí)施有序、可控及可追溯的穩(wěn)定控制體系，采用科學(xué)的方法和手段，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的各類(lèi)文件進(jìn)行全生命周期規(guī)范、準(zhǔn)確、高效地動(dòng)態(tài)控制和科學(xué)管理。文控工作分為前期策劃、過(guò)程控制和交付歸檔三個(gè)階段，不同階段的工作重點(diǎn)和要求也不同。

一、建設(shè)項(xiàng)目文檔控制基本要求

根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，項(xiàng)目文件控制和檔案管理的原則是，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

1.對(duì)項(xiàng)目文件控制和檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立健全統(tǒng)一的建設(shè)項(xiàng)目文件控制和檔案工作制度及業(yè)務(wù)規(guī)范。所有參加項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位，都必須按照建設(shè)單位的統(tǒng)一要求，并接受建設(shè)單位的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。

2.建立各級(jí)項(xiàng)目文件控制和檔案管理網(wǎng)絡(luò)；要明確職責(zé)分工，在建立網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，要保持網(wǎng)絡(luò)人員的相對(duì)穩(wěn)定。

3.項(xiàng)目檔案實(shí)行“過(guò)程同步歸檔”的原則，從工程前期到竣工驗(yàn)收移交，實(shí)現(xiàn)文件在各階段過(guò)程中歸檔。

4.項(xiàng)目檔案工作要在建設(shè)單位的統(tǒng)一管理和組織協(xié)調(diào)下，按“誰(shuí)發(fā)生、誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行歸檔。工程前期文件、工程管理文件由建設(shè)單位相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一匯總整理；施工文件由施工單位編制整理，建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的材料，交總包單位匯總、整理、編制；凡有分包的，由各分包單位負(fù)責(zé)收集、積累、系統(tǒng)整理全部文件交工文件；監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制整理。

二、建設(shè)項(xiàng)目文檔控制的主要措施

1.對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件和檔案工作實(shí)施全過(guò)程控制

項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的“四同時(shí)”制度，即在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，就開(kāi)始進(jìn)行文件材料的收集、積累和整理工作；簽訂勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等協(xié)議（合同）時(shí)，要對(duì)工程項(xiàng)目文件歸檔的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求；在檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查工程歸檔文件的收集、整理情況；進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和單項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整和準(zhǔn)確，以及案卷整理質(zhì)量。

建設(shè)單位在簽訂勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等協(xié)議（合同）時(shí)，要在合同中對(duì)工程項(xiàng)目歸檔文件的質(zhì)量、份數(shù)和移交提出明確要求，這就要求各承包商的文控和檔案人員要了解各項(xiàng)目所簽合同中，對(duì)竣工文件的要求，按照要求來(lái)進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的相關(guān)工作。要求各承包商的檔案管理人員列為關(guān)鍵人員，不得隨意更換檔案人員。

2.實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的經(jīng)濟(jì)制約措施

實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的經(jīng)濟(jì)制約措施，各項(xiàng)目采用工程進(jìn)度款或工程尾款的一定比例作為項(xiàng)目文件歸檔的控制措施，以確保交工技術(shù)文件歸檔的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.施工、監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的控制措施

各施工、監(jiān)理單位都要針對(duì)所建設(shè)的項(xiàng)目，明確分管文件控制和檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確專(zhuān)、兼職文件控制和檔案人員，并實(shí)施“四納入”制度，即將施工、監(jiān)理文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入施工、監(jiān)理的計(jì)劃管理工作，納入施工管理及考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。做到誰(shuí)經(jīng)辦，誰(shuí)積累、整理、歸檔，分工責(zé)任明確。

三、項(xiàng)目文件控制組織機(jī)構(gòu)

項(xiàng)目文件控制組織機(jī)構(gòu)是具備文控和檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)（文控部或文檔中心），這是文檔一體化控制管理的前提，也是檔案最終歸檔的有力保障。文控部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文控檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。在行政上實(shí)行公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)上統(tǒng)一培訓(xùn)和指導(dǎo)，在程序上統(tǒng)一制定、實(shí)行專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，項(xiàng)目管理流行矩陣式管理模式，即在文控業(yè)務(wù)隸屬項(xiàng)目部的管理機(jī)構(gòu)下，業(yè)務(wù)上接受公司文控檔案部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。

項(xiàng)目文控部門(mén)職責(zé)是進(jìn)行項(xiàng)目前期的文控策劃，參與項(xiàng)目合同的文控部分的談判，參與文控系統(tǒng)開(kāi)發(fā)定制，建立數(shù)據(jù)庫(kù)文件分類(lèi)平臺(tái)，編制文控程序及項(xiàng)目相關(guān)方面的培訓(xùn)計(jì)劃。

1.項(xiàng)目部各裝置（或單元及單體）文控管理人員的動(dòng)態(tài)配置

項(xiàng)目前期，文控負(fù)責(zé)的文件管理主要涉及可行性研究及政府相關(guān)前期報(bào)批文件，流程簡(jiǎn)單、文件數(shù)量相對(duì)較小，大多數(shù)文控兼職秘書(shū)可以完成，文控需要一名就可滿(mǎn)足需要，在項(xiàng)目基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)技術(shù)研究、開(kāi)發(fā)量大，文件版次變化多。到詳細(xì)設(shè)計(jì)階段，各專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)文件大量往來(lái)，設(shè)計(jì)、采購(gòu)專(zhuān)業(yè)的請(qǐng)購(gòu)詢(xún)價(jià)、設(shè)計(jì)與施工圖紙傳遞信息巨大，管理難度逐步加大，文控人員應(yīng)增加到3名以上，進(jìn)行設(shè)計(jì)、施工、采購(gòu)分專(zhuān)業(yè)管理。

施工安裝階段到項(xiàng)目工程中交階段，施工、采購(gòu)、設(shè)計(jì)變更交叉進(jìn)行，廠(chǎng)商文件大量開(kāi)始接收，開(kāi)車(chē)準(zhǔn)備工作以及消防、安全、環(huán)保等專(zhuān)項(xiàng)審批報(bào)驗(yàn)陸續(xù)開(kāi)始。這個(gè)階段，各裝置項(xiàng)目組文控人員擔(dān)負(fù)文件接收、傳遞、整理等大量工作。從文件查找、催繳、整理、分類(lèi)、排列、組卷、裝訂、編目任務(wù)更加繁重，大量文件需要整理移交和歸檔，電子文件錄入工作量達(dá)到最大，應(yīng)專(zhuān)門(mén)配備5名以上文控人員，并配備檔案方面的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督。

2.文控工程師與專(zhuān)業(yè)工程師及秘書(shū)的管理職責(zé)區(qū)分

秘書(shū)負(fù)責(zé)日常文秘管理事務(wù)；專(zhuān)業(yè)工程師負(fù)責(zé)本部門(mén)設(shè)計(jì)、施工采購(gòu)文件編制、修改，履行簽署手續(xù)，完成后統(tǒng)一交由文控工程師正式編號(hào)發(fā)布、保存；文控工程師負(fù)責(zé)外部文件的接收、轉(zhuǎn)發(fā)、審批、保存及統(tǒng)一管理。因此，必須強(qiáng)調(diào)文件的編號(hào)、發(fā)放、接收、保存、管理、借閱、歸檔，應(yīng)由文控工程師為主的統(tǒng)一歸口管理，三者職責(zé)不能混亂。

四、項(xiàng)目運(yùn)行階段文檔的控制管理措施

工程項(xiàng)目文檔控制的主要內(nèi)容分為：項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理性文件、設(shè)計(jì)文件、商務(wù)采購(gòu)文件、廠(chǎng)商文件、施工文件、監(jiān)理檢測(cè)文件、開(kāi)車(chē)試生產(chǎn)文件、專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收審批文件（消防、安全、職業(yè)衛(wèi)生、環(huán)保、檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收）等。

在項(xiàng)目文件接收、整理分發(fā)、存儲(chǔ)管理的過(guò)程中，須特別動(dòng)態(tài)控制的文件的有效性、文件的完整性、文件內(nèi)容準(zhǔn)確性。對(duì)文件的版次狀態(tài)、電子版的更新?tīng)顟B(tài)、文件的特征描述、文件的分類(lèi)狀態(tài)、收發(fā)時(shí)間、分發(fā)狀態(tài)、審批流程進(jìn)行控制管理，也是文檔控制的關(guān)鍵點(diǎn)。

1.前期政府審批文件：統(tǒng)一由項(xiàng)目部文控部門(mén)收集整理歸檔。管理的要點(diǎn)是按照時(shí)間、問(wèn)題分類(lèi)，按照文書(shū)檔案的整理方式進(jìn)行積累，應(yīng)及時(shí)掃描錄入到電子文檔平臺(tái)，便于管理利用。

2.設(shè)計(jì)文件主要包括：基礎(chǔ)（初步）設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、竣工圖設(shè)計(jì)等。設(shè)計(jì)文件的提交管理、審核的任務(wù)非常大，要求在文件出版提交之前，設(shè)計(jì)部門(mén)提出設(shè)計(jì)文件的成冊(cè)表、編號(hào)規(guī)則、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)規(guī)定、版次規(guī)定、設(shè)計(jì)變更出版規(guī)定、電子文件交付規(guī)則等等。由文控部門(mén)統(tǒng)一接收，設(shè)計(jì)經(jīng)理簽署審核簽字，方可接收。保證設(shè)計(jì)文件交付的完整，審核依據(jù)條件的準(zhǔn)確。

3.廠(chǎng)商文件的控制管理：隨著EPC/E+P+C/EPCM等多種承包形式的多樣化，給廠(chǎng)商文件的管理造成了很大困難。但管理的要點(diǎn)是采購(gòu)商務(wù)合同簽訂之前，采購(gòu)合同中必須約定采購(gòu)廠(chǎng)商文件的成冊(cè)表，嚴(yán)格約束文件的目錄、內(nèi)容、形式、電子版、圖紙等，杜絕采購(gòu)文件的千差萬(wàn)別。

4.施工文件和監(jiān)理檢測(cè)文件雖然龐大，但控制的要點(diǎn)在過(guò)程檢查和簽署認(rèn)證，提前按照行業(yè)規(guī)定的交付內(nèi)容進(jìn)行成冊(cè)表約束。控制的關(guān)鍵是對(duì)文件的原件、過(guò)程檢查記錄、報(bào)驗(yàn)審批等內(nèi)容。

五、文件控制和檔案驗(yàn)收其他相關(guān)問(wèn)題的解釋

1.根據(jù)以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，影像文件的管理比較滯后，應(yīng)由項(xiàng)目部專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集整理歸檔。

2.項(xiàng)目工程進(jìn)度付款需文控中心確認(rèn)簽字，從而控制交工文件的歸檔進(jìn)度。

3.施工圖加強(qiáng)項(xiàng)目組各專(zhuān)業(yè)審查設(shè)計(jì)人員的力量，降低不合格圖紙移交。

4.設(shè)備廠(chǎng)商隨機(jī)資料應(yīng)在設(shè)備到貨前和到貨時(shí)，將所有隨機(jī)資料驗(yàn)收交付文控中心，文控中心不簽字不能驗(yàn)收。

5.在施工中加強(qiáng)日常實(shí)體工程檢查的同時(shí)，要對(duì)文件加強(qiáng)驗(yàn)收簽署，杜絕后期造假補(bǔ)缺。

6.實(shí)現(xiàn)文檔與工程同步驗(yàn)收的關(guān)鍵是：工程資料實(shí)現(xiàn)分期分階段驗(yàn)收。對(duì)于前期文件、設(shè)計(jì)文件等，在本階段結(jié)束后，紙質(zhì)歸檔；對(duì)于商務(wù)、采購(gòu)、施工等項(xiàng)目管理性文件，在項(xiàng)目結(jié)束后，紙質(zhì)歸檔；對(duì)于施工文件、設(shè)備廠(chǎng)商資料及監(jiān)理檢測(cè)等資料，在項(xiàng)目中交后3個(gè)月內(nèi)，紙質(zhì)、電子同時(shí)歸檔。

7.原件歸檔原則和電子文件格式規(guī)定：原則上，歸檔文件只要求1份原件，簽字和簽章應(yīng)齊全；如果原件丟失，需出具證明。對(duì)于往來(lái)傳真件或OA、PIP等管理系統(tǒng)形成的電子原件也可歸檔。由于有歸檔紙質(zhì)文件印證效力的保證，電子文件的歸檔格式不予限制。