潘叔霞

摘 要：隨著信息技術(shù)飛躍式的發(fā)展，現(xiàn)代電子技術(shù)也在中學(xué)檔案管理工作中得到了更加充分的運(yùn)用。從當(dāng)前的檔案信息化實(shí)踐來看，中學(xué)檔案管理建設(shè)仍舊存在不足之處，所以加強(qiáng)關(guān)于信息化檔案管理的新途徑也成為開展中學(xué)檔案管理的必由之路。由此，本文便從中學(xué)檔案管理信息化過程中存在的問題入手，并結(jié)合檔案管理要求提出新的途徑探索，以期為各位讀者提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化；中學(xué)檔案；管理新途徑

國家經(jīng)濟(jì)水平的提升帶動(dòng)了中學(xué)辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，為了適應(yīng)學(xué)校管理新要求，建立起更加完備的信息化檔案也成為中學(xué)管理中的重要內(nèi)涵。據(jù)此，針對(duì)中學(xué)檔案管理所做出的方法分析，也便具備了較為深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

1 中學(xué)檔案信息化管理中存在的問題

電子信息相關(guān)技術(shù)雖然近年來得到了較為廣泛的運(yùn)用，但是從一些中學(xué)的檔案信息化情況來看仍然未能將其信息化效能最大限度激發(fā)出來，概括來說這些信息化管理過程中的問題主要囊括了以下幾個(gè)方面：

第一，中學(xué)檔案管理的設(shè)備設(shè)施相對(duì)比較落后，而這些基礎(chǔ)設(shè)施的缺乏也成為阻礙信息化進(jìn)程的重要物質(zhì)因素。數(shù)字信息化需要通過一些現(xiàn)代化的電子設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，而一旦欠缺了成本投入，則使得信息化檔案建設(shè)缺少經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。舉例來說，在中學(xué)管理層或教育主管部門對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施缺少重視時(shí)，便會(huì)導(dǎo)致資金投入不足，致使購買計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)以及其他軟硬件設(shè)備的目標(biāo)擱淺。

第二，檔案管理的模式與觀念相對(duì)較為陳舊。一些中學(xué)為了適應(yīng)檔案管理需求，也建立起專業(yè)的中學(xué)檔案管理科室，但是在落實(shí)檔案管理任務(wù)時(shí)往往還是沿用以前的老方法進(jìn)行機(jī)械化辦公，這也導(dǎo)致管理人員的思想意思缺乏創(chuàng)新。

第三，缺乏專業(yè)的管理人員也是中學(xué)檔案信息化建設(shè)中的重要難題。中學(xué)大多將任務(wù)集中在教學(xué)方法改革上，而關(guān)于信息化檔案管理人才的引進(jìn)則容易被忽視。管理者綜合素質(zhì)能力的參差不齊使得中學(xué)檔案的信息化管理難以跟上開放、新穎的發(fā)展趨勢(shì)，從而為信息技術(shù)、檔案管理專業(yè)知識(shí)的運(yùn)用帶來阻滯。

2 中學(xué)檔案信息化管理的新途徑

要實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案的信息化管理，需要積極開拓新的途徑，簡要概括下來應(yīng)當(dāng)從以下方面予以著手：

第一，建立中學(xué)檔案快速檢索的新模式。為了將中學(xué)檔案資料庫打造的更具科技化、智能化，并且提高檔案管理使用的效率，首先需要將檢索方式設(shè)置的更加簡潔化、便利化。通過研發(fā)全新的“中學(xué)數(shù)字檔案系統(tǒng)”，從而通過統(tǒng)一化的規(guī)劃管理與資源貢獻(xiàn)，大幅提高檢索效率。舉例來說，中學(xué)檔案中所涵蓋的內(nèi)容主要有學(xué)校教學(xué)、行政以及人事信息等方面的內(nèi)容，這些資料信息的分類較為清晰，因而檔案管理者可以按照這些資料信息的不同類別予以劃分，建立起不同的數(shù)據(jù)庫，再通過簡潔直觀的檢索欄或統(tǒng)一窗口展開信息搜索，便可以高效完成檢索任務(wù)。在整個(gè)搜索過程中，檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，也同步實(shí)現(xiàn)了檔案電子化管理的目標(biāo)。

第二，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理人員關(guān)于信息技術(shù)的技能素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理人員的聘用選拔不是“一勞永逸”的，而是需要根據(jù)不斷提高的崗位需求促使其自身實(shí)力也能不斷得到提升，所以這種針對(duì)檔案管理的教育培訓(xùn)也是十分必要的。要讓檔案管理人員接受與掌握到更多的信息知識(shí)，并且熟練對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等進(jìn)行操作，需要對(duì)檔案管理人員的檔案管理系統(tǒng)操作能力以及創(chuàng)新管理的思維方式予以培養(yǎng)，才能保障中學(xué)檔案管理可以達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的效果。在定期開展的檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)中，既需管理人員將實(shí)現(xiàn)檔案資源由傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的模式轉(zhuǎn)型作為重難點(diǎn)，同時(shí)在利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化手段的過程中，也需要檔案管理人員對(duì)管理過程中的業(yè)務(wù)員內(nèi)容與服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，從而為信息化的構(gòu)建開辟道路。

第三，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。要對(duì)平臺(tái)中的信息資源進(jìn)行高度化、一體化的整合，首先在管理人員對(duì)中學(xué)信息相關(guān)資源進(jìn)行收集整理與錄入的過程中，為了使得檔案可以更加符合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于紙質(zhì)檔案或電子檔案等不同種類其管理辦法也各有不同。為了幫助管理者更快更準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的調(diào)取與查找，做好紙質(zhì)檔案的電子資源版，擴(kuò)大數(shù)字資源數(shù)量，也為保障檔案安全、防范保密信息泄露遺失創(chuàng)造有利條件。例如，當(dāng)部門或個(gè)人對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行借閱時(shí)，容易因人為疏忽而造成資料缺失、遺漏，而做到了電子檔案管理，則可以通過提供電子版資源來實(shí)現(xiàn)資源利用。只有滿足了中學(xué)檔案的信息化管理，才能為信息儲(chǔ)存、分類檢索以及利用保護(hù)帶來更大的便利。其次，在整合資源時(shí)還需建立起“中學(xué)檔案目錄庫-重要檔案數(shù)據(jù)庫-多媒體檔案數(shù)據(jù)庫”的資源庫結(jié)構(gòu)。其中，在對(duì)檔案目標(biāo)進(jìn)行匯編的過程中，需要清晰設(shè)置案卷目錄，并且完成檔案管理電子系統(tǒng)中的目錄信息錄入面向公眾進(jìn)行開放。接著在對(duì)重要檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化電子資源建庫時(shí)，需要視情況而定檔案的公開權(quán)限。此外，在對(duì)文字、圖形、聲像等檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，也要使得資源儲(chǔ)存與數(shù)據(jù)庫記錄相互一致，繼而保障中學(xué)檔案的齊全完備。

第四，加強(qiáng)關(guān)于中學(xué)檔案管理的軟硬件設(shè)施與管理系統(tǒng)的開發(fā)。從軟件與硬件設(shè)施來看，要完成設(shè)備的更新?lián)Q代，需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案信息處理設(shè)備、服務(wù)器以及其他系統(tǒng)軟件等配置予以升級(jí)，其中磁盤陣列、適配器卡、SCSI硬盤、高速掃描儀器、操作系統(tǒng)、激光打印機(jī)、數(shù)據(jù)庫軟件、計(jì)算機(jī)、PC機(jī)、攝像機(jī)等也對(duì)檔案系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)用效果帶來直接性的影響。從檔案管理系統(tǒng)來看，當(dāng)前關(guān)于數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)主要囊括了信息采集、信息服務(wù)、日常管理、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置、保障數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化管理以及軟件配套等方面。通過中學(xué)內(nèi)部的局域網(wǎng)便可實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的共享，并且在數(shù)字加工、檔案收集歸檔、利用與發(fā)布的過程，實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接的跨庫服務(wù)。

3 結(jié)束語

中學(xué)檔案的信息化管理不僅是學(xué)校提升辦學(xué)管理水平的必然要求，同時(shí)該項(xiàng)系統(tǒng)工程的完成對(duì)于中學(xué)實(shí)現(xiàn)智能化、信息化的管理模式也具有基礎(chǔ)性作用。因而，只有在不斷完善中學(xué)檔案信息化管理的道路中不斷強(qiáng)化方法創(chuàng)新，才能為我國的檔案建設(shè)與教育事業(yè)的繁榮發(fā)展奠定更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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