王依南

（西安市中心血站，西安 710061）

我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的問(wèn)題及改進(jìn)對(duì)策探討

王依南

（西安市中心血站，西安 710061）

目前，事業(yè)單位中人事檔案管理工作具有重要的意義。從當(dāng)前的人事檔案管理體制與改革的需求不相適應(yīng)、檔案管理人員不固定且人手不夠、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)、人事檔案的管理方式不符合規(guī)范、檔案管理制度的執(zhí)行力度不夠等幾個(gè)方面，分析目前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作中的問(wèn)題，并提出幾點(diǎn)改進(jìn)的對(duì)策，以期為事業(yè)單位的深入改革打好基礎(chǔ)。

事業(yè)單位；人事檔案管理；問(wèn)題；改進(jìn)對(duì)策

人事檔案是一個(gè)單位重要的信息資源，其是對(duì)一個(gè)單位的人才信息進(jìn)行記錄的重要載體，更是單位進(jìn)行人才評(píng)價(jià)的重要依據(jù)之一。一份完善的人事檔案信息，可以從各個(gè)方面反映出員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、才能、社會(huì)背景、以往的表現(xiàn)等。因此在各事業(yè)單位中人事檔案的管理工作不可缺少，做好人事檔案的管理工作尤其重要?，F(xiàn)結(jié)合筆者多年相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位中人事檔案管理工作出現(xiàn)的一些問(wèn)題及改進(jìn)對(duì)策做簡(jiǎn)單闡述。

一、我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

1.當(dāng)前的人事檔案管理體制與事業(yè)單位改革的需求不相適應(yīng)。目前，我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理主要由本單位負(fù)責(zé)，有些也由上級(jí)主管單位負(fù)責(zé)，這種人事管理機(jī)制在以前的干部人事檔案管理工作中起到了很重要的作用。但是，目前我國(guó)事業(yè)單位在不斷進(jìn)行改革，不少單位采取了因需設(shè)崗，實(shí)行崗位聘用制度，通過(guò)在社會(huì)上公開(kāi)招聘的方式招聘人才，并建立了較為完善的錄用、解聘、辭聘等機(jī)制，人員的流動(dòng)較以前更為頻繁，人員的隸屬關(guān)系經(jīng)常會(huì)有所變化，此種情況如果還采用原來(lái)單位或者上級(jí)主管部門(mén)管理的方式已經(jīng)行不通了，對(duì)人才的合理流動(dòng)極為不利。

2.檔案人員不固定，且人手不夠。人事檔案工作涉及到的內(nèi)容較為煩瑣，且具有極強(qiáng)的連續(xù)性，如果人力不夠，根本無(wú)法有效地管理檔案。目前在國(guó)家科技體制改革的背景下，事業(yè)單位的編制數(shù)量較以前有很大幅度的縮減，在人手不夠的情況下，不少單位的人事檔案管理工作就由其他崗位的人員來(lái)兼任，有的甚至一個(gè)人承擔(dān)了全部的人事、監(jiān)察、工會(huì)等工作，每天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，根本沒(méi)有足夠的精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。再加上事業(yè)單位逐漸采用聘用制的方式，人員調(diào)動(dòng)較為頻繁，有些剛熟悉檔案管理這個(gè)崗位的工作卻又通過(guò)競(jìng)聘的方式調(diào)到了別的崗位上，造成各時(shí)期檔案管理的不連續(xù)，也不助于對(duì)檔案管理人員長(zhǎng)期進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，影響了檔案管理水平的提高。

3.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。受到事業(yè)單位編制數(shù)量的影響，不少單位檔案管理工作都是由別的崗位的人員兼職，其不是檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，對(duì)檔案管理知識(shí)尚未進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，不知道應(yīng)該對(duì)檔案材料進(jìn)行怎樣的歸檔、如何收集檔案材料。比如，有些事業(yè)單位的人事檔案管理工作由人事部門(mén)負(fù)責(zé)，由于不少要存于檔案中的材料要經(jīng)過(guò)人事部門(mén)，本來(lái)應(yīng)該是更利于資料的收集，但是由于人事部門(mén)的工作人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，不知道哪些資料應(yīng)該及時(shí)歸入檔案中，加上人事部門(mén)的日常事務(wù)繁忙，最終造成一些人事檔案材料的缺乏。此外，隨著科技的發(fā)展，信息化技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，人事檔案工作中也逐漸趨向于信息化，可大大降低檔案管理工作的強(qiáng)度，但是目前不少基層的事業(yè)單位相配套的硬件設(shè)施尚未配齊，難以促進(jìn)信息化的實(shí)現(xiàn)，管理效率大打折扣。還有一些單位，雖然領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案的管理，也安裝了先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)，但是不少管理人員不太會(huì)用，或者使用不熟練，其還是采取手工操作的方式，再加上系統(tǒng)中自身的一些限制，造成其在人事檔案管理中未得到有效利用。

4.人事檔案的管理方式不符合規(guī)范。不少專(zhuān)職或者兼職從事檔案管理工作的人員雖然也能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，也知道檔案要進(jìn)行分類(lèi)歸檔保存，但其對(duì)如何分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)把握不好，造成歸檔時(shí)存有很大的隨意性，使人事檔案雜亂無(wú)章，在很大程度上增加了后期查閱的難度。此外，在待歸檔材料的制作上，也缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，造成一個(gè)單位的歸檔材料有很多種不同的規(guī)范，增加了檔案整理、裝訂工作的難度。而且對(duì)于檔案管理這一塊不少事業(yè)單位并未建立起嚴(yán)格的考核機(jī)制，工作人員工作松散，嚴(yán)謹(jǐn)度不夠，不按照規(guī)范及時(shí)歸檔，造成不少重要的資料本來(lái)應(yīng)該及時(shí)歸檔，但是卻沒(méi)有充分落實(shí)，導(dǎo)致了人事檔案材料缺乏，甚至是失真，無(wú)法保證資料的時(shí)效性，一旦出現(xiàn)人員的流動(dòng)等情況，管理人員查找檔案信息就需要耗費(fèi)其大量的時(shí)間和精力。

5.檔案管理制度的執(zhí)行力度不夠。檔案管理工作需要一定的規(guī)范指導(dǎo)，具有較強(qiáng)的保密性，如果沒(méi)有嚴(yán)格的約束機(jī)制，就會(huì)造成管理工作開(kāi)展是無(wú)章可循，不知道怎么做才合適。雖然不少事業(yè)單位已經(jīng)建立起一套規(guī)章制度，涉及到安全、保密、歸檔、查閱等多個(gè)方面，但是有的單位卻對(duì)規(guī)章制度視而不見(jiàn)，不能?chē)?yán)格按照規(guī)章制度辦事。比如，人員發(fā)生了流動(dòng)，在調(diào)檔案時(shí)，有些管理人員不及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案，或者直接將檔案交給本人帶走，這些都是不符合檔案管理制度的；又比如，在接收新錄用人員的人事檔案時(shí)不負(fù)責(zé)任，不及時(shí)按照規(guī)章制度對(duì)其檔案中的材料齊全與否進(jìn)行清查，收到檔案后也不及時(shí)將回執(zhí)郵寄回去；或者是檔案轉(zhuǎn)走后，在一定的期限內(nèi)如果沒(méi)有收到接受方的回執(zhí)，按照規(guī)章制度應(yīng)該電話催要，但是有的檔案管理人員未充分重視，最終造成檔案信息缺失、失真，甚至是丟失檔案等后果。

6.不能及時(shí)處理流動(dòng)人員的檔案。事業(yè)單位中，有些人員辭職、辭退或者出國(guó)進(jìn)修逾期不歸，這些都屬于流動(dòng)人員。有些流動(dòng)人員已經(jīng)將檔案轉(zhuǎn)走，但是也有不少就將檔案留在原單位，時(shí)間久了，事業(yè)單位就遺留了很多這樣的“死檔”，雖然國(guó)家目前相關(guān)部門(mén)已經(jīng)出臺(tái)了政策，對(duì)這些“死檔”的處理方法予以明確，但由于多種原因，并未在各地徹底執(zhí)行，增加了事業(yè)單位人事檔案管理工作的難度，也帶來(lái)了很大的隱患。

二、改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策

1.對(duì)當(dāng)前人事檔案管理的體制進(jìn)行改革。為了對(duì)當(dāng)前的人事檔案管理體制進(jìn)行完善，建立起可以具備社會(huì)共享、公共管理、個(gè)人知情等特點(diǎn)的新型體制，不少學(xué)者開(kāi)展了相關(guān)研究，也提出了很多好的建議，筆者結(jié)合我國(guó)事業(yè)單位的實(shí)際進(jìn)行分析，認(rèn)為建立起人事檔案管理的信息共享平臺(tái)比較可行。個(gè)人根據(jù)自己的情況，在自愿的前提下將檔案委托給具有資質(zhì)的單位管理，準(zhǔn)入號(hào)碼為每個(gè)人的身份證號(hào)碼。當(dāng)一個(gè)單位對(duì)某個(gè)人比較感興趣，想錄用時(shí)，可以在其同意的情況下通過(guò)共享平臺(tái)對(duì)其檔案進(jìn)行查看；如果這個(gè)人后來(lái)又換一家單位工作，那么個(gè)人可以通過(guò)在檔案管理單位重新設(shè)置密碼，對(duì)原單位查看其資料的權(quán)限進(jìn)行限制。人事檔案中所需材料的收集及移交工作由個(gè)人工作單位承擔(dān)。在具體的人事檔案收集材料的內(nèi)容方面，除了常規(guī)的信息之外，還要將銀行、社保等信息納入進(jìn)來(lái)，建立起集個(gè)人綜合能力、教育水平、工作業(yè)績(jī)、銀行信用等于一體的較為完善的人事檔案。以上人事檔案管理方式具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)：一是緩解了事業(yè)單位人事檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，避免出現(xiàn)大量“死檔”現(xiàn)象，真正發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能。二是該管理方式下準(zhǔn)入號(hào)碼及終身檢索號(hào)碼是唯一的，均為個(gè)人的身份證號(hào)碼，這樣通過(guò)信息共享，有效地防止了一個(gè)人重復(fù)建檔等問(wèn)題。三是人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息共享，管理及利用起來(lái)更為方便，而且將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔后，有助于長(zhǎng)期進(jìn)行保存。四是檔案內(nèi)容上也比以前更為完善，與事業(yè)單位的進(jìn)一步深入改革相適應(yīng)。

2.加強(qiáng)對(duì)人事檔案知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)。一是在現(xiàn)有的教育體系中適當(dāng)加入一些檔案方面的知識(shí)，使人們?cè)诹x務(wù)教育階段潛移默化中對(duì)檔案管理工作有一個(gè)初步認(rèn)識(shí)，了解其重要性，普遍提高公民的檔案意識(shí)。二是在網(wǎng)站、報(bào)紙等建立專(zhuān)欄，專(zhuān)門(mén)宣傳檔案相關(guān)知識(shí)，讓人們充分認(rèn)識(shí)到檔案的有效保管對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要作用。三是各事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際，對(duì)內(nèi)部的人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使其對(duì)檔案知識(shí)有一個(gè)系統(tǒng)的掌握，包括哪些資料才能歸納到檔案中、如何對(duì)不同的材料進(jìn)行歸類(lèi)、檔案所需資料的收集等，提高其職業(yè)道德，嚴(yán)格按照規(guī)章制度管理檔案。

3.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督。事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效化管理，需要首先對(duì)其監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行完善，監(jiān)督工作要確保深入到人事檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)中，保證檔案管理的有序進(jìn)行?？捎筛鲉挝坏念I(lǐng)導(dǎo)親自牽頭過(guò)問(wèn)，結(jié)合單位實(shí)際規(guī)模建立相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督小組，成員由本單位內(nèi)工作責(zé)任心強(qiáng)的人員組成，定期評(píng)估人事檔案管理工作的開(kāi)展情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)解決。還需要建立起完善的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合監(jiān)督情況，按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分，以提高檔案管理人員的責(zé)任心，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案是人才信息的主要信息源，用好管好人事檔案，對(duì)我國(guó)目前人力資源的開(kāi)發(fā)和利用起著舉足輕重的作用。隨著我國(guó)事業(yè)單位人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著很多問(wèn)題，需要我們加以改善。

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G275

A

1673-291X（2017）36-0174-02

2017-04-10

王依南（1982-），女，黑龍江哈爾濱人，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，從事檔案管理、人力資源管理研究。

[責(zé)任編輯 李曉群]