馬兆棟+沙亮+于琴

摘 要：本文主要對當前我國國土資源局檔案管理的現(xiàn)狀進行研究，探究檔案管理信息化建設的要求，給出建設信息化檔案管理體系的建議。

關鍵詞：國土資源局；檔案管理；信息化建設

國土資源局檔案管理的信息化建設是當前檔案管理工作中的重要內(nèi)容，加強其信息化建設是保證檔案管理高效運行的重要手段，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工處理，建立標準化的網(wǎng)絡基礎資料數(shù)據(jù)庫以及基于計算機網(wǎng)絡應用的檔案管理軟件。

1 當前國土資源局檔案管理建設情況

（一）信息化建設情況

國土資源局的檔案管理有專門的專業(yè)機房，網(wǎng)絡交換機是必備設備，對于整個檔案管理的供電體系應該做到完整可行，備用電源的安裝要到位，保證檔案管理系統(tǒng)的供電安全，專業(yè)的防雷防靜電裝置應該全面。相關的辦公軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、圖形處理軟件要進行專業(yè)配置，對于數(shù)字化設備的配備應該根據(jù)實際需要進行處理，為了滿足省、市、縣之間的交流更加便捷，應該配置視頻會議、投影儀等設備，也可以建立數(shù)據(jù)集中中心。

（二）內(nèi)外網(wǎng)布置及結(jié)構(gòu)

國土資源局信息化工作包括需要保密的內(nèi)部資料和公開的信息，所以，在進行國土資源局檔案管理時需要分為內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)兩部分進行構(gòu)建，應該配置專業(yè)的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，將內(nèi)外網(wǎng)分開設計。內(nèi)部網(wǎng)由一臺服務器為電子政務系統(tǒng)服務器，將各股室電腦作為客戶機，實現(xiàn)縣、市、省之間的檔案協(xié)調(diào)處理。外網(wǎng)主要由物理防火墻接入各科室，可以通過客戶機進行上網(wǎng)，將需要的資源發(fā)布到國土資源局中。要保證內(nèi)外網(wǎng)的信息安全，采用內(nèi)外網(wǎng)隔離技術，促進國土資源局檔案管理工作的正常運行。

2 檔案管理信息化建設的要求

（一）信息化技術角度的要求

對于系統(tǒng)架構(gòu)的要求，要求檔案管理采用多層架構(gòu)，要求表示層、業(yè)務層、數(shù)據(jù)庫訪問層要分開進行設計，檔案管理系統(tǒng)采用Client/Server和Browser/Server兩者相結(jié)合進行體系架構(gòu)，檔案管理系統(tǒng)中的的掃描加工系統(tǒng)和屬性數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)均采用C/S模式。檔案管理信息化建設的系統(tǒng)接口要求根據(jù)實際情況進行選擇，保證系統(tǒng)運行的方便且可以實現(xiàn)高度集成即可，主要實現(xiàn)業(yè)務的內(nèi)部交互式查詢即可。用戶認證系統(tǒng)要求每個用戶自行設定準入安全密碼，經(jīng)過加密保存在數(shù)據(jù)庫中，用戶在進入檔案管理系統(tǒng)時需要通過密碼驗證才可以，通過校驗之后會形成自己的使用界面。用戶權(quán)限管理是保證檔案管理系統(tǒng)安全運行的重要保障，要求系統(tǒng)能夠提供嚴密的授權(quán)機制，對不同的檔案類型提供不同的權(quán)限設置，用戶需要根據(jù)自身的需要進行檔案提取，只有通過授權(quán)的用戶才可以進行檔案的新增、修改、刪除等操作。關于檔案借閱管理需要提供借閱申請，經(jīng)過國土資源局的相關審批流程之后才可以進行檔案資料的借閱，且相關的檔案系統(tǒng)需要對借閱情況進行記錄，以便日后查詢。為了保證檔案資料的安全，應該對其進行數(shù)據(jù)備份，提供完善的數(shù)據(jù)備份方案。此外，要求檔案管理系統(tǒng)有自己的獨立的硬件操作平臺，系統(tǒng)要做到模塊化設計，實現(xiàn)組件化開發(fā)，具有良好的可擴展性和容錯性，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的設計要合理，不會受到機構(gòu)、人員變動的影響，具有嚴格的層次性訪問設置，保證系統(tǒng)運行的安全可靠。

（二）檔案管理功能模塊的要求

1.檔案掃描功能。對于檔案的掃描工作主要在于方便對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，保證檔案資料在進過數(shù)字加工、掃描之后可以轉(zhuǎn)化為需要的電子形式，要求在完成檔案的掃描處理之后產(chǎn)生的數(shù)字化檔案文件符合相關的行業(yè)標準和國土資源局對數(shù)字化檔案的質(zhì)量要求。整個信息化檔案管理系統(tǒng)要求支持多種掃描設備的使用，可以保證檔案處理工作的高效運轉(zhuǎn)。

2.數(shù)字檔案管理功能。檔案管理系統(tǒng)需要具備可以對各項目及信息進行處理，包括數(shù)據(jù)庫的建立、修改以及刪除，還包括數(shù)據(jù)的錄入、存儲等功能。在進行數(shù)據(jù)庫的建立時應該對用戶需要進行充分的考慮，根據(jù)用戶的需求進行設計，可以根據(jù)用戶需要進行檔案的分類管理，數(shù)字檔案管理具備安全、靈活、合理的特征。

3.整理編目功能。這一模塊的功能主要包括數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序以及數(shù)據(jù)校驗等功能，可以為用戶預留出一定的檔案管理空間，按照分類要求進行自行分類和排序，要求統(tǒng)計功能齊全，可以生成相關的報表。

4.檔案檢索查閱和借閱功能。檔案檢索主要在于對檔案的檢索和查詢，可以對檔案借閱起到一定的輔助作用，檔案的信息化系統(tǒng)可以根據(jù)檢索項對檔案進行自動檢索和查詢，根據(jù)用戶需要設置相關的檢索渠道，對查詢結(jié)果進行顯示，使得檔案借閱工作更加方便快捷。

5.安全保密功能。檔案管理工作首先要保證檔案資料的安全，應該保證系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護和安全保密監(jiān)控等基本功能，檔案管理系統(tǒng)具有嚴格的權(quán)限設置，具有防止越權(quán)操作的功能。對檔案資料的數(shù)據(jù)采集、存儲和處理都有相關的限制條件，只有滿足要求才可以進行這些操作。

6系統(tǒng)管理與設置功能。檔案管理系統(tǒng)應該包括用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復等，系統(tǒng)應該對所有操作人員進行自動判斷分類，在提供數(shù)據(jù)備份和恢復處理時，還應該提供相應的數(shù)據(jù)代碼維護功能，用戶可以自行創(chuàng)建和更改檔案類別，設置條目，以滿足檔案管理的靈活性。

3 國土資源局檔案管理信息化建設措施

（一）提高信息化建設復合型人才的培養(yǎng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，信息技術在各行各個業(yè)種的應用越來越廣泛，國土資源局的檔案管理工作對信息化的要求也越來越高，需要對信息化建設的復合人才進行培訓，使得檔案管理人員對信息技術的掌握更加熟練，在進行檔案管理工作的處理上可以更加高效快速，促進檔案管理信息化建設的發(fā)展。

（二）加大門戶網(wǎng)站的建設促進工作的正常運行

對國土資源局的檔案管理網(wǎng)站投入更多的信息化元素，提高檔案管理的自動化，使得對檔案的處理、建立更加快速，運用數(shù)字化技術幫助檔案管理工作實現(xiàn)智能化，可以根據(jù)用戶的需要進行檔案的分類和查詢，使得檔案的提取工作更加方便，避免造成時間的浪費，使網(wǎng)站建設提升到新的水平，為國土資源局的檔案管理和宣傳提供平臺保障。

（三）提高電子政務應用效率形成合理的管理模式

可以成立檔案管理數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)對國土資源的各類圖形和屬性的合理管理，對檔案資源進行數(shù)據(jù)審查，保證信息之間的相互關聯(lián)、集中管理、集中訪問等工作的順利開展，建立起符合要求的數(shù)據(jù)共享、更新機制，為國土資源局檔案管理工作的信息化建設奠定基礎。為了便于省市縣之間的檔案管理的交流，可以建設基層檔案信息化管理體系，形成數(shù)據(jù)共享交流渠道，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡互通。

（四）加強檔案管理網(wǎng)絡安全建設

檔案管理的安全建設是構(gòu)建信息化檔案管理體系的基礎工作，運用先進的網(wǎng)絡技術提高檔案管理工作的安全性，通過設置用戶權(quán)限系統(tǒng)限制用戶對檔案資料的使用，只有滿足檔案查詢提取的要求才能進行檔案資料的使用，設置檔案保密系統(tǒng)，對檔案資料的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制。

4 總結(jié)

通過對國土資源局檔案管理的信息化建設進行分析，從多方面探討了開展檔案工作的措施，保證檔案管理機制的高效運轉(zhuǎn)，從基礎設施建設、全面運行以及規(guī)范管理等方面為國土資源局加強檔案管理提出了建設性建議，提高其為人們服務的能力。

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作者簡介

于琴（1975-），女，江蘇灌云人，本科，研究方向：檔案管理與信息化。