黃慧

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國信息化與電子化程度相對提升。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸淡出人們視野，電子檔案成為當(dāng)前檔案管理的主要形式與手段?？梢哉f，電子檔案已經(jīng)成為今后基層財政檔案管理的主要手段與趨勢，也是人們在日常工作與學(xué)習(xí)中，不可或缺的一種工具?；鶎迂斦娮訖n案的存在，能夠有效地記錄一些工作中的信息，從而減少不必要的糾紛。電子檔案它的出現(xiàn)有效解決了傳統(tǒng)檔案的管理難度較高的問題，但是由于電子檔案新興不久，在使用中還存在一些問題，本文對這類問題進(jìn)行分析，并提出一定的解決方法和改進(jìn)建議，希望對電子檔案的管理與維護(hù)提供一定的幫助，推動我國檔案管理視野的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層財政電子檔案；管理；維護(hù)

電子檔案的興起有效地解決了檔案管理的空間、時間與使用等諸多的問題，同時打破了傳統(tǒng)檔案利用難的僵局?；鶎迂斦娮訖n案中包含的內(nèi)容相對較多，且保存時限明顯延長，能夠有效地為基層工作的開展提供幫助。但是，受到傳統(tǒng)檔案管理的影響，使得當(dāng)前基層電子檔案管理與維護(hù)存在一定的缺失，為了有效地實現(xiàn)檔案管理與運用，必須要就電子檔案管理中存在的問題加以明確，并提出針對性的解決措施，推動現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

1 基層財政電子檔案的內(nèi)涵

（一）內(nèi)涵

所謂電子檔案是指具備保存歸檔價值的電子文件，其能夠通過計算機、磁盤等多種方式來進(jìn)行保存。而基層財政電子檔案則是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政工作中形成的具有保存價值的按照一定方式整理而成的電子文件以及與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。通常來說，基層財政電子檔案主要包含四個內(nèi)容：（1）財政工作人員在工作中利用計算機軟件形成的報告、總結(jié)等電子文件；（2）村賬所管會計、預(yù)算會計等利用計算機系統(tǒng)導(dǎo)出的與財政相關(guān)的電子文件；（3）裝有專用軟件程序的光盤；（4）是外出學(xué)習(xí)考察拍攝的視頻、照片制作成的光盤。

（二）特征

內(nèi)容與方式的獨特性也就使得財政電子檔案具有一定的特點，主要表現(xiàn)為：第一，存儲查閱的便捷性。此類檔案相對分類較為明確，其在財政所專門的檔案室與對應(yīng)層級財政檔案室中均有存檔，需求者只需要進(jìn)行簡單的網(wǎng)頁瀏覽便可以查閱對飲的內(nèi)容；第二，存儲多，范圍廣。電子檔案所采用的設(shè)備容量相對紙質(zhì)檔案更大，其一個設(shè)備中可以包含多方面的內(nèi)容，甚至?xí)r間跨度也會有所延長，空間占用明顯減??；第三，重要檔案保存時限減少。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會隨著時間的延長而產(chǎn)生一定的缺損，例如，部分檔案會隨著時間的延長散墨，從而使得字跡模糊等，而電子檔案只需要進(jìn)行一定的存儲，或是以硬盤的形式或是以云計算的形式，其保存時間明顯延長。

2 基層財政電子檔案運用中存在的問題

（一）基層部門對電子檔案缺乏重視

隨著科技的不斷發(fā)展和時代的進(jìn)步，基層設(shè)備也在逐漸更新。在管理中也引入了許多先進(jìn)的管理理念，但是由于長久以來形成的傳統(tǒng)觀念，許多基層部門對于財政檔案的管理工作并不重視。其主要體現(xiàn)在：第一，硬件設(shè)備嚴(yán)重缺失。財政電子檔案的實現(xiàn)必須要具備一定的硬件設(shè)施，如果缺乏硬件將會使得其工作開展受制；第二，人才資源缺失。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的影響使得其在崗工作人員的電子檔案管理能力相對缺損。而電子檔案管理起步相對較晚，自然也就沒有對應(yīng)的人才進(jìn)行支撐。

（二）財政電子檔案的真實性與可靠性難以保障

就實際狀況而言，財政電子檔案的生成與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在較大的差異，需要以實際為主，并且將其虛擬化。在這個過程中，其原始狀態(tài)會發(fā)生改變，很容易因為生成過程過于繁瑣而存在一定的缺失，進(jìn)而導(dǎo)致其復(fù)制失真。例如：在諸多縣級財政電子檔案的生成中，其需要包含其他區(qū)域的信息，但是在信息的采集中以電子的形式進(jìn)行傳遞，很容易在傳遞的過程中出現(xiàn)人為的信息變更，從而使得生成的財政電子檔案的真實性與可靠性缺損。

（三）電子檔案的科技要求較高

財政電子檔案的管理與維護(hù)需要以先進(jìn)的計算機技術(shù)與知識作為保證，然而，在當(dāng)前來說，多數(shù)部門的財政電子檔案工作人員都沒有進(jìn)行必要的知識更新與技術(shù)提升，在計算機知識的掌握上相對缺損，從而使得其遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于電子檔案發(fā)展的要求。

（四）電子檔案的保密安全性缺失

電子信息存在一定的共享性，且其長期以計算機設(shè)備等進(jìn)行保存，又需要依靠網(wǎng)絡(luò)作為連接渠道，很容易受到黑客的供給，從而使得檔案中的相關(guān)內(nèi)容丟失或者被串改，自然其電子檔案的安全性與可靠性就無法加以保證。再者，在部分基層進(jìn)行電子檔案管理時，會以硬盤來維護(hù)其檔案的長久性，但是設(shè)備本身具有的使用壽命很容易導(dǎo)致信息的丟失，從而使得電子檔案存在不安全問題。

3 基層財政電子檔案的管理與維護(hù)策略

基層財政電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式與管理要求均存在較大的差異，給檔案管理部門造成了嚴(yán)重的沖擊。如何正確的運用基層財政電子檔案，并對其進(jìn)行科學(xué)的管理與維護(hù)，成為當(dāng)前基層財政電子檔案管理的焦點。筆者認(rèn)為，可以從如下幾個方面著手：

（一）體制完善

基層財政單位必須要嚴(yán)格按照國家的法律法規(guī)來進(jìn)行內(nèi)部制度的制定，從而使得電子檔案的運用有法可依，同時，明確電子檔案管理中材料不同所帶來的職責(zé)分明。例如，在基層財政電子檔案中有學(xué)習(xí)性檔案與記錄性檔案。這兩者明顯存在差異，管理者如果沒有正確認(rèn)識到學(xué)習(xí)性檔案與記錄性檔案在使用時，存在的區(qū)別，就很容易使得其檔案保存不合理。故而，必須要以相關(guān)制度進(jìn)行明確。再者，部分檔案在收錄時，必須要對其真實性進(jìn)行考察。

（二）工作素養(yǎng)提升

為了保證工作人員的工作效益，必須要就基層財政電子檔案對工作人員提出的具體能力要求加以明確，并且適當(dāng)?shù)膶ζ溥M(jìn)行技能與知識的培訓(xùn)和更新，從而達(dá)到工作人員素養(yǎng)提升的目的。例如：很多基層財政檔案管理者具有一定的會計知識，但是缺乏對應(yīng)的檔案管理能力，尤其是電子檔案引入后，其在很多基礎(chǔ)性操作上都存在缺失，對此必須要針對性的加以培訓(xùn)，以保證能力的提升。

（三）完善電子檔案的安全管理措施

通常基層財政電子檔案的安全威脅主要分為人為與設(shè)備兩個方面。人為主要體現(xiàn)在黑客的入侵與工作人員的篡改，在黑客入侵這一方面可以適當(dāng)?shù)恼{(diào)整其身份驗證與加密方式；在工作人員篡改上，則需要以制度的明確和監(jiān)督措施的完善來加以保障。設(shè)備主要是指設(shè)備的老舊化與病毒的入侵，這就需要定期更新相關(guān)設(shè)備，并且加強入侵檢測與病毒的查殺。

4 結(jié)束語

基層財政電子檔案的運用是檔案管理發(fā)展到一定程度的必然要求，也是財政管理逐漸進(jìn)步的具體表現(xiàn)，尤其是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案本身存在諸多的不足，使用價值相對缺失。這就使得基層財政電子檔案的發(fā)展受到了社會各界的支持與關(guān)注，為了保證其管理與維護(hù)的質(zhì)量，相關(guān)工作人員必須要結(jié)合電子檔案的特點與基層部門的實際狀況來采取有效措施提升其安全性與可靠性，使得電子檔案能夠在財政管理中作用發(fā)揮最大化，從而提升我國財政管理的質(zhì)量，推動檔案管理的發(fā)展，為社會各界資源利用提供更多的渠道。

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