文· 王金玲

淺談設(shè)備檔案管理的問題與對策

文· 王金玲

設(shè)備檔案是設(shè)備采購、安裝、使用乃至報廢等全過程的原始記錄，不僅是檔案工作的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分，它影響乃至決定設(shè)備的使用及設(shè)備作用的發(fā)揮。對于設(shè)備檔案怎么管理，筆者想略談一下自己的看法，以供大家商榷。

一、設(shè)備檔案管理存在問題與原因分析

（一）存在問題

一是設(shè)備檔案收集不齊全。很多單位設(shè)備檔案只是一些零散的文件材料，而不是系統(tǒng)的、完整的文件材料，譬如只有設(shè)備隨機材料（使用說明書、合格證、保修卡等），而設(shè)備采購的請示、批復(fù)、合同、協(xié)議，設(shè)備安裝調(diào)試材料、設(shè)備使用修護材料，以及設(shè)備報廢申請、批復(fù)和處理結(jié)果等材料則往往沒有歸檔。甚至有的單位直接沒有“設(shè)備檔案”這一門類。

二是設(shè)備檔號編寫不合理。設(shè)備檔案是按臺（套）編寫檔號，還是按型號編寫檔號，《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）等標準的相關(guān)規(guī)定過于原則與籠統(tǒng)。實際工作中，檔案人員無所適從，有的單位是一臺（套）設(shè)備檔案就按一個項目（整體）進行檔號編制，有的單位是所有設(shè)備檔案按一個項目（整體）進行檔號編制，這兩種編號方式都不合理，前者過于浪費檔號資源（且易形成大量重份檔案，如若干同一型號設(shè)備的共性材料），后者則違背了科技檔案“系統(tǒng)性、成套性”原則。

（二）原因分析

一是對設(shè)備檔案的認識不到位。許多單位，尤其是機關(guān)事業(yè)等非生產(chǎn)性單位，狹隘地把設(shè)備等同于生產(chǎn)設(shè)備，認為只有企業(yè)才有設(shè)備檔案，因此就忽略了設(shè)備檔案的收集歸檔。其實，各個單位都會涉及到設(shè)備檔案，機關(guān)事業(yè)單位即使沒有生產(chǎn)設(shè)備，也會有交通設(shè)備、辦公設(shè)備、科研設(shè)備等。

二是歸檔范圍不明確或執(zhí)行力度不夠。有的單位沒有制定設(shè)備檔案歸檔范圍，處于有關(guān)部門“交什么就收什么”的狀況，因為隨意性較強，導(dǎo)致設(shè)備檔案掛一漏萬；有的單位雖然制定了設(shè)備檔案歸檔范圍，但存在歸檔范圍不夠全面、不夠具體，或者歸檔范圍執(zhí)行力度不夠，也致使設(shè)備檔案難以齊全、完整。

三是存在“管用”矛盾。設(shè)備檔案涉及許多部門，如設(shè)備購置計劃、合同及開箱驗收單是由規(guī)劃部門或技改部門形成的，而維修記錄、改造圖紙又是使用部門或維修部門產(chǎn)生的，這些部門往往認為檔案放在自己手里使用起來方便，故內(nèi)心和行動上排斥移交歸檔工作。

四是造成設(shè)備檔號編寫不合理的原因，主要是對科技檔案組卷及檔號編制的原則與方法理解的不深不透。

二、解決方法

（一）關(guān)于設(shè)備檔案收集問題

一是提高對設(shè)備檔案重要性的認識，增強歸檔自覺性。設(shè)備檔案是指作為固定資產(chǎn)的設(shè)備、儀器、儀表（以下簡稱設(shè)備）在購置（設(shè)計制造）、安裝調(diào)試、使用、維修等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料，是設(shè)備運營維護的重要依據(jù)和憑證。為此，設(shè)備檔案管理必須納入設(shè)備管理工作中，與設(shè)備計劃管理、設(shè)備采購供應(yīng)和設(shè)備使用維護等工作緊密結(jié)合，各相關(guān)部門應(yīng)充分認識設(shè)備檔案的重要性，積極做好設(shè)備文件材料的形成、收集、整理與歸檔，確保設(shè)備歸檔文件材料的齊全、完整。

二是建章立制，明確歸檔范圍和歸檔職責。一要堅持“應(yīng)歸盡歸”原則，明確設(shè)備檔案歸檔范圍和歸檔職責，其中歸檔范圍應(yīng)重點覆蓋以下階段：設(shè)備購置階段，主要包括設(shè)備購置計劃申請材料、設(shè)備購置技術(shù)經(jīng)濟論證材料、設(shè)備購置批準材料、設(shè)備購置合同協(xié)議及境外設(shè)備商檢材料等；設(shè)備開箱驗收階段，主要包括設(shè)備開箱驗收記錄、設(shè)備裝箱單、合格證、保修單（卡）、設(shè)備結(jié)構(gòu)原理圖、線路圖、說明書、操作手冊、維修保養(yǎng)說明書等隨機文件；設(shè)備安裝調(diào)試階段，主要包括設(shè)備安裝調(diào)試（試車）記錄、設(shè)備安裝竣工圖樣、設(shè)備安裝驗收結(jié)論等；設(shè)備使用修護階段，主要包括設(shè)備儀器卡（注明設(shè)備編號、類型名稱、型號、規(guī)格、制造廠家、啟用日期等）、設(shè)備附件明細表、備件明細表、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備事故及損壞記錄、折舊鑒定、檢查、保養(yǎng)、檢修、維修記錄（設(shè)備儀器履歷表）等；設(shè)備報廢處理階段，主要包括設(shè)備報廢申請材料、設(shè)備報廢鑒定與審批材料、設(shè)備報廢處理結(jié)果材料等。二要堅持“應(yīng)不歸盡不歸”原則，明確無需歸檔范圍。根據(jù)多年實踐經(jīng)驗，筆者認為設(shè)備文件材料可分為個性材料和共性材料，個性材料如設(shè)備的合格證、保修卡等，共性材料如同一型號設(shè)備的使用說明書、操作手冊等，個性材料必須歸檔（個性材料往往具有不可再生的特性和不可替代的價值），而共性材料則是一模一樣的多份，實際工作中歸一份即可，多余的可作為資料使用而無需歸檔。

三是妥善解決設(shè)備檔案“管用”矛盾。設(shè)備檔案“管用”矛盾是導(dǎo)致歸檔不全的最主要原因，如果強調(diào)“用”而忽略“管”，則容易因為工作疏忽、人員（機構(gòu)）變動等因素而導(dǎo)致設(shè)備檔案流失；如果強調(diào)“管”而忽略“用”，則是典型的本末倒置，因為檔案工作最終目的就是為了“利用”，不能為“管”而“管”，從而偏離了檔案工作最終目標。如何解決“管用”矛盾至關(guān)重要，筆者認為可以本著“統(tǒng)籌兼顧”原則進行具體問題具體分析，如設(shè)備隨機材料，應(yīng)先登記編號，再辦理借閱利用，再如設(shè)備檢查、保養(yǎng)、大修記錄等動態(tài)履歷材料，可在形成時即一式兩份，一份向檔案部門歸檔，一份留存自己部門使用，采用諸如上述方法可以較好地解決設(shè)備檔案“管用”矛盾。

（二）關(guān)于設(shè)備檔號編寫問題

《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）規(guī)定：“科技檔案組卷應(yīng)遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)”；“檔號由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成，分類號應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定，項目代號由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定”。換言之，科技檔案應(yīng)先確定組卷范圍（同時也是編號范圍），再確定編號方式。筆者認為，設(shè)備檔案應(yīng)按型號進行組卷（這樣既可以保持文件材料之間的有機聯(lián)系，又可以剔除多余的共性材料），按型號進行檔號編寫。根據(jù)組織形式和設(shè)備類型的不同，設(shè)備檔案具體的編號方式主要有兩種方法，即“性質(zhì)—型號”分類法和“工序—型號”分類法。

“性質(zhì)—型號”分類法如下示圖例：

使用性質(zhì) 型號鍛壓設(shè)備 …… ……C616 C620 C630……銑床 ……刨床 ……磨床 ………… ………… …… ……金屬切削設(shè)備車床設(shè)備

C616車床檔案的分類號可以編寫為：SB·QX·C616，其中，SB（是“設(shè)備”拼音字母縮寫）為一級類目，QX（是“切削”拼音字母縮寫）為二級類目，C616為設(shè)備型號，如此編寫分類號既科學合理也便于記憶。分類號加上全宗號、案卷號（指以“型號”為單位編寫的案卷流水號）即為完整的設(shè)備檔號，在此不再贅述。

“工序—型號”分類法如下示圖例：

工藝 工序 型號原毛加工開毛機 ……洗毛機 ……烘毛機 ……梳毛機 ……針梳機 ……精梳機 ……毛條加工設(shè)備混條機 ……粗紗機 ……細紗機 ……合紗機 ……染整 …… ……絨線加工

單位設(shè)備復(fù)雜且數(shù)量多的，設(shè)備檔案二級類目按性質(zhì)（或工序）設(shè)置，三級類目按設(shè)備型號設(shè)置；單位設(shè)備簡單且數(shù)量少的，設(shè)備檔案二級類目可以直接按設(shè)備型號設(shè)置。

總之，設(shè)備檔案是單位檔案的重要組成部分，做好設(shè)備檔案的管理與利用工作，直接關(guān)系到單位各項工作與活動。加強設(shè)備檔案管理，用好設(shè)備檔案這把“鑰匙”，使設(shè)備效能得到充分發(fā)揮，切實做到“物盡其用”，為促進單位健康發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

（作者單位：青島市招生考試辦公室）