孫威

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)于文書檔案規(guī)范化管理的重視程度也得到了相應(yīng)的提高。而隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，這一發(fā)展不僅有利于事業(yè)單位的文書檔案的規(guī)范化管理，也有助于優(yōu)化事業(yè)單位的文書檔案環(huán)境，將事業(yè)單位的文書檔案的歸檔速度和流程進(jìn)行大規(guī)模的簡(jiǎn)化，從而加快事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理速度。但是目前來(lái)看，提高事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理過(guò)程中還存在著較多的問(wèn)題，因此本篇文章深入研究了這些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策為進(jìn)一步提高下的事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理水平提供了研究思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案規(guī)范化管理；策略

一、事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1缺少準(zhǔn)確連續(xù)的原始數(shù)據(jù)

事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的發(fā)展使得文書檔案規(guī)范化管理部門的工作人員能夠大幅度利用信息和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，然而大量的原始數(shù)據(jù)仍然依靠相關(guān)工作人員的手動(dòng)記錄和輸入。因此，一旦原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)了錯(cuò)誤或紕漏就會(huì)使得事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的其他工作出現(xiàn)計(jì)算和其他重大錯(cuò)誤。同時(shí)，事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的發(fā)展使得文書檔案規(guī)范化管理部門的工作越來(lái)越依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在初始狀態(tài)就存在錯(cuò)誤，就會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制存在著諸多不符合事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理發(fā)展的制度。另外，初始數(shù)據(jù)如果在錄入的時(shí)候未備份會(huì)很可能引起數(shù)據(jù)丟失，容易造成事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理事業(yè)單位的文書檔案信息不全面，對(duì)內(nèi)部控制體系產(chǎn)生影響。

1.2事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的評(píng)價(jià)體系不夠完善

在目前的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門中，文書檔案規(guī)范化管理并沒(méi)有充分考慮各種可能意外情況的發(fā)生，導(dǎo)致事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理不具有實(shí)際踐性，例如在財(cái)務(wù)支出方面，許多事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門將超出預(yù)算的成本支出歸于文書檔案規(guī)范化管理當(dāng)中的直接人工費(fèi)用和其他費(fèi)用等，這些都導(dǎo)致了事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理體系的失真。同時(shí)由于相關(guān)工作人員對(duì)于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，文書檔案規(guī)范化管理并未形成一個(gè)完善的評(píng)價(jià)體系，造成事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理不夠準(zhǔn)確，在一定程度上影響了事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的工作效率。

1.3對(duì)于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理軟件的依賴性較高

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的使用為大多數(shù)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理工作提供了極大的便捷條件，因此絕大多數(shù)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的工作人員對(duì)于文書檔案規(guī)范化管理軟件的熟練程度越來(lái)越高，依賴性也越來(lái)越高。但是這些軟件并非完美無(wú)缺，目前來(lái)看還存在著一定的局限性或者限制性，比如不能分析出一些錯(cuò)誤的文書檔案規(guī)范化管理信息，導(dǎo)致一些文書檔案規(guī)范化管理問(wèn)題的出現(xiàn)，使得在出現(xiàn)意外情況如停電狀態(tài)下，沒(méi)有了這些軟件就會(huì)影響文書檔案規(guī)范化管理工作的正常進(jìn)行。

二、事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理改善措施

2.1建立健全事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的組織機(jī)構(gòu)

完善健全的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門組織機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的重要基礎(chǔ)，也是治理和控制事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的重要步驟，組織機(jī)構(gòu)的健全有助于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理效果的提高和進(jìn)步。同時(shí)，層次明確的組織機(jī)構(gòu)也能夠保證事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門充分發(fā)揮自身的職能，有助于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的分級(jí)規(guī)范化管理。而且在事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的大環(huán)境下，我國(guó)的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門之間需要更充分更有效的信息溝通，因此各級(jí)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門職能人員在明確自身職能范圍的基礎(chǔ)上加強(qiáng)溝通，保證事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的組織機(jī)構(gòu)有效完整，從而加強(qiáng)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理效率。

2.2提高事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理工作人員的職業(yè)能力控制

在信息化的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在程度的分析、設(shè)計(jì)及運(yùn)營(yíng)維護(hù)各個(gè)階段都需要進(jìn)行深入的研究，這就需要明確事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門工作人員的職能范圍，最大程度地保證系統(tǒng)的正常工作。同時(shí)，事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)該仿照手工系統(tǒng)，每一項(xiàng)都應(yīng)該交由相同的專業(yè)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理工作人員來(lái)進(jìn)行記錄。通過(guò)這些崗位的明確分工，有助于保證事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理資料的獨(dú)立性、正確性和完整性，從而在各個(gè)方面為加強(qiáng)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的科學(xué)化水平控制制度貢獻(xiàn)力量。

2.3加強(qiáng)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門與內(nèi)部和外部的溝通

事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門之間也要加強(qiáng)溝通，確保相關(guān)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理的指示和命令也能夠準(zhǔn)確及時(shí)的在基層部門奏效。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)與外部單位的溝通聯(lián)系，加強(qiáng)過(guò)程控制，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理，建立規(guī)范合理的流程控制。事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門通過(guò)與內(nèi)部和外部的綜合聯(lián)系，能夠確保信息傳遞和信息溝通的暢通，使事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門從整體上能夠加強(qiáng)事業(yè)單位的文書檔案科學(xué)化規(guī)范化管理的有效性。

三、結(jié)束語(yǔ)

一套良好有效的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理內(nèi)部控制制度不但有助于保證事業(yè)單位的文書檔案科學(xué)化規(guī)范化管理工作的順利開展，也能將繁多的事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理信息轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)明易懂的結(jié)果，有助于事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門的正常工作及正確決策。同時(shí)，加強(qiáng)事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理部門各負(fù)責(zé)人和相關(guān)工作人員的專業(yè)技能，加強(qiáng)思想教育，專業(yè)能力培養(yǎng)，人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，也能夠科學(xué)有效地促進(jìn)事業(yè)單位的文書檔案科學(xué)化規(guī)范化管理水平的提高。

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