賈文麗+高建廣+曲紹燕+平偉

摘要：本文在分析我國科技名人建檔中存在問題的基礎(chǔ)上，以“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程”為例，對(duì)通用性工作規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、工作體制機(jī)制的建立、采集方案的制訂、采集方法的選擇等內(nèi)容進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：科技名人檔案建檔實(shí)踐資料采集

科技名人檔案是指在科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域取得突出成就或具有較大影響的人物在科研活動(dòng)中形成的歷史記錄。[1]其中，蘊(yùn)含科技名人學(xué)術(shù)成長(zhǎng)軌跡、學(xué)界學(xué)術(shù)傳承脈絡(luò)等，對(duì)總結(jié)我國科技發(fā)展規(guī)律和人才成長(zhǎng)規(guī)律，實(shí)施科教興國、科技創(chuàng)新戰(zhàn)略以及科技育人等均具有重要意義。[2]然而一直以來，由于我國科技名人檔案工作缺乏相關(guān)的制度、統(tǒng)一的規(guī)范，使得該項(xiàng)工作長(zhǎng)期滯后，極大地影響其作用的有效發(fā)揮。

一、科技名人建檔工作中存在的問題

（一）缺乏相關(guān)的制度規(guī)范，工作難以有效開展

目前，針對(duì)科技名人檔案收集的法律法規(guī)，主要有《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這些法律規(guī)范只是對(duì)檔案的收集、整理進(jìn)行規(guī)定，并沒有針對(duì)科技名人檔案工作的具體建設(shè)方案。據(jù)調(diào)研，目前僅有南京大學(xué)、北京大學(xué)、華中農(nóng)業(yè)大學(xué)、武漢大學(xué)、山東科技大學(xué)等十幾所高校開展這項(xiàng)工作，[3]但這些學(xué)校大都處于各自為政的狀態(tài)，建檔的規(guī)范性、科學(xué)性均不高，嚴(yán)重影響了該項(xiàng)工作的順利開展。

（二）檔案館單一主體開展工作，采集成果質(zhì)量不高

全面采集整理科技名人在其科技活動(dòng)中所形成的各種資料，如文字資料、實(shí)物資料、聲像資料、口述資料等，工作涉及檔案、科技史、信息技術(shù)等多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域，以及需要檔案館、科技名人所在單位、信息中心等多單位的相互配合。然而目前科技名人建檔工作這項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程主要由各單位檔案館負(fù)責(zé)，時(shí)間緊、任務(wù)重，導(dǎo)致采集成果的質(zhì)量并不高。

（三）采集意識(shí)欠缺，影響工作成效

科技名人建檔工作目前仍以被動(dòng)收集為主，即下發(fā)通知，由建檔對(duì)象自行收集整理相關(guān)資料移交檔案館，檔案人員主動(dòng)參與的意識(shí)薄弱，因而對(duì)采集對(duì)象了解不深，對(duì)其形成資料的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、來源掌握不清，更談不上對(duì)科技名人的研究和資料的深入挖掘?？梢哉f，這種粗放的采集方法，使收集的資料價(jià)值較低，導(dǎo)致工作成效大打折扣。

二、科技名人建檔工作的實(shí)踐探索

2009年，由國務(wù)院批準(zhǔn)、11個(gè)部委共同參與、中國科協(xié)負(fù)責(zé)落實(shí)的“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程”（以下簡(jiǎn)稱采集工程）正式啟動(dòng)，旨在通過實(shí)物采集、口述訪談、錄音錄像等方式，搶救性收集整理80歲以上、學(xué)術(shù)成長(zhǎng)經(jīng)歷豐富的兩院院士，或者雖不是兩院院士，但在我國科技事業(yè)發(fā)展中做出突出貢獻(xiàn)的老科技工作者[4]的學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料。該工程無論是工作內(nèi)容還是工作形式，其本質(zhì)就是一項(xiàng)國家層面上的科技名人專項(xiàng)建檔工程。[5]經(jīng)過八年的運(yùn)行，目前該工程取得了良好的成效，為我國科技名人建檔工作提供了較為充實(shí)的理論依據(jù)和實(shí)踐范例。2014年7月，筆者所在單位的宋振騏院士被中國科協(xié)納入采集工程計(jì)劃，2016年11月，采集項(xiàng)目順利通過結(jié)題驗(yàn)收，專家組一致認(rèn)為，采集的實(shí)物資料原件數(shù)量大、史料價(jià)值與展示價(jià)值高，訪談深入、系統(tǒng)、完整，資料整理規(guī)范，符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建議作為樣本供有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)單位參觀學(xué)習(xí)。

（一）制定通用性的工作規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

在中國科協(xié)調(diào)宣部的統(tǒng)籌指導(dǎo)下，中國科技史學(xué)會(huì)、北京理工大學(xué)圖書館等單位聯(lián)合研究制定了《老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料實(shí)施方案》《采集工作標(biāo)準(zhǔn)》《采集工作流程》《采集工作規(guī)范》《資料數(shù)字化方案》《館藏基地資料移交驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》等8個(gè)基礎(chǔ)性文件和9個(gè)技術(shù)性文件，從制度上保證采集工作流程、工作內(nèi)容、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范和統(tǒng)一。如，工作流程嚴(yán)格以時(shí)間段進(jìn)行工作任務(wù)的分解和定期匯報(bào)檢查；采集內(nèi)容以老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)經(jīng)歷為主線，采集實(shí)物、口述、音視頻等三個(gè)大類15個(gè)小類資料，其中實(shí)物資料包括傳記、證書、信件、手稿、著作、新聞事跡、檔案、其他等類別。口述資料包括直接口述和間接口述。這些文件還就分類主題、整理原則、資料編目等做出明確規(guī)定，發(fā)布文字資料、實(shí)物資料、音像資料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為采集工作的有序開展和采集成果的科學(xué)規(guī)范提供建設(shè)指南。

（二）建立科學(xué)高效的工作體制機(jī)制

資料采集涉及多個(gè)學(xué)科、多個(gè)單位（部門），這就需要有組織領(lǐng)導(dǎo)、部門內(nèi)外協(xié)調(diào)、掌握進(jìn)度、把握質(zhì)量的統(tǒng)籌調(diào)度，以及需要檔案館、院士所在院（所）、新聞宣傳等相關(guān)單位（部門）及人員的通力合作。為此，筆者單位建立了以學(xué)校辦公室主任為項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人，抽調(diào)檔案館、新聞宣傳部、信息技術(shù)中心、校史辦的精干人員，與宋院士的博士生、親屬共10人組成了采集小組，按照采集內(nèi)容分工合作，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，形成合力。

（三）全面調(diào)研，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定切實(shí)可行的采集方案

1.全面調(diào)研，掌握采集工作的特點(diǎn)。查閱宋院士的人事檔案，了解其家庭背景、求學(xué)歷程、師承關(guān)系、工作經(jīng)歷、國內(nèi)外學(xué)術(shù)交往中的關(guān)鍵人物、重大事件和重要節(jié)點(diǎn)等，摸清擬采集資料的大體分布情況；利用圖書館、網(wǎng)絡(luò)等，查找宋院士的傳記、研究成果等，了解相關(guān)工作的開展情況；與宋院士交流，掌握其手中實(shí)物資料的豐富程度，及其本人性格特點(diǎn)、身體狀況等。通過上述工作，筆者單位認(rèn)為本次資料采集工作：一是實(shí)地采集區(qū)域跨度大，橫跨5個(gè)省、9個(gè)地市。二是系統(tǒng)成熟的研究成果少且單一，僅有十多篇報(bào)道性文章，需要通過口述訪談進(jìn)一步挖掘、提煉的工作量大。三是實(shí)物資料豐富多樣，宋院士保存有1980年代研發(fā)的測(cè)量礦壓的儀器儀表實(shí)物、八十余份煤礦開采支護(hù)裝置圖紙?jiān)?，以及處理國?nèi)外煤礦安全事故完整的手稿記錄，極具代表性成為采集成果的重要組成部分。四是宋院士本人身體健康，便于開展口述資料的采集工作。如在一次訪談結(jié)束后，宋院士演唱了當(dāng)年在懷仁堂，向周總理等國家領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)演出時(shí)的快板劇《不做啃書匠》，并提及由他在學(xué)校成立煤炭部第一個(gè)礦壓研究所前后的一些重要細(xì)節(jié)性信息，對(duì)上述信息我們都進(jìn)行了及時(shí)采集。endprint

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，設(shè)計(jì)切實(shí)可行的采集方案。擬定受訪者有17位，包括宋院士的家人、老師、領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行、學(xué)生等，重點(diǎn)調(diào)研單位8個(gè)。鑒于所涉人員多、范圍廣，按照一次出行多方收獲的原則，統(tǒng)籌安排采集計(jì)劃和技術(shù)路線。如去中國礦業(yè)大學(xué)（北京）采集資料的行程中，一并安排其他調(diào)研單位和受訪者，以實(shí)現(xiàn)采集成果的最大化。首先，到中國礦業(yè)大學(xué)（北京）資源與安全工程學(xué)院，對(duì)宋院士早期有代表性的老師、同行、同學(xué)、學(xué)生進(jìn)行口述訪談，結(jié)束后，逐一向他們收集（征集）有關(guān)的手稿、照片、音視頻、推薦信、Email、與宋院士往來的書信等材料。其次，到學(xué)校檔案館掃描復(fù)制館藏檔案中有關(guān)宋院士的學(xué)籍材料、參加學(xué)校協(xié)會(huì)、文體活動(dòng)的文字、聲像及有關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)材料等。然后，到北京煤炭科學(xué)研究總院（北京）對(duì)與宋院士關(guān)系較為密切的同行進(jìn)行口述訪談，及照片、音視頻、聘書、往來書信、Email等材料的收集（征集）；到中國煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)檔案館復(fù)制和摘錄1991年評(píng)選院士的整套材料；到中國國家圖書館（北京）掃描復(fù)制宋院士的專著、論文等資料。回程中到宋院士兼職的山東省科協(xié)（濟(jì)南），對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)、同事進(jìn)行口述訪談，及照片、音視頻、聘書、獲獎(jiǎng)證書（證章）、手稿、工作筆記、工作用品、科研資料及參加國務(wù)（政務(wù)、學(xué)術(shù)、外事、社會(huì)等）活動(dòng)的錄像、照片等材料的收集（征集）；到青島院士工作站對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)、同事等也進(jìn)行上述資料的收集（征集）。

3.編制大事年表，明晰資料采集中的問題及擬解決的方法。以年、月、日為單位編制宋院士學(xué)術(shù)成長(zhǎng)經(jīng)歷大事年表，梳理其學(xué)術(shù)成長(zhǎng)脈絡(luò)。如宋院士的檔案及其他材料中缺少其早期的一段學(xué)術(shù)經(jīng)歷，然而這段時(shí)間是宋院士最終奠定其在礦壓領(lǐng)域絕對(duì)權(quán)威地位的關(guān)鍵時(shí)期。筆者所在單位采用自述和他述的方式進(jìn)行了專題性深度訪談補(bǔ)充。又如，由于早期人事檔案審核制度不完善，宋院士檔案中有不少重要（重大）事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)前后記錄矛盾之處甚多，為保證資料采集的有效性，筆者所在單位查找有關(guān)文件、聲像材料和請(qǐng)教宋院士、有關(guān)當(dāng)事人等方式進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)。

4.實(shí)物采集需分門別類、循序漸進(jìn)。面對(duì)宋院士家中海量的資料，我們優(yōu)先對(duì)傳記類、證書證章類、著作類、報(bào)道類、同行學(xué)術(shù)評(píng)價(jià)類、音視頻類等背景、內(nèi)容信息單一明確，元數(shù)據(jù)著錄無較大障礙的資料進(jìn)行收集。而對(duì)于信件類、手稿類、照片類、圖紙類、項(xiàng)目類、圖表類及工作記錄類等背景、內(nèi)容信息復(fù)雜不清，或?qū)I(yè)化程度較高，非老科學(xué)家本人、家人或?qū)W生等相關(guān)人員協(xié)助不能完成的資料，給他們充裕的時(shí)間補(bǔ)充完善，再隨時(shí)聯(lián)系采集事宜，這樣避免了在整理編目過程中的重復(fù)性勞動(dòng)，極大地提高了采集工作的效率。

*本文為中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)《老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程》（項(xiàng)目編號(hào)：2014-K-Z-SD03）、山東省檔案局科技項(xiàng)目《基于大學(xué)校園記憶工程的檔案資源建設(shè)研究》（項(xiàng)目編號(hào)：2013-13）、山東科技大學(xué)高教重點(diǎn)課題《校史文化的構(gòu)建與育人功能實(shí)現(xiàn)方式的研究》（項(xiàng)目編號(hào)：2015ZD04）的系列成果之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]覃兆劌，馬繼萍.論科技名人檔案與科技發(fā)展的互構(gòu)——以我國“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料檔案庫”建設(shè)為例[J].檔案學(xué)研究，2016（4）：53.

[2][4]老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室編.感悟科學(xué)人生——老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工作心得[M].中國科學(xué)技術(shù)出版社，2014：2-3.

[3]蘇雅澄.高校名人檔案收集工作的問題及對(duì)策研究[J].北京檔案，2016（12）：26.

[5]歐陽慧芳.參與老科學(xué)家學(xué)術(shù)信息采集工作的實(shí)踐與思考[J].檔案管理，2013（6）：42.endprint