范啟慧
摘 要:伴隨著社會的進步與發(fā)展,檔案管理的方式也在不斷更新,與時俱進。而在這種新形勢下,檔案管理的規(guī)范化至關(guān)重要。它不僅記錄著人事走向,也保存著國家社會的重要信息。促進檔案管理的規(guī)范化,是社會主義文化建設(shè)的需求,本文立足于檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀,探析在新形勢下如何使檔案管理工作更加規(guī)范化。
關(guān)鍵詞:新形勢 檔案管理 規(guī)范化 文化建設(shè)
中圖分類號:G251 文獻標識碼:A 文章編號:1003-9082(2017)10-00-01
中華上下五千年,在歷史的軌跡中許許多多的人事物都留下了寶貴的“財富”,并推動著社會的發(fā)展,通過檔案管理,這些人事物會被永遠的記錄、保存下來。所以,檔案管理工作在整合社會資源、梳理社會動向的方面起著重要作用。而在信息化時代高速發(fā)展的新形勢下,檔案管理工作也越來越重視其規(guī)范化的發(fā)展,以便于使檔案管理工作更加完善,提升工作效率。
一、檔案管理工作的發(fā)展進程
檔案可以說是對過去發(fā)生的事情的總結(jié)與記錄,從古至今,都發(fā)揮著不可替代的作用?!皺n案”一詞是在清朝以后才廣泛應(yīng)用,在此之前,歷朝歷代都有不同的稱謂,像我們熟知的“史冊”、“典籍”等都是檔案管理的一種,只是當時檔案主要記錄在甲骨、帛書或竹簡上,記錄費時費力又不便于查找。隨著造紙術(shù)的產(chǎn)生,歷史“典籍”開始記錄于紙上,使檔案的管理有了便于記錄的方式,由此,檔案的雛形產(chǎn)生。
經(jīng)歷千百年的發(fā)展,現(xiàn)如今的檔案管理已經(jīng)不再只流行于紙面這種形式,它有了多元化的發(fā)展,1950年以后,產(chǎn)生了以光盤、磁盤為載體的檔案形式,而網(wǎng)絡(luò)化時代的來臨,真正為檔案管理工作帶來了質(zhì)的飛躍。電子檔案的集中性與易查性改變了原有檔案管理工作的運行方式,使檔案管理工作更加理性化、省時省力。
二、新形勢下檔案管理工作中存在的問題
1.專業(yè)人才稀缺,技能欠缺
每項職業(yè)都需要專業(yè)人才的培養(yǎng),但是現(xiàn)在高等院校和大眾普遍不會接受一些偏門、冷門的專業(yè),所以像檔案管理這種少為人知的專業(yè),很少有院校設(shè)置,導(dǎo)致專業(yè)人才供給不足,人才隊伍素質(zhì)良莠不齊。即使專業(yè)培養(yǎng)的人才也未必會專門從事本行專業(yè),現(xiàn)在很多專業(yè)都擁有共通性,而大部分人認為檔案管理工作只是簡單地整理、記錄,所以一般企業(yè)不會重視從事檔案管理工作是否是專業(yè)人才。
其實不然,檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng),對于檔案實體管理和檔案信息的整理劃分不是一朝一夕能夠?qū)W會的。隨著網(wǎng)絡(luò)的盛行,檔案管理工作也更多的向網(wǎng)絡(luò)信息整理為主,但是大部分檔案管理人員計算機實操技術(shù)并不純熟。所以,在當今檔案越來越多的前提下,對于檔案管理人員的各方面要求都越來越高。
2.檔案管理工作的兩極化
檔案管理工作包括政治、軍事、文化、社會等各個方面的內(nèi)容,所以,在國家政府部門從事檔案管理的人員專業(yè)性強、學(xué)歷高,管理體系相對完善。但是一般企業(yè)卻不會強調(diào)專業(yè)性的人才,認為檔案的管理工作很輕松,只需將人事檔案抄錄保管就好,以致一旦文件丟失就會給公司和個人造成巨大的損失。這種兩極化的選人方式是影響檔案管理工作規(guī)范化的一大阻礙。
3.網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用化不夠完善
雖然現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)時代給工作生活帶來了方便,也提升了檔案管理工作的效率,但對于網(wǎng)絡(luò)信息的整合卻并未得到完善應(yīng)用。一是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容雜亂,在檔案管理過程中容易混淆錯誤信息,影響檔案的精準性。二是電子檔案存在一定風(fēng)險性,因為電腦的硬件設(shè)施一旦崩潰,所有的檔案信息也會出錯,雖然可能有紙質(zhì)備份的部分,但是電腦數(shù)據(jù)庫的體系龐大,人為可能無法修復(fù)或查找到全部文件,而且一旦出錯,需要花費大量精力與時間來彌補錯誤,造成嚴重的后果。
三、新形勢下加強檔案管理工作規(guī)范化的策略
1.檔案管理各大部分體系化
檔案管理工作包括檔案收集、整理、保存等8個部分,每個部分都應(yīng)有規(guī)范化的管理體系。比如:(1)在保存的過程中,要保證溫度、濕度、通風(fēng)等細節(jié)方面符合標準要求,以延長檔案保管的時間。(2)分層管理?,F(xiàn)在的檔案管理工作大部分都是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。但是有一個弊端,就是分級導(dǎo)致檔案管理的連接性不強,跨級查閱資料時,審批手續(xù)費時費力。所以,可以在分級的基礎(chǔ)上,對檔案同時進行分層管理,相關(guān)人員根據(jù)檔案的性質(zhì)、類型等不同,將檔案分層統(tǒng)一保管。但是要注意應(yīng)該對相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議,完善對檔案管理的保密性。
2.電子數(shù)據(jù)與人為保管緊密結(jié)合
電子檔案的發(fā)展方便了查閱,也比人為保管更加完整,但是電子檔案依賴于計算機的軟件、硬件功能,不如人為保管安全。所以,在進行電子檔案的管理時,應(yīng)該與人為保管齊頭并進,對于電子檔案信息進行存檔與備份。并且,檔案管理人員要時刻檢修或觀察計算機的系統(tǒng),以保證計算機不會出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤。
3.培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員
在各行各業(yè)都需要專業(yè)化人才的新形勢下,檔案管理人員的技能素質(zhì)也需要規(guī)范化的培訓(xùn)?,F(xiàn)行國家政府部門對于檔案管理人員要求高,所以會有專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)。但是大部分企業(yè)對于檔案管理人員不重視,由于企業(yè)的這種態(tài)度,使檔案管理人員也不會主動學(xué)習(xí)檔案管理的方法。所以,要提高檔案管理工作的規(guī)范化,應(yīng)該有完善的自上而下的管理體系。例如:(1)管理者定期培訓(xùn)。社會在不斷變化,檔案管理的方式也不能一成不變,定期培訓(xùn)可以總結(jié)以往經(jīng)驗的優(yōu)點與不足,針對以后的工作做出規(guī)劃與建議。(2)提升自身能力,學(xué)習(xí)電子檔案知識。對于計算機的應(yīng)用,要有精通的信息化處理能力。網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件都在不斷更新?lián)Q代,檔案管理人員也應(yīng)學(xué)習(xí)新技術(shù),使檔案管理工作更加輕松。
四、結(jié)語
在社會管理逐步趨向于規(guī)范化發(fā)展的新形勢下,各行各業(yè)都開始重視檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)化的背景下,檔案就相當于人“身份”的象征,規(guī)范化的檔案管理工作可以達到“人盡其才,物盡其用”的效果,不僅可以提升工作效率,也可以保持政府或企業(yè)的良好運作,加快經(jīng)濟的發(fā)展速度。所以,解決現(xiàn)如今檔案管理工作中存在的問題,使檔案管理工作規(guī)范性發(fā)展,不僅是政府和企業(yè)的要求,也是整個時代的需求。
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