劉彩娟 張雷雷

（中國航發(fā)湖南動力機(jī)械研究所 株洲 412002）

信息化背景下的檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)

劉彩娟 張雷雷

（中國航發(fā)湖南動力機(jī)械研究所 株洲 412002）

首先提出了檔案信息公共服務(wù)的內(nèi)涵及特點(diǎn)，然后從檔案信息資源共享和時代發(fā)展需求兩方面介紹了提升檔案信息公共服務(wù)能力的必要性，針對目前的檔案信息公共服務(wù)情況，從檔案信息公共服務(wù)理念、服務(wù)方式、服務(wù)體系三方面分析了現(xiàn)階段檔案信息公共服務(wù)的現(xiàn)狀及存在問題，最后提出信息化背景下檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)，并對架構(gòu)中的每個模塊進(jìn)行詳細(xì)闡述。

信息化 檔案信息 公共服務(wù) 架構(gòu)

G273.5

A

2017-08-08

信息化時代來臨對檔案信息公共服務(wù)是一個挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案服務(wù)從服務(wù)對象、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容等方面均不能滿足社會發(fā)展需求。檔案部門要緊抓信息化進(jìn)程中的特點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)提升服務(wù)能力，從信息服務(wù)流程的每一環(huán)節(jié)入手，構(gòu)建一個以信息技術(shù)為支撐、以檔案信息資源為服務(wù)內(nèi)容、以新媒介為服務(wù)窗口的檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)，來滿足公眾的檔案信息需求。

一、檔案信息公共服務(wù)的內(nèi)涵及特點(diǎn)

1.檔案信息公共服務(wù)的內(nèi)涵。檔案信息公共服務(wù)，著眼于“公共”二字，本文所講的“公共”是社會意義上的“公共”，即面向整個社會實(shí)踐領(lǐng)域、面向最廣大人民，為社會各方面發(fā)展和最廣大人民的需求提供檔案事務(wù)服務(wù)與檔案信息資源服務(wù)意義上的“公共”。檔案信息公共服務(wù)指的是專門的檔案機(jī)構(gòu)，包括各級各類檔案行政管理機(jī)構(gòu)、承擔(dān)檔案事務(wù)管理職責(zé)的檔案業(yè)務(wù)部門，以及具有獨(dú)立法人資格的以提供檔案事務(wù)處理服務(wù)為基本業(yè)務(wù)的檔案社會中介組織等，面向社會各類組織以及公民個人、家庭所提供的檔案事務(wù)能力建設(shè)服務(wù)與檔案信息服務(wù)[1]。

具體來說，檔案信息公共服務(wù)包括三方面內(nèi)容：一是檔案信息公共服務(wù)主體，不僅包括檔案行政部門，而且包括各級各類檔案館，甚至包括檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)；二是檔案信息公共服務(wù)的客體，主要是服務(wù)對象，包括國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，尤其是社會公眾；三是檔案信息公共服務(wù)的形式和手段，信息化背景下的服務(wù)形式已變得多樣化，除了傳統(tǒng)的檔案編研、文化展覽、信息咨詢等以外，還有眾多以新媒介為服務(wù)平臺的提供利用形式。

2.檔案信息公共服務(wù)的特點(diǎn)。檔案信息公共服務(wù)具有需求主體大眾化、服務(wù)內(nèi)容生活化、服務(wù)方式多樣化的特點(diǎn)[2]。檔案信息利用的主體越來越擴(kuò)大化，普通居民也越來越重視對檔案信息的利用，檔案信息利用主體呈現(xiàn)大眾化趨勢；檔案信息服務(wù)內(nèi)容也越來越貼近公眾的日常生活，網(wǎng)絡(luò)作為一種方便、快捷、高效的信息服務(wù)途徑越來越受到檔案服務(wù)部門和服務(wù)對象的重視和青睞。各地檔案館紛紛利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立自己的網(wǎng)站，開通微博、微信等平臺來宣傳和提供服務(wù)，用戶擺脫了時間和空間的限制來隨時隨地查看、下載或咨詢所需檔案信息。

二、檔案信息公共服務(wù)能力提升的必要性

1.提升檔案信息公共服務(wù)能力是檔案信息資源共享的需要。有效開發(fā)和利用檔案信息資源是檔案工作最主要的目的，在保密允許的范圍內(nèi)，最大限度地提供檔案服務(wù)、實(shí)現(xiàn)檔案的價值是為了檔案信息資源共享，也是滿足社會公眾的需要。在檔案信息化的背景下，檔案信息的交流共享不僅能夠提升檔案館形象和提升公眾檔案意識，更能夠方便快捷高效地滿足廣大社會公眾的不同需求。

2.提升檔案信息公共服務(wù)能力是時代發(fā)展的需要。隨著計算機(jī)技術(shù)的普及和辦公自動化系統(tǒng)軟件的推廣，檔案信息化建設(shè)也隨之發(fā)展到一個新的階段，傳統(tǒng)的檔案信息利用途徑已經(jīng)逐漸被新興的網(wǎng)絡(luò)手段所取代，在各行各業(yè)都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的趨勢下，檔案部門必須提升信息公共服務(wù)能力，利用現(xiàn)代化的檔案利用查詢途徑來開展服務(wù)，才能更好地適應(yīng)社會的發(fā)展、滿足公眾的需求。同時，信息技術(shù)的運(yùn)用也大大提高了工作效率，檔案部門不能故步自封，緊跟時代發(fā)展潮流才能不被社會拋棄。

三、信息化背景下檔案信息公共服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

1.檔案信息公共服務(wù)理念滯后。檔案館受傳統(tǒng)封閉思想的影響，對檔案信息服務(wù)的認(rèn)識有失偏頗，在一些工作中仍然過分重視檔案的保密和管理，對其開發(fā)和利用的認(rèn)識不到位，更難以適應(yīng)信息化時代檔案信息新的服務(wù)方式和流程。同時，在檔案信息服務(wù)主體大眾化、多元化的今天，檔案信息的服務(wù)范圍已經(jīng)遍布社會各階層，雖然社會各界人士對不同種類的檔案信息都有一定的需求，但是檔案館的服務(wù)對象仍然有一定的局限性，仍然側(cè)重于黨政機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)及各種學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)等，檔案的作用也是傳統(tǒng)意義上的為黨政活動服務(wù)，這種服務(wù)理念上的偏差也一定程度上限制了檔案信息公共服務(wù)能力的提高。

2.檔案信息公共服務(wù)方式傳統(tǒng)單一。信息化時代的信息技術(shù)改變了社會的方方面面，檔案管理的流程更加優(yōu)化和簡化，檔案的保管更加智能化，利用檢索更加便捷化，同時也衍生了很多技術(shù)平臺來為公眾提供檔案信息服務(wù)。然而，目前大多數(shù)的檔案館仍然采用傳統(tǒng)方式提供服務(wù)。信息化背景下要改變以往的檔案信息服務(wù)方式單一性的問題，利用新的技術(shù)和平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)。

3.檔案信息公共服務(wù)體系不健全。從檔案信息資源上說，用戶需要優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源和快捷方便的檢索方法，鑒于目前許多綜合性檔案館普遍存在著館藏資源類型單一、結(jié)構(gòu)單一的特點(diǎn)，用戶很難查找到完全符合自身需求的檔案信息。從檔案信息化設(shè)備上講，由于設(shè)備的陳舊或者投入資金的有限，服務(wù)平臺的功能沒有完全開發(fā)出來。從檔案專業(yè)人員素養(yǎng)來講，專業(yè)的知識儲備和素養(yǎng)是信息化時代檔案信息服務(wù)的基本要求，但是現(xiàn)階段檔案服務(wù)工作人員專業(yè)水平和技能較低，直接制約著檔案信息公共服務(wù)能力的提升[3]。

四、信息化背景下檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的建立

面對信息化條件下檔案信息公共服務(wù)進(jìn)程中呈現(xiàn)出的眾多問題，檔案部門亟需采取一定的措施來克服這些困難，筆者從檔案信息服務(wù)的流程出發(fā)，提出了如右圖所示的服務(wù)架構(gòu)，希望檔案部門能夠?qū)Υ肆鞒讨械拿總€薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行攻堅，加強(qiáng)管理，以此來提升檔案信息公共服務(wù)能力。

檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)

1.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的硬件保障。

（1）信息安全技術(shù)。目前影響檔案信息安全的因素主要是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其他媒體的物理安全，來自網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部和外部的非法訪問，計算機(jī)病毒傳播的危害等。檔案部門要確保檔案信息的安全，必須從信息技術(shù)安全設(shè)施建設(shè)，保障信息安全、定期做好檔案信息數(shù)據(jù)的安全備份等方面進(jìn)行加強(qiáng)；另外，檔案部門也要重視檔案信息的安全，定期進(jìn)行安全保密培訓(xùn)和教育，提高檔案工作人員對信息的安全保密意識。

（2）制度規(guī)范。檔案信息的安全性保障、信息服務(wù)的可操作性等因素均要求檔案信息公共服務(wù)必須要有一套完整科學(xué)的制度體系作支撐。首先，信息化時代檔案信息服務(wù)方式增加了檔案風(fēng)險，使得檔案部門對信息安全的控制難度增加，所以檔案行政部門應(yīng)充分重視行政法規(guī)的力量，制定保護(hù)信息安全的法律法規(guī)，對服務(wù)過程中信息傳播進(jìn)行控制，打造良好的服務(wù)環(huán)境。其次，各級政府和檔案管理部門要高度重視檔案信息公共服務(wù)制度建設(shè)工作，對服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)對象、服務(wù)方式等進(jìn)行制度化，把涉及廣大社會公眾、與公眾自身利益相關(guān)的檔案信息公共服務(wù)進(jìn)行制度化，使公眾的信息利用權(quán)益得到保障。

（3）基礎(chǔ)設(shè)施。要提升檔案信息公共服務(wù)能力，首先要改變傳統(tǒng)的檔案部門落后陳舊的設(shè)施、設(shè)備，增加投入，保障基礎(chǔ)設(shè)備到位，比如檔案信息化設(shè)備、打印掃描設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等?；A(chǔ)設(shè)施到位才能進(jìn)一步為接下來的工作做鋪墊。

2.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的軟件支撐。

（1）服務(wù)理念。社會公眾利用檔案信息的觀念是影響檔案價值發(fā)揮的重要因素，要提升檔案服務(wù)能力不僅要規(guī)范檔案服務(wù)主體，也要對服務(wù)理念進(jìn)行更新。一方面，檔案部門要對服務(wù)主體進(jìn)行服務(wù)觀念的更新，打破傳統(tǒng)觀念的束縛，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新信息服務(wù)手段和方式，為檔案信息公共服務(wù)提供全面全范圍的保障。另一方面，服務(wù)對象檔案利用意識應(yīng)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，檔案部門應(yīng)充分利用信息化時代的優(yōu)勢，針對需求對象的特點(diǎn)，把公眾引進(jìn)檔案館中，鼓勵公眾為檔案館公共服務(wù)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，為實(shí)現(xiàn)公民權(quán)利做出貢獻(xiàn)。

（2）人員隊(duì)伍。在交互式檔案信息公共服務(wù)環(huán)境中，檔案工作人員需要滿足用戶的個性化需求，對計算機(jī)技術(shù)和信息平臺的操作和基本維護(hù)有一定的知悉。所以檔案部門應(yīng)提升人員隊(duì)伍服務(wù)能力，對檔案人員進(jìn)行專業(yè)化檔案管理和服務(wù)的培訓(xùn)，增強(qiáng)其責(zé)任感和服務(wù)能力。

3.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的資源組織。檔案信息資源是檔案信息公共服務(wù)的基礎(chǔ)，資源構(gòu)成直接影響著服務(wù)的效果和檔案價值的實(shí)現(xiàn)。為了使服務(wù)能力得到最大程度的提升，使用戶的需求得到最大程度的滿足，檔案部門有必要對檔案信息進(jìn)行科學(xué)有效的配置和組織。

（1）加大檔案信息采集力度。豐富館藏一直是檔案部門致力的目標(biāo)，檔案部門不僅要接收和保管政府部門的現(xiàn)行文件和檔案，也要鼓勵社會公眾捐贈檔案。檔案部門要大力宣傳檔案捐贈的意義和途徑，發(fā)動社會各方面的力量來完善和豐富檔案資源，使館藏檔案向著多元化方向發(fā)展。

（2）打造品牌檔案信息。檔案信息機(jī)構(gòu)要想更多地提升形象，不僅要豐富自身的館藏資源體系，更要在館藏特色上凸顯自己。在日趨激烈的競爭環(huán)境下，打造品牌檔案，發(fā)揮出獨(dú)一無二的作用才能使自己的地位得到提升。檔案部門要在眾多的館藏資源中提煉出屬于自己的精品檔案，用品牌效應(yīng)提升公眾認(rèn)知。

（3）以用戶需求為導(dǎo)向。為了滿足公眾的信息需求，必須對檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)有效的組織，以用戶為導(dǎo)向，最大限度地滿足用戶的信息需求。在信息組織的過程中，要權(quán)衡不同層次用戶的需求，有目的地配置檔案信息資源，使用戶在館藏信息的使用中獲取最大利益[4]。

（4）構(gòu)建社會信息服務(wù)體系。除檔案部門以外，圖書館、博物館、規(guī)劃館等機(jī)構(gòu)共同構(gòu)成社會的信息服務(wù)體系。信息化時代要打破這些機(jī)構(gòu)各自為政的局面，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)之間的交流與合作，建立一個完整的信息服務(wù)體系，發(fā)揮出整體優(yōu)勢。提升檔案信息公共服務(wù)不僅要縱向上加強(qiáng)館際交流和合作，橫向也要與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作與資源共享，共同構(gòu)建信息服務(wù)體系。

4.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的窗口建設(shè)。

（1）檔案信息中心。信息化背景下，檔案部門要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把傳統(tǒng)封閉管理的檔案機(jī)構(gòu)打造成開放的、多種信息資源一體化的檔案信息中心，超越館藏檔案的載體，深入檔案的內(nèi)容，使信息中心能夠?yàn)楣娞峁┍憬莸?、深層次的信息服?wù)和知識服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容從以往的檔案載體轉(zhuǎn)向有價值的檔案信息等開發(fā)性服務(wù)。

（2）新媒介。信息化的發(fā)展促進(jìn)了多種技術(shù)平臺的誕生，也為檔案信息公共服務(wù)提供了多個可使用的技術(shù)媒介，如檔案網(wǎng)站、微博、微信等平臺，國內(nèi)很多檔案行政部門已經(jīng)運(yùn)用這些平臺來開展宣傳和服務(wù)，也取得了不錯的成效[5]。新媒介作為檔案信息公共服務(wù)平臺將從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，克服了“人對人、限制工作時間等”服務(wù)特點(diǎn)的弊端，使服務(wù)變得更加靈活、自由和開放，這會極大地提升檔案服務(wù)的效率和效益。

（3）檔案休閑中心。在信息化社會中，檔案部門要擺脫這種“深宅大院”的標(biāo)簽，打開大門，主動為公眾提供服務(wù)，打造成“檔案休閑中心”[1]。一方面，把民眾引進(jìn)檔案館中去，利用館藏資源豐富自身知識體系，方便民眾生活，使檔案信息的利用變成一種習(xí)慣，提升民眾的利用意識。另一方面，把檔案部門打造成集歷史記憶、文化教育、服務(wù)民生和公共消遣等多功能一體的組織機(jī)構(gòu)，提升本部門的服務(wù)能力。

5.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的對象。社會公眾作為檔案信息公共服務(wù)的對象，檔案部門提升公共服務(wù)能力的重要途徑在于找準(zhǔn)服務(wù)對象，解決信息為誰服務(wù)的問題。以往的檔案服務(wù)對象主要是機(jī)關(guān)單位，離百姓的距離很遠(yuǎn)，而目前隨著社會公眾檔案意識的加強(qiáng)以及需求的提高，檔案部門必須及時作出工作的調(diào)整，在服務(wù)對象上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，滿足越來越多公眾的需求。

6.服務(wù)反饋。傳統(tǒng)的檔案信息公共服務(wù)側(cè)重于檔案信息的單向開發(fā)與提供利用，檔案工作人員處在一個主導(dǎo)的位置，往往形成“主導(dǎo)者”的錯誤意識，忽視檔案用戶的體驗(yàn)，弱化了檔案用戶在檔案信息公共服務(wù)中的關(guān)鍵地位。所以說傳統(tǒng)的服務(wù)方式中檔案信息是單向傳播的，在信息化條件下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)為信息的交互性提供了便利，在服務(wù)過程中檔案部門要提供專門的信息反饋通道來收集用戶的意見。用戶可以直接通過信息反饋通道來表達(dá)自己的想法和需求，檔案部門也要及時收集和整理用戶體驗(yàn)過程中的反饋信息，讓檔案信息公共服務(wù)這一傳播過程表現(xiàn)為“傳播—反饋—再傳播”的雙向信息交流模式。通過收集用戶的反饋信息，掌握新變化及時改進(jìn)檔案信息公共服務(wù)策略并多次地循環(huán)傳播才能保證最優(yōu)的檔案信息傳播效果，提高檔案信息公共服務(wù)質(zhì)量。

[1]何振.檔案公共服務(wù)的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學(xué)研究，2015（3）.

[2]羅寶勇，楊帆.自媒體時代檔案公共服務(wù)新趨勢[J].蘭臺世界，2016（1）.

[3]王俐涵.美國檔案館公共服務(wù)現(xiàn)狀研究[J].檔案學(xué)研究，2014（1）.

[4]陳輝.改革新階段檔案公共服務(wù)轉(zhuǎn)型策略探析[J].檔案資源開發(fā)，2015.

[5]張東華，黃曉勤.媒介運(yùn)用對檔案公共服務(wù)的影響及策略研究[J].檔案與建設(shè)，2013（9）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.12

劉彩娟，畢業(yè)于四川大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)，研究生學(xué)歷，現(xiàn)于中國航發(fā)湖南動力機(jī)械研究所檔案部門擔(dān)任館員職務(wù)。張雷雷，本科學(xué)歷，現(xiàn)于中國航發(fā)湖南動力機(jī)械研究所發(fā)展計劃部擔(dān)任工程師職務(wù)。