劉 娟 / 安徽省泗縣人民醫(yī)院

淺談醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題及對(duì)策

劉 娟 / 安徽省泗縣人民醫(yī)院

醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它是一個(gè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄，直接反應(yīng)醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的收支情況。財(cái)務(wù)檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整。直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策和醫(yī)院今后醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體質(zhì)改革的不斷深入，醫(yī)療市場的競爭與日俱增，作為為決策者提供真實(shí)正確原始資料的財(cái)務(wù)檔案，在醫(yī)院改革發(fā)展中顯得尤為重要。該文對(duì)目前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，提出加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)看法。

醫(yī)院管理；財(cái)務(wù)檔案；科學(xué)管理；審核監(jiān)督

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院管理、醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)和后勤保障等全面工作的經(jīng)濟(jì)反映，是醫(yī)院財(cái)務(wù)部門及財(cái)務(wù)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查的財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)核算材料。是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分。規(guī)范醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是醫(yī)院財(cái)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須加以重視，以便進(jìn)一步提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理水平。

1.醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)及作用

1.1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為來源的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性、形成過程的嚴(yán)密性、行業(yè)的特殊性等。

1.2 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的作用

財(cái)務(wù)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先醫(yī)院要對(duì)外報(bào)送真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營成果都儲(chǔ)存在財(cái)務(wù)檔案中。其次，醫(yī)院對(duì)外融資及投資等活動(dòng)都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也都來源于財(cái)務(wù)檔案。再次，上級(jí)主管部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也有相當(dāng)一部分來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開財(cái)務(wù)檔案，而且隨著醫(yī)院衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)院的業(yè)務(wù)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，財(cái)務(wù)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。因此，只有加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，才能發(fā)揮醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的重要作用，保證為國家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和單位領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、高質(zhì)量的財(cái)務(wù)信息。

2.醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1 部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，輕財(cái)務(wù)檔案管理

部分醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，管理機(jī)制不夠規(guī)范，由于檔案本身不能帶來直接經(jīng)濟(jì)效益，造成有部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，財(cái)務(wù)檔案沒有專門的地方存放，有的醫(yī)院雖有設(shè)置，但也只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，沒有把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)非常熟練，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范性原理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少醫(yī)院重財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，輕財(cái)務(wù)檔案管理，存在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理制度有待改進(jìn)和完善

很多醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理制度不太完善，以至于檔案的收集率很低，信息不能獲得有效的共享。財(cái)務(wù)資料是醫(yī)院財(cái)務(wù)核算過程中形成的記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、執(zhí)行情況的資料，是財(cái)務(wù)檔案的組成要件，其收集裝訂是由財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員來完成的，因此財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量取決于財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)資料的審核監(jiān)督及收集裝訂工作。但實(shí)際工作中由于財(cái)務(wù)職能的弱化，財(cái)務(wù)的監(jiān)督職能未能很好的發(fā)揮作用，不能確保財(cái)務(wù)資料的真實(shí)、合法、或者是合法的財(cái)務(wù)資料掩蓋了非法的經(jīng)濟(jì)行為，造成檔案利用價(jià)值不大。很多醫(yī)院雖然檔案管理比較健全，人員的權(quán)利和責(zé)任也劃分的比較明確，但是財(cái)務(wù)檔案管理工作卻沒有一套完善的管理制度，人員的考核和職責(zé)劃分等都比較混亂。一些具有使用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料因?yàn)闆]有很好的收集而丟失，檔案的共享性更是無從談起，使財(cái)務(wù)檔案無法服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)管理。

2.3 信息收集不規(guī)范，無法綜合利用

很多醫(yī)院在對(duì)檔案信息進(jìn)行收集時(shí)，收集手段不夠規(guī)范，收集速度也相對(duì)較慢。在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)，要根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的性質(zhì)由相應(yīng)的職能部門來完成。但是很多醫(yī)院在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行收集時(shí)規(guī)范性很差，主要表現(xiàn)在財(cái)務(wù)檔案收集不完整，移交手續(xù)未按照規(guī)定要求執(zhí)行，收集到財(cái)務(wù)檔案之后未對(duì)檔案進(jìn)行歸類、細(xì)化和歸檔。以至于收集到的檔案價(jià)值性極差，對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生不利影響。

2.4 財(cái)務(wù)檔案銷毀難

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的銷毀是檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環(huán)。實(shí)際工作中這一環(huán)節(jié)往往不夠重視，不按《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》規(guī)定的期限進(jìn)行銷毀，許多醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案已超過保管期限，也不愿意銷毀，存在無人愿銷、無人敢銷的局面。究其原因，一方面是數(shù)量大，開展工作需要花費(fèi)大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性的規(guī)定，大量的陳年舊賬既占據(jù)了有限的空間，又影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

2.5 缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員

現(xiàn)在許多醫(yī)院沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。大多由會(huì)計(jì)人員兼管，由于會(huì)計(jì)人員只熟悉本專業(yè)知識(shí)，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識(shí)的專門培訓(xùn)，使得整理出來的財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，內(nèi)容填寫不全，排列不整齊，裝訂不規(guī)范，整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，不符合檔案管理的要求，更談不上進(jìn)行科學(xué)化的管理。

3.完善財(cái)務(wù)檔案管理的對(duì)策

3.1 完善檔案管理的體質(zhì)建設(shè)和制度建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)制定相應(yīng)的措施，根據(jù)《檔案管理辦法》、《電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立健全一整套相關(guān)制度。采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，定期開展對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢驗(yàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的情況，可以對(duì)相關(guān)工作人員制定工作考核細(xì)則，將此考核情況納入員工的績效考核范圍內(nèi)，通過考核工作人員可以發(fā)現(xiàn)不足，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和完善。

3.2 規(guī)范化收集及處理財(cái)務(wù)檔案

財(cái)務(wù)檔案管理人員要按照檔案局的要求將財(cái)務(wù)檔案規(guī)范地定期移交到醫(yī)院的檔案管理機(jī)構(gòu)。辦理移交時(shí)，必須監(jiān)交人、移交人、接交人同時(shí)在場辦理交接手續(xù)，雙方應(yīng)清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全、完整，賬目是否相符，案卷整理是否規(guī)范，交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方科室各保留一份，存檔一份。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視財(cái)務(wù)檔案收集工作，督促各業(yè)務(wù)科室配合好財(cái)務(wù)檔案收集工作，提供各種有利條件，便于檔案管理人員快捷的對(duì)檔案、文件進(jìn)行收集，同時(shí)要對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集情況進(jìn)行不定期的檢查。在整理資料時(shí)如果發(fā)現(xiàn)資料遺失，要采取必要的手段進(jìn)行補(bǔ)救，只有財(cái)務(wù)檔案收集規(guī)范化，財(cái)務(wù)檔案管理工作才能規(guī)范化。會(huì)計(jì)檔案的鑒定及銷毀，要按照財(cái)政廳、國家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院要根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中的實(shí)際情況，制定出適合會(huì)計(jì)檔案鑒定及銷毀的規(guī)章制度，并且編制會(huì)計(jì)檔案鑒定及銷毀清單，由會(huì)計(jì)部門與檔案部門提出鑒定及銷毀的書面意見。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，檔案部門提出詳細(xì)的鑒定及銷毀清單，并與醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定后進(jìn)行銷毀。檔案、財(cái)會(huì)、審計(jì)、保衛(wèi)等部門要共同派員監(jiān)銷。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理

要使會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化，就要不斷改進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作的管理方法。會(huì)計(jì)檔案工作已經(jīng)從原始的紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，發(fā)展到磁質(zhì)和電子的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由于電子系統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)易被修改。所以要嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)授權(quán)權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理人員的審批制度，對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí)備份、及時(shí)維護(hù)，以防止病毒侵害和人為惡意的修改，導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息損失和破壞。使用磁盤、光盤等電子介質(zhì)來存儲(chǔ)會(huì)計(jì)報(bào)表和賬簿時(shí)，要對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，通過一定的標(biāo)注來對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，采取措施保證存儲(chǔ)空間得到有效的壓縮，最大限度的降低存儲(chǔ)成本。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)雙面人才

會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，無論從會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量，還是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保密程度上都是非常重要。為改善會(huì)計(jì)檔案保管的條件，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，及時(shí)完善會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，要不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)。醫(yī)院要配備既具備檔案的管理知識(shí)，又有會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍，要以開發(fā)會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值為目的、為醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作、醫(yī)院審計(jì)工作和制定經(jīng)濟(jì)政策提供服務(wù)。醫(yī)院財(cái)務(wù)不僅要建立合理的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員的績效考核評(píng)價(jià)規(guī)定，也要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案管理工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹，使其了解財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，以更好地為會(huì)計(jì)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

4.結(jié)束語

醫(yī)院在進(jìn)行日常的發(fā)展過程中，應(yīng)充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的潛在作用，利用各種財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料，分析研究醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)務(wù)運(yùn)行的特點(diǎn)，以及存在的不足，研究分析財(cái)務(wù)管理對(duì)策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)。所以醫(yī)院必須要重視財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，正視在檔案管理工作中存在的問題，并找出問題的原因，通過有效的管理來解決這些問題。只有檔案管理工作收集規(guī)范化、硬件建設(shè)到位、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)過關(guān)，才能保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率。

[1]黃美姣.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)思考,科技信息,2010(16):349

[2]吐爾遜.淺談醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境及措施,東方企業(yè)文化,2014(3):302.

[3]趙蘭珍.醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].中國煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志,2012,15(2):290-291.

[4]賴新英.淺談醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理[J].財(cái)會(huì)通訊,2010(7):22.

[5]李樹明,林雅彬,杜偉,等.關(guān)于做好醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].中國煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志,2010,13(9):1414-1415.

[6]陳薇薇,冷文,許鋒.基于醫(yī)院新財(cái)務(wù)制度的醫(yī)療設(shè)備檔案管理策略[J].中國醫(yī)學(xué)裝備,2013(12):84-86.

[7]譚敏.淺談如何提高檔案信息資源在醫(yī)院管理中的利用率[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2010,10(9):142-143.

[8]陳艷玲.試談如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2011(4):18.

[9]杜鵬.醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中的主要問題探析[J].中國醫(yī)藥指南,2013(20):769-769,770.