何曉軍/平湖市檔案局

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)按照檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，通過(guò)分級(jí)設(shè)置用戶和權(quán)限管理，著重突出縣市檔案部門的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)下轄村社區(qū)的管理，強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化工作監(jiān)督指導(dǎo)能力，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的“村檔鎮(zhèn)管”。建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)，首先可以實(shí)現(xiàn)村社區(qū)數(shù)字檔案的集中存儲(chǔ)與管理，避免村社區(qū)數(shù)據(jù)損壞、丟失等情況發(fā)生。通過(guò)平臺(tái)，縣市及鄉(xiāng)鎮(zhèn)可以隨時(shí)了解掌握所屬單位和下轄村社區(qū)數(shù)字檔案管理情況，提升數(shù)字檔案的安全監(jiān)管能力。其次可以解決檔案服務(wù)“最后一公里”問(wèn)題?？h市及鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館可以通過(guò)平臺(tái)開(kāi)放各類館藏檔案資源給用戶，用戶之間也可以根據(jù)需求開(kāi)放檔案信息，各檔案室之間也能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享互通。群眾只需到所在村社區(qū)查閱所需檔案即可，無(wú)需再到檔案館查閱，這大大方便了群眾查檔。再次可以實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的集中匯集，改變了原先三級(jí)部門之間數(shù)字檔案分散存儲(chǔ)的狀況，進(jìn)而為建設(shè)區(qū)域檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)打下基礎(chǔ)。遺憾的是，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)建設(shè)或進(jìn)展緩慢，或處于空白。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館重要配套設(shè)施，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)建設(shè)不可忽視。

1 存在的問(wèn)題分析

一是村社區(qū)現(xiàn)用的管理軟件無(wú)法適應(yīng)檔案工作需求。隨著村社區(qū)檔案數(shù)字化工作快速推進(jìn)，村社區(qū)形成了大量數(shù)字檔案，但目前很多村社區(qū)還在使用單機(jī)版檔案管理軟件，而單機(jī)版軟件在技術(shù)上、功能上都無(wú)法滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館開(kāi)展業(yè)務(wù)的需求。二是數(shù)字檔案安全隱患較大。目前多數(shù)村社區(qū)在紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化后，將數(shù)字化檔案交由各單位自行存儲(chǔ)。囿于村社區(qū)數(shù)字檔案管理能力不足，系統(tǒng)損壞、設(shè)備故障、數(shù)據(jù)丟失等情況時(shí)有發(fā)生，數(shù)字檔案存在較大的安全隱患。三是館室一體化建設(shè)尚未全覆蓋。目前較多已建的館室一體化平臺(tái)連通了數(shù)字檔案館與鎮(zhèn)街?jǐn)?shù)字檔案室，尚未延伸至村社區(qū)，造成村社區(qū)在檔案工作上脫節(jié)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)市、鎮(zhèn)、村三級(jí)聯(lián)動(dòng)。四是數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享利用。由于沒(méi)有統(tǒng)一平臺(tái)，檔案數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，村社區(qū)與市鎮(zhèn)兩級(jí)數(shù)字檔案館室之間信息的共享與利用受限，群眾查檔還要到鄉(xiāng)鎮(zhèn)或縣市檔案館，極不方便。五是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化監(jiān)督指導(dǎo)能力不足。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化工作基礎(chǔ)比較薄弱、監(jiān)督指導(dǎo)能力不足，對(duì)所屬單位及下轄村社區(qū)檔案信息化工作的監(jiān)督指導(dǎo)很難到位。

2 平臺(tái)建設(shè)方式分析

2.1 設(shè)計(jì)原則

一是按照檔案工作體制機(jī)制分級(jí)管理原則，實(shí)行“村檔鎮(zhèn)管”，強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館對(duì)數(shù)字檔案的管理和監(jiān)督指導(dǎo)職能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)體系應(yīng)由三個(gè)層次組成：縣（市、區(qū)）檔案館，它通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)了解掌握區(qū)域范圍內(nèi)檔案信息化工作開(kāi)展情況，領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌檔案工作并提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和安全監(jiān)管；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館，它是平臺(tái)核心，對(duì)上連接縣市檔案館，對(duì)下連接村社區(qū)，實(shí)現(xiàn)自身及所屬村社區(qū)數(shù)字檔案在線管理，并監(jiān)督指導(dǎo)村社區(qū)檔案工作；村社區(qū)檔案室終端，村社區(qū)通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化管理。二是建立區(qū)域檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家綜合數(shù)字檔案館、鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字檔案館（室）、村社區(qū)數(shù)字檔案室三級(jí)聯(lián)動(dòng)與數(shù)據(jù)共享。各用戶單位都可以通過(guò)平臺(tái)上傳檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)，館室藏已鑒定開(kāi)放的數(shù)據(jù)也通過(guò)平臺(tái)發(fā)布出去以提供利用。

2.2 網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建

依托網(wǎng)絡(luò)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)面向各級(jí)政府、村社區(qū)的數(shù)字檔案服務(wù)和檔案信息資源共享。在確保檔案信息安全的前提下，平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可以分為兩種模式：政務(wù)網(wǎng)和VPN虛擬專網(wǎng)。政務(wù)網(wǎng)是政府事務(wù)性工作網(wǎng)絡(luò)，是黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和資源共享的信息網(wǎng)絡(luò)。我國(guó)各地大都已建有政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，并且實(shí)現(xiàn)縣市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村社區(qū)三級(jí)連通。政務(wù)網(wǎng)的管理維護(hù)一般由政府信息電子政務(wù)中心負(fù)責(zé)，檔案工作運(yùn)用政務(wù)網(wǎng)運(yùn)行成本較低，且安全性有保障。政務(wù)網(wǎng)的完整建設(shè)客觀上為檔案網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建提供了網(wǎng)絡(luò)資源和信息通道，在建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)過(guò)程中，可以充分利用電子政務(wù)所提供的網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)的信息主干道建設(shè)，構(gòu)建區(qū)域性的檔案網(wǎng)絡(luò)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)建設(shè)應(yīng)充分利用政務(wù)網(wǎng)資源構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)體系，建立檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)通道。VPN綜合運(yùn)用隧道封裝、認(rèn)證、加密、訪問(wèn)控制等多種網(wǎng)絡(luò)和安全技術(shù)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和資源共享的方法，其主要目標(biāo)是建立一種靈活、低成本、可擴(kuò)展、安全性高的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)手段。檔案行業(yè)性要求檔案共享平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)具備特殊的業(yè)務(wù)保密性和信息安全性，應(yīng)用VPN技術(shù)使檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)既共享互聯(lián)網(wǎng)同一物理資源，又保證邏輯上與互聯(lián)網(wǎng)其他資源相互隔離，在互聯(lián)網(wǎng)上形成虛擬的檔案專用網(wǎng)絡(luò)，確保檔案政務(wù)網(wǎng)平臺(tái)數(shù)據(jù)不被其他人訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息交換和資源共享的安全性、可靠性。在檔案平臺(tái)建設(shè)中，可以采用VPN虛擬專網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建通信通道、組件網(wǎng)絡(luò)，充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，確保了安全性與獨(dú)立性，也不需要花費(fèi)大量建設(shè)資金，同時(shí)能夠節(jié)約網(wǎng)絡(luò)維護(hù)成本。

2.3 系統(tǒng)架構(gòu)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)可以采用B/S系統(tǒng)架構(gòu)。B/S結(jié)構(gòu)是目前主流的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)方式，在各類計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中都得到了廣泛應(yīng)用。B/S結(jié)構(gòu)具有簡(jiǎn)化客戶端的功能，只需安裝通用的瀏覽器軟件，可以節(jié)省客戶機(jī)的硬盤空間與內(nèi)存，而且使安裝過(guò)程更加簡(jiǎn)便、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)更加靈活。B/S結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)化了系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和維護(hù)過(guò)程，無(wú)須為不同級(jí)別的用戶設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)不同的客戶應(yīng)用程序，只需把所有功能都集中在Web服務(wù)器上。B/S結(jié)構(gòu)的特性特別適用于網(wǎng)上信息發(fā)布，而這種網(wǎng)上信息發(fā)布功能恰好是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享利用所亟需的，它能夠使各單位順利查閱到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料。B/S架構(gòu)型的數(shù)字檔案管理平臺(tái)可以減少村社區(qū)終端工作量、提高單位工作效率，并節(jié)省人力和物力。

2.4 功能構(gòu)建

鎮(zhèn)街道檔案館管理平臺(tái)具備幾大主要功能：一是在線平臺(tái)建設(shè)。具備全宗、機(jī)構(gòu)、用戶設(shè)置功能，區(qū)域范圍內(nèi)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村社區(qū)通過(guò)用戶名及密碼統(tǒng)一登錄系統(tǒng)平臺(tái)；具備各類型數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建功能，并且可調(diào)整、可擴(kuò)展；具備檔案目錄、全文、照片、聲像等不同類型的數(shù)字檔案在線閱覽功能。二是分級(jí)管理。具備用戶分級(jí)設(shè)置和權(quán)限設(shè)置功能，各鎮(zhèn)街道分別管理下屬村社區(qū)；鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理本級(jí)部門的數(shù)字檔案資源，同時(shí)可以查看下屬村社區(qū)數(shù)字檔案資源；村社區(qū)管理本級(jí)部門的數(shù)字檔案資源，通過(guò)平臺(tái)可以向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館進(jìn)行數(shù)字檔案網(wǎng)上移交、報(bào)表報(bào)送等業(yè)務(wù)工作；檔案部門通過(guò)平臺(tái)可以掌握全縣市范圍內(nèi)檔案信息化開(kāi)展、平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、數(shù)字檔案利用服務(wù)等狀況。三是數(shù)字檔案集中存儲(chǔ)。具備數(shù)字檔案在線收集功能，各級(jí)用戶通過(guò)數(shù)據(jù)上傳功能把本地?cái)?shù)據(jù)上傳到平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，村社區(qū)數(shù)字檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館進(jìn)行管理，縣市檔案部門通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。四是檔案數(shù)據(jù)共享利用。具備數(shù)據(jù)鑒定開(kāi)放功能，對(duì)達(dá)到開(kāi)放條件的檔案進(jìn)行選擇性發(fā)布開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)縣市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村社區(qū)之間的數(shù)據(jù)共享；具備檔案在線閱覽、借閱、全文檢索等功能，各級(jí)用戶都能查詢、閱覽、下載、利用本單位數(shù)據(jù)及縣市檔案館、鎮(zhèn)街道、村社區(qū)開(kāi)放的各類檔案信息。五是安全監(jiān)管。通過(guò)對(duì)平臺(tái)系統(tǒng)用戶登錄日志、操作日志進(jìn)行管理，及時(shí)掌握各單位使用和操作情況，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)安全審計(jì)；通過(guò)數(shù)據(jù)備份，實(shí)現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)和手動(dòng)備份及還原。六是實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)功能。平臺(tái)具備在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)、各類檔案業(yè)務(wù)表格與數(shù)據(jù)報(bào)送、數(shù)據(jù)移交等功能，在一定程度上改變傳統(tǒng)工作方式，減少縣市檔案局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館人員上門服務(wù)與指導(dǎo)的工作量，提高工作效率。

3 若干思考

一要加強(qiáng)上下聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)共同參與。在建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)的過(guò)程中，縣市檔案部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村社區(qū)要共同參與?？h市檔案部門負(fù)責(zé)平臺(tái)的建設(shè)、管理維護(hù)，做好范圍內(nèi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村社區(qū)的檔案信息化工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)；鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)平臺(tái)的推廣，對(duì)上及時(shí)上報(bào)工作開(kāi)展與平臺(tái)使用情況，對(duì)下做好所屬村社區(qū)的使用監(jiān)管；村社區(qū)要做好數(shù)據(jù)的上傳，并在線開(kāi)展日常業(yè)務(wù)工作。

二要提供制度保障，開(kāi)展規(guī)范管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺(tái)的建設(shè)工作要強(qiáng)化制度建設(shè)，以保證工作的規(guī)范性、科學(xué)性、有效性。要參照國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館的各項(xiàng)制度，制訂鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館數(shù)字檔案管理平臺(tái)規(guī)章制度，內(nèi)容應(yīng)涉及部門和人員職責(zé)、系統(tǒng)操作辦法、數(shù)字檔案利用服務(wù)、安全責(zé)任追究等。

三要加強(qiáng)人員培訓(xùn)。平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館必須具備熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)的人才?？h市檔案部門要注重對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村社區(qū)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)字化、系統(tǒng)平臺(tái)使用、檔案信息安全保障等。

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