文/福建師范大學檔案館 林叢

福建省高校檔案管理系統(tǒng)的應用現狀與對策

文/福建師范大學檔案館 林叢

檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化建設的基礎。本文通過對福建省內重點高校檔案館（室）的問卷調查，掌握高校檔案管理系統(tǒng)的應用現狀，總結高校對現有軟件不滿意的主客觀原因，提出軟件升級改造方式、功能需求等方面的對策建議，以期為高校檔案管理系統(tǒng)升級改造提供參考。

高校檔案管理系統(tǒng)；產品定制；系統(tǒng)功能需求

一、引言

高校檔案工作是高校業(yè)務職能的重要組成部分，隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，對高校檔案工作提出新任務新要求：信息需求增量、需求及時響應、利用方便快捷等。因此，高校檔案館需要借助檔案管理系統(tǒng)大力推進高校檔案管理的信息化建設，加速推進檔案管理現代化的發(fā)展，全面提升檔案服務的能力與水平，為廣大師生提供優(yōu)質、高效的檔案服務。為了把握福建省內高校檔案管理系統(tǒng)的應用現狀，筆者于2016年5月以問卷調研形式調研了福建省內15所本科院校的檔案館（室）。

二、福建省內高校檔案管理系統(tǒng)的應用現狀

（一）檔案管理系統(tǒng)得到廣泛應用。福建省內高校使用檔案管理系統(tǒng)由來已久，15個調研對象都應用檔案系統(tǒng)，其中使用了現行軟件年限超過5年的占比73.34%，不足5年的主要是對原有軟件進行了升級改造或是檔案工作初具規(guī)模的檔案機構。

（二）高校檔案館對現行軟件滿意度不高。調查顯示：14所高校（占比93.33%）對現有軟件滿意度不高。1.主觀反饋的不滿意之處?，F行高校檔案管理系統(tǒng)令人不滿意的主要原因是基本功能的嚴重缺乏，庫房管理功能缺乏、界面設計不友好、沒有在線歸檔功能和網上辦公功能，嚴重地影響了福建省內高校的滿意度。2.不滿意的客觀原因。（1）早期的檔案管理系統(tǒng)功能普遍不足。目前，福建省內仍有不少高校在使用早期的檔案管理系統(tǒng)。受當時技術、人員等條件所限，早期的檔案管理系統(tǒng)只能簡單地輔助傳統(tǒng)的手工檔案管理工作，功能上已經很難滿足檔案管理的新需求。（2）現已改造后的檔案管理系統(tǒng)先進性和超前性仍欠缺。新系統(tǒng)只是在原有系統(tǒng)的基礎上簡單地增加一些新功能，并未根據新時期變革后的檔案管理思路，全面系統(tǒng)地規(guī)劃、設計新系統(tǒng)，相比舊系統(tǒng)，仍未呈現更新?lián)Q代之勢。

（三）對檔案管理系統(tǒng)進行升級改造是大勢所趨。部分高校已完成系統(tǒng)的升級改造，設計了在線歸檔審批、全文檢索、任務管理、元數據管理等新功能，相對其原有軟件有了極大提升。15所高校中，有9所高校（占比60%）表示將以企業(yè)定制方式重新研發(fā)新系統(tǒng)，已完成系統(tǒng)改造的3所高校中2所高校將以軟件升級方式繼續(xù)改造系統(tǒng)，另外一所高校則采用企業(yè)定制方式。

三、高校檔案管理系統(tǒng)改造的對策建議

（一）高校檔案管理系統(tǒng)改造首選產品定制。高校檔案管理系統(tǒng)來源主要有以下三種：通用型軟件、自主研發(fā)、定制產品，三者的優(yōu)缺點如下：1.通用型軟件產品，一般技術上較為成熟，但不可能很好地針對每一個不同行業(yè)的特點進行研發(fā)，實用性差，較難滿足不同行業(yè)或不同工作范圍的特殊功能需求，對于高校而言并不理想。2.自主研發(fā)系統(tǒng)，可能較為適用于本校實際情況，但是對檔案館工作人員的要求也極高，特別需要有軟件開發(fā)基礎，技術難度較大，對絕大多數高校檔案館而言可行性較差。3.定制產品，是量身定做的，針對性非常強，因此也非常方便使用，不必進行復雜的指導培訓。定制產品逐漸成為高校改造檔案管理系統(tǒng)的首選方式。

（二）對高校檔案管理系統(tǒng)提出新要求。高校檔案管理系統(tǒng)應能優(yōu)化檔案管理的流程和職能，實現高校檔案管理的標準化、自動化和精細化，進而全面提升檔案管理水平。1.實現檔案全過程管理。實現檔案從形成、接收到整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀或永久保存等全過程的有效管理。2.促進館藏檔案數字化。新增數字化作業(yè)管理子系統(tǒng)，大力推進高校檔案館的館存檔案數字化進程，并提高檔案數字化的質量。3.提升服務質量。建立多元化的對外利用方式，實現廣大師生的自助平臺查檔、微信輔助查檔等，使用“互聯(lián)網+”模式，提高查檔利用的智能、便捷性。4.提高工作效率。增強檔案館內部溝通交流，實現任務分配、及時溝通，建立消息推送平臺，提高網上辦公工作效率。5.多系統(tǒng)有效集成。實現檔案管理系統(tǒng)與高校OA系統(tǒng)、教學系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)等有效集成，真正實現文檔管理一體化、超前管理、前端控制。6.完善檔案安全利用。采用CA認證、簽章服務器、加解密等現代科技手段，提高電子檔案信息傳遞的安全可靠性；利用權限管理、操作日志、元數據管理等手段保障檔案的真實、完整、可靠、可用、安全。

（三）新時期高校檔案管理系統(tǒng)的功能需求。新時期高校檔案管理系統(tǒng)，應輔助高校檔案館推進檔案管理現代化、推進電子文件管理、提高檔案服務能力，應具備一些新的功能。1.推進檔案管理現代化。從業(yè)務系統(tǒng)自動捕獲、業(yè)務系統(tǒng)人工獲??；自動在線歸檔、人工在線歸檔、歸檔審批；立卷組卷、全文管理、檔案編研、虛擬庫房管理、檔案利用統(tǒng)計；任務管理、消息通知、圖像處理、支持快捷鍵操作等。2.推動電子文件管理。全過程管理、檔案數字化管理、數據封包、電子簽章、元數據管理等。3.提升檔案服務能力。全文檢索、跨庫檢索、組合檢索、深入檢索、一體化檢索、可視化檢索、提供全文等；預約查檔、在線出具證明、輔助實現微信查檔、熱門推薦等。

四、總結

總之，為了更好地發(fā)揮檔案資源的作用和價值，為了全面提升“互聯(lián)網+”環(huán)境下檔案服務廣大師生的能力與水平，高校檔案館必須將檔案管理系統(tǒng)的升級改造工作提上重要日程，加快研發(fā)一套高效、安全、實用的新系統(tǒng)，逐步實現“檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化”等目標，促進以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。