張敏

摘 要：隨著我國信息化社會(huì)建設(shè)水平的不斷提高，在社會(huì)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中建立起一個(gè)科學(xué)合理的檔案管理工作體系越來越重要。而建設(shè)工程檔案資料是工程建設(shè)過程中形成的各種形式的紀(jì)錄，反映建設(shè)過程的完整信息，是工程質(zhì)量的客觀見證，是建設(shè)工程竣工驗(yàn)收、質(zhì)量等級核定的必要條件而且，為建設(shè)工程質(zhì)量問題提供準(zhǔn)確、直接的責(zé)任信息。但是，目前由于我國工程項(xiàng)目檔案工作方面還存在一定的問題，因此就需要企業(yè)相關(guān)管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理中存在的問題，并積極探討解決的方式。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案文檔；質(zhì)量措施

1 工程檔案資料質(zhì)量管理的內(nèi)容

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案（也簡稱為項(xiàng)目檔案）是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它是指工程建設(shè)項(xiàng)目在提出、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成的對國家、社會(huì)和工程有保存價(jià)值的各種文字材料、圖紙、圖表、電子、聲像等不同形式和載體的各種歷史記錄。

項(xiàng)目檔案是由建設(shè)單位（即項(xiàng)目法人、業(yè)主、發(fā)包人的統(tǒng)稱，下同）、監(jiān)理單位和各參建單位共同形成的，是整個(gè)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是印證工程建設(shè)整個(gè)過程的原始憑證，是對工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及運(yùn)行、維護(hù)、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，貫穿于建設(shè)工程全過程。始于建設(shè)工程立項(xiàng)、貫穿于審批、招標(biāo)、投標(biāo)、勘測、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)營、決算、驗(yàn)收、審計(jì)等全過程。

2 工程檔案資料管理中存在的問題

2.1 對檔案資料管理重視不夠

各工程參建單位遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，認(rèn)為工程建設(shè)質(zhì)量以實(shí)體為主，忽視工程檔案資料的管理工作，錯(cuò)誤地認(rèn)為工程檔案資料是為應(yīng)付建設(shè)單位、質(zhì)監(jiān)站等檢查的，工程檔案資料管理與工程質(zhì)量關(guān)系不大，有些單位沒有領(lǐng)導(dǎo)分管負(fù)責(zé)；沒有或虛設(shè)檔案資料管理制度；管理人員無證上崗，人員變動(dòng)頻繁或無專人管理；不是隨工程施工進(jìn)展收集整理檔案資料，而是在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)突擊補(bǔ)編填充資料有的甚至在竣工驗(yàn)收后補(bǔ)資料，嚴(yán)重影響檔案資料真實(shí)性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅勝

2.2 檔案資料管理制度不完善

在工程檔案資料管理方面，國家和地方政府部門均有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、規(guī)程和規(guī)范等但在工程施工承包合同中，關(guān)于工程施工檔案資料的收集和管理沒有明確、具體的約定在工程項(xiàng)目的各參建單位中，檔案資料管理制度沒有或形同虛設(shè)施工過程中不認(rèn)真按照國家規(guī)定和合同約定，對檔案資料的收集和整理進(jìn)行認(rèn)真的檢查結(jié)果是施工過程中缺失的檔案資料，在檢查或驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)制作，并非施工過程中的記錄整理，因而真實(shí)性就無法保證。

2.3 從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提高

參建單位的檔案資料管理人員不熟悉業(yè)務(wù)，缺乏相關(guān)的檔案資料專業(yè)管理知識(shí)在建筑行業(yè)中絕大部分是兼職資料人員，有的是施工員兼職，有的是臨時(shí)安排的在校實(shí)習(xí)人員，有的還兼職多個(gè)工地資料員的工作等，大多是未經(jīng)培訓(xùn)的無證上崗人員不熟悉工程建設(shè)相關(guān)法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對工程檔案資料的收集整理程序不熟悉，缺乏建筑施工方面的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致收集、整理檔案資料不符合標(biāo)準(zhǔn)，反復(fù)修改，不僅保證不了檔案資料的質(zhì)量，而且還延誤了歸檔時(shí)間。

3 提高工程項(xiàng)目檔案文檔質(zhì)量的措施和辦法

3.1 設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的控制

資料人員要了解各設(shè)計(jì)院的特點(diǎn)，做好驗(yàn)核工作。驗(yàn)核的要求包括：⑴清單與實(shí)物是否相符及目錄與內(nèi)容是否一致；⑵圖紙的工程名稱、單元名稱、項(xiàng)目號(hào)、圖號(hào)等是否與規(guī)定的一致；⑶本次來圖與歷次的來圖有無矛盾或錯(cuò)誤；⑷代材單、變更單、工程聯(lián)絡(luò)單是否規(guī)范、有無重號(hào)或空號(hào)。接收移交目錄時(shí)要驗(yàn)核該目錄及目錄下的所有文件，接收移交分目錄時(shí)要驗(yàn)核整個(gè)專業(yè)的所有文件，接收移交總目錄或總分目錄時(shí)要驗(yàn)核整個(gè)單元的所有文件。在驗(yàn)核目錄過程中若發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)進(jìn)行匯總、處理，不能及時(shí)處理的要做好跟蹤。

3.2 廠家檔案質(zhì)量的控制

廠家檔案資料是由廠家提供，經(jīng)采購方驗(yàn)核后廠家移交的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、圖紙等不同類別的資料。這樣會(huì)出現(xiàn)兩種情況，一種情況是資料復(fù)雜繁多，涉及廠家又多，且各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復(fù)雜，因此廠家資料的驗(yàn)核工作有不少難度。另有一種情況就是在廠家提交資料時(shí)，采購人員不予把關(guān)，將資料發(fā)給使用單位和管理部門后，這些部門也很少核實(shí)其完整性，造成長期以來工程管理部門只能是被動(dòng)地接收資料，即交什么收什么。為避免廠家移交的檔案資料不齊全，給歸檔工作增加難度，因此，對廠家移交的資料應(yīng)做到：①規(guī)范合同內(nèi)容；②全面了解施工圖紙中應(yīng)采購的設(shè)備儀器儀表情況，并進(jìn)行匯總；③要求廠家單位及時(shí)移交商務(wù)合同及其技術(shù)附件，并把資料內(nèi)容補(bǔ)充到匯總表中；④要求供使用單位及專業(yè)管理部門的資料提前移交，以掌握廠家資料、提供的進(jìn)度和初步審核資料的情況，及時(shí)做好反饋和督促，以便做好廠家現(xiàn)場安裝調(diào)試資料的及時(shí)收集。

3.3 施工文件質(zhì)量的控制

做好施工文件的質(zhì)量控制，檔案資料管理人員、項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理工程師等都要各盡其責(zé)，檔案人員從檔案的角度進(jìn)行把關(guān)，其他方則從工程內(nèi)容上負(fù)責(zé)。項(xiàng)目資料員是項(xiàng)目管理和檔案管理的橋梁，應(yīng)承擔(dān)比檔案人員更大的責(zé)任，不僅從檔案的角度把關(guān)，要從工程的角度把關(guān)。檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內(nèi)容體現(xiàn)在項(xiàng)目圖紙之中，若干套圖紙構(gòu)成一個(gè)完整的項(xiàng)目，這一點(diǎn)，項(xiàng)目管理、資料管理和工程監(jiān)理都必須清楚，因而，項(xiàng)目管理單位應(yīng)做到圖紙發(fā)放要嚴(yán)格按計(jì)劃，資料要嚴(yán)格根據(jù)圖紙的發(fā)放情況歸檔，如此，才能做好資料的收集工作。

4 總結(jié)

為了提高建筑企業(yè)對于各項(xiàng)建筑工程建設(shè)活動(dòng)開展的科學(xué)管理水平，就需要企業(yè)做好工程項(xiàng)目檔案的管理工作，面對目前存在于我國工程項(xiàng)目檔案文檔質(zhì)量中的問題，需要我們立足于實(shí)際情況，積極探討相應(yīng)的解決方法。如何在項(xiàng)目管理過程中進(jìn)行檔案資料質(zhì)量的控制，對國內(nèi)的工程項(xiàng)目管理來說是一個(gè)盲點(diǎn)，還需要有一個(gè)循序漸進(jìn)的過程?；蛟S解決的根本還在于，只有將檔案意識(shí)灌輸給每一位管理者和參與者，在規(guī)范管理和完善制度的同時(shí)，正確對待資料收集工作，才能更好地做好項(xiàng)目檔案的歸檔工作，通過建立完善的檔案管理方法，不斷提高工程項(xiàng)目檔案工作的信息化水平來實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案效率與質(zhì)量的有效提高。

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