彭遠(yuǎn)軍

摘 要 本文為了分析基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀并提出相關(guān)的完善策略，采用實(shí)際調(diào)查法對基層醫(yī)院2015年3月～2017年2月的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查。就目前基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理存在利用率較低、管理制度不健全、檔案管理人員業(yè)務(wù)能力較低等問題。針對其中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，比如建立完善的檔案管理制度、提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、強(qiáng)化檔案管理意識等，以此保證檔案管理工作的質(zhì)量。并得出結(jié)論：檔案管理是醫(yī)院管理工作中尤為重要的工作內(nèi)容，檔案管理工作中大量的檔案、信息、數(shù)據(jù)關(guān)系到醫(yī)院日常工作的開展。因此，醫(yī)院應(yīng)該高度重視檔案管理工作，并采取有效的策略完善醫(yī)院檔案管理，以促進(jìn)醫(yī)院日常工作的正常有序開展。

關(guān)鍵詞 基層醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)狀 完善策略

一、引言

醫(yī)院在日常各項(xiàng)工作中會(huì)產(chǎn)生大量的資料、信息、數(shù)據(jù)、文件等，這些資料包括病人資料、人事檔案、醫(yī)院信息、歷史資料等。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的寶貴資料。大量的資料信息必須通過系統(tǒng)的管理措施來進(jìn)行資料保存、整合、利用等，所以醫(yī)院的檔案管理工作尤為重要。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量和效率會(huì)直接影響醫(yī)院日常工作的開展。尤其是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，再加上醫(yī)療機(jī)構(gòu)的不斷深入，醫(yī)院各項(xiàng)工作都朝信息化、科學(xué)化、制度化的方向發(fā)展，檔案管理工作也要順應(yīng)發(fā)展趨向。在新形勢下，檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，就基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，其中還存在一些問題，所以，醫(yī)院應(yīng)該高度重視檔案管理工作，并采取相應(yīng)的策略來提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

二、檔案管理的現(xiàn)狀以及其中存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視且檔案利用率較低

醫(yī)院的工作十分繁忙，因此對于檔案管理工作醫(yī)院并沒有給予高度重視，更多地側(cè)重于醫(yī)療和研究，由于檔案管理沒有得到相應(yīng)的重視，所以在管理方面更容易出現(xiàn)問題。[1]再加上醫(yī)院中有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識存在一定的偏見，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)流于形式的工作，在諸多因素的影響下，檔案管理現(xiàn)狀并不樂觀。對于醫(yī)院而言，檔案是最原始、最真實(shí)的資料信息，在后續(xù)的各項(xiàng)工作中需要借助歷史的檔案資料來幫助工作開展。但就目前來看，很多醫(yī)院的檔案都存在缺失、遺漏的現(xiàn)象，不便于檔案查閱，久而久之，醫(yī)院檔案的利用率也比較低。檔案管理意義重大，無論是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展還是了解醫(yī)院現(xiàn)狀，都必須通過檔案查閱，所以，檔案利用率較低的現(xiàn)狀非常不利于醫(yī)院發(fā)展。

（二）缺乏健全的檔案管理制度

在醫(yī)院管理中，醫(yī)院更側(cè)重于醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度的建立，而對于檔案管理制度的建立更多的是流于形式，醫(yī)院有些管理人員會(huì)認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)軟工作，所以在制度建設(shè)上并沒有全面考慮。[2]對于一項(xiàng)管理工作而言，沒有完善的規(guī)章制度，那么工作的開展勢必會(huì)存在諸多問題。就目前檔案管理現(xiàn)狀來看，由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，很多醫(yī)院的資料都出現(xiàn)了遺漏入檔的現(xiàn)象。另外，由于沒有完善的管理制度，檔案管理工作人員普遍存在業(yè)務(wù)素質(zhì)低、工作熱情不高等現(xiàn)象，這些問題會(huì)直接影響醫(yī)院大量檔案的保存和管理。

三、基層醫(yī)院檔案管理的完善策略

（一）建立完善的檔案管理制度

想要促進(jìn)檔案管理工作有效、有序地開展，提高工作質(zhì)量和效率，就必須建立健全檔案管理制度，利用制度來促進(jìn)檔案管理工作的開展。檔案管理制度的建立首先要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的檔案管理情況，然后根據(jù)相關(guān)的《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來制定一套科學(xué)、系統(tǒng)、適用的規(guī)章制度。[3]只有這樣，檔案管理工作才能更加有效地開展，并且最大限度避免檔案遺漏、丟失、破損等情況的發(fā)生。除此之外，還應(yīng)該將檔案管理工作人員的工作情況納入績效考核制度中，通過考核制度來規(guī)范工作人員，更好地進(jìn)行檔案管理工作。

（二）促進(jìn)檔案管理信息化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，如今在管理工作中通過利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以有效提高管理工作的效率和質(zhì)量。因此，基層醫(yī)院檔案管理工作也可以積極利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作信息化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。[4]醫(yī)院要加大檔案管理工作的資金投入力度，為檔案管理工作配備充足的管理設(shè)備，并定期組織工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。只有充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能有效促進(jìn)檔案管理信息化，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息系統(tǒng)中涉及大量的功能，比如可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)快速查閱、檢索等。由此可見，信息化的檔案管理模式不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以提高檔案管理質(zhì)量和檔案利用率。

（三）加強(qiáng)檔案管理與醫(yī)療工作之間的銜接

就檔案管理工作與醫(yī)療工作之間的關(guān)系來看，檔案管理工作應(yīng)該是為醫(yī)療工作提供服務(wù)、提供信息依據(jù)的一項(xiàng)工作。[5]在醫(yī)療業(yè)務(wù)中，很多工作都需要通過查閱檔案來開展，比如在對患者進(jìn)行治療的過程中，醫(yī)護(hù)人員需要及時(shí)了解患者的病史，那么這就需要檔案管理工作者及時(shí)提供患者的檔案。要讓檔案管理工作能夠更好地為臨床、醫(yī)療、研究等工作服務(wù)，就必須加強(qiáng)檔案管理與醫(yī)療工作之間的銜接。比如醫(yī)院要結(jié)合檔案信息化的實(shí)際情況，及時(shí)更新信息化管理制度，對于新增的檔案必須及時(shí)上傳到信息系統(tǒng)中，以保證檔案與信息系統(tǒng)同步。[6]檔案管理工作可以根據(jù)醫(yī)療業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案分類，這樣當(dāng)醫(yī)療工作需要檔案信息時(shí)，檔案管理者可以有針對性地進(jìn)行檔案查找，第一時(shí)間為醫(yī)療工作提供檔案依據(jù)。另外，醫(yī)院要促進(jìn)檔案信息資源共享，這樣就可以同時(shí)滿足醫(yī)療、研究、教學(xué)等工作的需求，檔案資源共享可以更好地為醫(yī)療工作提供便利。

四、結(jié)語

檔案管理是醫(yī)院管理工作中尤為重要的工作內(nèi)容，可以說檔案管理是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的重要依據(jù)，如果檔案管理工作出現(xiàn)失誤，那么就會(huì)在很大程度上影響醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展，甚至影響醫(yī)院的發(fā)展。因此，醫(yī)院應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，針對檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和探討，切實(shí)改善其中存在的問題。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該采取有效的完善策略來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作有序開展。

（作者單位為仁壽縣祿加中心衛(wèi)生院）

參考文獻(xiàn)

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[3] 范瑩.基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及完善策略探究[J].蘭臺內(nèi)外，2016（04）：53.

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[5] 王愛麗.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及其應(yīng)對策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（01）：115.

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