朱澤清

摘 要：隨著我國國民經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，社會在不斷的進(jìn)步，科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是新時代新形勢的必然要求，是提高本部門、本單位各方面的工作質(zhì)量和效率的重要組成部分，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、有效提供歷史鏡鑒的一項(xiàng)十分重要工作，是衡量一個部門或單位對全面工作整體管理水平和效果的重要標(biāo)尺之一。面對新的形勢、新的使命，扎實(shí)做好基層單位檔案管理工作是黨管檔案工作的必然要求。作者從基層單位檔案管理工作存在的問題入手，有針對性地提出了提高思想認(rèn)識、加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)理念、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的對策措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；問題；對策研究

引言

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，更需要進(jìn)行檔案管理信息化的變革，帶動檔案管理模式上的創(chuàng)新。在信息化的時代背景下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式實(shí)現(xiàn)檔案存檔的信息化，有利于提高檔案管理與查找效率。下文將從分析事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀入手，重點(diǎn)闡述信息化條件下如何進(jìn)行檔案管理，對人事管理進(jìn)行一個全方位的探析。

1事業(yè)單位檔案管理的重要性

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與改革的深化，事業(yè)單位的改革與發(fā)展也取得了一定的成果，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)。為了保證工作的有序進(jìn)行，就必須對眾多的文件進(jìn)行有效的管理。檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用，主要是憑證作用和參考作用，它是各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)，是一個單位發(fā)展歷史的依據(jù)，是一個單位工作業(yè)績和管理水平的重要尺度，它詳細(xì)記載了單位一定時期內(nèi)的發(fā)展過程。規(guī)范化的檔案管理工作可以推進(jìn)事業(yè)單位的工作效率，提高工作質(zhì)量，有利于單位掌握工作情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)，也有利于上級部門給予指導(dǎo)。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1管理機(jī)制不健全，人事資料不完善

很多行政事業(yè)單位雖然都有專門的人事檔案管理部門，但是部門內(nèi)部的管理方式并不完善，部門外部的配套管理制度也不健全。隨著行政事業(yè)單位的改革，人力資源開始大量流入，單位的管理機(jī)制就要以最快的速度去收集、整理這些新鮮血液的資料，以最優(yōu)的態(tài)度適應(yīng)大改革。但單位和管理部門對于資料的收集并不重視，單位對于資料收集沒有明確的規(guī)定，管理部門對資料的真實(shí)程度不予重視，在收集資料的過程中與其他部門也沒有過多的配合，這種上不管下懶散的行事方式，是人事檔案收集時面臨的問題。

2.2設(shè)施配備不齊全、不完善

目前盡管有些事業(yè)單位引進(jìn)了計算機(jī)信息化錄入技術(shù)，但是由于電子設(shè)備不完善，目前人事檔案信息化管理的程度卻并不高，檔案管理并沒有得到迅猛的突破性進(jìn)展。要加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過計算機(jī)的檢索，實(shí)時顯示人事檔案的狀況，穩(wěn)步推薦信息化和智能化，硬件設(shè)備的更新問題更需要引起強(qiáng)烈重視。

2.3人事檔案管理缺乏信息化

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在我國的各個領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用，在人事檔案管理的應(yīng)用也不在少數(shù)。但是很多事業(yè)單位，認(rèn)為人事檔案管理只是一項(xiàng)不重要的工作，不需要過高的技術(shù)水平，對于信息技術(shù)的應(yīng)用較少。很多檔案管理人員，還靠手工記錄人才的信息，這不僅降低了人事檔案信息的檢索效率，還不能保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性。這種信息化水平較低的管理方式，嚴(yán)重降低了人事檔案的利用效率。

3改進(jìn)檔案管理中常見問題的對策

3.1建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理工作關(guān)系涉及到國家的機(jī)密，制定時一定要嚴(yán)格遵守國家頒布的檔案管理法則的規(guī)定，并根據(jù)單位實(shí)際情況增加一些檔案管理的規(guī)章制度，明確檔案管理人員和分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)、范圍、方式、權(quán)利和義務(wù)，細(xì)化檔案管理考核辦法，確保制度更有可操作性。制度確定以后，須依法辦事，按章處理，才能確保事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.2管理工作與信息化相結(jié)合

事業(yè)單位進(jìn)行改革之后，單位的人員持續(xù)增加，這一現(xiàn)象對人事檔案的管理工作也帶來了不小的麻煩，檔案的整理、歸納、再查詢都增加了一定的工作量，此時若再繼續(xù)采取原有的人力資源管理方式極不利于發(fā)掘優(yōu)秀人才。信息量增加可采用信息化的處理方式，利用大數(shù)據(jù)時代的信息處理速度對檔案進(jìn)行信息化管理，將單位的人事檔案進(jìn)行錄入、保存，這樣對于之后的審查、核對也方便了不少。檔案信息錄入計算機(jī)，也減少了原件的翻閱，對于原件的保存和保護(hù)也有一定的好處，審核人員在對人事檔案進(jìn)行查取時，也可直接通過電腦對人員檔案進(jìn)行查閱。這種快捷化的信息管理方式對于事業(yè)單位人力資源管理進(jìn)行了極高的優(yōu)化，提高了事業(yè)單位人事資源的管理效率，使事業(yè)單位的人才能夠得到合理的分配，進(jìn)而優(yōu)化管理機(jī)制。

3.3進(jìn)一步提高思想認(rèn)識，不斷加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

一個單位檔案管理工作的好壞，取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。一個部門或單位的主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視、認(rèn)真對待檔案管理工作，應(yīng)該從建設(shè)中國特色社會主義現(xiàn)代化強(qiáng)國，充分認(rèn)識做好檔案管理工作的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，牢記檔案工作的政治屬性，充分發(fā)揮檔案工作在促進(jìn)本地區(qū)、本部門各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展中的重要作用，自覺加強(qiáng)對習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神的學(xué)習(xí)，要有針對性地學(xué)習(xí)各項(xiàng)黨內(nèi)法規(guī)規(guī)章，包括中華人民共和國檔案法等，大張旗鼓宣傳檔案法，不斷增強(qiáng)單位全員的檔案意識。黨委要高度重視檔案管理工作，要把檔案管理工作作為本單位各項(xiàng)工作的重要工作內(nèi)容，納入日程、專門指定分管領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)具體責(zé)任人，形成上下聯(lián)動、便捷高效、層層負(fù)責(zé)的檔案管理工作新格局。

3.4進(jìn)一步注重創(chuàng)新引領(lǐng)，確保檔案工作真正發(fā)揮服務(wù)作用

檔案管理創(chuàng)新是伴隨社會發(fā)展而發(fā)展的永恒課題。一方面要做到理念創(chuàng)新。在管理過程中，要始終樹立創(chuàng)新思想，要把檔案工作當(dāng)做重要的業(yè)務(wù)工作，樹立檔案建設(shè)無小事的理念，高度重視檔案管理工作、積極面對檔案管理問題、認(rèn)真制定檔案管理措施。要將多媒體、信息化理念引入檔案管理實(shí)務(wù)，通過理念創(chuàng)新引領(lǐng)其他各方面的創(chuàng)新。通過樹立創(chuàng)新意識、精品意識、爭先意識，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。另一方面，要做到管理方式創(chuàng)新，引入國際國內(nèi)各先進(jìn)地區(qū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和管理方式，可以依托服務(wù)外包，也可以采取信息化全程管理等手段，使檔案管理工作全方位優(yōu)化。

結(jié)語

通過文章以上的論述，我們進(jìn)一步的知曉了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。但是在實(shí)際的發(fā)展過程中，人事檔案管理還存在著較多的問題，降低了人事檔案的應(yīng)用價值，阻滯了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，在實(shí)際的發(fā)展過程中，我們還需結(jié)合單位自身的發(fā)展情況，對人事檔案管理的模式進(jìn)行改革，本文以上只是從注重培養(yǎng)，提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)；建立健全人事檔案管理制度，提高管理水平；多應(yīng)用信息化的管理手段等幾方面，對事業(yè)單位的人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。我們還需結(jié)合自身，對人事檔案管理的模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，提高人事檔案的利用價值，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]韓英偉.談克服人事檔案管理制度四大難點(diǎn)[J].安慶師范學(xué)院學(xué)報，2005（4）.

[2]王建芳.如何提高檔案信息自動化的應(yīng)用水平[J].檔案管理，2009（2）.

[3]曾紅.試論信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理[J].檔案學(xué)研究，2008（1）.

[4]陳衛(wèi)華.企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].商場現(xiàn)代化，2015，10：107.

[5]張霞.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，06：165-166.

（作者單位：牡丹江市人力資源和社會保障局）