章永權(quán)

如何提高人防工程竣工檔案質(zhì)量

章永權(quán)

人防工程又稱人民防空地下室，從根本而言其修建目的就在于滿足防空要求。人防工程不僅能夠促進社會的穩(wěn)定有序發(fā)展，而且對于經(jīng)濟發(fā)展也有著重要的意義。本文在第一部分分析了當前阻礙我國人防工程竣工檔案質(zhì)量提升的問題；針對存在的問題，筆者在文章第二部分通過結(jié)合個人工作經(jīng)驗，就如何提升人防工程竣工檔案的質(zhì)量提出了個人幾點看法，以期能夠為進一步促進我國人防工程建設(shè)建言獻策。

作為人防檔案的重要組成部分，人防工程檔案能夠為人民防空平時規(guī)劃、建設(shè)、管理，戰(zhàn)時布置、防空襲、組織人員掩蔽、物資儲存提供重要的依據(jù)。此外，人防工程檔案也能夠為我國未來的人防事業(yè)發(fā)展儲備寶貴的信息以及素材資源?？v觀當下我們不難發(fā)現(xiàn)，由于一些地區(qū)人防工程建設(shè)起步相對較晚，因此相應(yīng)的人防工程竣工檔案管理也尚處于起步摸索階段，總體管理水平較低。這不僅阻礙了人防檔案自身的進步發(fā)展而且也無益于人防工程質(zhì)量的提升，因此從這一點來看，加強對人防工程竣工檔案管理工作的理論研究是大勢所趨也是形勢所迫。

當前我國人防工程竣工檔案質(zhì)量管理存在的問題

一般說來，人防工程竣工檔案管理的內(nèi)容主要有以下幾個方面:第一，是一些與人防工程質(zhì)量可靠程度有關(guān)的使用、維護、改建資料；第二，是一些與其擴建相關(guān)的技術(shù)資料。因此，從內(nèi)容來看我們不難得知，人防工程竣工檔案管理的質(zhì)量高低與其在戰(zhàn)時使用的效果是呈正相關(guān)的，它對于社會的穩(wěn)定有序發(fā)展起著非常重要的作用。下面筆者結(jié)合地區(qū)實際情況，就我國當前人防工程竣工檔案管理工作中存在的問題進行了分析。

人防工程竣工檔案資料不健全。資料收集不完整是當前我國人防工程竣工檔案管理工作中存在的普遍問題。筆者認為造成資料收集不完整的原因有二，第一是資料收集不到位；第二則是檔案管理人員的歸檔工作不到位。一方面會影響人防工程的正常投入使用，另一方面也極易導致管理人員的貪污腐敗問題。

對人防工程竣工檔案管理工作的重視程度不足。人防工程竣工檔案管理能否順利進行受很多因素影響，其中對它的“思想認識”就是一個極為重要的方面。但是從當下來看，很多領(lǐng)導及管理人員并沒有認識到人防工程竣工檔案管理的重要性。不僅不注重檔案的完整性與真實性而且資金投入也嚴重不足，這樣一來就無法及時的更新檔案管理設(shè)備，進而導致檔案管理效率與質(zhì)量落后于時代需求。

人防工程竣工檔案管理高素質(zhì)人才匱乏。人防工程竣工檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及道德素質(zhì)是促進其檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要因素之一，但是當前我國人防工程竣工檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較差，具體原因有以下四點:

第一，由于單位對人防工程竣工檔案管理工作的不重視，導致了檔案管理工作人員缺乏對工作的責任感，降低了對工作的熱情和積極性。第二，由于單位在人防工程竣工檔案管理人員的招聘選用制度上存在一些問題，因而直接導致檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗不足。第三，單位缺乏對檔案管理工作人員的后期培訓，使其無法及時滿足規(guī)范化、制度化的人防工程竣工檔案管理工作發(fā)展的需要。第四，則是檔案管理人員個人素質(zhì)問題，人防工程竣工檔案信息涉及到國家安全與社會穩(wěn)定，因此對其安全性與保密性的要求還是比較高的，但是部分檔案管理工作人員道德素質(zhì)卻較差，對需要保密的工作內(nèi)容做不到保密。

人防工程竣工檔案信息化建設(shè)落后，制約了檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

當前，很多地區(qū)的人防工程竣工檔案還沒有實現(xiàn)信息化管理，仍然采用憑借人工操作進行檔案收集、借閱、管理的方式。這樣一來，就使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領(lǐng)域。此外由于信息化的發(fā)展，人防工程竣工檔案的收集范圍得到進一步擴大，檔案的收集數(shù)量也呈明顯增加趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式根本無法滿足當前社會的需要。不僅嚴重阻礙了檔案管理的效率，而且嚴重降低了檔案的利用率，不利于工作的進一步開展。

人防工程竣工檔案管理制度不完善，檔案管理規(guī)范化程度低。首先是因為人防工程竣工檔案管理工作極為復雜和繁瑣，稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄；其次由于當前很多檔案管理部門尚缺乏一套細致、完善、科學的管理制度作為工作支撐；最后是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運用，以往的部分檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)不再適用于當下。因此綜合這幾方面因素就導致目前人防工程竣工檔案管理制度不完善，規(guī)范化程度低。

提高人防工程竣工檔案管理質(zhì)量的有效措施

人防工程實際上也是社會基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分。在戰(zhàn)爭時期，人防工程的建設(shè)質(zhì)量與人民群眾的生命安全息息相關(guān)；在當今和平時期，其建設(shè)質(zhì)量又與社會進步、社會穩(wěn)定、社會安全、經(jīng)濟發(fā)展休戚相關(guān)。因此，我們要想維護社會穩(wěn)定，實現(xiàn)經(jīng)濟發(fā)展就必須保證人防工程建設(shè)質(zhì)量，而要想提升人防工程建設(shè)質(zhì)量就必須重視人防工程竣工檔案管理工作的質(zhì)量，從現(xiàn)有問題出發(fā)，并采取一系列具有針對性的措施。

加強人防工程竣工檔案資料收集力度，確保其完整性與真實性。只有人防工程竣工檔案資料齊全了，才能從整體上為人防工程提供科學的建設(shè)依據(jù)。但是由于當前很多人防工程竣工檔案管理工作人員缺乏資料收集經(jīng)驗，加之一些檔案資料較為分散，因此，要想實現(xiàn)人防工程竣工檔案的完整性與真實性就顯得較為困難。針對這一問題，可以通過以下幾個步驟來解決：首先單位要派有一定工作經(jīng)驗、業(yè)務(wù)熟練的人防工程竣工檔案工作人員來擔任檔案信息聯(lián)絡(luò)員，針對目前檔案中存在的問題進行上下溝通，針對檔案缺失的資料進行共同商策，以此形成一個上下聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)；其次，在進行人防工程竣工檔案材料收集時要注意收集方法、收集形式的多樣化，力求檔案資料的完整性；最后，在人防工程竣工檔案收集結(jié)束后要注意對材料進行篩選，及時將不真實的檔案資料去除，力求保證檔案資料與實際情況的統(tǒng)一，為工程的投入使用打下堅實的檔案基礎(chǔ)。

提升領(lǐng)導對人防工程竣工檔案管理的重要性認識，并加大資金支持力度。很長時間以來，由于種種因素的阻礙，人民防空辦公室一直沒能對人防工程竣工檔案管理工作進行有效的宣傳，導致公眾認為有無人防工程竣工檔案管理工作都不會有太大的區(qū)別。因此，要想提升檔案管理的質(zhì)量，首先就要加大辦公室領(lǐng)導對人防工程竣工檔案重要性的宣傳力度。然后，辦公室領(lǐng)導應(yīng)當根據(jù)實際情況對檔案管理部門進行適時適度的資金支持，以不斷完善內(nèi)部設(shè)施，更新檔案管理系統(tǒng)，使其檔案管理工作能夠趕上時代發(fā)展需求。

完善人防工程竣工檔案管理制度，實行規(guī)范化的檔案管理。當前很多地區(qū)的人防工程檔案管理部門仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之我們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒瘷n案管理經(jīng)驗。因此，人防工程竣工檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性,對其規(guī)范化建設(shè)進程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題,有關(guān)部門應(yīng)當結(jié)合發(fā)展實際情況,建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的人防工程竣工檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依,從而保證檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進行。

建立起一支擁有高素質(zhì)的人防工程竣工檔案管理人才隊伍。首先，要提升人防工程竣工檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識以及工作經(jīng)驗的考察，以從源頭上提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)；其次，單位要加強對人防工程竣工檔案管理工作人員的任職教育培訓，經(jīng)常性地組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強個人操作技能。再次，單位要采用優(yōu)勝劣汰的方式來提升檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質(zhì)低下的工作人員進行及時的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質(zhì)培訓活動，防患于未然。

更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理思路，革新檔案管理方式。創(chuàng)新是進步的源泉。人防工程竣工檔案管理工作也一樣，要想促進自身的建設(shè)進程，就必須緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新人防工程竣工檔案管理思路，積極的運用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們在進行檔案管理工作時，要積極引進一些操作便捷的先進設(shè)備，建立起良好的人防工程竣工檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進計算機輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進行檔案管理等等。

綜上所述，人防工程竣工檔案能夠為工程的后期改建、擴建、維修等提供信息依據(jù)，因此具有非常重要的作用。但是當前我國很多地區(qū)的人防工程竣工檔案管理工作仍然存在有非常多的問題。為此，我們必須從這些問題出發(fā)，積極尋求一些高效的解決手段，從而為人防工程竣工檔案管理工作的質(zhì)量與效率提升貢獻自己應(yīng)有的力量。

（作者單位：梅州市101工程管理所）