改革開放以來，我國的教育領(lǐng)域發(fā)生了轉(zhuǎn)變，對于高校圖書館的建設(shè)更為重視，作為高校圖書館的重要組成部分，圖書館檔案真實客觀的記載了圖書館發(fā)展的每個歷史軌跡。隨著社會的不斷進步發(fā)展，文化也趨向于多元化，高校的規(guī)模也逐漸擴大，而高校圖書館檔案也更為重要，它從高校圖書館的成立就開始了積累，而且隨著圖書館的不斷建設(shè)發(fā)展而不斷完善，為高校的教學(xué)和科研工作也提供了真實可靠的數(shù)據(jù)信息服務(wù)。做好高校圖書館檔案的管理工作，建立起完善的數(shù)據(jù)庫，為高校的教學(xué)和科研提供服務(wù)，是圖書館檔案管理人員的主要工作。因此如何優(yōu)化圖書館檔案管理，提高圖書館管理水平和檔案的利用率，促進高校更好的發(fā)展是當(dāng)前面臨的主要問題。

1.優(yōu)化高校圖書館檔案管理的意義

圖書館檔案在圖書館進行科學(xué)管理和各項工作的開展過程中有著重要的參考價值，圖書館檔案的準(zhǔn)確性、及時性和全面性都可以成為科研活動的資料借鑒。然而圖書館未來的發(fā)展，也需要對圖書館以往的發(fā)展歷程進行借鑒和參考，了解學(xué)生的讀書喜好，掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)動態(tài)，為圖書館發(fā)展決策的制定和規(guī)劃提供科學(xué)的參考依據(jù)。其次，圖書館檔案管理的目的是為了讓讀者更好的利用圖書館資源，為讀者提供更高的服務(wù)設(shè)施。圖書館的數(shù)據(jù)庫能夠向讀者展示圖書館的發(fā)展概況和具體情況，完善的規(guī)章制度可以引導(dǎo)讀者合理的利用圖書館資源。完善的檢索規(guī)則有利于提高圖書館資源的使用效率，先進的設(shè)備有利于激發(fā)讀者對于圖書館資源的使用熱情。最后，圖書館是高校的文化窗口，為高校的學(xué)術(shù)科研活動提供良好的服務(wù)，具備自身的文化特色。檔案資源是圖書館形象的象征，而檔案是一個學(xué)校的發(fā)展歷程的記載。因此優(yōu)化圖書館檔案管理是當(dāng)前圖書館管理工作的重要內(nèi)容，對于提高圖書館服務(wù)質(zhì)量和學(xué)校的知名度都有著重要影響。

2.高校圖書館檔案的特點

高校圖書館檔案有文件、文書、設(shè)備三類。學(xué)校上級主管部門針對圖書館日常工作以及管理方面的規(guī)章性文件被稱為文件檔案。這些文件具備單一性和保密性的特點，需要永久長期保存起來。另外一種就是文書檔案，文書檔案是人們對圖書館的日常工作所做的記錄。比如會議記錄、人事材料等等這些具備留存價值的文檔。文書檔案內(nèi)容豐富，包羅萬象，保存時間較長，并且具備時效性，需要在規(guī)定的時間內(nèi)上報審批，不能耽誤正常工作。還有一種就是設(shè)備檔案，設(shè)備檔案是指學(xué)校設(shè)備、儀器等在進行購買、安裝、使用、管理、維護過程中形成的歸檔的技術(shù)資料以及相關(guān)文件。設(shè)備檔案的專業(yè)性比較強，可以提供各項設(shè)備的詳細資料，幫助學(xué)校進行效益分析和成本核算。設(shè)備檔案的種類多，技術(shù)含量也比較高，其管理也更為復(fù)雜和困難。

3.高校圖書館檔案管理存在的問題

長期以來，我國高校的圖書館檔案管理缺乏完整的管理制度，大部分圖書館對檔案管理工作不重視，沒有完善的管理制度，檔案管理工作則更為隨心所欲，無章可循，最終導(dǎo)致保存的各項檔案殘缺不全、管理工作混亂的局面產(chǎn)生。究其原因：其一，高校對圖書館檔案管理工作不重視，圖書館管理人員自然也認(rèn)識不到其中的重要性，自然不會主動去進行檔案的收集和整理。其二，對保存檔案的開發(fā)和利用價值觀念薄弱。圖書館檔案保存的目的就是為了開發(fā)利用，因此只有合理的開發(fā)利用，才能體現(xiàn)圖書館的檔案價值。然而多數(shù)高校圖書館對于檔案保存的目的就是為了保存，這樣就制約了檔案的作用，造成了資源的浪費。其三，館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理。高校圖書館的檔案主要以文書檔案居多，而對于主要使用的特色檔案比較少。這樣就造成了檔案結(jié)構(gòu)不合理，檔案的作用也并不大，而且電子檔案較少，很難適應(yīng)圖書館的業(yè)務(wù)發(fā)展需要。其四，信息化建設(shè)不完善。圖書館檔案的信息化建設(shè)是為了順應(yīng)社會的發(fā)展需要，然而諸多高校的圖書館并沒有建立起與自身情況相符合的規(guī)范化信息管理制度，導(dǎo)致圖書館檔案資源的整理和收集未能開展。

4.優(yōu)化檔案管理新思路

針對高校圖書館檔案管理存在的問題，應(yīng)該從以下幾個方面去解決：其一，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，健全檔案管理制度。檔案管理需要具備專業(yè)知識較高的管理人員來做，定崗定向，保持穩(wěn)定，在工作期間要對管理人員進行培訓(xùn)，更新觀念，掌握先進的科學(xué)技術(shù)，適應(yīng)檔案電子化的發(fā)展趨勢。另外要對檔案管理業(yè)務(wù)指定嚴(yán)格規(guī)范的規(guī)章制度，使得檔案管理工作能夠有序開展。其二，要充分開發(fā)利用檔案資料。檔案資料保存的目的就是為了充分利用，使其發(fā)揮自身應(yīng)有的價值，才不會浪費檔案管理工作投入的人力和物力。因此檔案管理人員，要及時準(zhǔn)確的提供工作所需要的檔案資料，做好服務(wù)工作，提高檔案的利用率。其三，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。高校圖書館的檔案管理工作中應(yīng)該加強對歷史性的文檔資源的收集整理、除了文字資源外，還應(yīng)該重視非文字資料的收集和整理，因為非文字資料更有現(xiàn)實性，為了順應(yīng)當(dāng)前信息化的發(fā)展，電子文字等形式的歸檔則成為檔案管理工作的重心。其四，完善信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)資源成為重要的發(fā)展方向，因此，更要完善圖書館檔案的信息化建設(shè)，以最快的速度提供最好的服務(wù)。

【總結(jié)】

綜上所述，圖書館檔案是高校圖書館建設(shè)過程中必不可少的一部分，因此提高管理者的素養(yǎng)，優(yōu)化圖書館檔案管理水平，提高圖書館檔案管理工作是至關(guān)重要的。