劉志勇

摘要：工程檔案管理貫穿到這個(gè)工程的建設(shè)全過程，對(duì)于工程的進(jìn)行具有重要的指導(dǎo)作用。我們要高度重視檔案管理。

關(guān)鍵詞：工程檔案；重要性；管理措施

一、工程檔案的重要性

（一）工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)反映，為查詢信息提供依據(jù)

企業(yè)需要通過自身的實(shí)踐來證明它的實(shí)力和能力，贏取自己的權(quán)益。例如幾年前上海某變電站檢測(cè)項(xiàng)目，在其工程出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題之后，業(yè)主要求得到一定的解釋，檢查問題所在，找到了原來的文件記錄和檔案中的記錄，很快明確了責(zé)任方，維護(hù)了企業(yè)的名譽(yù)，挽回了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。如果沒有相關(guān)規(guī)范的工程檔案，或者工程檔案不準(zhǔn)確、有缺失，企業(yè)將會(huì)受到很大的損失。這種損失不管是經(jīng)濟(jì)上的還是名譽(yù)上的，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，無疑是致命傷。由此可見，檔案的規(guī)范化對(duì)于企業(yè)來說是非常重要的，它維護(hù)了企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，作用是不容小覷的。

（二）工程檔案對(duì)項(xiàng)目監(jiān)管具有很大的促進(jìn)作用

工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的歷史記錄，從中可以看到在項(xiàng)目實(shí)施的過程中所需要的技術(shù)指標(biāo)、人員、數(shù)量等一切相關(guān)的資料。在有著詳細(xì)的記錄時(shí)，相關(guān)的實(shí)施就會(huì)在監(jiān)督的情況下發(fā)揮最佳的狀態(tài)，工程項(xiàng)目就會(huì)保質(zhì)保量按期的完成，這樣既對(duì)企業(yè)有好處又督促了工程實(shí)施的進(jìn)度，一舉多得。

（三）工程檔案是工程信息的反饋

工程檔案很齊全地記錄了整個(gè)施工過程和管理過程的具體事項(xiàng)、技術(shù)等問題。所以，在施工完成后，它是一部完整的工程檔案集。在以后的工程中，如果與此項(xiàng)目有關(guān)的問題，只要在相關(guān)的原始記錄中準(zhǔn)確快速地查到相關(guān)資料，將問題反饋出來，就能快速地解決問題，并有利于防止將來類似情況的發(fā)生。

（四）工程檔案是項(xiàng)目成果存在和延續(xù)的核心資源

工程實(shí)體和工程檔案是企業(yè)在城市建設(shè)成果的主要體現(xiàn)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)成果的真實(shí)記錄，它記錄了企業(yè)在生產(chǎn)過程中取得的階段性成果，還記錄了工程技術(shù)人員技術(shù)操作的重要手段。是企業(yè)建設(shè)成果和先進(jìn)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的直接載體。

（五）工程檔案是工程項(xiàng)目后期建設(shè)的依據(jù)

沒有工程檔案，各項(xiàng)工程建設(shè)就會(huì)造成混亂，維護(hù)、改建、擴(kuò)建等就難以進(jìn)行，因此，工程檔案是項(xiàng)目后期建設(shè)的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。例如在公路工程、橋梁工程的改建擴(kuò)建等前期的設(shè)計(jì)工作中，就需要查看原始的勘察資料，需要了解歷年的修復(fù)資料，如果由于檔案不規(guī)范沒能查到相關(guān)的資料記錄，就勢(shì)必影響對(duì)工程的分析判斷，進(jìn)而影響檢測(cè)評(píng)估結(jié)論。只要有了相關(guān)的原始記錄，才能使重大的技術(shù)型的問題得到很好地解決，才不會(huì)進(jìn)行不必要的檢測(cè)。它節(jié)省了國(guó)家的人力物力，使建設(shè)變得更加方便、簡(jiǎn)潔和具有目的性，保證了資源的合理利用和分配，將利益達(dá)到最大化，為企業(yè)的更好發(fā)展提供了很好的平臺(tái)。

二、實(shí)施全過程的建設(shè)工程檔案管理，確保工程檔案質(zhì)量

（一）重視建設(shè)工程前期準(zhǔn)備階段的工程檔案整理發(fā)放

建設(shè)工程前期檔案也叫工程準(zhǔn)備階段文件，是指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。前期檔案是建設(shè)工程檔案的重要組成部分。只有規(guī)范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，及時(shí)準(zhǔn)確的整理發(fā)放，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，才能保證工程建設(shè)的完整性和連續(xù)性。在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件、強(qiáng)制性條款執(zhí)行文件等；在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等；在施工方面有施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工單位資質(zhì)證明、特殊工種資質(zhì)證件、開工報(bào)告和應(yīng)急預(yù)案等；還有設(shè)計(jì)施工圖紙等。

（二）加強(qiáng)建設(shè)工程中期施工階段工程檔案控制收集

建設(shè)工程在中期檔案也叫工程施工階段文件，是指工程施工實(shí)施以后在各項(xiàng)工程管理過程中形成的文件。隨著建設(shè)工程施工全面展開，各種建筑實(shí)體逐漸成型，則產(chǎn)生了大量的檔案信息。由于工程建設(shè)工期長(zhǎng)、工序多、工藝復(fù)雜、施工單位多等原因，使得文件形成繁瑣，分散零亂等特點(diǎn)，但這時(shí)期的施工記錄文件能夠真實(shí)反映建筑實(shí)體狀況和面貌，具有不可替代的真實(shí)性、可靠性和參考價(jià)值，是建設(shè)工程檔案的主要組成部分。因此，要加強(qiáng)建設(shè)工程中期施工階段工程檔案控制收集在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料二次檢測(cè)文件、地勘測(cè)繪文件、各種施工報(bào)驗(yàn)文件、隱蔽工程檢驗(yàn)記錄、工序轉(zhuǎn)序復(fù)測(cè)文件、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)變更文件、各系統(tǒng)調(diào)試記錄文件、監(jiān)理的巡檢、停工待檢和旁站見證記錄文件、監(jiān)理日志、施工進(jìn)度與結(jié)算記錄文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等。

（三）保證建設(shè)工程后期竣工驗(yàn)收

階段工程檔案鑒別歸檔建設(shè)工程后期檔案也叫工程竣工驗(yàn)收階段文件，是指工程完工以后能夠檢驗(yàn)和反映建設(shè)工程全貌所形成的文件。這些文件將和前期、中期文件一起組合成一套完整的建設(shè)工程檔案，以保持工程檔案的價(jià)值性、完整性、連續(xù)性和系統(tǒng)性。后期檔案也是建設(shè)工程檔案的重要組成部分，也要保證建設(shè)工程后期竣工驗(yàn)收階段工程檔案鑒別歸檔?？⒐を?yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工報(bào)告、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算、工程審計(jì)、強(qiáng)制性條款執(zhí)行情況文件及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。

三、結(jié)束語

總之，通過有效的措施控制，提高了工程檔案建設(shè)的水平，促進(jìn)了工程的順行，并為日后的工程維護(hù)提供了依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

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