朱蕊巖

中圖分類(lèi)號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）09-156-01

摘要 現(xiàn)如今不管是企業(yè)，機(jī)關(guān)還是學(xué)校辦公室，公文管理與保密工作都是十分重要的一項(xiàng)任務(wù)，尤其是在這個(gè)信息高速運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)代，公文管理與保密工作就顯得尤為重要，其是提高工作效率，確保公文有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。企業(yè)或者單位如遏重大事件的話(huà)，都會(huì)通過(guò)公文來(lái)傳遞，轉(zhuǎn)達(dá)指示，因此，公文的管理，保密，處理以及監(jiān)督利用就會(huì)直接決定企業(yè)及單位的信息傳遞和運(yùn)轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞 公文管理 概述 過(guò)程

一、公文的概述

一般情況下，公文所承載的信息內(nèi)容會(huì)包括秘密資料，科技成果，重要報(bào)告，經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等一系列的信息，而公文的管理和保密工作，這是一項(xiàng)重要的任務(wù)，它是指揮工作和明法傳令的重要依據(jù)；是溝通情感和聯(lián)系公務(wù)的標(biāo)本；是承載事實(shí)和記錄事實(shí)的憑證。在進(jìn)行公文管理和保密的過(guò)程中，如果能夠?qū)⒐陌疵芗?jí)劃分的話(huà)，便可保障公文等級(jí)的層次性，讓其具有良好的控制作用。

二、公文管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

公文可以說(shuō)是現(xiàn)代辦公室工作過(guò)程當(dāng)中不可或缺的一部分，只有加強(qiáng)公文管理和公文保密工作，才可以讓實(shí)際工作得以順利的展開(kāi)和進(jìn)行。然而，在實(shí)際工作中，公文管理與保密容易產(chǎn)生分歧，出現(xiàn)問(wèn)題，而這些問(wèn)題可以分為以下幾點(diǎn)

（一）職責(zé)不清，多頭運(yùn)行

公文運(yùn)行基本都是多渠道運(yùn)行，其承載外來(lái)辦公，起草下發(fā)等作用，如果職責(zé)不清，就會(huì)導(dǎo)致公文在運(yùn)轉(zhuǎn)期間，由于過(guò)多的環(huán)節(jié)使得責(zé)任不明確，容易造成公文在辦理期間的滯待，推諉現(xiàn)象的發(fā)生，影響工作質(zhì)量和效率。

（二）按部就班，缺少保障制度

很多的公文管理人員，由于自身對(duì)于公文管理的認(rèn)識(shí)不足，也很難形成完整的理念，沒(méi)辦法用完整的體系，去完成整理公文資料以及保管公文等相關(guān)方面的瑣事。更有甚者直接將《公文處理辦法》拋諸腦后，完全憑著自己的經(jīng)驗(yàn)做事，釀成我行我素的工作習(xí)慣。

（三）意識(shí)不強(qiáng)，保密責(zé)任不落實(shí)

公文管理與保密，缺少完善的制度，嚴(yán)格規(guī)范的運(yùn)行，在工作過(guò)程當(dāng)中漏洞百出，最終致使公文管理不當(dāng)，造成失、泄密等后果。

（四）重上輕下，管理斷層

上行文件，下行文件以及平行文件的收發(fā)都是公文管理與保密的一部分。對(duì)于公文管理及保密工作者來(lái)說(shuō)，服從公司領(lǐng)導(dǎo)的安排無(wú)可厚非，但是如果重視上級(jí)來(lái)文，輕視下來(lái)文件，必將會(huì)導(dǎo)致公文管理斷層，使得公文丟失或泄密。不少辦公人員對(duì)上級(jí)來(lái)文快速落實(shí)，嚴(yán)格保管，迅速整理，入冊(cè)歸檔；而在收到下級(jí)行文時(shí)，卻不慌不忙，各方閱覽，隨意丟棄。

三、如何做好公文保密管理工作

（一）制定完善制度和措施，增強(qiáng)員工的公文管理與保密意識(shí)

制定完善的制度和措施，是企業(yè)進(jìn)行公文管理與保密的重要手段，企業(yè)需要通過(guò)科學(xué)，規(guī)范的管理制度，讓其有章可循，有法可依。在建章立制時(shí)，公文管理與保密工作必須做到以下三個(gè)規(guī)范：

1.借閱手續(xù)要規(guī)范：公文借閱要建立借閱登記手續(xù)，以此來(lái)明確借閱人，借閱的時(shí)間以及歸還日期等，做到誰(shuí)借誰(shuí)還。如果是密級(jí)文件的話(huà)，那么在借閱的過(guò)程中就要嚴(yán)格把關(guān)，緊密跟蹤，對(duì)沒(méi)有按時(shí)歸還的文件，公文管理與保密人員，需要與借閱人進(jìn)行溝通，明確借閱人沒(méi)有及時(shí)歸還的原因，并且要將原因記錄在案。

2.存放制度要規(guī)范：在日常工作的過(guò)程中，辦公室每天都會(huì)收到各種各樣的文件資料，而在管理這些文件資料的時(shí)候，就需要將公文管理與保密放入重點(diǎn)。密級(jí)文件和非密級(jí)文件在存放之前要合理劃分，分開(kāi)存放，以此來(lái)確保公文管理以及保密的規(guī)范性。

3.傳閱流程要規(guī)范：公文在傳閱的過(guò)程中，要制定嚴(yán)格的傳閱制度，做好相應(yīng)的傳閱流程圖和登記表，尤其是絕密公文，秘密公文或者急件公文，應(yīng)當(dāng)做到當(dāng)天借閱，當(dāng)天歸還。如若領(lǐng)導(dǎo)在借閱的過(guò)程中，因?yàn)槊τ谄渌聞?wù)沒(méi)有一次性看完的話(huà)，那么公文管理人員需要根據(jù)此類(lèi)文件內(nèi)容的重要性，判斷是否要將其收回，等到領(lǐng)導(dǎo)忙完之后再來(lái)借閱。這樣確保了秘密文件及重要的保密性和安全性。

（二）做好與檔案管理員的公文交接登記手續(xù)

首先，要區(qū)分歸檔與不歸檔的文件，應(yīng)歸檔文件及時(shí)移交檔案中心。其次，要將交接的文檔目錄復(fù)印成三份，移交部門(mén)與接收部門(mén)，檔案盒內(nèi)保留一份。還要附有《移交備考表》，詳細(xì)記錄移交人、接收人，交接時(shí)間等各項(xiàng)信息?，F(xiàn)在公司檔案管理系統(tǒng)有效的提高檔案管理效率。在公文交接時(shí)，交接雙方要嚴(yán)格檢查文件質(zhì)量，檢查歸檔的文件數(shù)量，并與電子版一致。最后辦理移交手續(xù)，移交目錄雙方各一份。辦公室公文每年5月前完成歸檔。

（三）公文文件需要定時(shí)清退和銷(xiāo)毀，確保密級(jí)文件不丟失

在公文管理與保密工作中，需要定期對(duì)文件進(jìn)行清退和銷(xiāo)毀，在一段時(shí)間之內(nèi)，單位收到的所有文件，都應(yīng)該做好接收記錄，對(duì)于沒(méi)有歸檔、沒(méi)有保存價(jià)值的公文資料，定期清退或者是銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的方式有兩種，第一種是集中焚燒銷(xiāo)毀，其可以做到片字不留；第二種則是送往保密部門(mén)指定的造紙廠，將其化為紙漿，以達(dá)到徹底銷(xiāo)毀公文資料的目的。然而，無(wú)論是采取哪種公文銷(xiāo)毀方式，在銷(xiāo)毀的過(guò)程中都要有兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，個(gè)人不得私自銷(xiāo)毀。尤其是單位的密級(jí)公文，在進(jìn)行銷(xiāo)毀的過(guò)程中，監(jiān)銷(xiāo)人員一定要全程監(jiān)督，確保整個(gè)銷(xiāo)毀過(guò)程都是在眼皮底下完成的，切不可擅離職守。

（四）加強(qiáng)保密隊(duì)伍建設(shè)，提高公文管理人員素質(zhì)

公文管理工作具有政治性強(qiáng)、涉及領(lǐng)域廣、規(guī)范化要求高、被動(dòng)性大特點(diǎn)，要求對(duì)工作人員具有較高的政治覺(jué)悟、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、強(qiáng)烈的責(zé)任心和時(shí)間觀念。要切實(shí)加強(qiáng)人員的選聘、培訓(xùn)和考核，提高其綜合素質(zhì)，才能承擔(dān)好公文管理工作職責(zé)，提高管理水平。

公文管理與保密工作，是單位以及企業(yè)的重要保障，通過(guò)建立高素質(zhì)的公文管理與保密團(tuán)隊(duì)，可以提高企業(yè)或者單位的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。而想要提高企業(yè)及單位公文管理與保密的效率，就需要定期對(duì)公文管理與保密人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)公文管理與保密知識(shí)，了解企業(yè)及單位的公文管理規(guī)章制度，認(rèn)識(shí)到公文管理與保密的重要性，達(dá)到增強(qiáng)員工的事業(yè)心和榮譽(yù)感，才能使單位公文管理和保密工作得到進(jìn)一步的提升。endprint