文·孫娜 謝洋

紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本進館過程中遇到的問題及應(yīng)對方法探討

文·孫娜 謝洋

目前，省直單位紙質(zhì)檔案進館同步移交原生電子檔案或數(shù)字化副本已經(jīng)步入常態(tài)化、制度化。我們在對紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本檢查過程中發(fā)現(xiàn)了諸多問題。本文僅對這些問題以及應(yīng)對方法做一下探討，以期讓進館單位在以后的工作中加以注意和修正。

一、對紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本檢查過程中的常見問題

依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《檔案著錄規(guī)則》兩個國家標(biāo)準(zhǔn)，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本進行檢查，發(fā)現(xiàn)的具體問題大致有以下幾種。

（一）全文掃描存在的常見問題

1.檔案掃描。一是挑掃，即檔案掃描不完整，對部分檔案中的草稿、底稿等不進行掃描。二是漏掃，即一頁或多頁檔案在掃描時被遺漏。三是切字，即內(nèi)容掃描不完整，邊緣部位只有一半的字或殘缺內(nèi)容。四是掃重，即同一頁檔案連續(xù)掃描兩次或多次。

2.圖片處理。一是圖片傾斜嚴(yán)重，或有倒置、反向現(xiàn)象。二是圖片留有黑邊。三是圖片順序混亂。

3.分件，即把不該歸入一件的檔案合成到一份文件里。例如，將第二份紙質(zhì)文件的第一頁合成到上一份文件中，或者將兩份或更多份不同內(nèi)容、性質(zhì)的文件歸為一件。

4.掛接。全文與目錄掛接錯誤，或直接掛錯，或掛接不全。

（二）機讀目錄存在的常見問題

1.題名。一是含義不清，不能正確揭示內(nèi)容。例如，有的文件題名直接是文件名稱，只寫上“通知”“報告”等字樣。二是有多字、少字、錯別字及不規(guī)范的簡化字現(xiàn)象。例如，“農(nóng)業(yè)”錄入為“農(nóng)葉”，“預(yù)算”錄入為“予算”。三是題名中出現(xiàn)“我省”“我局”等字樣，不能直接從題名中看出責(zé)任單位。

2.責(zé)任者。一是名稱不統(tǒng)一或不規(guī)范，存在省略、書寫不完整等情況。例如，“山東省人社廳”簡寫為“人社廳”。二是黨內(nèi)機構(gòu)形成的檔案，責(zé)任者著錄不標(biāo)準(zhǔn)。例如，“中共山東省委”簡寫為“山東省委”。三是有多個責(zé)任者的時候，只錄入了一個。

3.文件編號。一是未錄入完整的文件編號。例如，只錄入文件編號中的年度和發(fā)文順序號兩部分。二是一些文件編號錄入時出現(xiàn)文字錯誤或年度錯誤。

4.成文時間。一是檔案本身有時間但未錄入，或者是錄入時出現(xiàn)錯誤。二是檔案本身沒有注明確切時間，但可以通過文件內(nèi)容考證出來，卻未認(rèn)真考證。

二、常見問題的應(yīng)對方法

（一）全文掃描問題的處理

1.檔案掃描。一是應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不能進行挑掃或有選擇地掃描。二是文件漏掃、切字的，要補掃并正確插入圖像。三是掃重的要及時去除。

2.圖片處理。一是圖像偏斜、倒置、反向、留黑等不符合圖像質(zhì)量要求的，要重新進行圖像處理。二是掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，要根據(jù)檔案內(nèi)容實際情況重新進行調(diào)整。

3.分件。分件錯誤的，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實際情況重新分件，需增加目錄的按照《檔案著錄規(guī)則》編制目錄。

4.掛接。利用掛接軟件對掛接的一致性、正確性進行檢查，全文與目錄掛接錯誤時，針對掛接錯誤情況，重新修正錯誤的目錄或錯誤的文件名。

（二）機讀目錄問題的處理

1.題名。一是題名要完整規(guī)范，能夠正確揭示內(nèi)容。紅頭文件和標(biāo)準(zhǔn)機打文件的題名要和圖片上的題名完全一致，文件題目標(biāo)注有草稿、初稿、擬稿、草案、底稿等要按實際情況進行著錄。沒有題名的單份文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，要求能概括內(nèi)容，通順且無錯別字，不缺少關(guān)鍵詞。二是題名中出現(xiàn)多字、少字、錯別字及不規(guī)范的簡化字時，要根據(jù)檔案實際情況進行修改。三是題名中出現(xiàn)“我省”“我局”等字樣的，要根據(jù)檔案內(nèi)容修改為實際責(zé)任單位。

2.責(zé)任者。一是責(zé)任者要寫全稱或規(guī)范簡稱。二是黨內(nèi)機構(gòu)形成的檔案，責(zé)任者必須著錄標(biāo)準(zhǔn)全稱。三是責(zé)任者有多個時，著錄列居首位的責(zé)任者。立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄。被省略的責(zé)任者用“等”表示。責(zé)任者之間加“；”隔開。

3.文件編號。一是文件編號要書寫規(guī)范，原則上按“機關(guān)代字”+“年度”+“順序號”編寫。由于早期文號要求不規(guī)范，部分缺少年度項等，針對這種情況，為保持檔案的原始性，按照紙質(zhì)檔案原樣著錄。二是文件編號錄入時出現(xiàn)文字錯誤或年度錯誤的，重新按照原文字符號抄錄。

4.成文時間。一是檔案本身注明時間的，要正確錄入，一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，前4位表示年，5-6位表示月，7-8位表示日。二是如果文件上找不到時間，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容等考證出形成時間，考證不出或不完整時，相應(yīng)部分以“0”代替。例如，著錄為“00000000”“20170000”“00001213”。

三、對做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的幾點建議

（一）建立完善各項規(guī)章制度

為了使數(shù)字化工作有章可循，順利開展，必須先行建立完善各項規(guī)章制度。各單位開展數(shù)字化工作前，要在遵循國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的前提下，結(jié)合本單位實際情況，同數(shù)字化外包公司溝通協(xié)商，共同制定合理的規(guī)章制度。其中，主要包括《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工規(guī)范》《數(shù)字化工作流程》《檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場管理規(guī)定》《檔案數(shù)字化加工安全保密規(guī)定》等。同時，加強對規(guī)章制度的宣傳，并嚴(yán)格執(zhí)行，切實讓規(guī)章制度落到實處。

（二）做好數(shù)字化加工過程中的安全管理

檔案數(shù)字化外包安全管理要遵循“安全第一、預(yù)防為主”的原則。檔案管理部門對檔案數(shù)字化加工安全負(fù)總責(zé)，要成立專門的數(shù)字化外包安全管理小組，明確責(zé)任。檔案管理人員要深入學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，熟悉掌握檔案數(shù)字化加工全過程。安排檔案管理人員現(xiàn)場值班，實時監(jiān)控，確保安全。

（三）加強對業(yè)務(wù)人員的崗前培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)

數(shù)字化過程中，隨時會遇到卷內(nèi)文件目錄混亂、頁碼錯誤、檔案自身質(zhì)量等各種復(fù)雜問題。因此，人員入職前要進行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，全面學(xué)習(xí)并掌握數(shù)字化檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)驗收等各個環(huán)節(jié)。此外，在數(shù)字化過程中還有可能會出現(xiàn)一些無法預(yù)料到的特殊問題，這樣就需要檔案管理人員隨時給予全面耐心的指導(dǎo)，解決加工過程中出現(xiàn)的各種問題。

（四）采取監(jiān)理機制，強化加工過程及數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控

檔案數(shù)字化是一項量大周期長的復(fù)雜工程，僅僅依靠檔案管理人員，是很難妥善完成項目安全監(jiān)管、數(shù)據(jù)驗收等多個環(huán)節(jié)的。引入監(jiān)理機制，能夠?qū)?shù)字化加工的全過程進行有效監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題，防止操作失誤，杜絕安全隱患，提高數(shù)據(jù)整體質(zhì)量水平。

（作者單位：山東省檔案局）