文·曲超英

對(duì)企業(yè)管理類案卷排架順序的探討

文·曲超英

近幾年來，煙臺(tái)市牟平區(qū)掀起了煙臺(tái)東部新區(qū)大開發(fā)、大建設(shè)的高潮，牟平企業(yè)得以迅猛發(fā)展，基層企業(yè)的檔案工作領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，檔案種類不斷增多，這對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也提出了更高的要求。近期，筆者到牟平企業(yè)中調(diào)研檔案工作時(shí)發(fā)現(xiàn)一家企業(yè)（下面稱為A企業(yè)）的管理類檔案案卷排架方法“與眾不同”，雖然排架的方法不符合國(guó)家的規(guī)定，但也感覺有一定道理，分析給大家聽，請(qǐng)大家看一下：A企業(yè)的案卷排架方法合理嗎？

一、后勁十足的企業(yè)檔案工作背景

首先介紹下牟平區(qū)企業(yè)的大體情況。牟平城區(qū)北部100平方公里的濱海區(qū)域和金山灣區(qū)域，是煙臺(tái)東部新區(qū)的起步區(qū)，正以建設(shè)煙臺(tái)城市建設(shè)新核心、山東省海洋經(jīng)濟(jì)新龍頭、國(guó)家高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)聚集新高地、東北亞區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作新平臺(tái)、世界級(jí)濱海旅游度假區(qū)為目標(biāo)，掀起開發(fā)建設(shè)的新高潮，目前已落戶和開工項(xiàng)目總投資過千億元。作為一個(gè)特色鮮明的濱海新區(qū)，牟平區(qū)擁有經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)、韓國(guó)工業(yè)園和臺(tái)灣工業(yè)園三大園區(qū)，培育形成了機(jī)械加工、食品、電子信息、黃金四大主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，擁有各類企業(yè)3200多家，包括韓國(guó)斗山、美國(guó)貝思特、日本伊藤忠、臺(tái)灣統(tǒng)一等130多家外資企業(yè)和本地6家上市公司。其中，本地的安德利果汁生產(chǎn)規(guī)模居全球第一，工業(yè)爐廠、富海實(shí)業(yè)股份和海德機(jī)床的產(chǎn)品市場(chǎng)占有率居全國(guó)第一，恒邦化工助劑年產(chǎn)量居全國(guó)第二，新牟電纜的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)濟(jì)效益列同行業(yè)前三名，麗鵬包裝是國(guó)內(nèi)最大的鋁防偽瓶蓋生產(chǎn)基地，吉斯家具是江北地區(qū)最大的軟體家具生產(chǎn)基地?？偯娣e近600平方公里的煙臺(tái)東部海洋經(jīng)濟(jì)新區(qū)，是煙臺(tái)市搶抓山東半島藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)機(jī)遇實(shí)施的全市“第一戰(zhàn)略”和“一號(hào)工程”。牟平區(qū)在煙臺(tái)東部新區(qū)所占面積超過70%，隨著東部高技術(shù)海洋經(jīng)濟(jì)新區(qū)的建設(shè)，本地企業(yè)的發(fā)展還會(huì)得到質(zhì)的飛躍。

二、“手把手”的企業(yè)檔案整理課程

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的頻繁促使企業(yè)“當(dāng)家人”們的檔案意識(shí)迅速崛起，這幾年每每從新春伊始，基層企業(yè)紛紛來人、來電就檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行咨詢，邀請(qǐng)進(jìn)企開展講座、調(diào)研等活動(dòng)。針對(duì)這種情況，我們根據(jù)國(guó)家、省、市標(biāo)準(zhǔn)與本地企業(yè)實(shí)際情況，制作了“手把手”企業(yè)檔案入門培訓(xùn)PPT課程，把企業(yè)管理類文件歸檔過程歸納為以下十六個(gè)具體步驟：一是分年度；二是清點(diǎn)文件是否齊全；三是明確文件歸檔范圍；四是制定分類方案，劃分文件類別；五是制定保管期限表，劃分文件保管期限；六是組卷；七是擬寫案卷題名、擬制檔號(hào)；八是排列卷內(nèi)文件順序；九是編頁(yè)號(hào)（蓋歸檔章）；十是填寫卷內(nèi)文件目錄；十一是填寫備考表；十二是案卷裝訂；十三是案卷的排列、編號(hào)；十四是填寫案卷封面、脊背；十五是編制分類目錄；十六是移交綜合檔案室、上架。

課程中歸檔的第四步驟“劃分文件類別”，我們依照2010年《企業(yè)檔案工作規(guī)范》規(guī)定執(zhí)行分類，原本企業(yè)檔案中黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類這四個(gè)一級(jí)類目的名稱更改為經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類，這四大類名稱與排位次序略有變化，里面的二、三級(jí)類目也根據(jù)實(shí)際情況做了少許調(diào)整。這些變化在企業(yè)管理類檔案分類的具體實(shí)施時(shí)沒遇到問題，里面內(nèi)容的調(diào)整也確實(shí)是科學(xué)合理的，比如說一級(jí)類目“行政管理類”中的二級(jí)類目“法律事務(wù)”原本放在“黨群工作類”的二級(jí)類目“紀(jì)檢監(jiān)察類”里，隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的日益繁榮，我們企業(yè)所處的商業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，遇到的法律問題越來越多，相應(yīng)的歸檔法律文件呈現(xiàn)“噴涌”增多之勢(shì)，所以“法律事務(wù)”升級(jí)為二級(jí)類目可謂順應(yīng)時(shí)勢(shì)之舉。

接受“手把手”課程培訓(xùn)的受眾多是剛畢業(yè)入企的大學(xué)生，具有較高文化素質(zhì)，接受能力也強(qiáng)，但“術(shù)有專攻”，他們的檔案專業(yè)知識(shí)匱乏，尤其缺少實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，為了便于培訓(xùn)者理解，我們把DB37/T251—1998《工業(yè)企業(yè)文件材料整理規(guī)程》規(guī)定的“案卷編目”中的“編頁(yè)號(hào)、填寫卷內(nèi)文件目錄、填寫卷內(nèi)備考表、填寫案卷封面、填寫案卷脊背”流程，拆分細(xì)解融入實(shí)際操作步驟，力求通過圖文并茂的幻燈片課件講解使受眾切身感受、掌握檔案實(shí)際操作的每一步驟，這種直觀的視覺沖擊與實(shí)際操作相結(jié)合的培訓(xùn)方法取得了極好的培訓(xùn)效果。

三、標(biāo)準(zhǔn)案卷排架方法與A企業(yè)的案卷排架方法比較

（一）本地執(zhí)行的案卷排架方法

我們下基層指導(dǎo)企業(yè)采用的案卷排架方法是依照山東省地方標(biāo)準(zhǔn) DB37/T180-93《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》中規(guī)定：企業(yè)檔案按大類分別排架，大類之間不得交叉混排。根據(jù)實(shí)際情況，其中經(jīng)營(yíng)管理類（A）、生產(chǎn)管理類（B）、行政管理類（C）、黨群管理類（D）檔案，分別按大類、年度、保管期限排架，即先分大類，同一大類的案卷按年度分排，在各年度內(nèi)，再將案卷按保管期限（永久、30年、10年）順序排列。每個(gè)大類同一年度案卷號(hào)是一個(gè)流水號(hào)排到底。（見表1）

表1

表1說明：從上而下看分四個(gè)層次，第一層次A、B、C、D分別代表經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類檔案；第二層次2010、2011、2012……代表年度；第三層次永久、30年、10年是保管期限；第四層（最下面一層）1、2、3、4、5是案卷號(hào)。

（二）A企業(yè)的案卷排架方法

該企業(yè)管理類檔案分類方法、保管期限、案卷排序與國(guó)家規(guī)定相同，只是在案卷上架后，分別按年度、大類、保管期限排架。即先分年度，再把同一年度的案卷按照大類排，在各大類內(nèi)，再按保管期限（永久、30年、10年）順序排列。（見表2）

表2

表2說明：從上而下看也分四個(gè)層次，第一層次是2010年、2011年、2012年……代表年度；第二層次是A、B、C、D分別代表經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類檔案；第三層次是永久、30年、10年保管期限；第四層1、2、3、4、5是案卷號(hào)。

（三）兩種案卷排架方法比較

從表1、2中可明顯看出，兩種排架方法在第一、二層次的次序發(fā)生顛倒。本地執(zhí)行的案卷排架方法是先分大類，再按年度排；A企業(yè)檔案則是先分年度，再按大類排。在第三層次“保管期限”和第四層次“案卷號(hào)”，表1、2排列則相同。

為什么A企業(yè)檔案先按年度排架？我思忖過出現(xiàn)這個(gè)問題的原因：因?yàn)檫@家企業(yè)從初創(chuàng)至今時(shí)日不長(zhǎng)，有幾年檔案未整理，所以檔案整理第一步就是先分年度，在排架方式上，檔案人員也以為要先分年度排列。仔細(xì)想來，這種排架方法也有優(yōu)點(diǎn)，它節(jié)省了案卷保存空間，而本地執(zhí)行的案卷排架方法因?yàn)槊看箢惗家獮橐院竽甓阮A(yù)留空位，所以占地兒較多，而且以后會(huì)有倒架的麻煩。所幸這家企業(yè)檔案還不算太多，及時(shí)糾正排架也來得及，不知大家意見如何？

當(dāng)今中國(guó)進(jìn)入發(fā)展新時(shí)代，社會(huì)發(fā)展繁榮昌盛，有幸見證并親身參與其中是我們檔案部門的機(jī)遇，也是我們檔案從業(yè)者的光榮和自豪?！俺孙L(fēng)揚(yáng)帆正當(dāng)時(shí)”，我們檔案工作要緊緊圍繞黨委與政府的中心工作，巧借政策東風(fēng)，真抓實(shí)干，拿出“抓鐵有痕”“踏石有印”的勁頭為企業(yè)發(fā)展服好務(wù)，推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，為全面建成小康社會(huì)而努力奮斗。

（作者單位：煙臺(tái)市牟平區(qū)檔案局）