張作紅

（河北省保定市淶源縣地方志辦公室 河北 保定 074300）

搜集編寫部門資料的幾點體會

張作紅

（河北省保定市淶源縣地方志辦公室 河北 保定 074300）

部門資料是志書的基礎(chǔ)，是志書的重要來源，也是編修志書的第一環(huán)節(jié)工作，要引起高度重視。部門資料質(zhì)量的高低直接影響志書的質(zhì)量，做好部門資料工作是編纂高質(zhì)量志書的有力保障。高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員是搜集上乘部門資料的關(guān)鍵。只有擁有大量、詳實、準(zhǔn)確的部門資料，才能編纂出一部能突出本地特色、重點、亮點的精品志書。

部門資料；重要性；搜集；編寫；修改

筆者參與了縣內(nèi)二輪修志從啟動到成書的編撰全過程，深知資料對志書質(zhì)量的重要，尤其是部門資料，部門資料占志書的絕大部分。部門資料質(zhì)量的高低直接影響志書的質(zhì)量。要使編撰出版的志書，全面真實記錄經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的歷程，造福社會為民所用，就必須重視部門資料的質(zhì)量?？梢哉f部門資料是志書的基礎(chǔ)，做好部門資料工作是編纂高質(zhì)量志書的有力保障。目前，本縣二輪志書已付梓出版，談搜集編寫部門資料似乎有點過時，然而，作為二輪志書的始終參與者，只想將編纂縣志過程中，收集、撰寫、修改、核實、補(bǔ)充部門資料的些許感受、感悟、體會寫出來，與方志同仁共勉。

體會一：對部門資料重要性的認(rèn)識不可缺

地方志書是全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻(xiàn)。涉及社會的方方面面，而修志就是要留下真實的歷史記憶，這就要求志書記錄的是第一歷史，就是原始資料。它包括各種資料，而地方志書所需百分之七八十的資料要靠撰稿單位提供，即是部門資料，部門資料是地方志書的首選資料。李鐵映同志在全國地方志第三次會議上明確指出：新一輪修志“質(zhì)量上應(yīng)該有新的更高的要求，從一開始就把質(zhì)量放在第一位。要把精品意識貫穿到工作的全過程和各個環(huán)節(jié)”。而編纂志書的第一環(huán)節(jié)就是搜集資料，也主要是征集部門資料。部門資料的優(yōu)劣決定志書的優(yōu)劣，認(rèn)識到其重要，才能引起高度重視，才能下大力做好第一環(huán)節(jié)的工作。這對編纂一部能突出本地特色、重點、亮點的精品志書至關(guān)重要。

體會二：部門資料征集實屬不易

征集部門資料是編修縣志最基本的初始工作，也是比較重要的一個環(huán)節(jié)。如果資料征集不到位，缺乏充足的資料，就不能全面反映縣情。二輪志書的斷限正處于改革開放階段，征集資料時，遇到的困難種種，單說面臨的形勢困難就對我們搜集資料帶來很大難度。當(dāng)時，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，政府職能發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。一是原來的政府直接管理和賦予行政職能的各類社會組織，有的變成了自主經(jīng)營的市場主體；有的職能縮小，業(yè)務(wù)不再涵蓋全行業(yè)；有的合并或被撤銷，造成資料的來源渠道由相對集中單一變?yōu)榉稚?，資料的涵蓋面由大變小。二是機(jī)構(gòu)改革等因素造成資料的大量流失，特別是有關(guān)單位機(jī)構(gòu)沿革的資料流失嚴(yán)重。還有個別單位辦公地點的搬遷，人員變動，一些資料失散，很難查找。三是隨著計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的變革，很多國有、集體企業(yè)改制、重組、破產(chǎn)，企業(yè)無存、人員下崗，資料流失更為嚴(yán)重。種種原因，造成了許多志書應(yīng)該記載的內(nèi)容無資料可查，部分部門資料收集困難重重。面對困難，工作人員迎難而上。部門無法提供的檔案資料，方志辦工作人員利用節(jié)假日、早出晚歸，聯(lián)合部門供稿人員走訪知情人、開座談會、搞社會調(diào)查、專題調(diào)查、典型調(diào)查等形式，深入實際搜集口碑資料。這些寶貴資料的獲取確實不易。經(jīng)過戰(zhàn)嚴(yán)寒酷暑、遭白眼冷遇，拒之門外亦不鮮見。其中的艱苦、辛苦、難度也只有當(dāng)事人才能體會。

體會三：高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員是搜集上乘部門資料的關(guān)鍵

搜集資料的任務(wù)按篇目內(nèi)容下達(dá)相關(guān)單位后，如何讓部門業(yè)務(wù)人員提供上乘的部門資料呢？面對茫然的部門資料人員，首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)。培訓(xùn)時，組織分志編纂人員和資料搜集人員先學(xué)習(xí)政治理論和修志基礎(chǔ)知識。再結(jié)合相關(guān)篇目學(xué)習(xí)有關(guān)方面的知識，提高對資料的認(rèn)識水平；學(xué)習(xí)篇目、資料提綱，掌握志書的總體要求；熟悉篇目、收集資料提綱的內(nèi)容要求，做到心中有數(shù)、方法明確。

（一）讓業(yè)務(wù)人員掌握搜集資料的常用方法

一是內(nèi)部動員。按篇目內(nèi)容發(fā)動系統(tǒng)內(nèi)部或單位各個職能部門提供資料。二是走訪、座談。對檔案資料無記載的，通過走訪、座談搜集口碑資料，對記錄的口碑資料認(rèn)真整理，考證后形成寶貴的不可替代的資料。三是部門供稿人員還可登門拜訪當(dāng)事人。這樣可使當(dāng)事人不受拘束，盡可能多地回憶當(dāng)時的情況。四是可通過互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)征集等。如人物資料。

（二）讓業(yè)務(wù)人員掌握搜集資料的內(nèi)容

結(jié)合本部門承編縣志篇目內(nèi)容，首先是查找檔案資料。查找時應(yīng)注意將與資料搜集篇目有關(guān)的檔案作為重點，要仔細(xì)查閱和摘錄，對與篇目關(guān)系不大的檔案，可作為一般性瀏覽，以免遺漏。其次，本單位的發(fā)展脈絡(luò)資料，本單位斷限內(nèi)的經(jīng)濟(jì)和社會事業(yè)建設(shè)，或某一專門事物變化及發(fā)展演變的基本情況，尤其是關(guān)鍵年份的發(fā)展變化情況。其中最初情況和中間的關(guān)鍵性、重大性的變化、結(jié)果及近期情況的資料不能缺少。此外，還要搜集本單位斷限內(nèi)的機(jī)構(gòu)沿革情況。再次是其他有關(guān)資料，大事記、先進(jìn)人物資料。大事記是本單位發(fā)生的有價值的重大事項或重要及特出的事物。先進(jìn)人物、模范人物是在本行業(yè)有重大貢獻(xiàn)的人物。另外，為突出時代特點和單位特色，應(yīng)盡量搜集一些重大舉措、重要活動及本單位有關(guān)的社會焦點或熱點問題的資料。

集中培訓(xùn)后，我們還多次召開有關(guān)單位調(diào)度會，根據(jù)篇目內(nèi)容進(jìn)行專題培訓(xùn)。實踐證明，經(jīng)過培訓(xùn)，提高了部門供稿人員的素質(zhì)，提供的資料采用率較高。

體會四：編寫好部門資料是志書質(zhì)量的重要保障

對提供上來的部門資料如何組織編寫，主要有三個環(huán)節(jié)。

（一）部門資料的驗收、補(bǔ)充

資料驗收補(bǔ)充是資料征集工作基本結(jié)束后的一個重要環(huán)節(jié)，是提高志書編纂質(zhì)量的有效手段。資料補(bǔ)充的內(nèi)容主要包括反映歷史現(xiàn)狀，關(guān)鍵性節(jié)點、需要核實和突出特色亮點的內(nèi)容。資料補(bǔ)充主要集中在部門資料驗收階段。首先是承編單位完成初稿后，方志辦編輯人員根據(jù)收集資料提綱進(jìn)行驗收，通過驗收的納入編輯階段，不能通過驗收的，由方志辦編輯人員列出補(bǔ)充資料提綱，由承編單位對遺漏資料進(jìn)行補(bǔ)充。其次是編輯過程中，發(fā)現(xiàn)按要求收集的資料不夠全面、系統(tǒng)或資料有疑問，方志辦編輯人員根據(jù)需要列出補(bǔ)充收集資料提綱、資料核實提綱，由承編部門進(jìn)行收集和資料核實。并對遺漏的資料進(jìn)行補(bǔ)充、錯誤的資料進(jìn)行修改。再次是在編寫過程中隨時補(bǔ)充，在部門志稿的復(fù)審和總纂階段，大量的資料收集任務(wù)已完成，在對資料的整理、甄別、取舍過程中，一旦發(fā)現(xiàn)資料不夠理想或?qū)Y料存在疑問、立即同資料收集單位取得聯(lián)系，對資料進(jìn)行補(bǔ)充核實。

（二）責(zé)任編輯編寫長編稿

交到方志辦的部門資料經(jīng)過驗收基本不缺要項，但在編輯過程中發(fā)現(xiàn)，資料有總結(jié)、有報告、有記錄、有圖表，有詳有略、有單一性的也有多主題的等等。相對于一定的主題而言，原始資料中的無用文字或不相干類項占據(jù)著很大比重，必須通過選擇、提取、合并、重組，使原始資料以新的志稿形態(tài)出現(xiàn)。如何將已掌握的資料進(jìn)行編排，形成一個有機(jī)的整體。如何根據(jù)已掌握的素材把志書寫出特色，在充分體現(xiàn)史實的基礎(chǔ)上增強(qiáng)可讀性，又不違背修志原則。在編寫過程中，要以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的求實精神，對資料進(jìn)行客觀分析考證、精心鑒別篩選，做到不唯上、不唯書，不溢美、不隱惡，記述是非曲折善美，務(wù)必忠實于客觀事實，特別是對時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、引文等要核實表述清楚，不能前后矛盾和張冠李戴。對資料的表述不能含糊其詞，運用每一個詞語都要精雕細(xì)刻，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇硎鍪挛锏谋疽狻υ假Y料進(jìn)行篩選取舍和考證鑒別而歸納提煉后，結(jié)合篇目內(nèi)容要求，按照志書的體例撰寫長編稿。一般要做到詳今略古和詳近略遠(yuǎn)，詳獨略同，詳?shù)湫吐砸话悖旉P(guān)鍵略平常年份，詳實踐活動略文件輯錄，詳事業(yè)發(fā)展略工作過程，詳動態(tài)史料略靜態(tài)史料。

（三）反復(fù)修改

責(zé)任編輯按照所承編的內(nèi)容寫出的長編稿，要進(jìn)行反復(fù)的修改。修改到一定程度，由副主編、主編進(jìn)行審閱、修改。責(zé)任編輯按主編、副主編的修改意見改好后，再采用內(nèi)部集中評審的方法進(jìn)行修改。這種方法是主編、副主編、所有編輯集中在一起，對某一編一起討論修改。這種方式，各抒己見，編輯之間除了互相學(xué)習(xí)，還提高了自身的業(yè)務(wù)水平，同時使志書的質(zhì)量顯著提高。

在實際修改過程中，字斟句酌，刪減無關(guān)資料容易，但經(jīng)常遇到的情況是，有大量相關(guān)資料，刪去可惜，不刪總顯得臃腫瑣碎，這就需要概括、提煉。一要刪削雷同內(nèi)容。雷同的表現(xiàn)，有的是一事多處記述，有的是文表重復(fù)。二是要力避事無巨細(xì)、面面俱到。要注意綜合概括，要去粗取精，去偽存真，鉤玄提要。三是刪削套話空話。無具體史料，無實際意義，均因刪去。四是壓縮共性內(nèi)容，保留個性內(nèi)容。全國、全省、全市共有的內(nèi)容宜簡不宜繁。五是舍棄議論和褒貶的內(nèi)容，做到述而不論。六是避免總結(jié)報告式語詞。志書中記人、記事、記物均用事實說話，不加修飾。七是精簡過多過繁的表格。八是刪去浮言贅語，盡量做到樸實無華，簡潔流暢。

地方志書具有“資政、教化、存史”的作用，它是一部科學(xué)的資料性著述，是由豐富、全面、準(zhǔn)確的資料所構(gòu)成。因此，部門搜集到的資料不僅要大量、豐富，還要真實、可靠?？傊诓块T資料的搜集中要做到廣征博采而務(wù)求其全，在資料的篩選上要堅持嚴(yán)格精細(xì)而務(wù)求其真，在資料的運用中要體現(xiàn)存真求實而務(wù)求其要。這樣，才能編纂出一部能突出本地特色、重點、亮點的精品志書。