劉雙福建海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)校

學(xué)校行政辦公室日常管理系統(tǒng)的思考

劉雙福建海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)校

學(xué)校的行政辦公室是整個(gè)學(xué)校行政部門的核心，主要負(fù)責(zé)學(xué)校行政事務(wù)的管理，辦公室工作做得好壞與否，直接關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的管理運(yùn)行效率的高低。本文將探討學(xué)校行政辦公室日常管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，做出一些發(fā)展建議，以供借鑒。

學(xué)校；行政辦公室；日常管理工作

引言

隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，學(xué)校對辦公室行政管理工作的要求也日益提高。行政辦公室是學(xué)校行政管理的核心部門，對整個(gè)學(xué)校的機(jī)構(gòu)運(yùn)行具有重要作用。因此，學(xué)校辦公室應(yīng)做好日常的行政管理工作，不斷轉(zhuǎn)職能、促發(fā)展，增強(qiáng)學(xué)校的發(fā)展動(dòng)力。

一、學(xué)校辦公室管理工作的職能與地位

（一）辦公室職能所在

學(xué)校的行政辦公室是為學(xué)校各部門或?qū)W校各領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供全面服務(wù)，以促進(jìn)學(xué)校各方工作開展，提高其工作效率的行政辦事機(jī)構(gòu)。學(xué)校的行政辦公室由其性質(zhì)決定其具有權(quán)力與職能的覆蓋面積廣，工作中面臨的問題復(fù)雜多變等特點(diǎn)。具體說來，學(xué)校行政辦公室作為學(xué)校的綜合性的行政辦事機(jī)構(gòu)，具有接收與傳達(dá)指令、協(xié)調(diào)并處理各部門關(guān)系、排解各種問題及糾紛、監(jiān)督并檢查、實(shí)現(xiàn)對搜集與整理各種文件等具體職能，需要學(xué)校辦公室行政人員具備較高的行政管理水平，同時(shí)需要學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與幫助?；诖耍?nèi)各層級的管理人員都應(yīng)提高對學(xué)校辦公室行政管理水平的認(rèn)識，加強(qiáng)其對行政管理工作的重視程度，促進(jìn)學(xué)校行政管理工作的順利開展，從而令未來管理工作中所遇到的問題加以有效處理。

（二）辦公室管理地位

隨著我國社會(huì)不斷發(fā)展，我國的學(xué)校教育事業(yè)也得到了又一次的發(fā)展。在此之中，學(xué)校辦公室作為整個(gè)學(xué)校的行政管理機(jī)構(gòu)的核心所在，肩負(fù)著對整個(gè)學(xué)校各方面事務(wù)管理與問題處理的重任，處于學(xué)校高層管理之下的行政部門，是整個(gè)學(xué)校中各級部門開展行政工作的中樞神經(jīng)，在校內(nèi)的日常行政工作中，既要負(fù)責(zé)接收高層管理人員所下達(dá)的各項(xiàng)指令并及時(shí)將各項(xiàng)指令向下級各部門下達(dá)，又要對下級各部門的關(guān)系及利益加以斡旋，作為學(xué)校對外服務(wù)的一項(xiàng)平臺，該機(jī)構(gòu)所覆蓋的范圍較為廣泛，在對外宣傳工作上起著重要的示范作用，深刻反映著學(xué)校的整體形象?；趯W(xué)校行政辦公室管理的重要地位，校內(nèi)管理人員務(wù)必要重視學(xué)校的辦公室管理工作。

二、學(xué)校辦公室管理工作處在的常見問題

（一）思想有待提升

在學(xué)校辦公室管理工作中，行政人員的工作較為瑣碎、繁雜，對辦公室人員的操作性與實(shí)踐性要求較高，但理論性基礎(chǔ)較差，往往造成學(xué)校辦公室管理人員的政治理論水平不高的狀況，導(dǎo)致辦公室行政管理人員在對課程進(jìn)修、科研項(xiàng)目的申報(bào)以及對職稱的評選上較其他理論素質(zhì)較高的工作人員缺少競爭力，導(dǎo)致其思想情緒波動(dòng)較大、對行政管理工作缺少積極性與主動(dòng)性，對學(xué)校的日程行政管理工作帶來一定的負(fù)面影響。

（二）服務(wù)意識較差

學(xué)校辦公室行政管理人員中還普遍存在服務(wù)意識較差的問題，影響著學(xué)校的日常的行政管理工作。在實(shí)際工作中，學(xué)校辦公室行政人員普遍存在服務(wù)意識較差的問題，主要表現(xiàn)為未能及時(shí)解決下級各部門或師生群體所傳達(dá)上來的問題與困難，遇事采取推脫、逃避的消極應(yīng)對方法，未能達(dá)到對學(xué)校發(fā)展過程中所遇到的具體問題的有效處理，對整個(gè)學(xué)校的發(fā)展造成消極影響。另外，學(xué)校辦公室的行政部門的性質(zhì)與特點(diǎn)決定了該部門所在的行政人員大多默默無聞，因瑣碎的事物較為繁雜，往往會(huì)因受到批評而埋怨、委屈，導(dǎo)致學(xué)校辦公室行政人員在長期的工作中產(chǎn)生消極情緒，致使其行政能力與服務(wù)意識未能完全發(fā)揮出來，嚴(yán)重影響了學(xué)校行政工作的開展。

（三）缺少創(chuàng)新精神

由于辦公室行政工作需要對繁雜的事務(wù)進(jìn)行管理并做好后勤保障工作，所涉及的工作覆蓋面積較廣，其中包括接待、協(xié)調(diào)、辦事、來訪、督查等工作，又要統(tǒng)籌全局，起到承上啟下的承接作用。因此，辦公室行政管理人員不可全憑經(jīng)驗(yàn)去處理日常事務(wù)，應(yīng)具備足夠的創(chuàng)新精神，以提升管理工作的水平與效率。

三、加強(qiáng)并改進(jìn)學(xué)校辦公室管理工作的舉措

（一）樹立管理理念，增強(qiáng)理論素養(yǎng)

行政管理的終極目標(biāo)是促進(jìn)人類的發(fā)展，學(xué)校辦公室行政管理工作的目標(biāo)是促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部管理人員及廣大師生的共同發(fā)展，其行政管理人員的執(zhí)行能力強(qiáng)弱決定了辦公室行政管理工作的執(zhí)行力度的大小。因此，學(xué)校辦公室行政管理人員應(yīng)樹立管理理念，增強(qiáng)理論素養(yǎng)，促進(jìn)行政管理工作的開展，以促進(jìn)學(xué)下內(nèi)部全體成員的共同發(fā)展。首先，學(xué)校辦公室的管理人員應(yīng)堅(jiān)持“以人為本”的發(fā)展理念，樹立正確的行政方向、堅(jiān)定的行政立場與發(fā)展的行政觀點(diǎn)，樹立科學(xué)的世界觀、人生觀與價(jià)值觀，以改革創(chuàng)新的進(jìn)取之心面對新時(shí)期我國行政管理工作中的變化。其次，由于學(xué)校辦公室行政管理是一種服務(wù)性與實(shí)踐性較強(qiáng)的管理工作，其工作的管理特點(diǎn)在對象、內(nèi)容與方式上較其他管理處室大不相同，因此，辦公室行政管理人員應(yīng)增強(qiáng)自身的黨性素養(yǎng)，不斷設(shè)法增強(qiáng)其政治理論素養(yǎng)，并將政治理論與黨性素養(yǎng)作為日常工作的理論指導(dǎo)，真正地做到秉承著“以人為本”的發(fā)展理念做好學(xué)校的服務(wù)工作，統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好各方利益。

（二）明確崗位職責(zé)，提高服務(wù)意識

首先，辦公室行政管理人員應(yīng)明確權(quán)責(zé)劃分，認(rèn)真履行好自身的責(zé)任與義務(wù)，令整個(gè)行政機(jī)構(gòu)各司其職，以高效率、高質(zhì)量完成上級領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的任務(wù)或指令，并處理好下級部門所傳達(dá)上來的各種問題，增強(qiáng)其工作的積極性與主動(dòng)性，避免在日常工作之中出現(xiàn)相互推諉、拖延工作的情況。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在劃分管理人員的崗位職責(zé)時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持因事定崗、因崗定規(guī)、人崗合一的高效劃分方案，從行政管理工作的自身實(shí)際出發(fā)，做出科學(xué)合理的計(jì)劃方案，令行政管理人員明確其自身職能，從而促進(jìn)其服務(wù)意識的提高，為學(xué)校的發(fā)展做出積極的推動(dòng)作用。其次，堅(jiān)持權(quán)責(zé)統(tǒng)一的原則，對各崗位權(quán)責(zé)進(jìn)行量化處理，盡最大努力做到全面、明確、具體，為學(xué)校的工作人員提供更加優(yōu)化的考核方案。再次，應(yīng)制定嚴(yán)格的考核方案與獎(jiǎng)懲方案，對考核優(yōu)秀者給予鼓勵(lì)與獎(jiǎng)勵(lì)，而對于考核不利或存在失職、瀆職過錯(cuò)的人員應(yīng)給予嚴(yán)厲處理，通過此項(xiàng)措施可令辦公室行政人員明確其崗位職責(zé)，有效提升其服務(wù)水平與服務(wù)意識。

（三）推動(dòng)創(chuàng)新工作，提高行政效率

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，人類開始進(jìn)入信息時(shí)代。學(xué)校的行政管理方法也應(yīng)隨著時(shí)代的進(jìn)步而得到應(yīng)有的發(fā)展。學(xué)校行政管理手段應(yīng)設(shè)法融入信息化的管理模式，推動(dòng)行政管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。如行政管理人員可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行接收并傳輸各種數(shù)據(jù)與信息。在遇到某種問題時(shí)，相關(guān)人員可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流與協(xié)商。管理人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)繪制與學(xué)校日常工作相關(guān)的圖表，利用電子打印技術(shù)將圖表打印出來，可實(shí)現(xiàn)信息的有效傳達(dá)，從而提高辦公室行政管理的工作效能。

四、結(jié)論

總之，學(xué)校辦公室行政管理工作是學(xué)校開張各項(xiàng)工作的核心工作之所在，在學(xué)校的整個(gè)工作過程中，占有極其重要的地位。在新時(shí)期，學(xué)校行政管理工作應(yīng)做到樹立管理理念以增強(qiáng)理論素養(yǎng)、明確崗位職責(zé)以提高服務(wù)意識、推動(dòng)創(chuàng)新工作以提高行政效率，從而促進(jìn)學(xué)校行政工作的展開。

[1]傅麗濱.高校辦公室管理工作難點(diǎn)解析[J].人力資源管理,2014,12:192-194.

[2]巫曉婷.新形勢下高校辦公室管理工作芻議[N].漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011,1006:102-103.