[摘 要] 伴隨高校的快速發(fā)展，人事管理工作也應加快建設步伐，加強高校人事檔案規(guī)范化管理，促使人事檔案更高效、快捷地為干部職工服務。闡述了高校干部人事檔案管理工作的難點，分析了高校干部人事檔案管理工作中存在的問題，最后結合多年工作實踐經(jīng)驗，圍繞高校干部人事檔案管理的對策進行探討與研究，希望能夠從理論層面上為我國高校人事工作的開展提供一點指導與支持。

[關 鍵 詞] 高校人事檔案；管理；問題；對策

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）19-0160-02

干部人事檔案是單位進行人事管理的基礎，是反映干部個人學習與工作經(jīng)歷、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、專業(yè)技術水平、德能勤績廉以及記載干部基本信息的載體，以人為單位集中保存的歷史記錄，是組織與人事部門培養(yǎng)、選拔和任用干部的重要依據(jù)，也是延續(xù)個人人生經(jīng)歷的重要手段。假如一個人的發(fā)展沒有記憶，單位事業(yè)的壯大出現(xiàn)斷檔，整個社會就會有明顯的斷層或空白，因此干部人事檔案管理工作具有非常重要的作用。同時經(jīng)濟社會的發(fā)展也賦予了干部人事檔案管理工作更高的要求和歷史使命。

一、高校干部人事檔案管理工作的難點

（一）檔案材料收集歸檔難

高校部門構成具有較強的復雜性，人員規(guī)模比較龐大，并且在人事工作中存在頻繁的人員調(diào)動現(xiàn)象，這就增加了人事檔案材料的收集難度。例如教職工年度考核表、青年教師學歷與學位證明材料、相關培訓結業(yè)證書、相關表彰、獎勵以及嘉獎通報材料等。不難發(fā)現(xiàn)，高校干部人事檔案管理人員需要面對繁雜的檔案材料，稍有不慎，就難以及時收集與更新這些材料，進而導致檔案管理工作出現(xiàn)疏漏。

（二）檔案材料整理裝訂難

根據(jù)《干部檔案整理工作細則》，“每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷”。檔案材料必須使用統(tǒng)一規(guī)格，即16開的辦公用紙，在檔案裝訂之后，還要保持卷面的整潔性，如果檔案材料過窄或者出現(xiàn)破損，就必須將將紙邊縫在左側。如果材料與標準不相符，就需要將其逐頁裁剪、縫紉、加工，或者采用襯紙托裱的方式將材料轉化為魚鱗形或梯形。近年來，材料歸檔開始使用A4規(guī)格紙張，這種材料裁剪難度較大，一份材料的四邊都需要裁剪，并采用尺子進行測量，在裝訂過程中，裝訂線往往會覆蓋或者損壞文字。面對這些工作，檔案管理人員往往需要花費巨大的時間與精力。

（三）檔案資源利用難

目前，高校干部檔案管理工作并沒有受到重視，基于此，檔案材料內(nèi)容往往缺乏真實性，這些資源的利用價值并不高。例如事件時間不準確，有的干部結合實際需求，對出生日期、參加工作年限、入黨時間以及獲取職稱的時間等內(nèi)容進行更改，這對檔案質量產(chǎn)生了嚴重的影響。此外，有的檔案內(nèi)容的規(guī)范性也有待提升，有的鑒定、考察材料千篇一律，完全不能夠將干部個性、特點與專長反映出來。就算檔案材料信息已經(jīng)趨于數(shù)字化，然而受限于管理人員素質，檔案管理的現(xiàn)代化水平并不能適應當今形勢發(fā)展需求，檔案利用質量難以得到保障。

（四）檔案外借回收難

根據(jù)相關規(guī)定，除干部死亡撰寫生平簡介之外，一般都不允許外借干部人事檔案，并且借出時間為15天，15天之后必須歸還。然而，受到多方面因素的影響，在高校干部人事檔案管理中這一制度的執(zhí)行力度并不大，有的干部借用了相關檔案材料，卻沒有按照規(guī)定時間歸還，進而提高了檔案材料丟失的幾率。此外，有的檔案材料在外借與傳遞中存在被人涂改、散頁的情況，對檔案資料的保護而言有著不利的影響。

二、干部人事檔案管理工作中常見的問題

（一）大多數(shù)教職員工對干部人事檔案認識不足

通過對本院干部職工的調(diào)查，很多人對干部人事檔案的認識模棱兩可，認為檔案僅限于入編調(diào)檔、退休查檔、提干審檔的功能，而對檔案的來源以及檔案形成過程中應注意的事項認識不清。主要表現(xiàn)以下幾個方面：第一，檔案材料的書寫隨意性較大。根據(jù)《干部人事檔案管理辦法》的規(guī)定：“檔案材料必須用鋼筆（或毛筆）和碳素墨水（或藍黑墨水）書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫”。但在檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)已形成的人事檔案材料中有用圓珠筆或純藍色墨水書寫的，有些檔案由于保存的時間已久遠，字跡變淡，逐漸模糊不清，這樣就影響檔案保存的意義。第二，檔案材料中涂改現(xiàn)象頻繁。中組部下發(fā)的《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》中規(guī)定嚴禁涂改干部人事檔案。在檔案整理時，有些個人信息屢屢出現(xiàn)涂改的痕跡，出生時間、參加工作時間有涂改，學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷有涂改。其中出生時間涂改尤為突出，有些檔案中最先最早形成的材料中出生時間就有刮痕，影響本人出生日期的準確認定。第三，歸檔材料出現(xiàn)不同層次的缺失；干部人事檔案記載著個人一生的經(jīng)歷，從學習、工作、參加黨團直到退休相關材料缺一不可，有的檔案中缺少招生登記表，有的缺少學習成績單，使得學習經(jīng)歷不完整，還有的缺少工資調(diào)整審批表的，也有缺少派遣證的，給人員身份認定帶來很大的困難，這就需要分門別類認真加以甄別。

（二）干部人事檔案管理的規(guī)章制度不健全，執(zhí)行力不強

干部人事檔案隨著個人經(jīng)歷在不斷變化，是一個動態(tài)管理的過程，個人歸檔材料不能及時、準確得到補充、完善和更新，就使存檔的材料不能真實反映本人的現(xiàn)實情況。而有些教職工的后取學歷已畢業(yè)多年，應該入檔的畢業(yè)生鑒定表等相關材料卻未能及時交回檔案室，也導致了人事檔案信息的不完整，影響了個人信息的準確性與干部人事檔案的嚴肅性。

另外，在實際工作中，檔案管理人員大多是兼職的，在工作調(diào)整或退休移交檔案手續(xù)時不規(guī)范、不按程序辦理，需要檢查的省了，需要清理的也免了，該簽字的也不簽字，造成移交后的干部人事在檔案數(shù)量和質量上形成界限不清、責任不明。有時甚至由于人為因素出現(xiàn)前后工作脫節(jié)，干部人事檔案出現(xiàn)重要材料短缺、錯位等現(xiàn)象。因此，在檔案管理的每個具體環(huán)節(jié)，都應該有嚴格的、完整的制度，明確責任。在現(xiàn)有的制度中有比較完整的，卻缺乏可操作性，實際工作中實施不力，給整個干部人事檔案管理帶來了非常不利的影響，需要及時改進和更新。

（三）干部人事檔案管理人員知識結構不能與時俱進

隨著社會的發(fā)展，科技的進步，干部人事檔案管理的方式、方法也應隨之發(fā)生改變。所以就要求干部人事檔案管理人員從思想上、工作方式上與時俱進，更新觀念。但目前，有些干部人事檔案管理人員仍堅守著傳統(tǒng)的事務性工作，對干部人事檔案工作還進行著簡單機械的手工操作，缺乏對工作的敏感與熱情，業(yè)務能力、知識結構、創(chuàng)新意識已經(jīng)不能滿足當前新形勢下人事檔案管理工作的需要。干部人事檔案管理工作的政策性很強，近年來我國先后頒布的《黨政領導干部選拔任用工作條例法》《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》等法律條文，要求嚴格按規(guī)定管理檔案，這就需要檔案管理人員及時地、不斷地充電，掌握政策，緊跟形勢，與時俱進。

三、改進干部人事管理工作的對策

（一）增強干部職工的檔案意識

干部人事檔案是干部或人才選拔和使用的重要依據(jù)，也是維護個人權益，關系每位教職工切身利益的一項基礎性工作。管好用好干部人事檔案是一項非常重要的工作。加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好干部人事檔案工作的前提和保障。人事檔案部門對教職員工進行有關檔案知識培訓，或請有關專家講座，不僅可以使每位教職工了解干部人事檔案的基礎知識，還能進一步掌握干部人事檔案管理的規(guī)范與要求。從而明確認識到各種歸檔材料都要如實、準確、規(guī)范書寫，日常形成的個人材料哪些應該歸檔，對移交歸檔的材料有哪些要求，最終把干部人事檔案工作與教職工的個人利益聯(lián)系起來，當成自己的事，以喚醒每個人淡漠的檔案意識，體現(xiàn)個人存在的價值。

（二）完善干部人事檔案管理制度

健全的干部人事檔案管理制度是做好人事檔案工作的基石，明確各項干部人事檔案管理職能，是做好干部人事檔案管理工作的重要保障。為進一步加強干部人事檔案的規(guī)范管理，完善現(xiàn)行干部人事檔案管理體制，必須建立科學、合理的規(guī)章制度。按照中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集制度》《干部檔案工作細則》的要求，結合本單位自身特點和經(jīng)驗，制定了適合本單位的干部人事檔案材料收集、鑒別歸檔、轉遞、檢查核對、保管及安全保密等制度，并在實際工作中加以落實，真正融入學校的日常管理中，做到既要簡明、實用，還要可操作性強，使干部人事檔案工作向制度化、日?；?、規(guī)范化邁進。

（三）加強干部人事檔案管理隊伍建設

人是一切生產(chǎn)力要素中最活躍、最具決定性的因素，干部檔案管理工作離不開專業(yè)人才的強大智力支持。檔案管理人員不能僅局限在檔案這個學科，還應熟悉歷史學、社會學，能運用電子計算機及現(xiàn)代通訊設備，精通文書學等其他學科，向多學科、多領域發(fā)展，確保與現(xiàn)代化的干部人事檔案管理工作要求相適應。這就要求其工作人員知識層次要不斷提高，知識結構也要更加緊密和豐富，各高職院校應鼓勵干部人事檔案管理人員積極參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類繼續(xù)教育培訓班和學術研討會，通過加強行業(yè)間的業(yè)務交流，使檔案工作人員接受新理念，拓寬新視野。

（四）將干部人事檔案管理工作經(jīng)費納入財務預算

為了推動高校干部人事檔案管理工作的開展，還需要資金方面提供強有力的支持。為了實現(xiàn)這一點，就需要在財務預算中納入干部人事檔案管理工作經(jīng)費。在日常工作中，高校應加強干部人事檔案管理工作的硬件設施建設，例如配置鐵質檔案柜、計算機、復印機、空調(diào)機以及裝訂工具，為檔案的保護與整理提供可靠保障。此外，針對高校干部人事檔案管理工作人員隊伍建設問題，還需要加大培訓經(jīng)費投入，使干部人事檔案管理的現(xiàn)代化水平得到有效提升。

四、結束語

綜上所述，在高校工作不斷深入的背景下，新時期對干部人事檔案管理提出了新的要求。不可否認，現(xiàn)階段高校干部人事檔案管理工作依然存在一些問題，而為了解決這些問題，就需要科學規(guī)范地管理干部人事檔案，進一步提升干部人事檔案管理的實效性，充分開發(fā)利用檔案信息資源，使檔案的價值得到最大化體現(xiàn)。

參考文獻：

[1]王向明.檔案管理學原理[M].上海大學出版社，2009.

[2]方詠梅.探究干部人事檔案審核工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2011（16）.