文/中化地質(zhì)礦山總局貴州地質(zhì)勘查院 劉寬琴

淺析檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/中化地質(zhì)礦山總局貴州地質(zhì)勘查院 劉寬琴

干部人事檔案作為人事工作中的重要原始記錄和干部歷史情況的直接反映，是干部考核、任用、提拔等多項(xiàng)工作的依據(jù)。隨著干部人事管理改革的不斷深入，干部人事檔案管理也面臨著一些新的形式和新的挑戰(zhàn)，如何全面提升干部人事檔案管理質(zhì)量，更好地發(fā)揮干部人事檔案的應(yīng)用和作用，是當(dāng)前干部人事檔案管理工作的關(guān)鍵。

干部人事檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、干部人事檔案管理中存在的幾個(gè)問(wèn)題

（一）在認(rèn)識(shí)問(wèn)題上，對(duì)干部人事檔案管理重視不足。干部人事檔案管理工作，是一項(xiàng)工作任務(wù)重、工作系統(tǒng)性較強(qiáng)，而且工作業(yè)績(jī)又不明顯的基礎(chǔ)性工作。有很多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為該工作僅僅是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保管工作，只要檔案不丟失、不損壞，能提供查詢就可以了。事實(shí)上，這鐘認(rèn)識(shí)存在著極大的偏差。一些單位在檔案管理人員安排上，檔案室的人員身兼數(shù)職，重視度處于消極的應(yīng)付狀態(tài)。

（二）在管理方面，相關(guān)的檔案管理機(jī)制根本沒(méi)有，更不要說(shuō)健全了。1.目前，檔案在人們的腦海中已經(jīng)失去了原有的嚴(yán)肅性和神秘性，存在一種現(xiàn)象是對(duì)干部人事檔案管理是：說(shuō)起來(lái)重要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)不要的感覺(jué)。越來(lái)越多的職場(chǎng)新人對(duì)檔案持有不在乎的態(tài)度，檔案可有可無(wú)的一種無(wú)檔化的生存方式正在職場(chǎng)蔓延。2.隨著社會(huì)用工制度的變化，相關(guān)政策的變遷，現(xiàn)行干部人事檔案制度已經(jīng)失去了往日的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、唯一性，越來(lái)越多的職場(chǎng)人對(duì)檔案就無(wú)所謂了，造成了在檔案管理過(guò)程中的一種尷尬局面。但有些領(lǐng)導(dǎo)干部為了實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值和個(gè)人福利的最大化，往往尋求流動(dòng)性和遷徙性的自由。傳統(tǒng)的人事檔案制度和戶籍制度往往設(shè)置了種種障礙，于是，干部人事檔案中就出現(xiàn)了棄檔死檔，人檔脫節(jié)、虛假檔案等等各種現(xiàn)象。3.干部人事檔案本身的缺陷不斷突出，非規(guī)范化的操作致使檔案的社會(huì)信用度和效率大大地降低；傳統(tǒng)人事檔案以控制人和制約人為根本的出發(fā)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)的是“檔隨人走，人檔不分”的封閉式管理。舊式的管理模式中涉及的是個(gè)人的思想品質(zhì)、家庭背景、社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，涉及工作能力、專業(yè)特長(zhǎng)的方面較少。4.重學(xué)歷、輕能力的現(xiàn)象，重歷史、輕現(xiàn)實(shí)的現(xiàn)象較多。檔案收集不全，新材料又補(bǔ)充不及時(shí)，不能反映個(gè)人的真實(shí)面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出，造成了人事檔案的隨意性，甚至是脫節(jié)性。

二、干部人事檔案管理的實(shí)施對(duì)策

基于以上干部人事檔案管理的一些局面和困境，應(yīng)該制定一套合理、具有理性的、科學(xué)性的人事檔案管理模式。個(gè)人認(rèn)為應(yīng)該建立一種信息化的網(wǎng)絡(luò)管理模式，類似公民身份證號(hào)碼一樣的檔案號(hào)，包括個(gè)人的歷史記錄、信用記錄、司法記錄、學(xué)歷記錄、獲獎(jiǎng)等等一系列能代表干部個(gè)人真實(shí)身份的一種電子檔案，設(shè)定特定的密碼或特定的權(quán)限在網(wǎng)上方便快捷查詢。把個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)狀況、考核結(jié)果等等如實(shí)記錄在檔案上，既可提供完整的個(gè)人信息，又可以保護(hù)檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案應(yīng)是單位和企業(yè)的一項(xiàng)寶貴財(cái)富。

三、干部人事檔案管理的重要性

新時(shí)期下人事檔案管理工作顯得更加重要，管理人員需要制定出更加有效的檔案管理方案，以滿足單位的實(shí)際發(fā)展需要。許多單位在人事檔案管理中雖然已經(jīng)配備了信息系統(tǒng)，由于檔案目錄與檢索系統(tǒng)比較落后，使得人事檔案信息儲(chǔ)蓄量比較少，管理方法比較落后，仍然導(dǎo)致管理效率不高，信息不完善，還是達(dá)不到預(yù)期的效果。還有就是我們的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)問(wèn)題需要提高。人事檔案管理部門應(yīng)該要制定出更加完善的管理方案，完善相關(guān)的制度。我們的管理部門還應(yīng)該增強(qiáng)自身的服務(wù)質(zhì)量，積極更新檔案管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、科學(xué)化，提高較高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

四、總結(jié)

總之，在當(dāng)前的社會(huì)信息化的情況下，干部人事檔案作為人事工作中重要的人事管理依據(jù)，必須得要有一套完整的、規(guī)范的、健全的管理體制。而且需要建設(shè)一個(gè)管理信息系統(tǒng)，需要更新觀念，才能充分發(fā)揮檔案的優(yōu)勢(shì)作用。必須實(shí)行科學(xué)化管理，這樣才能更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用，才能更好地為單位或企業(yè)發(fā)揮重要的人才優(yōu)勢(shì)作用。

[1]卞策.淺析檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì),2012(10):59.