圓桌趣談

精細化管理是建立在常規(guī)管理的基礎上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。檔案精細化管理是將企業(yè)管理理念和管理思維引入檔案管理，體現(xiàn)了一種“沒有最好，只有更好”的意識。本期圓桌趣談邀約了幾位專家對檔案精細化管理進行了細究和闡述，以期對今后的檔案精細化管理有所指點。

為確保檔案實體和信息安全，充分挖掘檔案信息資源，更好地服務經(jīng)濟社會發(fā)展，滿足人民群眾不斷增長的檔案信息利用需求，各級國家綜合檔案館需要加強館藏檔案的精細化規(guī)范化管理。

首先，檔案實體的精細化規(guī)范化管理。一是檔案庫房管理。檔案庫房要實行專人定責管理，從技術上、制度上采取雙人雙控管理措施，人員出入庫房嚴格進行登記，檔案館館長和庫房管理人員對檔案庫房要進行日常巡查和定期專項巡查，巡查情況認真做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導報告，及時向有關處室反饋進行處理，節(jié)假日實行封庫管理。二是檔案存放管理。檔案要全部上架保管，排列有序規(guī)整，避免出現(xiàn)未整理上架積存檔案。一般同一全宗檔案相對集中排架。按照規(guī)范編制檔案存放位置索引，借助計算機輔助管理系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案存放位置的精細化管理。三是檔案清點檢查。定期對館藏檔案進行清點，做好清點記錄，依法依規(guī)追查、處置缺失檔案。

其次，檔案信息的精細化規(guī)范化管理。一是檔案目錄編制。對檔案案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄等進行精細化編制，參照國家重點檔案保護與開發(fā)目錄體系建設規(guī)范，借助搜索引擎、數(shù)據(jù)深度挖掘和自動標引等技術，逐步豐富編目項目，規(guī)范目錄格式，最大限度揭示檔案內(nèi)容，更好滿足檔案查閱利用需求。二是數(shù)字檔案資源管理。建設完整、規(guī)范、有序的數(shù)字檔案資源庫，檔案數(shù)字化副本或原生電子檔案與檔案目錄準確掛接，通過開展檔案解密清理和開放鑒定，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源在局域網(wǎng)、政務網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等分級管理與利用。三是建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。根據(jù)不同檔案管理和利用需求，建設重大活動、重大事件、人名、地名等專題數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索效率。

再次，檔案流轉(zhuǎn)的精細化規(guī)范化管理。一是檔案的接收。認真檢查接收檔案質(zhì)量，重點是檔案整理、目錄編制和電子檔案的規(guī)范性、完整性，嚴格接收檔案清點和檔案移交、接收手續(xù)，建立檔案登記臺賬，做到帳物相符。二是檔案出入庫。建立完備、規(guī)范的檔案出庫和入庫登記制度，做到檔案出入庫審批與登記手續(xù)完備、規(guī)范，通過計算機輔助系統(tǒng)實現(xiàn)檔案存放狀態(tài)、檔案保護、整理情況等的實時管理。三是數(shù)字檔案資源流轉(zhuǎn)。嚴格數(shù)字檔案資源流轉(zhuǎn)管理，不以全宗為單位對外拷貝數(shù)字檔案，拷貝數(shù)字檔案必須嚴格審批手續(xù)，簽訂保密及利用協(xié)議，確保檔案信息安全。四是檔案銷毀。嚴格檔案銷毀制度，依法依規(guī)銷毀檔案，銷毀前進行保存價值再鑒定，嚴格檔案銷毀審批、記錄制度，確保審批手續(xù)、銷毀實施記錄完備、規(guī)范。

隨著法院系統(tǒng)檔案數(shù)量和類型的不斷增多，檔案管理的難度不斷加大。傳統(tǒng)的信息化管理僅是管理計算機里的檔案條目，檔案存放的實際情況與檔案目錄信息記錄存在“兩張皮”的現(xiàn)象，檔案管理模式效率低、風險大，已不能適應檔案管理工作的現(xiàn)代化要求。為此，山東省高級人民法院檔案部門開創(chuàng)性的引入物聯(lián)網(wǎng)技術，成功建設檔案一體化智能化管理系統(tǒng)，對檔案實體、檔案信息、庫房環(huán)境等進行全面感知、信息整合，幫助檔案工作在安全、效率、質(zhì)量三個方面得以提升，達到了管理流程優(yōu)化、防控風險有效、管理成本降低和差錯率消除的目標，大大提高了檔案管理工作的精細化水平。

一是建設高標準檔案庫房。山東高法根據(jù)自身檔案管理的現(xiàn)狀，參照《檔案館建筑設計規(guī)范》的相關要求，重新規(guī)劃檔案庫房、服務用房、控制中心、辦公用房等，應用物聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)溫濕度自動檢測和控制，應用入侵探測技術、視頻分析技術、人員身份識別等感知技術協(xié)助進行檔案智能化管理。建立檔案庫房智能一體化管理平臺，將多個智能管理系統(tǒng)集合到統(tǒng)一的平臺上進行管理，從而提高了智能化水平，簡化管理，節(jié)省人力。

二是實現(xiàn)案卷檔案一體化。實現(xiàn)審判管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，案件的立案、流轉(zhuǎn)、歸檔、保存、利用等信息都可以同步到檔案管理系統(tǒng)。訴訟工作人員可在線提交檔案，檔案管理中心在線確認，自動歸檔登記，檔案信息自動從案件元數(shù)據(jù)中提取，在保留案號的同時自動生成檔案號，避免造成歸檔時間與案號的不同步，實現(xiàn)了文檔管理的一體化。

三是跟蹤檔案實體保安全。檔案接收后，檔案管理中心以卷為單位，建立電子身份證，實現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫全流程跟蹤。在庫房門等處安裝安全監(jiān)測儀，對檔案狀態(tài)自動感知，檢測到檔案信息后由監(jiān)控系統(tǒng)自動抓拍存檔，發(fā)現(xiàn)未經(jīng)授權的檔案出庫自動觸發(fā)報警信息。將檔案生命周期內(nèi)的跟蹤信息形成檔案的“軌跡”記錄，作為“檔案管理的檔案”，實現(xiàn)責任追溯功能。

四是簡化基礎管理提效率。檔案日常管理工作比較繁瑣，效率低下，占用大量人力。在各項基礎檔案管理工作中，都需要有多個表格存放日常檔案管理數(shù)據(jù)，并及時更新數(shù)據(jù)信息。這造成人力資源的極大浪費。比如檔案的統(tǒng)計和盤點，在實際執(zhí)行中，由于數(shù)量多、人員少，實際只能采取抽檢的方式，檔案出現(xiàn)問題也不容易發(fā)現(xiàn)。而通過智能庫房管理系統(tǒng)，只需要在辦公電腦上一鍵操作，便可對全庫進行整體性盤點，盤點效率提高，檔案統(tǒng)計功能實時準確，實現(xiàn)了檔案的“無序存放、有序管理”。

精細化管理是社會分工的精細化，以及服務質(zhì)量的精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。它強調(diào)人的核心地位，將管理責任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職，以獲得更高效率、更高效益和更強競爭力。

現(xiàn)代檔案管理涵蓋了檔案指導、檔案保管、檔案安全、服務利用、信息化技術等諸多方面內(nèi)容，需要有新思想、新理念、新方法推動檔案工作的規(guī)范化、精細化。檔案精細化管理是將企業(yè)管理理念和管理思維引入檔案管理，體現(xiàn)了一種“沒有最好，只有更好”的意識。檔案精細化管理，既包括業(yè)務監(jiān)督指導過程中的精細化管理，又包括檔案館工作的精細化管理，就是指將精細化管理理念融入檔案收、管、存、用各個環(huán)節(jié)的工作中，力求每個環(huán)節(jié)的最佳工作方法，通過制度的系統(tǒng)化和細化，以標準化、程序化、信息化來推動檔案的精細化管理，使得檔案管理更加高效，檔案保管更加安全，檔案利用更加便捷。

完善的制度是檔案管理精細化的前提?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，只有以明確的制度做支撐，檔案精細化管理才有章可循。各級檔案管理部門要認真貫徹以《檔案法》為核心的檔案法律法規(guī)，認真貫徹落實國家檔案局8、9、10號令，首先實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。在此基礎上，必須結(jié)合各自實際，因地制宜地制定本地區(qū)、本部門的檔案工作規(guī)劃、檔案精細化管理規(guī)章制度，如檔案崗位責任制、文件材料歸檔細則，以及檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、應急預防、離崗交接、查閱利用等工作細則，做到制度管人，制度管事，制度管檔，使檔案管理人員明確職責，才能工作細致、周到有序。

精細化的工作流程是檔案管理精細化的核心，主要包括開展崗位設計和流程設計。檔案管理業(yè)務流程包含的環(huán)節(jié)較多，如歸檔、整理、鑒定、著錄、編目、數(shù)字化、信息化、移交、安全、提供利用、檔案編研等等。崗位設計就是要根據(jù)檔案工作的需要，細化目標，細分責任，確定每個檔案工作崗位的任務、責任以及與其他崗位的關系。流程設計要關注細節(jié)，精準要求，細解流程，規(guī)范每一個檔案崗位的運作，并通過工作流程、過程控制和總結(jié)評估等手段，將各個崗位有機地聯(lián)系和協(xié)調(diào)起來。通過崗位設計和流程設計，可以使檔案工作的各個流程運作更加規(guī)范，各崗位職責進一步明確。

現(xiàn)代化的技術是檔案管理精細化的保障?？茖W技術是第一生產(chǎn)力，檔案精細化管理也離不開現(xiàn)代化信息技術的支持。各級檔案管理機構(gòu)在推進精細化管理過程中也要不斷運用現(xiàn)代化信息技術，充分利用網(wǎng)絡技術的新成果，用于檔案管理和服務利用工作中。各級綜合檔案館要建設數(shù)字檔案館，打造檔案信息管理的綜合平臺，這是檔案精細化管理逐漸升級的必備條件，也是未來建立智慧檔案館的必然需要。各級機關、企事業(yè)單位要加大對檔案工作的投入，配備相應的計算機、掃描儀等設施，運用檔案管理軟件，為檔案精細化管理提供技術支撐。

現(xiàn)代管理學認為，科學化管理有三個層次，第一個層次是規(guī)范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。精細化管理作為一種理念，一種文化。它是社會分工的精細化以及服務質(zhì)量的精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，其目標是減少管理占用的資源和降低管理成本。

我們當今的檔案工作，可以說已經(jīng)完成了科學管理的第一層次，在全面落實“五位一體”總體布局的當下，檔案工作應當抓緊布局和實施精細化管理。

檔案精細化管理，就是指對檔案工作的整體布局及各個工作環(huán)節(jié)進行細化分解，將精細化管理理念融入檔案工作，并歸納總結(jié)出各個環(huán)節(jié)的最佳工作方法，以期實現(xiàn)檔案服務功能的最大化。檔案工作精細化管理在管理層面就是落實管理責任具體化、明確化，使管理者做到到位、盡職。在業(yè)務層面就是標準統(tǒng)一、目標明確、流程細化。在服務層面就是嚴格執(zhí)行、精益求精、服務到位?？傊⑼晟频墓芾眢w系，是檔案精細化管理的有力保障。對檔案工作的指導監(jiān)督，通過部署、指導、培訓、檢查、考核、評估等環(huán)節(jié)，使責任進一步明確化、精細化，強化可操作性，避免制度流于形式。只有細化管理過程，以制度規(guī)范人的行為，強化責任落實，形成剛性的執(zhí)行力，才能真正做到細微之處見真功。

一要細分職責，切實落實各級管理者的管理責任，將責任具體化、明確化、細節(jié)化。在檔案管理各環(huán)節(jié)中，切實做到重細節(jié)、重過程、重基礎、重具體、重落實、重質(zhì)量、重效果，凝神聚力地做好每一個細節(jié)，一次性把工作做到位。要對檔案管理工作定期梳理檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、及時處理，力求精益求精。

二要細化目標。檔案管理工作事務繁多，工作量大，很多檔案管理人員開始時無從下手，沒有明確目標。要嚴格按照“細”的標準，找準關鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，細化目標，按階段、分重點做好基礎工作。只有從細微入手，從小到大，循序漸進，善于總結(jié)，才能打下扎實基礎。

三要細化流程。將復雜的事情簡單化，簡單的事情流程化，流程的事情定量化，定量的事情信息化，讓檔案管理人員明確自己的崗位職責、工作流程和要達到的效果了然于心，避免不必要的疏漏，少走彎路，提高工作質(zhì)量。

四要細查執(zhí)行。檔案管理制度的執(zhí)行，比制度的建立更為重要。要將檔案管理各環(huán)節(jié)工作落實到位，就應將功夫下在平時，做到所有工作嚴格按照程序、流程、技術要求執(zhí)行，保障檔案管理工作規(guī)范化、制度化與科學化。

要實現(xiàn)檔案工作精細化管理，有完善的制度設計才能保障各項業(yè)務的正確方向；有精細化的目標任務才能讓廣大檔案工作者振奮精神努力工作；有規(guī)范的考核評估才能讓各級檔案部門明確各自的努力方向。

十九大報告提出，中國共產(chǎn)黨人的初心和使命，就是為中國人民謀幸福，為中華民族謀復興。這個初心和使命是激勵中國共產(chǎn)黨人不斷前進的根本動力。下一期“圓桌趣談”的話題，就是思考一下“檔案人的初心和使命”。有意參與討論者，請將稿件發(fā)到sddajy66@sina.com郵箱。

李相杰 山東省檔案局檔案保管處處長

黃愛華 山東省高級人民法院檔案室副調(diào)研員

張星 青島市嶗山區(qū)檔案局局長

王成舜 曲阜市檔案局副局長