摘 要：在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案是記錄企業(yè)管理、生產(chǎn)、人事變動(dòng)、重大決策以及經(jīng)營(yíng)內(nèi)容等歷史性資料，不僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，更為企業(yè)制定以及調(diào)整經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、發(fā)展目標(biāo)具有指導(dǎo)作用。本文通過(guò)對(duì)企業(yè)改制過(guò)程中檔案管理存在的問(wèn)題以及解決措施進(jìn)行分析，旨在為當(dāng)今企業(yè)更好的發(fā)展提供理論參考資料。

關(guān)鍵詞：企業(yè)改制；檔案管理；問(wèn)題；措施

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，加之國(guó)外先進(jìn)的管理模式傳入我國(guó)，促使當(dāng)前企業(yè)管理面臨改制這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，而伴隨企業(yè)改制的深入發(fā)展，在檔案管理中存在的問(wèn)題逐漸凸顯，對(duì)企業(yè)良性改制形成一定阻礙，嚴(yán)重影響企業(yè)改制效率。因此，為了使我國(guó)企業(yè)改制工作以及實(shí)踐過(guò)程可以更加順利，分析當(dāng)前改制過(guò)程中檔案管理存在的問(wèn)題以及提出合理的解決措施顯得尤為重要。

1 概述企業(yè)改制與檔案管理的關(guān)聯(lián)

所謂企業(yè)改制是指基于企業(yè)發(fā)展需求，并在國(guó)家相關(guān)法律規(guī)范下對(duì)企業(yè)固有經(jīng)濟(jì)管理模式、管理體制、資本結(jié)構(gòu)以及組織形式進(jìn)行改變的理念，促使企業(yè)在客觀上更適應(yīng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，從而創(chuàng)造更高經(jīng)濟(jì)價(jià)值。其中，整體改制以及部分改制是企業(yè)改制中較為常見(jiàn)的內(nèi)容，而個(gè)人獨(dú)資企業(yè)、合伙企業(yè)以及公司制企業(yè)是企業(yè)改制主要方向。無(wú)論何種企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中均會(huì)形成一些文字資料，這些資料則是有關(guān)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展、人事管理、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)以及機(jī)關(guān)文書等其他與企業(yè)相關(guān)資料，而對(duì)這些資料進(jìn)行分析、搜集、統(tǒng)計(jì)、整理以及存檔的過(guò)程，就是對(duì)施行企業(yè)檔案管理的過(guò)程，可見(jiàn)檔案管理內(nèi)容均與企業(yè)日常運(yùn)行息息相關(guān)，因此可作為企業(yè)改制重要參考資料。

2 企業(yè)改制過(guò)程中檔案管理存在的問(wèn)題

首先，在企業(yè)改制過(guò)程中檔案較多且對(duì)空間需求較大。由于當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)越發(fā)激烈，致使有些企業(yè)不得不進(jìn)行改制而謀求長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，其中以資源性集體企業(yè)改制現(xiàn)象較為普遍。這些需要改制的企業(yè)絕大多數(shù)是由于經(jīng)營(yíng)不善而被迫進(jìn)行改制，致使檔案管理在改制企業(yè)消極環(huán)境中存儲(chǔ)情況相當(dāng)雜亂，加之管理不善，導(dǎo)致有些檔案內(nèi)容并不全面，而部分檔案卻出現(xiàn)庫(kù)滿為患、堆積如山的現(xiàn)象。

其次，企業(yè)改制過(guò)程中的檔案管理設(shè)施不夠完善。經(jīng)濟(jì)效益一直是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中最為關(guān)注的內(nèi)容，而由于檔案管理并無(wú)法直接為企業(yè)產(chǎn)生利潤(rùn)，致使有些改制過(guò)程中的企業(yè)將更多人力、物力以及財(cái)力放在了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)環(huán)節(jié)，并不希望在檔案管理中投入過(guò)多管理設(shè)施，例如建設(shè)檔案館、設(shè)立檔案管理部門、構(gòu)建信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員等，導(dǎo)致本就千瘡百孔的檔案管理現(xiàn)況，客觀管理環(huán)境更加惡劣，并無(wú)法發(fā)揮檔案管理的積極作用。

再次，缺乏規(guī)范的檔案管理制度。雖然，為了使當(dāng)前企業(yè)改制過(guò)程中檔案管理可以發(fā)揮積極作用，國(guó)家頒布了相關(guān)法規(guī)規(guī)范企業(yè)檔案管理相關(guān)工作，但是受企業(yè)檔案管理意識(shí)較為薄弱、經(jīng)營(yíng)能力有限以及缺乏專業(yè)管理人才等因素影響，致使當(dāng)今企業(yè)面對(duì)檔案管理工作只是應(yīng)付心理，并沒(méi)有針對(duì)自身發(fā)展情況而科學(xué)設(shè)定管理制度，導(dǎo)致在改制過(guò)程中的企業(yè)檔案管理仍然流于形式，且呈現(xiàn)自由整理狀態(tài)，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理水平的提高。

最后，在企業(yè)改制規(guī)程中存在大量檔案流失的現(xiàn)象。由于改制企業(yè)缺乏檔案管理意識(shí)，并不愿在檔案管理中投入過(guò)多，加之缺乏行之有效管理制度，導(dǎo)致在改制企業(yè)中任何人都可隨意拿取檔案，而經(jīng)由許多人傳閱的檔案也無(wú)法保證其內(nèi)容的正確性，最終造成檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)象。在企業(yè)改制過(guò)程中企業(yè)要解決的問(wèn)題千頭萬(wàn)緒，并無(wú)暇顧及檔案管理，使得企業(yè)在想應(yīng)用某方面的檔案時(shí)，并無(wú)法及時(shí)獲取，甚至對(duì)丟失檔案無(wú)法追查，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案的完整性。

3 解決企業(yè)改制中檔案管理存在問(wèn)題的措施

3.1 加強(qiáng)國(guó)家立法的約束

我國(guó)作為法制國(guó)家，依法治國(guó)作為立國(guó)之本，指導(dǎo)并監(jiān)管著社會(huì)上各行各業(yè)的合理發(fā)展，對(duì)企業(yè)改制過(guò)程中檔案管理相關(guān)工作亦是如此。因此，國(guó)家在區(qū)別改制性質(zhì)基礎(chǔ)上，制定具有針對(duì)性的法律內(nèi)容，促使法律對(duì)檔案管理的約束力更強(qiáng)，有利于為企業(yè)改制提供高效的檔案資料支持。此外，國(guó)家在相關(guān)法律法規(guī)中，不僅應(yīng)明確改制企業(yè)中檔案管理應(yīng)遵守的條款，還應(yīng)對(duì)違反檔案管理的企業(yè)給予一定的處罰，對(duì)造成檔案管理重大損失者追究其法律責(zé)任，使改制企業(yè)得以加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知，為改制中發(fā)揮檔案積極作用奠定基礎(chǔ)[1]。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在改制企業(yè)中，企業(yè)要面對(duì)的事情非常復(fù)雜，這時(shí)只有將檔案建設(shè)做到井井有條，才可為企業(yè)改制提供參考意見(jiàn)，為企業(yè)規(guī)劃長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展以及戰(zhàn)略目標(biāo)提供行之有效的資料基礎(chǔ)。因此，無(wú)論企業(yè)面對(duì)怎樣的改制現(xiàn)況，都應(yīng)按照國(guó)家法律規(guī)定落實(shí)科學(xué)高效的檔案管理工作。首先，企業(yè)應(yīng)針對(duì)改制現(xiàn)況，將檔案管理分為兩個(gè)方面：一是常規(guī)管理，只針對(duì)不涉及變更、銷毀、合并、留檔等需求的檔案，如社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)等檔案資料；二是應(yīng)急管理，是指針對(duì)需要配合改制工作，而被隨時(shí)調(diào)用的檔案資料，其中包括企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)資料、人事檔案、職工檔案以及一些機(jī)關(guān)文書等檔案資料。其次，設(shè)立檔案管理部門或建設(shè)檔案管理室。檔案是對(duì)企業(yè)過(guò)期發(fā)展的總結(jié)性資料，更關(guān)系到企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展，因此企業(yè)應(yīng)針對(duì)自身檔案資源具體情況，建設(shè)檔案室或設(shè)立檔案管理部門，確立檔案管理專屬組織與人員，促使企業(yè)在改制過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)流失檔案、檔案異常銷毀等消極現(xiàn)象；最后，企業(yè)應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)，設(shè)立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，將改制企業(yè)龐雜的檔案利用信息技術(shù)形式進(jìn)行分析、編制以及歸檔，并根據(jù)檔案內(nèi)容與作用，設(shè)置機(jī)密性與公開(kāi)性，針對(duì)不可共享的檔案采用專人密碼管理，使檔案管理工作更加高效[2]。

3.3 完善檔案管理制度

檔案管理制度作為貫徹落實(shí)在檔案管理中，對(duì)檔案管理施行監(jiān)管，并具有全面性、科學(xué)性以及高效性。首先，在改制企業(yè)中檔案管理制度應(yīng)監(jiān)管企業(yè)將檔案分門別類，確保檔案可以隨時(shí)調(diào)用，并發(fā)揮積極作用；其次，在企業(yè)改制過(guò)程中應(yīng)將借出檔案及時(shí)追回，為了使檔案索要更加高效，可以利用借閱手續(xù)、傳閱記錄等形式將檔案追回，從而確保企業(yè)檔案的完整性；最后，在移交檔案時(shí)應(yīng)簽訂協(xié)議書。受我國(guó)《檔案法》相關(guān)內(nèi)容規(guī)定，針對(duì)移交檔案，檔案移交方具有優(yōu)先使用權(quán)，而檔案館或新單位應(yīng)遵守檔案移交方對(duì)部分檔案限制利用、不予公開(kāi)的規(guī)定。為了使檔案管理制度更加完善，存在檔案移交需求的改制企業(yè)應(yīng)與檔案館簽署相關(guān)協(xié)議，對(duì)檔案數(shù)量、使用限制、權(quán)利義務(wù)、報(bào)關(guān)費(fèi)用、保存期限以及保存形式均做好明確規(guī)定，避免出現(xiàn)紕漏而影響檔案管理有效性。

3.4 加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳教育

國(guó)家除了應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》的宣傳工作，促使改制企業(yè)認(rèn)清檔案管理重要性，還要利用媒體、報(bào)刊、廣告以及構(gòu)建咨詢平臺(tái)等形式，加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，并給予引導(dǎo)、幫扶以及跟蹤落實(shí)等服務(wù)，從而為改制企業(yè)檔案管理營(yíng)建良好的客觀環(huán)境。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在改制企業(yè)中檔案管理可以為企業(yè)制定戰(zhàn)略目標(biāo)、明確發(fā)展方向提供有效依據(jù)，因此應(yīng)受到改制企業(yè)的關(guān)注與重視。為了使檔案管理可以發(fā)揮積極作用，改制企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》相關(guān)規(guī)定，并設(shè)立專門檔案管理部門，制定符合企業(yè)改制需求的檔案管理制度，促使企業(yè)在改制過(guò)程中的檔案管理不僅可以發(fā)揮積極作用，而且可以為社會(huì)提供更好的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]譚鑫.論我國(guó)企業(yè)改制后的人事檔案管理和存放問(wèn)題[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2015（8）：125-125.

[2]陳玲玲.改制企業(yè)檔案管理工作亟待加強(qiáng)[J].浙江檔案，2014（12）：64-64.

作者簡(jiǎn)介

陳靜（1979-），男，漢族，四川眉山人，大學(xué)本科。